Universitas Islam Attahiriyah Organisasi Proyek Oleh Ahmad Nafik (06080053) Universitas Islam Attahiriyah

Tujuan Pembelanjaran Mempelajari dan memahami pengertian organisasi dan strktur organisasi. Untuk mengetahui fungsi organisasi secara umum dan dasar-dasar penyusunan struktur organisasi secara umum. Mengetahui persoalan-persoalan yang muncul pada suatu proyek dan yang mempengaruhi struktur organisasi.

Memahami macam-macam organisasi dalam penge- lolaan proyek beserta kelebihan dan kelemahan pada masing-masing organisasi. Mempelajari kriteria-kriteria secara umum yang mempengaruhi pemilihan bentuk organisasi proyek.

Isi Materi 3.1 Pendahuluan Organisasi adalah Suatu sarana untuk mencapai tuju- an baik yang disusun sesuai dengan keperluan dan berpengaruh terhadap penyelenggaraan proyek. Fungsi organisasi secara umum antara lain : a. Organisasi merupakan sarana, dimana anggota atau peserta bekerja sama untuk mencapai tujuan ber- sama. b. Didalam organisasiterdapat pengaturan tentang bagaimana kerjasama itu dilaksanakan.

c. Adanya pembagian pekerjaan untuk mencegah dup- likasi dan tumpang tindih kegiatan dalam rangka mencapai tujuan. d. Adanya suatu pembagian wewenang dan tanggung jawab. Stuktur Organisasi adalah suatu sarana untuk mencapai tujuan yang baik yang disusun sesuai kesesuaian-kesesuaian atau spesialisasi orang yang berpengaruh terhadap penyelenggaraan proyek.

Dasar-dasar penyusunan struktur organisasi secara umum antara lain : a. Berdasar produk b. Berdasar lokasi c. Berdasar proses d. Berdasar pelanggan e. Berdasar waktu

Ketika suatu proyek muncul ada dua persoalan muncul antara lain : a. Keputusan harus dibuat tentang bagaimana orga- nisasi proyek melekat pada organisasi induk. b. Berhubungan dengan bagaimana proyek harus dior- ganisasikan. Menurut james A.F. Stoner yang mempengaruhi penentuan struktur organisasi antara lain : a. Strategi menentukan besar kecilnya tugas suatu organisasi.

b. Teknologi yang di pakai melaksanakan kegiatan dan karakteristik anggota. c. Lingkungan tempat beroperasi. Macam-macam struktur organisasi dalam pengelolaan proyek antara lain : a. Organisasi fungsional. b. Organisasi koordinator. c. Organisasi gugus tugas/Organisasi proyek murni. d. Organisasi matriks. Setiap macam organisasi tersebut diatas mempuyai kelemahan dan kelebihan masing-masing.

3.2 Organisasi fungsional Disini semua kegiatan proyek dilakukan mengikuti jalur fungsional. Salah satu ciri dari organisasi ini adalah tenaga-tenaga yang mempunyai kegiatan yang sama atau serupa dikumpulkan dalam satu bagian atau departemen. Keuntungan dari struktur fungsional antara lain : a. Adanya fleksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/karyawan. b. Orang-orang dengan keahlian tertentu bisa ditug- askan dibanyak proyek yang berbeda.

c. Orang-orang dengan keahlian yang berbeda dapat dikelompokkan dalam satu group untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang sangat berm- anfaat bagi pemecahan teknis. d. Divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan teknologi bila para personel kel- uar dari proyek atau organisasi induk. e. Divisi fungsional mempuyai jalur-jalur karir bagi mereka yang mempunyai keahlian tertentu.

Kekurangan/kelemahan struktur organisasi fungsional a. Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktifitas yang dilakukan orang-orang yang terlibat proyek. b. Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas-aktivitas khusus yang sesuai dengan fungsinya. c. Kadang-kadang dalam proyek yang diorganisasi secara fungsional ini tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh untuk mengurus proyek. d. Motivasi yang ditugaskan ke proyek cenderung lemah. e. Penyusunan organisasi seperti ini tidak memberikan pendekatan yang holistik.

Gambar Organisasi Fungsional General Manager Vice Precident keuangan Vice Precident Pemasaran Vice Precident Produksi Vice Precident Engineering

3.3 Organisasi Koordinasi Organisasi yang dipimpin oleh seorang koordinator yang berugas sepenuhnya mengurusi proyek dalam arti mengkoordinasi pekerjaan, tenaga dan kegiatan yang lain yang berhubungan dengan proyek. Koordinator berfungsi sebagai anggota staf dari manager lini dan melaporkan segala perkembangan proyek terhadap maneger lini tetapi dapat pula melapor ke puncak pimpinan perusahaan bila proyeknya dianggap cukup penting bagi perusahaan.

Keuntugan organisasi koordinator : a. Koordinator proyek sebagai pusat sumber informasi tentang kemajuan proyek, kesulitan yand dihadapi dan memberikan saran atas perbaikan yang diper- lukan. b. Proyek lebih terfokus oleh koordinator proyek. Kelemahan organisasi koordinasi : a. Koordinator proyek sulit melaksanakan kepimi- mpinan yang efektif terhadap proyek karena wew- enang terbatas hanya pada menghimbau dan menganjurkan. b. Kehilangan banyak keuntungan yang terkandung dalam konsep managemen proyek.

Organisasi Koordinator Pimpinan Perusahaan Manager Umum Manager tehnik Manager Keuangan Manager Produksi Manager Proyek Desain & Engineering Manufaktur Pengendalian Mutu Biaya dan Jadwal

3.4 Organisasi Gugus Tugas /Organisasi Proyek Murni ( Task Force ) Proyek berstatus mandiri dalam arti terpisah dari bagian organisasi lain dalam perusahaan. Ciri-ciri organisasi bentuk ini adalah : a. Pimpinan proyek mempunyai wewenang penuh atas pengelolaan proyek b. Tenaga pelaksana dipindahkan ke dalam organisasi proyek, dan khusus melaksakan pekerjaan proyek sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya dalam organisasi tersebut.

c. Hanya memerlukan sedikit dukungan dari unit fungsional Kelebihan struktur organisasi ini adalah : a. Manager proyek mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek. b. Semua anggota tim proyek secara langsung berta- nggung jawab terhadap manager proyek. c. Rantai komunikasi menjadi pendek, yakni antara maneger proyek dengan eksekutif secara langsung.

d. Bila proyek yang sejenis berturut-turut, organisasi ini bisa memanfaatkan para ahli yang sama sekal- igus melakukan kaderisasi dalam penguasaan tekno- logi tertentu. e. Karena kewenangan terpusat, kemampuan untuk membuat keputusan bisa lebih cepat. f. Adanya kesatuan komando. g. Bentuk ini cukup simpel sehingga mudah dilak- sanakan. h. Adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek.

Kelemahan struktur organisasi ini : a. Bila organisasi induk mempunyai banyak proyek yang harus dikerjakan, biasanya setiap proyek akan mengusahakan sendiri sumberdaya, sehingga terjadi duplikasi usaha dan fasilitas. b. Struktur ini akan menambah biaya yang cukup mahal bagi organisasiu induk, karena biasanya akan berdiri sendiri dengan staf yang penuh.

c. Sering kali maneger proyek menumpuk sumber daya secara berlebihan untuk mendapatkan dukungan teknis dan teknologi sewaktu-waktu diperlukan. d. Bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang bagaimana nasib pekerja proyek yang ada. e. Ketidakkonsistenan prosedur bisa sering terjadi dengan memakai alasan “memenuhi permintaan klien ”

Organisasi gugus tugas ( task force )/Organisasi proyek murni Manager Proyek VP Keuangan VP Desain VP Personalia

3.5 Organisasi Matriks Organisasi matriks adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk. Manager proyek dan tim intinya Mempuyai arus kegiatan tiga arah : a. Ke atas = pimpinan perusahaan. Untuk mendapat petunjuk kebijakan umum penyelenggaraan proyek dan melaporkan kemajuan pelaksanaan proyek

beserta hal-hal lain yang perlu mendapat perhatian dari pimpinan perusahaan. b. Mendatar dan diagonal = kepada bidang fungsional dan pihak pemilik proyek. Berkaitan dengan upaya menampung kehendakdan usul-usul dari padanya dan lain-lain kegiatan yang telah diatur dalam kontrak EPK. c. Ke bawah = Manager proyek. Memimpin, memberi petunjuk dan mengkoordinasi tim inti proyek dalam kegiatan-kegiatan desain engginering, pembelian dan kontruksi instalasi.

Departemen Fungsional-Teknis Dukungan yang diberikan berupa : a. Mengerjakan paket pekerjaan yang diserahkan kepadanya sesuai dengan lingkup, jadwal dan biaya yang ditentukan manager proyek. b. Menyedikan tenaga ahli untuk tim inti proyek. c. Memberikan petunjuk perihal standart, kriteria dan prosedur dalam rangka mengikuti perkembangan kamajuan teknologi.

Departemen fungsional-Non Teknis Dukungan yang diberikan : a. Menyediakan tenaga ahli yang diperlukan tim inti proyek. b. Memberikan petunjuk mengenai prosedur dan peraturan-peraturan yang diperlukan. c. Melaksanakan bagian pekerjaan proyek yang diserahkan kepadanya,misalnya pembayaran, audit dan lain-lain. d. Melapor pada pimpinan perusahaan perihal garis besar kemajuan pelaksnaan pekerjaan dan hambatan yang dialami.

Pimpinan Perusahaan Dukungan yang diberikan : a. Memberikan pokok-pokok kebijakan penyeleng- garaan proyek. b. Menentukan patokan sasaran-sasaran utama (jadwal penyelesaian proyek, total anggaran dan mutu). c. Mengevaluasi secara umum pelaksanaan dan memberikan petunjuk pada masalah yang amat prinsip.

Kelebihan Organisasi Matriks a. Proyek mendapatkan perhatian secukupnya. b. Karena organisasi matriks melekat pada unit fungsional organisasi induk maka mudah untuk mendapatkan orang potensial yang dibutuhkan dari setiap unit fungsional. c. Tidak ada masalah yang berat akan menyusul berkenaan dengan nasib pekerjaan proyek jika suatu proyek selesai. d. Tanggapan terhadap keinginan yang diminta oleh klien bisa cepat diberikan seperti dalam organisasi proyek murni.

e. Dengan manejemen matriks proyek akan mempunyai akses perwakilan dari divisi administrasi perusa- haan induk, sehingga konsistensinya dengan kebija- ksanaan, prosedur dari perusahaan induk bisa dijaga. f. Bila ada beberapa proyek yang bersamaan organi- sasi matriks memungkinkan distribusi sumberdaya yang lebih seimbang untuk mencapai berbagai target beberapa yang berbeda-beda.

Kelemahan Organisasi Matriks a. Dalam organisasi proyek murni jelas bahwa manager proyek adalah sentral pengambilan keputusan yang berhubungan dengan proyek b. Perpindahan sumberdaya dari satu proyek ke proyek lain dalam rangka memenuhi jadwal proyek bisa meningkatkan persaingan antar masing-masing manager proyek ingin memastikan proyeknyalah yang akan sukses bukan target organisasi secara keseleruhan. c. Manejemen matriks melanggar prinsip utama dalam managemen yakni kesatuan komando (unity of command).

Organisasi Matriks Fasilitas Riset Pengadaan Safety Accounts & & & & & Produksi Enginering Material Personalia Pengendalian Proyek Venus Mars b Universal Product Com Divisi Otomatif Divisi Electrik Divisi Aerospace Divisi Kimia

3.6 Memilih Bentuk Organisasi Proyek Secara umum kriteria-kriteria yang mendasari bentuk organisasi proyek antara lain : a. Frekuensi adanya proyek baru. b. Berapa lama proyek berlangsung 3.6 c. Ukuran proyek. d. Kompleksitas hubungan. Kriteria lain sebagai pertimbangan pemilihan untuk organisasi antara lain : a. Ketidakpastian b. Keunikan c. Biaya dan waktu.

Daftar Pustaka Haeder Ali, Tubagus, Prinsip-prinsip Networking Planning, PT.Gramedia, Jakarta, 1992. Kerzener, Harold, Phd., Project management: A System Approach to Planning Schedulling, and Controlling, Van Nonstrand Reinhold Company, 1984. Meredith, Jack R., and Mantel JR., Samuel J., Project Management a Managerial Approach, 2nd Edition, John Wiley & Sons Inc., 1989. Nicholas John M., Managing Business and Engginering Projects: Concepts & Implementation , Prentice- Hall, 1990.

Soeharto Imam, Manajemen Proyek Industri: Persiapan, Pelaksanaan, Pengelolaan, Erlangga, 1992. Spinner M. Pete, Elements of Project Management: Plan, Schedule, and Control, 2nd Edition, Pratice-Hall, 1992.