Chapter 10: Audit Siklus Pengeluaran IT Auditing & Assurance, 2e, Hall & Singleton

Pembelian: Dengan Menggunakan BATCH PROCESSING Step 1: Data processing department – inventory control Purchasing Department Step 2: Data processing department – membuat record P.O. Receiving Department Step 3: Data processing department – secara batch meng-update of inventory Accounts Payable Step 4: Data processing department – validates vendors

Pengeluaran kas: BATCH PROCESSING Step 5: Data processing department – memindai field tgl jth tempo dlm daftar voucher utk melihat pembyran yg jth tempo. Step 6: Cash disbursements department – Cek akan dicetak utk berbagai pembyran, & tiap cek akan dicatat dlm dftr cek (jurnal pengeluaran kas). Step 7: Accounts payable – dari berbagai utg usaha yg blm dibyr dan yg telah dibyr, peningkatan persediaan, pengeluaran kas akan dicatat kr dlm akun pengendali utg usaha, persediaan & kas di buku besar.

Rekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pengeluaran Kas Pemrosesan data yg dilakukan scr otomatis File inventory akan dipindai utk mencari brg2 yg tlh jth tempo dibwh titik pemesanan ulangnya. Sebuah record akan dimasukkan ke dlm file permintaan pembelian utk tiap brg yg akan diisi kembali. Permintaan pembelian akan dikonsolidasikan sesuai dg no pemasoknya. Informasi surat menyurat pemasok akan ditarik dari file pemasok yg valid. P.O. disiapkan dan dikirim to vendor (EDI) Record dari tiap transaksi ditambahkan ke file pesanan pembelian terbuka. List of P.O. sent to purchasing department

Rekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pengeluaran Kas Bagian Penerimaan Barang Ketika barang datang, staf adm penerimaan mengakses file pesanan pembelian terbuka scr real time dgn memasukkan no. PO

Rekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pengeluaran Kas Pemrosesan data peneriman brg oleh sistem Jumlah brg yg diterima dicocokan dg record pesanan pembelian. Sebuah record ditambahkan ke dlm file laporan penerimaan. Record buku pembantu persediaan diperbarui. Akun pengendalian persediaan di buku besar diperbaharui Record terkait akan dikeluarkan dari file pesanan pembelian terbuka dan ditambahkan ke file utang usaha terbuka, dan tgl jth tempo akan dibuat.

Rekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pengeluaran Kas Setiap hari, field tanggal jatuh tempo akan diperiksa utk melihat barang apa saja yang harus dibayar.

Rekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pengeluaran Kas Prosedur pemrosesan data: Cek dicetak, ditandatangani, didistribusikan ke bagian surat menyurat utk dikrim ke pemasok. EDI pemasok menerima pembayaran scr elektronik. Pembayaran dicatat ke dlm file daftar cek Brg2 yg dibyr akan ditrf dari file utang usaha terbuka ke file utang usahan yg tertutup Akun utang usaha dan kas akan diperbarui Laporan yg memerinci berbagi transaksi ini akan diransmisikan melalui terminal ke bagian utg usaha dan pengeluaran kas utk bahan kajian pihak manajemen.

Sistem Otomatis VS Sistem Manual Perbaikan Pengendalian Persediaan Manajemen Kas yg lebih baik Berkurangnya waktu jeda Manajemen wkt pembelian yg lebih baik Pengurangan dokumen kertas

REENGINEERED SYSTEM VS. BATCH AUTOMATED SYSTEM Segregation of duties Accounting records and access controls

PAYROLL PROCEDURES Gambaran Umum Prosedur Penggajian Prosedur pengeluaran umum yg berlaku utk semua pemasok tidak akan berlaku utk karyawan Menulis cek ke karyawan membutuhkan pengendalian khusus Prosedur pengeluaran umum didesain utk mengakomodasi arus transaksi yang relatif lancar.

Merekayasa ulang PAYROLL SYSTEM Sering diintegrasikan dengan sistem SDM Sistem ini berbeda dari sistem otomatis sederhana dalam hal berikut ini: Bagian operasional mentransmisikan berbagai transaksi ke bagian pemrosesan data melalui terminal File akses langsung digunakan utk penyimpanan data Banyak proses dilakukan scr real-time

Merekayasa ulang PAYROLL SYSTEM Berbagai fitur operasional utama dari sistem ini: Personalia Akuntansi Biaya Pencatatan waktu kerja Pemrosesan Data: Biaya TK didistribusikan ke akun BDP, overhead, dan beban File ringkasan dist TK online dibuat Daftar penggajian online dibuat dari file kehadiran & file kary File record karyawan diperbarui Cek dibuat dan ditandatangani File voucher pengeluaran kas diperbarui dan sebuah cek dibuat utk transfer dana ke akun penggajian impres G.L. updated

Tujuan Audit, Pengendalian, dan Uji Pengendalian Siklus Pengeluaran Pengendalian Input Pengendalian Validasi Data Menguji Pengendalian validasi Pengendalian Batch Menguji Pengendalian bantch Pengendalian Otorisasi Pembelian Menguji Pengendalian Otorisasi Pembelian Otorisasi Karyawan Menguji Peosedur Otorisasi Karyawan

Tujuan Audit, Pengendalian, dan Uji Pengendalian Siklus Pengeluaran Pengendalian Proses Pengendalian Pembaruan File Pengendalian Validasi Kewajiban/Utang File pemasok yang valid Menguji Pengendalian Pembaruan file Pengendalian Akses Keamanan Gudang Memindahkan aset scr cepat dari dokumen penerimaan ke gudang Membayar karyawan melalui cek, bukan scr tunai Contoh resiko utk siklus pengeluaran: Kary yg memiliki akses ke buku pembantu utang usaha Kary yg memiliki akses ke kartu kehadiran karyawan Kary yg memiliki akses ke record kas dan utang usaha Kary yg memilki akses ke persediaan scr fisik dan record persediaan Menguji penendalian akses

Tujuan Audit, Pengendalian, dan Uji Pengendalian Siklus Pengeluaran Pengendalian Proses Pengendalian Fisik Pengendalian sistem pembelian Pemisahan pengendalian persediaan dari gudang Pemisahan fungsi buku besar dan utang usaha dari pengeluaran kas Supervisi bagian penerimaan Pemerikasaan aset Pencurian aset Rekonsiliasi dokumen pendukung Pengendalian sistem penggajian Verifikasi kartu waktu kerja supervisi Bendahara Rekening impres penggajian Menguji Pengendalian Fisik

Tujuan Audit, Pengendalian, dan Uji Pengendalian Siklus Pengeluaran Pengendalian Output Laporan perubahan utang usaha Daftar transaksi Catatan transaksi Daftar transaksi otomatis Pengendalian unik transaksi Catatan kesalahan Menguji pengendalian output

Uji Substantif Siklus Pengeluaran Resiko dan perhatian audit siklus pengeluaran Memahami Data File Persediaan File PO File Barang Pesanan Pembelian File Laporan Penerimaan File Voucher Pengeluaran Kas File Prosedure Pembuatan

Uji Substantif Siklus Pengeluaran Menguji penilaian akurasi dan kelengkapan Meninjau voucher pengeluaran kas utk melihat tren yg tidak wajar dan pengecualian Mengkaji harga faktur yang akurat Menguji penilaian, kelengkapan, keberadaan, serta hak dan kewajiban Mencari kewajiban yg tidak tercatat Mencari voucher pengeluaran kas yang tidak sah Mengkaji cek ganda ke pemasok Mengaudit akun gaji dan akun terkait lainnya