PERTEMUAN 11 PROSES KOMUNIKASI

PENTINGNYA KOMUNIKASI BAGI KEHIDUPAN MANUSIA “ mendorong kemajuan peradaban manusia” BAGI ORGANISASI “sebagai sarana mengarahkan & mengendalikan kegiatan, memahami tujuan organisasi, dan mempengaruhi orang-orang”

Pengertian Secara luas komunikasi adalah setiap bentuk tingkah laku seseorang baik verbal maupun nonverbal yang ditanggapi oleh orang lain. Komunikasi mencakup pengertian yang lebih luas dari sekadar wawancara. Setiap bentuk tingkah laku mengungkapkan pesan tertentu, sehingga juga merupakan sebentuk komunikasi. Sementara secara sempit komunikasi diartikan sebagai pesan yang dikirimkan seseorang kepada satu atau lebih penerima dengan maksud sadar untuk mempengaruhi tingkah laku si penerima. ekspresi ataupun ungkapan tertentu dan gerak tubuh.

Penyampaian dan pemahaman suatu maksud. Penyampaian maksud suatu pesan yang diterima dalam suatu bentuk yang dapat diterjemahkan oleh penerima. Memahami pesan belum tentu penerima setuju dengan pesan. Komunikasi Interpersonal Komunikasi antara dua orang atau lebih Komunikasi Organisasi Semua pola, jaringan, dan sistem komunikasi ke dalam suatu organisasi.

Pentingnya Komunikasi Antar Pribadi Pertama, komunikasi antarpribadi membantu perkembangan intelektual dan sosial manusia. Perkembangan intelektual dan sosial manusia sangat ditentukan oleh kualitas komunikasi manusia dengan manusai lain. Kedua, identitas atau jati diri manusia terbentuk dalam dan lewat komunikasi dengan orang lain.

Ketiga, dalam rangka memahami realitas di sekeliling kita serta menguji kebenaran kesan-kesan dan pengertian yang kita miliki tentang dunia di sekitar, kita perlu membandingkanya dengan kesan-kesan dan pengertian orang lain tentang realitas yang sama. Keempat, kesehatan mental kita sebagian besar juga ditentukan oleh kualitas komunikasi atau hubungan kita dengan orang lain, lebih-lebih orang-orang yang merupakan tokoh-tokoh signifikan (significant figures) dalam hidup kita.

Empat Fungsi Komunikasi Pengendalian Motivasi Ungkapan Emosi Informasi Fungsi-fungsi Komunikasi

Empat Fungsi Komunikasi Pengendalian Tindakan komunikasi formal dan informal untuk mengendalikan perilaku individu dalam organisasi. Motivasi Komunikasi yan jelas bagi karyawan apa yang harus dilakukan, bagaimana sebaiknya mereka melakukan, dan dapatkah mereka melakukan untuk meningkatkan kinerja

Ungkapan Emosi Informasi Interaksi sosial dalam bentuk komunikasi kelompok kerja yang menyediakan cara bagi karyawan untuk menunjukkan diri mereka sendiri. Informasi Individu dan kelompok kerja yang membutuhkan informasi untuk membuat keputusan atau bekerja.

Proses Komunikasi Proses kodifikasi pesan oleh pengirim. Pengirim mengubah gagasan, perasaan dan maksud-maksudnya kedalam bentuk pesan yang dapat dikirimkan. Proses pengiriman pesan kepada penerima. Adanya media, melalui mana pesan dikirimkan. Proses dekodifikasi pesan oleh penerima. Penerima menginterpretasikan atau menafsirkan makna pesan. Tanggapan batin oleh penerima terhadap hasil interpretasinya tentang makna pesan yang ditangkap. Kemungkinan adanya hambatan (noise) tertentu.

PROSES KOMUNIKASI MEDIUM KOMUNIKATOR PESAN SIAPA ? PENERIMA MENGATAKAN APA? CARANYA ? MEDIUM KOMUNIKATOR PESAN PENERIMA APA HASILNYA? KEPADA SIAPA? UMPAN BALIK

Model Komunikasi

Komunikasi Interpersonal Komunikasi Lisan Komunikasi yang dilakukan percakapan dua orang, diskusi kelompok, pidato. Keuntungan: cepat dan umpan balik dapat diterima dalam waktu singkat. Kerugian: pesan harus melewati sejumlah orang. Komunikasi Tertulis Mencakup memo, surat, email, laporan organisasi, pengumuman, dan bentuk tertulis lainnya. Baik pengirim maupun penerima memiliki catatan komunikasi.

Komunikasi Nonverbal Komunikasi yang disampaikan tanpa kata-kata. Suara dengan maksud tertentu atau peringatan Images yang mengendalikan atau mendorong perilaku Perilaku situasional yang membawa suatu maksud Bahasa Tubuh: gerak-gerik, ekspresi wajah, dan gerakan tubuh lainnya yang menyampaikan maksud.

Jenis Komunikasi Organisasi Komunikasi Formal Komunikasi yang terjadi dalam rancangan kerja organisasi yang telah ditentukan sebelumnya. Komunikasi Informal Komunikasi yang tidak didefinisikan oleh struktur organisasi. Komunikasi itu memberi kesempatan para karyawan untuk memuaskan kebutuhan mereka akan interaksi sosial. Komunikasi dapat meningkatkan kinerja organisasi dengan menciptakan saluran komunikasi alternatif yang sering lebih cepat dan efisien.

Aliran Komunikasi Diagonal Ke a t as K e b a w a h Lateral

Komunikasi Dalam Organisasi Komunikasi ke Bawah (Downward communication). Komunikasi ke bawah mengalir dari orang pada jenjang hirarki yang lebih tinggi ke jenjang yang lebih rendah. Bentuk yang paling umum adalah instruksi, memo resmi, pernyataan tentang kebijakan perusahaan, prosedur, pedoman kerja, dan pengumuman perusahaan. Komunikasi ke atas (Upward communication). Beberapa di antara arus komunikasi ke atas yang biasa, adalah kotak saran-saran, pertemuan kelompok, dan prosedur naik banding atau pengaduan.

Komunikasi horizontal (Horizontal Communication). Komunikasi yang terjadi antara semua karyawan di tingkatan organisasi yang sama. Komunikasi diagonal (Diagonal Communication). Komunikasi yang memotong bidang kerja dan tingkatan organisasi.

Berbagai pola arus komunikasi organisasi vertikal dan horizontal. Jaringan Rantai Komunikasi mengalir sesuai dengan rantai komando formal, baik ke bawah maupun ke atas. Jaringan Roda Komunikasi yang mengalir antara pemimpin yang kuat dan mudah dikenal dan orang lain atau tim kerja. Jaringan Semua saluran Komunikasi mengalir dengan bebas di antara semua anggota tim kerja.

Hambatan Terhadap Komunikasi Organisasi yang Efektif Mendengarkan secara selektif Merupakan bentuk persepsi yang selektif dimana kita cenderung mengaburkan informasi baru, khususnya jika informasi itu bertentangan dengan kepercayaan kita. Pertimbangan Nilai Pertimbangan ini menyangkut pemberian nilai menyeluruh kepada sebuah pesan sebelum menerima seluruh komunikasi. Penilaian nilai mungkin didasarkan pada evaluasi penerima mengenai komunikator, pengalaman sebelumnya dengan komunikator, atau arti yang dapat diharapkan dari pesan itu.

Dapat Dipercaya Sumbernya Dapat dipercaya sumbernya adalah kepercayaan, keyakinan dan pengakuan penerima terhadap perkataan dan tindakan komunikator. Persoalan Bahasa Kata-kata yang sama mungkin mempunyai arti yang berbeda-beda bagi orang yang berbeda-beda. Pengertian itu terdapat dalam diri penerima, dan tidak dalam kata-kata. Penyaringan Penyaringan atau filtering biasa terjadi dalam komunikasi ke atas dalam organisasi. Penyaringan berhubungan dengan manipulasi informasi sedemikian sehingga informasi ditangkap positif oleh penerimanya.

Bahasa Dalam Kelompok Perbedaan Status Tekanan Waktu Adanya perkumpulan dengan para ahli dan menggunakan logat khusus yang bersifat sangat teknis. Logat khusus ini menunjukkan bahwa kata-kata atau ungkapan melukiskan prosedur yang sangat sederhana atau obyek yang biasa saja. Perbedaan Status Perbedaan status semacam itu dapat menimbulkan ancaman bagi seseorang yang lebih rendah kedudukannya dalam hirarki, yang dapat menghindari atau menyimpangkan komunikasi. Tekanan Waktu Tekanan waktu merupakan hambatan penting bagi komunikasi. Hal ini dikarenakan para manajer tidak mempunyai waktu untuk sering berkomunikasi dengan setiap bawahan.

Beban Komunikasi yang Terlalu Berat Salah satu syarat penting bagi pengambilan keputusan yang efektif adalah informasi. Karena kemajuan teknologi komunikasi, maka kesulitannya tidak terletak dalam mengumpulkan informasi. Tetapi oleh banyak informasi dan data yang tersedia bagi mereka.

Upaya Meningkatkan Komunikasi Organisasi yang Efektif Mengadakan Tindak Lanjut Teknik ini dilakukan dengan menganggap anda tidak dimengerti atau salah dimengerti dan sedapat mungkin anda berusaha menentukan apakah maksud yang diinginkan itu benar-benar ditangkap. Mengatur Arus Informasi Teknik ini meliputi pengaturan komunikasi untuk menjamin arus informasi yang optimum kepada para manajer, dengan demikian menyingkirkan hambatan “beban komunikasi yang terlalu berat”. Komunikasi diatur dari segi kualitas dan kuantitasnya.

Memanfaatkan Umpan Balik Umpan balik memberi saluran bagi tanggapan penerima yang memungkinkan komunikator untuk menentukan apakah pesannya telah diterima dan apakah menghasilkan tanggapan yang dimaksud. Empati Empati lebih berorientasi pada penerima daripada berorientasi kepada komunikator. Empati mengharuskan para komunikator untuk menempatkan diri mereka ke dalam diri penerima dengan maksud untuk mengetahui sebelumnya bagaimana pesan itu akan diuraikan sandinya. Pengulangan Menggunakan pengulangan dalam komunikasi (khususnya yang bersifat teknis) menjamin bahwa jika satu bagian dari pesan itu tidak dimengerti, maka masih ada bagian lain yang membawa pesan yang sama.

Mendorong Saling Percaya Para manajer dapat mengadakan tindak lanjut terhadap komunikasi dan mendorong umpan balik atau komunikasi ke atas setiap kali mereka berkomunikasi. Suasana saling mempercayai antara para manajer dan bawahan mereka dapat memudahkan komunikasi. Penetapan Waktu Secara Efektif Para manajer perlu mengetahui bahwa sementara mereka berusaha berkomunikasi dengan seorang penerima, maka pesan-pesan lain telah diterima sekaligus. Pesan yang dikirim mungkin tidak didengar. Pesan itu lebih mungkin dimengerti apabila pesan itu tidak bersaingan atau bertentangan dengan pesan-pesan lain Menyederhanakan Bahasa Bahasa yang rumit merupakan hambatan bagi komunikasi yang efektif. Para manajer harus menyandikan pesan-pesan mereka dalam kata-kata, himbauan, dan simbol yang mempunyai arti bagi penerima.

Mendengarkan Secara Efektif Satu metoda untuk mendorong seseorang menyatakan perasaannya yang sebenarnya, keinginannya, emosinya adalah mendengarkan. Ada sepuluh teknik yang dapat digunakan sebagai pedoman untuk mendengarkan secara efektif, yakni: berhentilah berbicara, biarkan pembicara santai, perlihatkan pada pembicara bahwa anda bersedia mendengarkan, janganlah menganggu, hayatilah pembicara, harap bersabar, tahanlah kemarahan anda, berdebatlah dan ajukan kritik dengan enak, ajukan pertanyaan, dan berhentilah berbicara