Chapter 14 The Production Cycle

Learning Objectives Describe the major business activities and related information processing operations performed in the production cycle. Identify major threats in the production cycle and evaluate the adequacy of various control procedures for dealing with those threats. Explain how a company’s cost accounting system can help it achieve its manufacturing goals. Discuss the key decisions that must be made in the production cycle and identify the information required to make those decisions.

Production Cycle Siklus Produksi : Rangkaian aktivitas dan operasi data terkait yang berkaitan dengan pembuatan produk

Production Cycle

Alur informasi dalam Siklus Produksi Siklus Penerimaan (Revenue Cycle) Informasi mengenai Pesanan Pelanggan dan prediksi penjualan sebagai dasar dilakukan perencanaan produksi serta tingkat perrsediaan Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle) Informasi mengenai perolehan bahan baku dan juga mengenai pengeluaran lainnya yang dimasukkan ke dalam overhead pabrik Siklus Produksi (Production Cycle) Informasi mengenai kebutuhan barang baku ke Expenditure cycle Informasi mengenai kebutuhan tenaga kerja ke Human Resources Management & Payroll Cycle Informasi mengenai barang jadi yang telah dibuat dan tersedia untuk dijual ke Revenue Cycle Informasi mengenai Harga Pokok Penjualan ke GL Cycle

Production Cycle General Threats Inaccurate or invalid master data Unauthorized disclosure of sensitive information Loss or destruction of data

Production Cycle General Controls Data processing integrity controls Restriction of access to master data Review of all changes to master data Access controls Encryption Backup and disaster recovery procedures

Production Cycle Activities Product design Planning and scheduling Production operations Cost accounting

1. PRODUCT DESIGN Tujuan : Mendesain sebuah produk yang memenuhi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan meminimalkan biaya produksi

1. PRODUCT DESIGN Bill of material (BOM) / Daftar Bahan Baku Hasil dari desain produk : Bill of material (BOM) / Daftar Bahan Baku Nomor bahan baku, deskripsi, serta jumlah masing-masing komponen bahan baku yang digunakan dalam satu unit produk jadi Operation List / Daftar Operasi Kebutuhan tenaga kerja dan mesin yang diperlukan untuk memproduksi produk tersebut. Menunjukkan bagaimana sebuah produk bergerak di sepanjang pabrik, apa yang dilakukan setiap langkah dan berapa banyak waktu yang dibutuhkan.

Product Design Threats Desain produk yang kurang baik sehingga menimbulkan biaya produksi yang tinggi Contoh : menggunakan terlalu banyak komponen khusus ketika memproduksi produk yang hampir sama , akan meningkatkan by.pemeliharaan Control : Perbaiki informasi tentang pengaruh desain produk atas biaya Data yang akurat tentang hubungan antara komponen dengan barang jadi Analisis atas jaminan dan biaya perbaikan untuk mengidentifikasi kegagalan produk

2. Planning and Scheduling Tujuan : Mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan. Mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan jadi.

2. Planning and Scheduling Metode Perencanaan Produksi Perencanaan sumber daya produksi (Manufacturing Resource Planning = MRP-II) Barang diproduksi sebagai ekspektasi atas permintaan pelanggan (push manufacturing) Mengembangkan rencana produksi hingga untuk 12 bulan ke depan

2. Planning and Scheduling Sistem Produksi Just in Time Tujuan : meminimalkan atau meniadakan persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi Barang diproduksi sebagai tanggapan atas permintaan pelanggan (pull manufacturing) Hanya berproduksi sebagai tanggapan atas pesanan pelanggan Pada perkembangannya, Sistem produksi JIT juga merencanakan sistem produksi di depan namun dengan menggunakan rentang waktu perencanaan yang lebih pendek

2. Planning and Scheduling Dokumen, Formulir, dan prosedur Master Production Schedule (MPS) Spesifikasi berapa banyak produk akan diproduksi selama periode perencanaan dan kapan produksi tersebut harus dilakukan. Production Order Otorisasi produksi jumlah yang ditetapkan suatu produk (operasi yang perlu dilakukan, jumlah yang akan di produksi, lokasi tempat barang jadi harus dikirim)

2. Planning and Scheduling Material Requisition Otorisasi pengeluaran jumlah bahan baku yang dibutuhkan dari gudang ke lokasi pabrik, tempat bahan tersebut dibutuhkan. Terdapat informasi mengenai nomor perintah produksi, tanggal pembuatan, dan berdasarkan pada daftar bahan baku, nomor barang, serta jumlah semua bahan baku yang dibutuhkan. Move Ticket Identifikasi bagian-bagian yang dipindahkan, serta waktu perpindahan.

Planning and Scheduling Threats Kelebihan produksi Efek (-) : Mengakibatkan kelebihan pasokan barang atas permintaan barang jangka pendek. Masalah arus kas Kekurangan produksi Kehilangan peluang penjualan dan ketidakpuasan pelanggan Control: Perencanaan produksi yang akurat, persetujuan atas perintah produksi, pembatasan akses informasi rencana produksi

Planning and Scheduling Threats Investasi yang tidak optimal dalam aktiva tetap Control : Tinjauan menyeluruh atas perolehan aktiva tetap, pengendalian anggaran, pelaksanaan penawaran kompetitif dalam proses pengadaan aktiva tetap (RFP dari masing-masing vendor)

3. Production Operations Cara produksi bergantung pada jenis produk yang akan diproduksi dan tingkat otomatisasi yang digunakan dalam proses produksi Data yang dibutuhkan dalam operasi produksi: Bahan baku yang digunakan Jam tenaga kerja yang digunakan Operasi mesin yang dilakukan Biaya Overhead produksi

Production Operations Threats Pencurian persediaan Theft of fixed asset : kelebihan saldo aktiva menyebabkan analisis yang salah atas kinerja keuangan Control : Pembatasan akses fisik persediaan, perpindahan persediaan harus didokumentasikan. Segregation of duties—custody of assets from recording and authorization of removal Penghitungan fisik secara periodik Maintaining detailed records of fixed assets, including disposal

Production Operations Threats Kehilangan aktiva tetap karena bencana Control : Asuransi, Backup and disaster recovery plans

4. Cost Accounting Tujuan : Memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan evaluasi kinerja operasi produksi Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta product mix decision Mengumpulkan dan memproses informasi digunakan untuk menghitung persediaan dan COGS

4. Cost Accounting Jenis-jenis sistem akuntansi biaya untuk menghitung pembebanan biaya produksi: Job order costing Membebankan biaya ke produksi tertentu/ pekerjaan tertentu dan ketika produk atau jasa yang dijual terdiri dari bagian-bagian yang dapat diidentifikasi Contoh : perusahaan kontraktor atas penjualan rumah

4. Cost Accounting Jenis-jenis sistem akuntansi biaya untuk menghitung pembebaban biaya produksi: Process Costing Membebankan biaya ke setiap proses/ pusat pengerjaan dalam siklus produksi, kemudian menghitung biaya rata-rata untuk semua unit yang diproduksi Contoh : Perusahaan bir mengakumulasi biaya yang berhubungan dengan berbagai proses dalam produksi 1 batch produk, lalu menghitung biaya total biaya per unit rata-rata untuk produk tersebut.

4. Cost Accounting Bahan baku Tenaga kerja langsung Kedua sistem akuntansi biaya tersebut membutuhkan akumulasi data mengenai jenis-jenis biaya : Bahan baku Tenaga kerja langsung Mesin dan peralatan Overhead

4. Cost Accounting Perhitungan biaya berdasarkan aktivitas (Activity based costing- ABC) Penelusuran biaya ke berbagai aktivitas yang menimbulkannya dan hanya mengalokasikan biaya-biaya tersebut ke produk atau department. Untuk menghubungkan biaya ke strategi perusahaan mengenai keputusan barang atau jasa yang akan dibuat Untuk membuat barang dan jasa diperlukan aktivitas dan biaya, sehingga ABC dapat memberikan informasi biaya atas aktivitas-aktivitas yang termasuk dalam strategi perusahaan.

4. Cost Accounting Perhitungan biaya berdasarkan aktivitas (Activity based costing- ABC) Membutuhkan pengumpulan data terkait produksi secara lebih rinci Lebih rumit, karena lebih banyak dasar yang digunakan untuk mengalokasikan biaya overhead. Keputusan yang lebih baik : meningkatkan pengambil keputusan manajerial dengan menyediakan informasi yang berhubungan dengan aktivitas tertentu.

4. Cost Accounting Informasi pengendalian kualitas Membantu perusahaan menetapkan pengaruh tindakan-tindakan yang diambil untuk meningkatkan pendapatan dan identifikasi area-area yang harus ditingkatkan Biaya pengendalian kualitas : Biaya pencegahan : perubahan proses produksi untuk mengurangi tingkat kecacatan produk Biaya pemeriksaan : pengujian untuk memastikan bahwa produk memenuhi standar kualitas Biaya kegagalan internal : pengerjaan ulang, pembuangan, identifikasi produk cacat sebelum penjualan Biaya kegagalan eksternal : biaya klaim keandalan produk, biaya perbaikan, hilangnya kepuasan pelanggan

Cost Accounting Threats Pencatatan dan pemrosesan data aktivitas produksi yang tidak akurat : menurunkan efektifitas penjadwalan produksi dan pengendalian produksi. Contoh : data biaya yang tidak akurat mengakibatkan keputusan yang tidak tepat mengenai harga jual dan produk amna yang akan diproduksi Control : RFID, pembatasan akses atas entry data, Data processing integrity controls, close loop verification, perhitungan fisik secara periodik