Organisasi dan Manajemen Pengertian dan Dasar-Dasar Andre A. Hutagalung 110903046

Organisasi Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang diarahkan untuk mencapai tujuan spesifik. Karakteristik organisasi: Orang-orang Tujuan Struktur

Asas-Asas Organisasi Struktur Departemenisasi Pencapaian tujuan Kerjasama Hierarki wewenang & tanggung jawab Sentralisasi vs Desentralisasi Pembagian kerja / Divisi Kejelasan Tugas Span of control / Rentang kendali Efektivitas Efisiensi

Tujuan dirumuskan dengan jelas Tujuan organisasi harus dirumuskan dengan jelas. Tujuan ini yang akan memandu setiap orang dalam organisasi. Semakin jelas tujuan yang akan diraih maka semakin mudah pula organisasi menentukan langkah yang tepat. Tentang pentingnya perumusan tujuan ini dalam buku Guilding Principles of Public Administration dikemukakan sebagai berikut: Organisasi tanpa tujuan tak ada artinya dan hanya merupakan penghamburan uang belaka. Organisasi didirikan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Dasar dari organisasi terletak pada maksud dan tujuan yang telah ditentukan. Maksud dan tujuan organisasiharus selalu ditinjau oleh kekuasaan yang lebih tinggi. Tujuan organisasi harus dimengerti dan diterima oleh para pegawai dan dicamkan sedalam-dalamnya dalam jiwa mereka.

Departemenisasi Departemenisasi Fungsional Departemenisasi Devisional Departemenisasi adalah penyusunan bagian-bagian yang akan menjalankan tugas-tugas sesuai bidang tertentu. Dapat dilakukan dengan mengelompokkan tugas-tugas sejenis. Efisiensi kerja tergantung kepada keberhasilan integrasi satuan-satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Proses penentuan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan disebutkan departemenisasi. Ada dua macam bentuk departementasi yaitu: Departemenisasi Fungsional Departemenisasi Devisional

Departementasi Fungsional Departementasi fungsional yaitu organisasi menurut fungsi menyatukan semua orang dala yang terlibat dalam satu aktivitas atau beberapa aktivitas berkaitan yang disebut fungsi dalam satu departmen. Seperti pemasaran atau keuangan dikelompokkan ke dalam 1 unit. Kebaikannya: a.    Pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama b.    Menciptakan efisiensi melalui spesalisasi c.    Memutuskan keahlian organisasi d.    Memungkinkan pengawasan manajemen puncak terhadap fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi Kelemahannya: a.    Menciptakan konflik antar fungsi b.    Adanya kemacetan pelaksanaan tugas c.    Umpan balik yang lambat d.    Memusatkan pada kepentingan tugasnya e.    Para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif

Departemenisasi Devisional Departementasi divisional, departemen perusahaan besar yang berupa bisni terpisah, mungkin di tujukan untuk membuat dan menjual produk spesifik atau melayani pasar spesifik. Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya sendiri. a.    Struktur organisasi divisional atas dasar produk Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan. Struktur ini di pakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat berbeda. b.    Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah Pengelompokkan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangang adalah bahan baku, tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya. c.    Struktur organisasi divisional atas dasar langganan Pengelompokkan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan poduk, terutama dalam kegiatan pengelompokkan penjualan ,pelayanan.

Pembagian Kerja Pembagian kerja adalah rincian serta pengelompokan tugas-tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan seorang pejabat tertentu. Contohnya Sekretaris, Bendahara, Kepala Seksi, Ketua Panitia, Juru Bayar, Direktur, Menteri, Presiden semua ini mempunyai rincian tugas. Tentang pentingnya pembagian kerja Luther Gullick mengemukakan alasan-alasan sebagai berikut: Karena orang berbeda dalam pembawaan, kemampuan serta kecakapan dan mencapai ketagkasan yang besar dengan spesialisasi. Karena orang yang sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat yang sama. Karena orang tidak dapat mengerjakan dua hal pada saat yang sama. Karena bidang pengetahuaan dan keahlian begitu luas sehingga seseorang dalam rentangan hidupnya tidak mungkin dapat mengetahui lebih banyak daripada sebagian sangat kecil daripadanya.

Dalam melakukan pembagian kerja sebaiknya diperhatikan beberapa hal berikut: Tiap-tiap satuan organisasi hendaknya memiliki rincia aktivitas yang jelas tertulis pada daftar rincian aktivitas. Tiap-tiap pejabat dari pucuk pimpinan sampai dengan pejabat yang berkedudukan paling rendah harus memiliki rincian tugas yang jelas dalam suatu daftar rincian tugas Variasi tugas bagi seorang pejabat hendaknya diusahakan yang sejenis atau erat hubungannya dengan yang lainnya. Beban aktivitas bagi tiap-tiap satuan organisasi atau beban tugas masing- masing pejabat hendaknya merata sehingga dapat dihindarkan adanya satuan organisasi yang terlalu banyak aktivitasnya dan ada satuan organisasi yang terlalu sedikit aktivitasnya. Penempatan para pejabatnya hendaknya yang tepat. Pembagian kerja terutama yangmenyangkut para pejabat dalam sesuatu satuan organisasi jangan sampai meniombulkan pengkotakan pejabat. Dalam melakukan pembagian kerja haruslah ada pembagian kerja menurut fungsi, profuksi dan rangkaian kerja.

Koordinasi Koordinasi dimaksudkan untuk mencapai keselarasan dalam organisasi. Manfaat dari koordinasi ini adalah: Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan lepas satu sama lain antara satuan-psatuan organisasi atau antara para pejabat yang ada dalam suatu organisasi. Dengan koordinasi dapat dihindarkan persaan atau suatu pendapat bahwa satuan organisasinya atau jabatannya merupakan yang paling penting. Dengan koordinasi dapat dihindarkan kemungkinan timbulnya pertentangan antar satuan organiasasi atau antarpejabat. Dengan koordinasi dapat dihindarkan timbulnya rebutan fasilitas. Dengan koordinasi dapat dihindarkan terjadinya peristiwa waktu menuggu yang memakan waktu lama.

Pelimpahan Wewenang Pelimpahan kewenangan dari pejabat yang lebih tinggi ke pejabat yang lebih rendah atau antar pejabat yang setara. Wujud pelimpahan wewenang dapat dilakukan oleh pejabat yang berkedudukan lebih tinggi kepada pejabat yang berkedudukan lebih bawah ataupejabat atasan kepada pejabat bawahan, disamping itu pelimpahan wewenang dapat pula dilakukan di antara pejabat yang berkedudukan pada jenjang yang sama atau pejabat yang sederajat. Contoh pelimpahan wewenang dari Menteri kepada Direktorat Jendral, dari Bupati kepada Camat dan lain-lain.

Beberapa yang harus diperhatikan dalam melakukan pelimpahan wewenang: Batas wewenang Tanggungjawab Antara tugas, tanggungjawab dan wewenang harus seimbang Kemauan memperhatikan pendapat dari pejabat yang menerima limpahan. Mempercayai pejabat yang diserahi wewenang. Membimbing pejabat yang diserahi wewenang. Melakukan pengontrolan. Pelimpahan wewenang akan berhasil baik apabila dipenuhi pula syarat- syarat bahwa tugasnya jelas, ada pejabat yang memang mampu melimpahkan wewenangnya, dan ada pejabat yang memang mampu menerima wewenang.

Rentangan Kontrol Rentang kendali (span of control) merupakan jumlah bawahan yang dipimpin dengan baik oleh seorang pemimpin di atasnya. Faktor yang mempengaruhi luas sempitnya rentangan kontrol: Faktor Subbjektif, yaitu yang melekat pada pejabatnya, misalnya kepandaian, pengalaman, kesehatan, kejujuran, umur, keahlian, kecakapan, dan lain-lain. Faktor Objektif, yaitu faktor yang berada diluar pejabat, misalnya corak pekerjaan, jarak antarpara pejabat bawahan, stabil labilnya organisasi, jumlah tugas pejabat, dan waktu penyelesaian pekerjaan.

Jenjang Organisasi Jenjang organisasi/hiraki menunjukkan adanya tingkatan-tingkatan yang perlu dilewati dalam menentukan sebuah keputusan. Para pejabat yang berkedudukan pada tingkat yang lebih atas mengawasi para pejabat yang berkedudukan pada tingkat di bawahnya demikian seterusnya hingga hubungan-hubungan yang dilakukan antara para pejabat sejauh mungkin melewati tingkat-tingkat yang telah ditentukan. Macam-macam struktur organisasi: Organisasi pipih, yaitu struktur organisasi yangb melaksanakan jenjang organisasi antara 2 sampai dengan 3 tingkat. Organisasi datar, yaitu struktur organisasi yang melaksanakan jenjang organisasi sampai dengan 4 tingkat. Organisasi curam, yaitu struktur organisasi yang melaksanakan jenjang organisasi sampai dengan 5 tingkat.

Contoh : I II III IV b b a b b Saluran I ke II adalah jenjang organisasi dalam fungsi konsultasi. Saluran I ke III dan a adalah jenjang organisasi dalam fungsi kontrol Saluran I ke IV dan b adalah jenjang organisasi dalam fungsi penataan I II III IV b b a b b

Kesatuan Perintah Masing-masing pejabat dalam hirarki yang berlaku hanya bertanggungjawab kepada satu atasan tertentu dan hanya menerima perintah darinya. Tidak adanya kesatuan perintah akan menimbulkan kebingungan, keraguan dari para pejabat bawahan dan akan menimbulkan pula tiada jelasnya tanggung jawab. Sebab apabila ada beberapa perintah dari beberapa para kepalamenimbulkan pertanyaan perintah manakah yang harus didahulukan, kepada siapakah dia bertanggungjawab, kepada atasan langsung atau setiap pejabat atasan yang memerintah tadi, hal; ini tidak jelas, dengan demikian pasti akan mengakibatkan kacaunya sistem kerja organisasi.

A B C D T U R S P Q Keterangan: P dan Q hanya dapat diperintah dan bertanggungjawab kepada B. R dan S hanya dapat diperintah dan bertanggung jawab kepada C. T dan U hanya dapat diperintah dan bertanggung jawab kepada D. CONTOH : A B C D T U R S P Q

Fleksibilitas Fleksibilitas organisasi semestinya menyesuaikan diri dengan lingkungan sekitarnya. Perubahan tersebut antara lain mencakup revisi tujuan, teknologi, SDM yang spesialis dan lain-lainn Dalam melaksanakan asas fleksibilitas ini hendaknya jangan dilupakan bahwa pada waktu melakukan perubahan jangan samapi menghambat kelancaran aktivitas yang sedang berjalan. Bila dilakukan perubahan tetapi menghambat aktivitas yang sedang berjalan namanya bukan fleksibilitas tetapi kaku. Misalnya apabnila suatu lembaga pendidikan akan merubah kurikulum maka tidak perlu kuliah-kuliah yang sekarang berjalan dihentikan, melainkan harus tetap diselenggarakan kuliah-kuliah sambil menynggu perubahan trsebut.

Berkelangsungan Berkesinambungan organisasi setelah dibentuk diharapkan terus beroperasi dan memenuhi kebutuhan stakeholders-nya. Sebagai contoh misalnya suatu lembaga pendidikan akan lakun dicari oleh calon siswa ataupun mahasisswa bila memiliki kurikulum yang selalu menyesuaikan dengan kebutuhan pembangunan. Maka suatu organisasi walaupun telah mencapai sebagian dari tujuannnya tetap harus ada ide baru, harus terus menerus ada inisiatif baru, harus kreatif, harus inovatif.

Keseimbangan Keseimbangan bagian atau satuan dalam organisasi yang memiliki peran yang sama pentingnya harus ditempatkan pada level yang sama pula. Beberapa satuan yang memiliki peranan sama penting harus ditempatkan pada jenjang organisasi yang setingkat. Misalnya pada organisasi pemerintah daerah peranan ekonomi dan peranan keagamaan itu sama pentingnya maka satuan organisasi yang mengurusi dan satuan organisasi yang mengurusi ekonomi harus deletakkan pada jenjang yang sama yaitu Jawatan Ekonomi dan Jawatan Agama sama-sama langsung berkedudukan dibawah Kepala Daerah.

Terima Kasih