PENGELOLAAN PROYEK SISTEM INFORMASI Hendri Sopryadi, M.T.I

PERENCANAAN MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK PERTEMUAN - 4 PERENCANAAN MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK

BAHASAN Cakupan proyek Rencana manajemen cakupan proyek Pernyataan cakupan proyek Work breakdown structure

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK BAHASAN MEMULAI PROYEK LAHIRNYA PROYEK WAKTU

CAKUPAN PROYEK Dalam konteks proyek, cakupan bisa berarti: a. Cakupan produk: Semua fitur dan fungsi yang menjadi karakter / sifat suatu produk / jasa / hasil proyek b. Cakupan proyek: Semua pekerjaan yang harus diselesaikan dalam menghasilkan produk dengan fitur dan fungsi yang tertentu Cakupan proyek perlu dikelola dengan baik Untuk itu disusun Rencana Manajemen Cakupan Proyek

RENCANA CAKUPAN PROYEK Rencana cakupan proyek dijadikan dasar dalam memutuskan selesainya suatu proyek atau fase proyek Rencana cakupan proyek meliputi: Rencana manajemen cakupan proyek Pernyataan cakupan proyek Work Breakdown Structure (WBS) dan penjelasannya

MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK Mencakup proses-proses yang diperlukan untuk menjamin “ proyek melakukan semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses ” Berkaitan dengan mendefinisikan dan mengontrol apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek Menjamin bahwa stakeholder dan tim proyek memiliki satu pandangan tentang produk dari proyek Pengertian manajemen lingkup proyek Memulai proyek : Perencanaan strategi dan seleksi proyek Lingkup rencana dan pernyataan lingkup proyek Definisi lingkup proyek dan work breakdown structure Verifikasi dan pengawasan perubahan lingkup proyek

Proses-proses dalam manajemen cakupan proyek Perencanaan Cakupan proyek KLP PROSES PERENCANAAN Pendefinisian Cakupan proyek KLP PROSES PERENCANAAN Membuat WBS Verifikasi cakupan proyek KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN Pengawasan cakupan proyek

PERENCANAAN CAKUPAN PROYEK Menyusun rencana manajemen cakupan proyek yang mendokumentasi bagaimana: mendefinisikan, memverifikasi, dan mengendalikan cakupan proyek membuat dan mendefinisikan work breakdown structure (WBS)

PERENCANAAN CAKUPAN PROYEK Menggunakan masukan antara lain: Faktor-faktor lingkungan proyek seperti budaya organisasi, prasarana, dll yang dapat mempengaruhi manajemen proyek. Aset proses organisasional berupa: kebijakan, prosedur, pedoman, baik yang resmi maupun tidak seperti Project charter dan cakupan awal proyek

PERENCANAAN CAKUPAN PROYEK Umumnya menggunakan piranti template atau formulir baku Seringkali memanfaatkan pertimbangan tenaga ahli dlm menyusun Rencana Manajemen Cakupan Proyek

RENCANA MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK: Memuat komponen yg menjelaskan tentang: Proses penyusunan pernyataan cakupan secara rinci (berdasarkan pernyataan awal cakupan proyek) Proses untuk menyusun WBS dari hasil (a) Proses untuk menyusun spesifikasi verifikasi dan penerimaan formal produk proyek Proses untuk mengontrol permintaan- permintaan perubahan cakupan proyek. Rencana manajemen cakupan proyek ini adalah bagian dari Rencana Manajemen Proyek

PENDEFINISIAN CAKUPAN PROYEK Pernyataan Cakupan Proyek (scope statement) mendefinisikan pekerjaan dalam proyek, dan merincinya, untuk dijadikan dasar keputusan proyek selanjutnya. Pertimbangan dalam penyusunannya sama dengan pada waktu mendefinisikan rencana manajemen cakupan Analisis produk dapat digunakan untuk mendefinisikan cakupan proyek. Seringkali dibutuhkan pendapat ahli untuk merumuskan cakupan proyek dengan tepat.

TEMPLATE PERNYATAAN CAKUPAN PROYEK Tanggal:……….. Disiapkan oleh: ………………… Justifikasi Proyek: Memuat hal-hal yang membenarkan proyek dilaksanakan Karakteristik Produk dan Persyaratannya Serahan Proyek: Serahan yang terkait manajemen proyek Serahan yang termasuk produk proyek Kriteria Sukses Proyek

Work Breakdown Structure Dibuat dengan membagi (dekomposisi) serahan (deliverables) dan pekerjaan proyek kedalam komponen yang lebih kecil yang lebih mudah dikelola. Dekomposisi diatas dapat digabungkan dengan pendekatan dari bawah ke atas Dibuat dengan memperhatikan Pernyataan Cakupan, prosedur organisasi, dan rencana manajemen lainnya

Work Breakdown Structure Bisa menggunakan template dari proyek sebelumnya WBS disertai kamus (penjelasan) WBS Perlu mengikuti ketentuan-ketentuan dalam dekomposisi:

PEDOMAN PEMBUATAN WBS Satu unit pekerjaan hanya muncul di satu tempat Jumlah pekerjaan yang dibagi harus habis terbagi Satu satuan pekerjaan hanya punya satu penanggung jawab Harus dapat dilaksanakan secara konsisten Anggota tim proyek teribat dalam pembuatan WBS Setiap satuan pekerjaan didokumentasi secara jelas Harus fleksibel untuk mengakomodasi perubahan

CONTOH WBS dengan bentuk struktur hirarkis kebawah INTRANET DISAIN SITUS WEB ‘PAGE’ PENJUALAN PEMASARAN DISAIN HOME PAGE SITE MAP TEKS DISAIN GRAFIS CITRA PROGRAM HYPERLINK WBS menurut produk Sumber: Schwalbe., ITPM, 2006

DENGAN STRUKTUR TABULER (Schwalbe:2006) CONTOH W.B.S. DENGAN STRUKTUR TABULER (Schwalbe:2006) 1.0 Konsep 1.1 Evaluasi sistem yang ada 1.2 Pendefinisian kebutuhan 1.2.1 Mendefinisikan kebutuhan pengguna 1.2.2 Mendefinisikan kebutuhan muatan (isi) 1.2.3 Mendefinisikan kebutuhan sistem 1.2.4 Mendefinisikan kebutuhan kepemilikan server 1.3 Mendefinisikan fungsi spesifik 1.4 Mendefinisikan resiko dan pendekatan manajemen resiko 1.5 Menyusun rencana proyek 1.6 Penjelasan kepada tim pengembangan web 2.0 Desain situs web 3.0 Membangun (konstruksi) situs web 4.0 Penggunaan 5.0 Dukungan

DISKUSI TUGAS Buatlah WBS untuk proyek anda Contoh ada di 03 Dok Rencana Cakupan Sederhanakan WBS anda untuk memudahkan penyusunan anggaran

KUIS AKHIR SESI Jelaskan dengan kalimat anda sendiri secara singkat, apa yang dimaksud dengan: Proyek Kendala proyek Cakupan proyek

LANJUT KE MATERI BERIKUTNYA