TUJUAN Mengidentifikasi peran Managerial (mengelola pekerjaan dan membina hubungan) yang perlu diketahui dalam menjalankan tugasnya sesuai dengan peran, prosedur dan sasaran perusahaan/organisasi Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja melalui praktek Supervisory Management. Mengembangkan sikap profesional dan kepemimpinan guna membangun citra pribadi dan peran supervisor sebagai manager.

PENGERTIAN To Supervise : “Mengawasi” / “Memeriksa” Supervisory : Tindakan yang berhubungan dengan fungsi pengawasan / kontrol pencapaian sasaran tugas. Supervisor : Manager lini depan yang bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang diberikan oleh Manager tingkat menengah. (disebut juga Foreman, Team Leader, Group Leader)

Posisi Supervisor dalam Manajemen General Manager Manager Supervisor

Posisi Supervisor dalam Struktur Organisasi

TANGGUNG JAWAB SUPERVISOR .

BEBERAPA TANTANGAN SUPERVISOR PERUBAHAN “SIKAP”  HUBUNGAN BAWAHAN DAN ATASAN. DARI “ Do It My Way or You’ll be Fired” ke “understanding, closer, fairness, involvement) MANAJEMEN PARTISIPATIF  QCC, Training, Assignment & sharing information. EFEKTIVITAS PRODUKTIVITAS & BIAYA  Positive intention attitude, developing, training, motivating, positive humanistic relations approach, simplifying work (M & P), effective budgeting & cost control, TEKNOLOGI INFORMASI, PRODUKSI & KOMPUTER  menjalankan mesin, inventori, drafting, testing, cutting, welding, painting, chemicals mixing, heat & processing dan manual

7 “TEKANAN” YANG HARUS DIHADAPI Perubahan TEKNOLOGI & PASAR Tuntutan Customer Regulasi / UU Kebijakan dan prosedur organisasi Tekanan dari Boss Kelangkaan sumberdaya  Persaingan Pekerjaan Administratif Tuntutan & harapan karyawan

PARADIGMA BARU MANAJEMEN SUPERVISI Bukan sekedar “penyambung lidah”/”corong” Berani melakukan perubahan positif baik bersifat teknis prosedural maupun strategis, sehingga mampu menjadikan Organisasi menjadi lebih efektif dan lentur terhadap perubahan. Memiliki Visi yang jelas, dan mampu mewujudkan Visi dalam tindakan. Mampu mengembangkan dan menyederhanakan prosedur kerja agar lebih efisien dan efektif. Dapat menentukan Standard Prestasi di Unit kerjanya masing-masing.

KETERAMPILAN APA YANG DIPERLUKAN? Seorang Supervisor harus melandasi fungsi manajerialnya dengan kemampuan Teknis maupun membangung Hubungan antar manusia yang berskala luas, terampil secara Administratif dan terampil dalam berpikir Konseptual. Ciri-ciri Pribadi yang dituntut: Energi & Kesehatan yang baik Kemampuan bekerjasama dgn orang lain Pengetahuan ttg pekerjaan & kemapuan teknis Kemampuan mengendalikan diri dalam situasi “Tertekan” Dedikasi dan dapat diandalkan Kemampuan bertahan dan belajar Keterampilan memecahkan persoalan Keberanian untuk mengambil keputusan Jiwa Kepemimpinan Sikap positif terhadap manajemen Intrapreneuring

KEMAMPUAN MENGELOLA PEKERJAAN Supervisor dalam praktek sehari-hari tidak hanya dituntut menjadi pengawas, tetapi juga mampu merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinir, serta mengembangkan pandangan dan keterampilan bawahannya. Seorang Supervisor akan makin mudah menjalankan perannya, apabila kualifikasi dalam sikap, keterampilan maupun pengetahuannya dapat dipenuhi. Sikap yang efektif mudah dilakukan apabila tata-nilai tertentu yang melatarbelakangi terbentuknya sikap sudah dimiliki. Dengan kata lain, seorang Supervisor harus memiliki kematangan Emosional, Sosial, Teknis maupun Intelektual.

SEORANG SUPERVISOR YANG IDEAL Memiliki keyakinan terhadap 4 hal : Memahami bagaimana keseluruhan struktur organisasi berfungsi dengan baik secara bersama-sama. Memahami dasar-dasar melakukan perencanaa, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengkontrol/mengawasi pencapaian sasaran tugas/pekerjaan. Mampu mengembangkan kemampuan dirinya utnuk berprestasi meraih posisi manajerial yang lebih tinggi. Memahami struktur organisasi perusahaan berarti memahami proses/alur kerja/work flow mulai dari mengidentifikasi INPUT – Setiap tahapn dalam PROSES Kerja – dan KELUARAN/Output/Result yang dihasilkan oleh organisasi.

PROSES MANAJEMEN . INPUT PROSES OUTPUT Manusia Metode Material Mesin Modal Teknologi Waktu Kesempatan PLANNING ORGANISING DIRECTING CONTROLLING PRODUK / JASA / KEPUTUSAN

PERENCANAAN Perencanaan adalah proses penentuan awal dari apa yang seharusnya dicapai dan bagaimana harus diterapkan. Artinya adalah menentukan tujuan, objektifitas, menyiapkan jadual, spesifikasi kualitas, cost budgets, tenggat waktu/deadline dan timetable. Hasil dari perencanaan termasuk didalamnya adalah tatacara atau panduan, perencanaan operasi dan prosedur, regulasi dan aturan-aturan.

PERENCANAAN YANG BAIK = SASARAN YANG JELAS MENYUSUN SASARAN YANG : S : Specific / Jelas & Fokus M : Measurable / Terukur A : Attainable / Bisa Dicapai R : Realistic / Realistis / Tidak muluk-muluk T : Time bound / Punya target waktu

CONTOH SASARAN “SMART” - Tingkat Produksi - Jumlah Produk - Produksi barang A sejumlah 1 juta unit pada bulan Agustus 2002 - Material / Bahan - Biaya / Unit - dengan biaya bahan baku maksimum Rp. 7.500/unit - Kualitas / Mutu - % Cacat - dengan tingkat kerusakan maksimum 1% - Pengiriman - Waktu - dan dapat diterima oleh customer paling lambat 3 hari sejak tgl pengiriman

JENIS-JENIS PERENCANAAN Jangka Panjang (Strategic Planning) Jangka Menengah (Program Planning) Jangka Pendek : berisi tentang APA, KAPAN, SIAPA, DIMANA dan BAGAIMANA (Operational Planning), termasuk alokasi sumber daya, analisa & antisipasi potensial problem, rencana kontigensi dan time management.

LANGKAH-LANGKAH DALAM PERENCANAAN Mulai dengan penetapan sasaran / objectives Menentuakan status problem saat ini Menganalisa lingkungan & sumber daya Mengembangkan rencana secara sistimatis Mengembangkan dan menentukan satuan unit pengukuran dan sistem kontrol

PENGORGANISASIAN Pengorganisasian adalah proses manajemen dari mengidentifikasikan, memilah dan mengelompokkan aktivitas kerja; yang mengartikan tanggung jawab, otoritas, dan karyawan yang dapat dihandalkan. Dan kemudian menetapkan hubungan antar karyawan dan sumber daya yang tersedia yang diperlukan untuk mencapai objektifitas kerja. Pekerjaan itu dipecah dalam suatu departemen dan tugas-tugas diberikan pada karyawan-karyawan yang akan mengerjakannya. Staffing : adalah fungsi dimana supervisor memastikan bahwa ia mempunyai karyawan yang berkualitas untuk menyelesaikan pekerjaannya. Pertama-tama supervisor menentukan berapa orang karyawan yang diperlukan dalam suatu departemen untuk menyelesaikan pekerjaan dan kemudian memilih karyawan-karyawan yang dianggapnya paling sesuai untuk mengisi posisi tersebut.

TUJUAN PENGORGANISASIAN Untuk mempermudah pelaksanaan pencapaian tujuan organisasi dan mempermudah pengendaliannya.

MANFAAT PENGORGANISASIAN Penjabaran semua pekerjaan menjadi lebih terperinci. Pembagian beban kerja sesuai kemampuan perorangan / kelompok. Penetapan mekanisme kerja atau anggota / kelompok hal ini berguna untuk hubungan / koordinasi.

DIRECTING / PENGARAHAN Memberi petunjuk termasuk didalamnya adalah pemberian tugas, instruksi dan menegur karyawan dalam usaha mereka untuk mencapai tujuan. Antara lain : Gaya kepemimpinan Hubungan antar manusia Dinamika kelompok Sikap manajerial Memotivasi orang lain Komunikasi dan koordinasi (pada poin ini dimana supervisor memulai aksinya dengan mengkomunikasikan order dan instruksi dan mengkoordinasikannya dengan departemen lain, dengan cara memberikan motivasi dan mempunyai jiwa kepemimpinan.

Pengarahan / Directing Melibatkan interaksi manusia dalam memberi tugas, memberi instruksi dan mengkoreksi orang dalam bekerja untuk mencapai tujuan. Directing mencakup : Gaya kepemimpinan Hubungan antar manusia Dinamika kelompok Sikap manajerial Memotivasi orang lain

Leadership adalah Faktor Kunci Dalam Pengarahan Kepemimpinan merupakan Seni sekaligus Ilmu Karakteristik Kepemimpinan: Kejujuran dan ketulusan Keberanian Kompeten Berperilaku Etis Memiliki pengaruh pada lingkungannya

PENGAWASAN / CONTROLLING Pengawasan adalah proses dari membandingkan performance yang sebenarnya dengan standar yang sudah ada dan mengambil segala aksi yg diperlukan untuk mengadakan koreksi. Supervisor harus mengukur hasil yg dicapai, membandingkannya dgn apa yg telah diperkirakan sebelumnya, membuat keputusan atas seberapa pentingnya perbedaan yang terjadi, dan kemudian mengambil sikap yang diperlukan untuk mengarahkan hasil yg dicapai ke jalur yang telah ditentukan.

PENGAWASAN (CONTROLLING) Kontrol merupakan sebuah proses yang kompleks, karena melibatkan penilaian prestasi kerja untuk menjamin bahwa prosedur benar-benar dilaksanakan dengan benar dan diarahkan untuk pencapaian tujuan yang spesifik. Mengontrol berarti: Mengenali dan mendiagnosa masalah Menentukan apa yang mungkin menjadi penybab suatu pekerjaan itu baik atau buruk Memberikan feedback, bimbingan dan pengarahan untuk memperbaiki hal-hal yang belum sempurna

Leadership Merupakan tindakan manajer yang menyebabkan orang lain/bawahan bertindak. Teknik dan gaya kepemimpinan sangat diperlukan untuk membina, membimbing, mengerakkan dan mengarahkan, mempengaruhi anak buah sesuai sasaran organisasi dan Anda sendiri, sehingga orang tsb secara sadar (tanpa merasa terpaksa, …) mau melakukan sebagaimana kita minta.

Pemimpin dan Coaching & Counselling Coaching : Bimbingan pekerjaan pada karyawan Counselling : Bimbingan atas persoalan pribadi yang mempengaruhi kinerja karyawan, biasanya berkenaan dengan sikap

MOTIVASI Adalah kemauan untuk bertindak, suatu proses dimana kebutuhan-kebutuhan mendorong seseorang untuk melakukan serangkaian kegiatan yang mengarah ke tercapainya tujuan tertentu. Untuk merangsang orang agar bekerja baik, secara individu/kelompok dengan cara yang memberikan hasil terbaik, perlu memicu gaya motivasional yang cocok dengan mereka sendiri

MANFAAT MOTIVASI Meningkatkan kinerja karyawan Menciptakan lingkungan kerja yang positif Mendukung tercapainya sasaran organisasi

MEMOTIVASI DIRI Sikap hidup setiap hari Memulai dengan pikiran positif setiap hari Memulai sesuatu setiap hari dengan hal yang positif Hindari memulai sesuatu dengan pikiran negatif setiap hari

TIPS MENJADI SUPERVISOR SUKSES Mengetahui apa yang menjadi prioritas Tindakan mencerminkan sikap (attitude) Hindari berpikiran sempit Kembangkan Kepemimpinan yang baik Ciptakan lingkungan kerja yang benar & nyaman Kembangkan nilai-nilai pribadi (personal value) yg tinggi. Kembangkan hubungan interpersonal yang baik Sasaran akhir adalah bottom line (revenue, profit, market share, sustainable growth