Implementasi Sistem ERP Migunani, S.Kom, M.Kom

Pendahuluan Sistem ERP merupakan sistem yang besar dan kompleks Berpengaruh pada sebagian besar departemen Volume data sangat besar Investasi tidak sedikit Keberhasilan implementasi dipengaruhi banyak aspek Faktor-faktor yang mempengaruhi Infrastructure, manufacturing, IT maturity, goverment, business size, regional, BPR experience

Isu Manajemen Proyek ERP merupakan hal yang sangat kritis bagi efisiensi organisasi, oleh karena itu diperlukan perencanaan proyek yang cermat. Berbagai isu manajemen proyek yang harus diperhatikan : Estimasi waktu : penentuan skala prioritas, fleksibilitas jadwal, sebagainya harus ditentetukan dengan cermat. Jenis sistem ERP yang akan diadopsi : Sistem yang diadopsi utuh dari vendor biasanya dengan modifikasi minimal. Tujuan utma adalah implementasi ERP yang tepat untuk organisasi.

Faktor Keberhasilan Critical success factor keberhasilan implementasi sistem ERP [OLS-2004]: Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis Komitmen dari seluruh jajaran manajemen Manajemen proyek mplementasi yang baik Tim implementasi yang baik Ekayasa ulang proses bisnis Komitmen organisasi untuk berubah Pendidikan dan pelatihan yang intensif Data yang akurat Sosialisasi dan komunikasi yang intensif Pengukuran kinerja yang jelas dan fokusnya Dapat mengatasi isu multisite

Langkah-langkah Implementasi Secara garis besar terdapat tiga pendekatan umum [OLS-2004] : Penggunaan satu paket utuh (vendor tunggal) Kombinasi dari berbagai vendor (multi vendor) Kostumisasi atau membuat sendiri sistem ERP Biasanya dipilih pendekatan yang sesuai dengan kemampuan perusahaan serta skenario implementasi jangka panjang.

Langkah-langkah umum implementasi ERP tidak jauh berbeda dengan tahapan sistem informasi lainya : Membangun organisasi tim proyek Menentukan pendekatan implementasi Membangun rencana implementasi Menentukan kriteria keberhasilan dan metode pengukuranya

Struktur Organisasi Implementasi ERP harus dikelola oleh sekelompok tim yang dibentuk khusus untuk implementasi Komite Pengarah : terdiri atas perwakilan klien dan para eksekutive unit bisnis. Anggota tim ini harus diwakili oleh semua area yang dipengaruhi ERP. Staf Teknologi Informasi Internal : Manajer, Programmer, Analis, dan Dukungan Teknik User Utama Internal Perwakilan Vendor/konsultan

Bentuk Umum Struktur Organisasi Tim Implementasi ERP [SAT-2000] Komite Pengarah Dukungan Administratif Tim Proyek Pokja Logistik Pokja Tim Pengembangan Pokja SDM Pokja Akunting Catatan : Kelompok tergantung modul ERP yang dikembagkan

Siklus Hidup Pengembangan ERP Perencanaan Langkah awal : membentu komite pengarah Tugas utama komite ini adalah mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkup proyek ERP, menentukan manajer proyek dan tim lainya. Tugas tim proyek pada fase ini : Mendefinisikan masalah yang akan diselesaikan ERP dan Ruang lingkupnya Mengevaluasi alternatif pendekatan pada ERP Membuat jadwal dan anggaran proyek

2) Analisis Komite pengarah telah sepakat menjalankan sistem ERP dan mungkin telah menentukan pendekatan yang akan dilakukan. Mengumpulkan informasi dan mendefinisikan kebutuhan dari berbagai fungsi di organisasi. Memilih vendor ERP dan mengevaluasi vendor yang dapat memenuhi kebutuhan dan merekomendasi kepada tim pengarah. Tanggung jawab utama tim pada fase ini adalah mengeidentifikasi rekayasa ulan proses bisnis yang diperlukan berdasarkan paket software. Jika vendor dipilih perwakilan vendor atau pihak konsultan dapat dilibatkan dalam proses analisis. Pada akhir analisis idalnya dihasilkan prototipe sistem ERP diberbagai area untuk disimulasi dan diinterasikan.

3) Desain Tingkat desain tergantung pada pendekatan ERP. Jika dipilih satu paket maka antarmuka sebagian besar telah ditentukan, kostumisasi hanya dibagian minor. Jika dipilih kostumisasi paket, desain antarmuka menjadi lebih lama. Aspek desain lainya yang cukup penting adalah hardware, karena semua fungsi bisnis akan menggunakan sumber daya yang sama Pada fase ini pengguna akhir (end user) harus mendapatkan pelatihan intensif atas paket ERP. Pada fase ini kemungkinan akan terjadi beberapa rekayasa ulang proses bisnis.

4) Implementasi Untuk pendekatan kesatuan paket, program sudah dirancang dan diterapkan permodul. Beberapa modul harus dikonfigurasicmenjadi sistem yang terpadu. Setelah modul selesai dikonfigurasi selanjutnya dilakukan validasi dengan beberapa kali iterasi dan beberapa kali revisi hingga sistem siap dijalankan. Membuat dokumentasi seluruh sistem dan memberikan pelatihan pengguna sistem. Tahap terakhir membuat rencana instalasi.

5) Dukungan Teknis Tujuan pada fase ini untuk menjamin keberhasilan sistem jangka pendek dan jangka panjang. Meski pelatihan telah diberikan tetap masih diperlukan dukungan teknis. Elemen penting lain adalah pemeliharaan sistem ERP. Pemeliharaan adaptif diperlukan jika mengupgrade versi paket dan modul atau terjadi kostumisasi. Pemeliharaan perspektif diperlukan untuk memilihara kinerja sistem agar tetap optimal.