Dalam Pengelolaan Instalasi Komputer Dokumentasi Dalam Pengelolaan Instalasi Komputer
Definisi Dokumen: Segala jenis catatan tertulis, gambar atau rekaman yang berkaitan dengan keperluan pengelolaan baik bersifat hardcopy ataupun softcopy Dokumentasi : Aktivitas pembuatan dan pengelolaan dokumen Hardcopy = berupa dokumen cetak (printed) Softcopy = berupa file digital
Tujuan Arus Komunikasi (instruksi, laporan dan lateral/saran) Informasi (ke user, ke bagian pemroses data yang lain, internal) Identifikasi (tracer study) Penetapan prosedur dan standar (flowchart, tabel keputusan, tick-list form) Pencatatan (monitor kinerja peralatan, sistem dan personil) Referensi
Prinsip Dokumentasi Metode (pelaku, cara, tempat dan aksesibilitas) Jumlah dokumentasi (berkaitan dengan anggaran/budget) Kesederhanaan (bentuk dokumen, penataan dokumen, klasifikasi dokumen) Desain form (kebutuhan format, layout dan warna) Identifikasi (Nama dan Kode)
Sistem Penyimpanan Dokumen Sistem penyimpanan menurut abjad Sistem penyimpanan menurut abjad bernomor Sistem penyimpanan menurut pokok/hal masalah Sistem penyimpanan menurut wilayah Sistem penyimpanan menurut tanggal/waktu Sistem penyimpanan menurut nomor urut
Dokumentasi Teknis Adalah dokumen yang berkaitan dengan kegiatan teknis/operasional, dengan jenis sbb: Manual administrasi/manajemen operasi Manual operasi, lebih dikenal sebagai SOP (Standart Operational Procedure) atau POB (Pedoman Operasional Baku) Dokumen hardware, seperti : manual penggunaan hardware, spesifikasi teknis, CD driver, kartu garansi. Dokumen software, seperti: manual penggunaan software, lembar lisensi/serial number, source code, tabel-tabel basisdata.
Jenis File softcopy *.doc Microsoft Word *.ppt Microsoft Powerpoint *.xls Microsoft Excel *.pdf Adobe Acrobat *.zip kompresi winzip *.jpg/gif/bmp gambar *.ps postscript ubah ke pdf distiller *.htm/html hypertext browser IE *.exe file executable program *.mov movie Quick Time *.MP3 musik *.mpg Mpeg *.avi format video