BAB V MANAJEMEN LINGKUP PROYEK Oleh : Andri Wijaya, S.Pd., S.Psi., M.T.I. Program Studi Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Global Informatika Multi Data Palembang

TUJUAN BELAJAR Memahami elemen-elemen yang membuat manajemen lingkup yang baik adalah sesuatu yang penting Menjelaskan proses perencanaan dan cakupan lingkup Menjelaskan proses pengembangan pernyataan lingkup proyek menggunakan project charter dan pernyataan lingkup awal Proses definisi lingkup dan usaha-usaha yang diperlukan dalam membuat WBS menggunakan analogi, pendekatan top-down, bottom-up, dan mind-mapping

TUJUAN BELAJAR Menjelaskan pentingnya verifikasi lingkup dan bagaimana hubungannya dengan definisi lingkup dan pengendalian lingkup Memahami pentingnya pengendalian lingkup dan pendekatan untuk mencegah scope-related problems dalam proyek IT Menggambarkan bagaimana perangkat lunak dapat membantu dalam manajemen lingkup proyek

MANAJEMEN LINGKUP PROYEK Lingkup terkait dengan semua pekerjaan dan proses-proses yang harus dilakukan untuk mewujudkan suatu produk dalam suatu proyek Deliverable adalah produk yang dihasilkan merupakan bagian dari proyek seperti perangkat keras atau perangkat lunak, dokumen perencanaan, atau hasil rapat/ pertemuan Manajemen lingkup proyek mencakup proses-proses yang harus dilakukan dalam mendefinisikan dan mengendalikan apakah pekerjaan itu merupakan bagian proyek ataukah tidak

PROSES MANAJEMEN LINGKUP PROYEK Perencanaan lingkup: mendefiniskan bagaimana lingkup akan didefinisikan, diverifikasi, dan dikendalikan Definisi lingkup: Melihat kembali project charter dan pernyataan lingkup awal dan menambahkan lebih banyak informasi sesuai kebutuhan dan perubahan yang telah disetujui Membuat WBS: Membagi deliverables proyek yang besar menjadi deliverable yang lebih kecil (komponen-komponen yang lebih mudah di-manage) Verifikasi lingkup: Formalisasi lingkup proyek yang telah diterima Pengendalian lingkup: Mengendalikan perubahan pada lingkup proyek

PERENCANAAN LINGKUP DAN RENCANA MANAJEMEN LINGKUP Rencana Manajemen Proyek adalah sebuah dokumen yang terdiri atas deskripsi tentang bagaimana tim akan mempersiapkan pernyataan lingkup proyek, membuat WBS, memverifikasi kelengkapan deliverables proyek, dan mengendalikan permintaan perubahan pada lingkup proyek Input pokoknya adalah : Project charter Pernyataan lingkup awal Rencana manajemen proyek

CONTOH PROJECT CHARTER Nama Proyek: Proyek Upgrade IT Tanggal Mulai Proyek: 4 Maret 2007 Tanggal Selesai Proyek: 4 Desember 2007 Manajer Proyek: Kim Nguyen, 691-2784 Tujuan Proyek: Melakukan upgrade hardware dan software untuk semua pegawai (2000) dalam sembilan bulan berdasarkan pada standar baru perusahaan. Lihat lembar terlampir untuk standar baru perusahaan. Upgrade kemungkinan akan mempengaruhi server sebagaimana hardware dan software jaringan. Anggaran yang disediakan $ 1.000.000 untuk hardware dan software serta $ 500.000 untuk tenaga kerja. Pendekatan: Update basis data inventaris TI untuk menentukan kebutuhan untuk upgrade Membuat rincian perkiraan biaya untuk proyek dan melaporkannya ke CEO Membeli hardware dan software sesuai kebutuhan Menggunakan semaksimal mungkin staf internal utk perencanaan, analisis, dan instalasi

CONTOH PROJECT CHARTER Jabatan dan Tanggung Jawab Nama Jabatan Tanggung Jawab Walter Schmidt CEO Sponsor proyek, pemantau proyek Mike Zwack Kim Nguyen Manajer Proyek Pemantau proyek, menyediakan staf Jeff Johnson Direktur Operasi TI Mentoring Manajer Proyek Nancy Reynolds Wakil Kepala HR Menyediakan staf, mengumumkan hal-hal terkait proyek pd seluruh karyawan Steve McCann Direktur Pengadaan Membantu dalam hal pengadaan hardware dan software

CONTOH PROJECT CHARTER

DEFINISI LINGKUP DAN PERNYATAAN LINGKUP PROYEK Dasar pembuatan pernyataan lingkup proyek: Pernyataan lingkup awal Aset-aset proses organisasional Permintaan perubahan yang disetujui Sejalan perjalanan waktu, maka lingkup proyek harus semakin jelas dan semakin spesifik

DEFINISI LINGKUP PROYEK Project Charter: Upgrade kemungkinan mempengaruhi server Pernyataan Lingkup Awal: Server: Jika dibutuhkan server tambahan untuk mendukung proyek ini, maka server tersebut harus kompatible dengan server yang sudah ada. Jika lebih ekonomis untuk meningkatkan server yang telah ada, deskripsi rinci mengenai peningkatan tersebut harus disampaikan ke CEO untuk mendapatkan persetujuan. Spesifikasi server yang telah ada terlampir. CEO harus sudah menyetujui rancana detail tentang server beserta lokasinya setidaknya dua minggu sebelum instalasi Pernyataan Lingkup Proyek, Versi 1: Server: Proyek ini memerlukan pembelian 10 server baru untuk mendukung fungsi web, jaringan, basis data, aplikasi, dan printing. Untuk setiap tipe server akan diadakan sebanyak 2 buah. Deskripsi rinci untuk server diberikan dalam bentuk brosur produk dalam apendiks 8 berikut rencana penempatan server-server tersebut

MEMBUAT WBS WBS merupakan pengelompokan pekerjaan berorientasi deliverable yang terlibat dalam suatu proyek yang menentukan lingkup keseluruhan proyek WBS merupakan dokumen mendasar yang menyediakan dasar-dasar untuk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya, sumber daya, dan perubahan-perubahan Dekomposisi adalah proses memecah deliverables proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil

Intranet WBS Organized by Product

Intranet WBS Organized by Phase

Intranet WBS in Tabular Form 1.0 Concept 1.1 Evaluate current systems 1.2 Define requirements 1.2.1 Define user requirements 1.2.2 Define content requirements 1.2.3 Define system requirements 1.2.4 Define server owner requirements 1.3 Define specific functionality 1.4 Define risks and risk management approach 1.5 Develop project plan 1.6 Brief Web development team 2.0 Web Site Design 3.0 Web Site Development 4.0 Roll Out 5.0 Support

Intranet WBS and Gantt Chart

Intranet Gantt Chart Organized by Project Management Process Groups

PENDEKATAN DALAM PEMBUATAN WBS Guidelines: DOD menyediakan panduan/ guidelines untuk membuat/ mempersiapkan WBS Pendekatan analogi: Melihat WBS proyek yang sejenis dan menyesuaikannya dengan proyek yang ditangani Pendekatan top-down: Mulai dari item terbesar dalam proyek dan memecahkannya menjadi item-item yang lebih kecil

PENDEKATAN DALAM PEMBUATAN WBS Pendekatan bottom-up: Mulai dengan pekerjaan-pekerjaan yang khusus kemudian menggabungkannya menjadi yang lebih umum Pendekatan mind-mapping: Menuliskan pekerjaan-pekerjaan dalam format non linear bercabang dan kemudian membuat struktur WBS-nya

PENDEKATAN MIND MAPPING

Hasil WBS dalam bentuk Chart

KAMUS WBS DAN SCOPE BASELINE Banyak pekerjaan dalam WBS yang harus dijelaskan secara rinci sehingga orang tahu apa yang harus dilakukan dan dapat memperkirakan berapa lama waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut Kamus WBS merupakan dokumen yang menjelaskan secara rinci mengenai setiap item dalam WBS Pernyataan lingkup proyek dan WBS yang telah disetujui membentuk apa yang disebut baseline lingkup yang digunakan untuk mengukur kinerja untuk mencapai tujuan-tujuan lingkup proyek

MEMBUAT WBS DAN KAMUS WBS Sebuah pekerjaan hanya boleh muncul pada satu tempat dalam WBS Pekerjaan yang tercakup dalam sebuah item WBS adalah jumlahan item-item WBS dibawahnya Sebuah item WBS merupakan tanggung jawab satu orang individu meskipun beberapa orang yang mengerjakannya

MEMBUAT WBS DAN KAMUS WBS WBS harus konsisten dengan cara aktual pekerjaan tersebut dikerjakan Anggota tim proyek harus terlibat dalam pembuatan WBS sehingga menjamin konsistensi pelaksanaannya Setiap item WBS harus didokumentasikan dalam kamus WBS untuk menjamin pengertian yang akurat tentang lingkup pekerjaan WBS harus fleksibel sehingga dapat mengakomodasi perubahan

VERIFIKASI LINGKUP Membuat pernyataan lingkup yang baik untuk sebuah proyek merupakan hal yang cukup sulit Yang lebih sulit lagi adalah melakukan verifikasi lingkup proyek dan meminimalkan perubahan lingkup Banyak proyek IT mengalami “scope creep” atau “poor scope” FoxMeyer Drug bangkrut setelah terjadi “scope creep” pd proyek “robotic warehouse” Enginner dr Grumman menyebutnya sistem “Naziware” dan menolak utk menggunakannya 21st Century Insurance Group membuang byk waktu dan uang utk proyek yg sebenarnya bisa menggunakan komponen-komponen off-the-shelf

PENGENDALIAN LINGKUP Pengendalian lingkup mencakup pengendalian perubahan-perubahan pada lingkup proyek Tujuan pengendalian lingkup: Memgendalikan faktor-faktor yang dapat menyebabkan perubahan lingkup Memastikan perubahan-perubahan yang harus dilakukan diproses menurut prosedur yang telah dibuat sebagai bagian dari pengendalian perubahan terintegrasi Mengatur perubahan jika hal tersebut memang terjadi Varians adalah perbedaan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja aktualnya

INPUT DARI USER Proses seleksi proyek harus baik dan usahakan sponsor dari organisasi pemakai (user) Tempatkan user pada tim proyek dengan peran yang penting Adakan pertemuan reguler dengan agenda yang telah tertentu dan pastikan user menandatangani deliverables pokok yang dipresentasikan dalam pertemuan

INPUT DARI USER Sampaikan sesuatu kepada user dan sponsor secara reguler Jangan menjanjikan untuk menyampaikan sesuatu jika tidak bisa Tempatkan user dan developer pada tempat yang sama

Menggunakan Software untuk Membantu Manajemen Lingkup Proyek Word-processing software membantu membuat dokumen yang berhubungan dengan lingkup. Spreadsheets membantu melakukan perhitungan keuangan dan model penilaian tertimbang, dan membantu mengembangkan diagram dan grafik. Komunikasi perangkat lunak, seperti e-mail dan Web, membantu memperjelas dan mengkomunikasikan informasi cakupan. Perangkat lunak manajemen proyek membantu membuat WBS, dasar untuk tugas pada grafik Gantt. Software khusus tersedia untuk membantu dalam manajemen lingkup proyek.

Saran untuk Mengurangi Kebutuhan Proyek yang Tidak Lengkap dan Berubah Mengembangkan dan mengikuti proses persyaratan manajemen. Gunakan teknik seperti prototyping atau menggunakan model kasus, untuk mendapatkan lebih banyak keterlibatan pengguna. Masukkan persyaratan secara tertulis dan menjaganya saat ini. Buat database manajemen persyaratan untuk mendokumentasikan dan mengendalikan persyaratan.

Saran untuk Mengurangi Kebutuhan Proyek yang Tidak Lengkap dan Berubah Melakukan pengujian yang memadai sepanjang siklus hidup proyek. Review berubah dari perspektif sistem. Tekankan penyelesaian tanggal untuk membantu tujuan pada apa yang paling penting. Mengalokasikan sumber daya khusus untuk menangani permintaan perubahan dan perangkat tambahan

KESIMPULAN Manajemen lingkup proyek mencakup proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa pekerjaan proyek yang diperlukan dan hanya-pekerjaan proyek yang diperlukan untuk menyelesaikan kesuksesan proyek. Proses utama meliputi : Perencanaan Lingkup Definisi Lingkup Penciptaan WBS Lingkup Verifikasi Lingkup Kontrol