Konsep Manajemen Proyek

Tugas Contoh proyek teknologi Informasi yang berhasil dan yang gagal. Mahasiswa dengan NPM genap mencari contoh proyek TI yang Berhasil sedangakan Mahasiswa dengan NPM ganjil mencari contoh proyek yang gagal. Buat rangkumannya dalam selembar kertas yang berisi mengenai keberhasilan dan kegagalan sebuah proyek. Proyek TI dapat berasal dari proyek yang perah ada di Indonesia maupun yang ada diluar negeri. Yang jelas proyek tersebut harus merupakan bagian dari contoh proyek teknologi informasi, teman-teman bisa cari di Internet.

Overview Mata Kuliah MPTI untuk S1 merupakan mata kuliah yang akan membahas bagaimana cara menjalankan sebuah proyek teknologi informasi dengan memanfaatkan Ilmu Manajemen Proyek. Diharapkan setelah mempelajar MPTI, mahasiswa dapat memahami bagaimana cara menilai kelayakan sebuah proyek untuk dijalankan, bagaimana menjalankannya secara terstrutktur, bagaimana merencanakannya, mengendalikannya, mengevaluasi dan membuat dokumentasinya

Pokok Bahasan Penjelasan Umum Pengenalan Manajemen Proyek Manajemen Proyek dan Teknologi Informasi Manajemen Integrasi Proyek Manajemen Lingkup Proyek Manajemen Waktu Proyek Manajemen Biaya Proyek Manajemen Mutu Proyek Manajemen SDM Proyek Manajemen Komunikasi Proyek Manajemen Resiko Proyek Manajemen Pengadaan Proyek

Keuntungan Manajemen Proyek Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan sdm Meningkatnya relasi dengan customer Waktu pembangunan yang lebih singkat Biaya yang lebih rendah Kualitas lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas Keuntungan yang lebih besar Meningkatnya produktivitas Koordinasi yang lebih baik Moral pekerja lebih baik

Definisi Proyek Usaha/pekerjaan sementara yang dilakukan untuk membuat sebuah produk,servis atau hasil yang unik [Information Technology Project Management, 4th ed, Kathy Schwalbe] Proyek adalah usaha terkoordinasi, menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi dan keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu. [Managing Information Technology Projects, Graham McLeod & Derek Smith]

Atribut Proyek Mempunyai tujuan yang unik Setiap proyek harus mempunyai tujuan (objective) yang terdefinisi dengan baik. Bersifat sementara Dibangun berdasarkan progressive elaboration Membutuhkan sumber daya dari berbagai area Mempunyai pelanggan utama / sponsor proyek Bersifat uncertainty

Proyek vs Kegiatan Operasional

Contoh Proyek Teknologi Informasi Helpdesk atau teknisi memperbaiki laptop di sebuah departemen perusahaan Pengembangan perangkat lunak, dengan menambah sebuah fitur baru Pengembangan infrastruktur untuk menyediakan akses wireless internet Membangun peraturan-peraturan standar dalam komunikasi dengan teknologi informasi Membangun website perusahaan Jaringan televisi membangun sistem voting bagi pemirsa dsb

Kendala Proyek Ruang Lingkup Proyek Mendefinisikan apa yang termasuk dalam pekerjaan proyek, produk/servis/hasil yang diinginkan sponsor proyek Waktu Mendefinisikan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek Biaya Mendefinisikan dana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek

Manajemen Proyek Penerapan pengetahuan, keterampilan, alat-alat dan teknik untuk merancang aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek Manajer Proyek bertanggung jawab untuk mencapai tujuan proyek, melalui : Identifikasi kebutuhan proyek Membangun atau mendefinisikan tujuan proyek dengan jelas (dan dapat dicapai) Menyeimbangkan permintaan kualitas yang diinginkan dengan ruang lingkup proyek, waktu dan biaya Mengadaptasi spesifikasi, perencanaan dan pendekatan dari berbagai pertimbangan dan harapan dari semua stakeholder

KONSEP MANAJEMEN PROYEK Menurut PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) : “ Project Management is the application of knowledge , skills, tools and techniques to project activites to meet project requirements.” “ Manajemen proyek adalah aplikasi dari pengetahuan, keahlian, alat dan teknik untuk melaksanakan aktivitas sesuai dengan kebutuhan proyek.”

KONSEP MANAJEMEN PROYEK Project Manager Manajemen proyek SI ditekankan pada 3 faktor , yaitu Manusia, Masalah, Proses. Individu yang mengatur dan menjaga jalannya manajemen proyek dan semua sumber dayanya (biaya, staff, waktu, kualitas).

Stakeholders Stakeholders adalah orang-orang yang terlibat atau dipengaruhi oleh aktivitas proyek. Kebutuhan dan keinginan stakeholders pada suatu proyek akan beraneka ragam Yang termasuk stakeholders : sponsor proyek, manajer & tim proyek, staf pendukung, pengguna hasil proyek, supplier, “musuh proyek”(orang yang merasa dirugikan dengan adanya proyek yang berlangsung)

Knowledge Area

Knowledge Area Knowledge Area adalah kompetensi utama yang harus dikembangkan oleh manajer proyek Project integration management kompetensi untuk mengintegrasikan berbagai elemen dari manajemen proyek. Project scope management kompetensi untuk mendefinisikan dan mengelola semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek dengan baik Project time management kompetensi untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan guna menyelesaikan proyek, membuat jadwal proyek yang wajar dan menjamin ketepatan waktu dalam menyelesaikan proyek

Knowledge Area Project cost management kompetensi untuk persiapan dan pengelolaan budget proyek Project quality management kompetensi untuk menjamin bahwa proyek yang dilakukan akan memuaskan dan memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati sebelumnya. Project human resources management kompetensi yang berkaitan dengan efektivitas menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek. Project communication management; kompetensi untuk membuat, mengumpulkan, menyebarkan dan menyimpan informasi proyek

Knowledge Area Project risk management; kompetensi untuk menidentifikasi, menganalisis dan merespon resiko-resiko yang berkaitan dengan proyek yang dikerjakan. Project procurement management; kompetensi untuk memperoleh barang-barang dan servis untuk mendukung pelaksanaan proyek baik dari dalam maupun dari luar organisasi

Stakeholder Proyek Stakeholder adalah orang-orang yang terlibat atau dipengaruhi aktivitas-aktivitas proyek. Stakeholders mencakup: Sponsor proyek Manajer proyek Tim proyek Staf pendukung Pelanggan Pengguna Pemasok

Tools & Technique Project Management Tools & Technique adalah alat yang digunakan untuk menilai manajer proyek dan timnya dalam melaksanakan proyek berkaitan dengan 9 knowledge area

Tools & Technique

Peran Manajer Proyek Mediator antara proyek dan stakeholders Bertanggung jawab akan kesuksesan proyek sejak perencanaan, pelaksanaan proyek hingga penutupan/penyelesaian proyek

Keterampilan yang dibutuhkan Manajer Proyek Kepemimpinan Soft skills/ human relations skills Negosiasi & manajemen konflik Problem Solving Project Management Knowledge Area Pengetahuan yang luas berkaitan dengan bidangnya, seperti keuangan, akunting, sales, marketing, logistik, strategic planning, tactical planning, kompensasi, teknologi informasi, dll

Faktor-faktor pendukung keberhasilan Proyek Dukungan eksekutif Keterlibatan user Pengalaman manajer proyek Tujuan bisnis yang jelas Scope yang kecil Perangkat lunak standar Firm basic requirements Metodologi formal Estimasi yang terandalkan Kriteria lainnya, seperti milestones, perencanaan yang tepat, staf yang kompeten dan rasa kepemilikan

Proyek dan Manajemen Proyek Proyek adalah urutan (sementara) aktifitas-aktifitas unik, kompleks, dan terkoneksi yang memiliki satu tujuan atau sasaran dan harus dilengkapi dengan waktu yang spesifik,sesuai dengan anggaran dan sesuai dengan spesifikasi. Manajemen Proyek adalah proses melingkupi, merencanakan, menyediakan staf, mengorganisasi, mengarahkan dan mengontrol pengembangan sebuah sistem yang dapat diterima dengan biaya minimal dan dalam jangka waktu tertentu. Teaching Tips Key point to emphasize is that every IT project is unique, a factor that has made project management extremely challenging across the industry. Organizations today are placing considerably more importance on project management skills because of the impact information technology has on the business. Because of the tremendous amount of monies spent on reengineering systems because of Y2K or ERP, organizations can’t afford the project failures which were very much commonplace in the past. Project management is a cross life cycle activity. It can be useful to characterize process management as providing the “templates” (much as a word processor) for project management. But just as word processing templates must be managed and improved from time to time, so must process templates be improved and managed. . Chapter 2 Information System Building Blocks

Manajemen Proyek versus Manajemen Proses Manajemen Proyek adalah proses melingkupi, merencanakan, menyediakan staf, mengorganisasi, mengarahkan dan mengontrol pengembangan sebuah sistem yang dapat diterima dengan biaya minimal dan dalam jangka waktu tertentu. Manajemen Proses adalah aktifitas mendokumentasi,mengelola dan secara terus menerus memperbaiki proses pengembangan sistem. Teaching Notes Most organizations pursuing the CMM are targeting Level 3, that is, consistently using a standardized process or methodology to develop all systems. CMM Level 2 deals with project management. CMM Level 3 deals with what has come to be known as process management. Chapter 2 Information System Building Blocks

Project dianggap sukses jika : Sistem yang dihasilkan diterima oleh pelanggan. Sistem Informasi yang dihasilkan tepat waktu Sistem Informasi yang dihasilkan sesuai dengan anggaran Proses pengembangan sistem memiliki impak minimal pada operasi-operasi bisnis yang berkesinambungan Teaching Tips Emphasize that these measurements are from the perspective of the project manager. Failures and limited successes far outnumber successful information systems. Some studies show that 60-75% of all IT projects can be considered failures. Chapter 2 Information System Building Blocks

Penyebab Kegagalan suatu Proyek Kegagalan untuk membentuk komitmen manajemen atas pada proyek. Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi pengembangan sistem Mengambil jalan pintas tanpa melalui metodologi penelitian Manajemen ekspektasi yang buruk Komitmen dini dalam menetapkan anggaran dan jadual Teknik estimasi yang kurang baik Terlalu optimis The mythical man-month (Brooks, 1975) Kurangnya ketrampilan manajemen Kegagalan beradaptasi dengan perubahan bisnis Sumber daya yang tidak mencukupi Kegagalan dalam mengelola perencanaan Teaching Notes The major cause of project failure—most project managers were not educated or trained to be project managers! Just as good programmers don't always go on to become good systems analysts, good systems analysts don't automatically perform well as project managers. To be a good project manager, you should be educated and skilled in the “art of project management.” Chapter 2 Information System Building Blocks

Kompetensi-kompetensi Manajer Proyek Kesadaran berbisnis Orientasi rekan bisnis Komitmen pada kualitas Inisiatif Pengumpulan informasi Pemikiran analisis Pemikiran Konseptual Kesadaran antarpersonal Kesadaran organisasi Antisipasi impak Banyak menggunakan pengaruh Memotivasi orang lain Ketrampilan komunikasi Mengembangan orang lain Memonitor dan Mengontrol Kepercayaan diri Manajeman stres Kepedulian pada kredibilitas Fleksibilitas

Fungsi-Fungsi Manajemen Proyek Scoping (ruang lingkup) Planning (Perencanaan) Estimating (Perkiraan) Scheduling (Penjadualan) Organizing (Pengorganisasian) Directing (Pengarahan)      Controlling (Pengontrolan) Closing (Penutupan) Teaching Notes The project management functions were derived from classic management functions. Project management functions are dependent upon interpersonal communications between the project manager, the team, and other managers. Chapter 2 Information System Building Blocks

Sepuluh Besar Keahlian TI yang Paling Dicari Information Technology Project Management, Fourth Edition

Keahlian TI Paling Top Persen responden Keahlian TI Cosgrove, Lorraine, “January 2004 IT Staffing Update,” CIO Research Reports (February 3, 2004). Information Technology Project Management, Fourth Edition