THE PROBLEM ANALYSIS PHASE (ANALISIS MASALAH)

Tugas-tugas yang dilakukan dalam Tahap Analisis :

THE PROBLEM ANALYSIS PHASE Tahapan-tahapan dalam tahap analisis masalah (The Problem Analysis Phase) : Study The Problem Domain (Mempelajari wilayah permasalahan) Analyze Problems and Opportunities (Menganalisis Masalah dan Kesempatan) Analyze Business Processes (opt.) (Menganalisis Proses Bisnis) Establish System Improvement Objectives (Menentukan Sasaran Pengembangan Sistem) Update The Project Plan (Mengupdate Rencana Proyek) Present Findings and Recommendations

1. Study The Problem Domain Pada tahap ini tim pengembang sistem mempelajari Sistem yang Sedang Berjalan Mempelajari sistem dengan baik akan membantu memecahkan masalah semua bagian sistem, termasuk manajemen sistem, dan user sistem Wilayah permasalahan adalah tempat terciptanya Problems, Opportunities, Directives dan Kendala.

1. Study The Problem Domain Tahap ini dipimpin oleh Manajer Proyek dan dibantu oleh Pimpinan Analis Sistem Analis sistem melakukan pengumpulan informasi baik dengan wawancara maupun dokumen2.

1. Study The Problem Domain Pendekatan dalam Analisis Masalah: Data Mencatat semua hal yang berkaitan dengan penyimpanan data pada sistem yang berjalan (File, database, form, dll) Mendefinisikan tiap istilah bisnis, misal: “Order adalah transaksi bisnis dimana pelanggan melakukan pemesanan barang” Membuat daftar laporan² yang dihasilkan oleh sistem yang berjalan beserta kegunaannya.

1. Study The Problem Domain Processes Mendefinisikan setiap kejadian bisnis. Cth: “Pelanggan meminta order baru” atau “perubahan order pelanggan” atau “pembatalan order pelanggan” 3. Interfaces Mendefinisikan semua lokasi layanan sistem dan user²nya di setiap lokasi. Cth: System saat ini digunakan di kantor penjualan regional di San Diego, Dallas, St.Louis, Indianapolis dll. Tiap kantor penjualan memiliki seorang sales manajer, asisten sales manajer, asisten administrasi, dan 5-10 sales yang semuanya menggunakan sistem.”

1. Analyze Problems and Opportunities Untuk mempelajari sistem yang berjalan, tim proyek harus bekerjasama dengan pemilik dan pemakai sistem untuk menganalisis masalah² dan kesempatan². Identifikasi Problems dan Opportunities Pada tahap preliminary hanya gejala timbulnya masalah lain yang mungkin tidak dimengerti oleh user. Salah satu teknik untuk menganalisis adalah dengan menggunakan Cause and Effect Analysis

1. Analyze Problems and Opportunities Cause and Effect Analysis adalah suatu teknik dimana masalah² dipelajari untuk menentukan Sebab dan Akibat-nya.

Cause and Effect Analysis CAUSE & EFFECT ANALYSIS SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVES Problem Causes & Effects System Objective System Constraint Performance 1). Penyaluran informasi stok barang memakan waktu lama (>15 menit) 1). Penjualan/pembelian tidak dicatat pada daftar persediaan barang sehingga sulit mengetahui jumlah persediaan barang 2). Pengecekan barang jarang dilakukan sehingga informasi sulit didapat pada saat dibutuhkan 1). Waktu untuk men-dapatkan informasi 50% lebih cepat. 1. Sistem mendukung aspek multiuser 2). Sistem harus kompatibel dengan sistem operasi windows 98 ke atas 3). Tidak perlu menambah staff untuk menghitung stok barang 4). Tidak perlu menambah lokasi untuk stok barang 2). Proses pelayanan pelanggan memakan waktu lama (5-10 menit) 1). Pelayanan pelanggan hanya dilakukan oleh 3 orang, yaitu 2 petugas dan 1 pemimpin 2). Pembayaran transaksi hanya kepada pimpinan 1). Waktu melayani pelanggan 50% lebih cepat

CAUSE & EFFECT ANALYSIS SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVES Problem Causes & Effects System Objective System Constraint Information (and Data) A. Output 1). Sulit memperoleh data-data penjualan dan pembelian yang memakan waktu lama (10-20 menit) 1). Data-data pembelian dan penjualan dibuat tidak rapi sehingga menumpuk 2). Petugas hanya melakukan pelayanan sehingga hanya pimpinan yang mengecek penjualan dan pembelian 1). Waktu untuk memeriksa data penjualan dan pembelian 50% lebih cepat. 1. Sistem mendukung aspek multiuser 2). Sistem harus kompatibel dengan sistem operasi windows 98 ke atas 3). Tidak perlu menambah staff untuk menghitung stok barang 4). Sistem yang dibuat tidak mengganggu administrasi lain 5). Sistem secara otomatis akan menampilkan data penjualan/pembelian perhari/bulan tanpa harus menghitung 2). Informasi yang dibutuhkan kadang tidak akurat dan tidak sesuai dengan yang dibutuhkan 1). Perhitungan penjualan, pembelian dan persediaan secara manual sehingga informasi lambat didapat dan keputusan sulit diambil 2). Penyimpanan data masih dalambentuk berkas-berkas 1). Sistem menyediakan fitur yang dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan dengan cepat

CAUSE & EFFECT ANALYSIS SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVES Problem Causes & Effects System Objective System Constraint 4). Sistem yang dibuat tidak mengganggu administrasi lain 5). Sistem secara otomatis akan menampilkan data penjualan/pembelian perhari/bulan tanpa harus menghitung B. Penyimpanan Data 1). Data yang disimpan belum tentu akurat 1). Penyimpanan data masih dalambentuk berkas-berkas 2). Data yang disimpan terlalu banyak jenisnya sehingga dapat terjadi kesalahan, misalnya karena redudansi 1). Informasi barang tidak tercatat dua kali dan informasi harus lebih akurat 1. Diberikan kode barang untuk tiap jenis barang berdasarkan nama dan ukurannya. 2). Sistem harus kompatibel dengan sistem operasi windows 98 ke atas 2). Data yang disimpan tidak aman 2). Data tidak memiliki salinan/back-up, sehingga bila terjadi insiden, data dapat hilang 1). Data-data disimpan dengan aman dan dapat dilakukan sharing data setiap diinginkan 1). Sistem harus kompatibel dengan sistem operasi windows 98 ke atas 2). Sistem mendukung aspek multiuser yang memungkin-kan sharing antar komputer 3). Sistem bisa memback-up data-data yang disimpan secara otomatis

CAUSE & EFFECT ANALYSIS SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVES Problem Causes & Effects System Objective System Constraint Economics (Costs and Profits) A. Costs 1). Biaya operasional yang dikeluarkan tidak dapat diketahui dengan rinci 1). Biaya yang dikeluarkan dalam jumlah kecil jarang dicatat 2). Biaya-biaya yang dibayar tidak dilengkapi dengan bukti tertulis sehingga lupa atau tidak dicatat 1). Tersedia fitur untuk mencatat semua biaya yang dikeluarkan 2). Pimpinan dapat mengetahui biaya yang dikeluarkan perbulan atau perhari 1. Sistem harus kompatibel dengan sistem operasi windows 98 ke atas 2). Sistem yang dibuat tidak mengganggu administrasi lain 3). Biaya-biaya akan dikalkulasi secara otomatis perhari atau perbulan B. Profit 2). Sulit menentukan apakah selama ini company mengalami keuntungan atau kerugian 1). Tidak adanya laporan pemasukan dari penjualan dan laporan pengeluaran dari pembelian sehingga pemimpin tidak mengetahui profit yang diperoleh 2). Bila terjadi banyak transaksi tiap harinya akan mempersulit pimpinan dalam menghitung profit secara manual 1). Pimpinan dapat mengetahui secara langsung keuntungan dan kerugian yang diperoleh sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat 3). Sistem akan secara otomatis menampilkan keuntungan atau kerugian perusahaan untuk setiap hari atau setiap bulan

CAUSE & EFFECT ANALYSIS SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVES Problem Causes & Effects System Objective System Constraint Control or Security Kontrol Keamanan yang terlalu Lemah 1). Kerentanan data akan aksi kejahatan masih tinggi 1). Data masih dalam bentuk yang dapat hilang sewaktu-waktu 2). Karyawan memiliki pengetahuan yang sama dengan pimpinan tentang perusahaan, misalnya harga pokok barang dan keuntungan 1). Kontrol terhadap data dapat dioptimalkan hingga 50% 2). Pimpinan dapat mengetahui biaya yang dikeluarkan perbulan atau perhari 1. Sistem harus kompatibel dengan sistem operasi windows 98 ke atas 2). Sistem yang dibuat tidak mengganggu administrasi lain Efficiency 1). Pemborosan dalam pencatatan transaksi karena harus mencetak dokumen (nota, surat jalan) terus menerus 1). Nota penjualan, nota piutang, surat jalan dicetak ditempat percetakan sehingga mengeluarkan biaya besar dan sering terjadi kesalahan pembuatan nota sehingga menyebabkan pemborosan 1). Meminimalisasi pemborosan yang terjadi pada perusahaan sekitar 50% 1. Tidak perlu mencetak rangkap lagi

CAUSE & EFFECT ANALYSIS SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVES Problem Causes & Effects System Objective System Constraint Service to Customers, Suppliers, Partners, Employees, etc. 1). Sistem yang ada sudah tidak fleksibel lagi untuk kondisi atau situasi mengikuti persainganbisnis yang semakin maju 1). Perusahaan ingin mengembangkan usaha agar dapat melayani banyak pelanggan setiap harinya. 2). Semakin canggih teknologi yang ada mendorong perusahaan memanfaatkan teknologi didalam perusahaannya 1). Perusahaan dapat mengambil kesempatan bisnis yang ada dengan sistem yangbaru, menentukan keputusan dengan cepat dan tepat sehingga dapat bersaing dengan perusahaan lainnya 1. Sistem harus kompatibel dengan sistem operasi windows 98 ke atas 2). Tidak perlu menambah petugas untuk menggunakan sistem yang baru ini 3). Sistem yang dibuat tidak mengganggu administrasi lain

Analisis Masalah Menggunakan FISHBONE

3. Analyze Business Processes Tahap ini hanya cocok untuk proyek Business Process Redesign (BPR) atau sistem pengembangan proyek yang memerlukan desain ulang proses bisnis. Pada tahap ini tim mengkaji proses bisnis perusahaan secara terinci untuk mengukur nilai tambah yang diberikan oleh setiap proses. Analis yg terlibat dalam tahap ini harus fokus pada proses, bukan kepada pihak² yang melakukannya.

3. Analyze Business Processes Tahapan ini hanya dikerjakan berdasarkan beberapa wilayah masalah. Process Model (spt: DFD), menunjukkan: Volume arus data selama proses Response time dari tiap proses Waktu tunda (delay) dalam sistem Process Analysis menghasilkan informasi: Biaya dari tiap proses Nilai tambah dari tiap proses Konsekuensi menggunakan/ meninggalkan proses tersebut.

4. Establish System Improvement Objectives 4. Establish System Improvement Objectives (Menentukan Sasaran Pengembangan Sistem) Sasaran (Objectives) adalah pengukuran suatu kesuksesan. Merupakan sesuatu yang ingin di capai dengan memberikan sumber daya yang mencukupi Kendala (Constraint) adalah sesuatu yang akan membatasi fleksibilitas dalam mendefinisikan solusi untuk sasaran². Contoh Constraint : Tenggat waktu dan Anggaran.

4. Establish System Improvement Objectives` Sebuah Sasaran Pengembangan Sistem harus cermat, menyatakan dengan jelas kinerja bisnis yang diharapkan dari sistem baru. Contoh: Mengurangi jumlah piutang tak tertagih sebanyak 50% tahun berikutnya Meningkatkan 25% jumlah aplikasi pinjaman yang dapat diproses selama shift 8 jam Mengurangi 50% waktu yang dibutuhkan untuk menjadwal ulang pekerjaan

4. Establish System Improvement Objectives` Sasaran Pengembangan Sistem dapat di bentuk dengan mengidentifikasikan 4 kategori kendala (Constraints) : Jadwal (Schedule) : cth. Sistem baru harus dioperasikan tgl 15 April Biaya (Cost) : Cth. Biaya sistem baru tidak boleh lebih dari $ 350.000 Teknologi : Cth. Sistem baru harus on-line dan menggunakan database Kebijakan (Policy) : cth. Sistem baru harus menggunakan teknik tertentu

5. Update The Project Plan (Mengubah Perencanaan Proyek) Akhir tahap analisis ini, dilakukan evaluasi ulang batasan proyek dan Mengubah Perencanaan Proyek Tugas ini melibatkan Manajer Proyek bersama Pemilik Sistem dan seluruh Tim Proyek Analis dan Pemilik sistem merupakan kunci dari tahapan ini, dimana mereka harus mempertimbangkan kemungkinan adanya sasaran² yang tidak dapat dipenuhi oleh sistem baru. Sistem baru bisa saja lebih besar dari yang diperkirakan dan untuk itu harus dilakukan pengurangan lingkup sistem untuk mencapai target

6. Present Findings and Recommendations (Melaporkan Temuan² dan Rekomendasi²) Pada tahap ini dibuat laporan semua hal² berhubungan dengan sistem berjalan dan sistem baru yang telah ditemukan oleh Tim Analis. Format laporan bisa berupa sebuah laporan atau presentasi verbal. Dibutuhkan Keahliah interpersonal dan komunikasi System analis harus dapat membuat laporan bisnis formal dan membuar presentasi bisnis tanpa memasukkan istilah² teknis