Perancangan Database Pertemuan 07 s.d 08 Matakuliah : F0712 / Lab Sistem Informasi Akuntansi Tahun : 2007 Perancangan Database Pertemuan 07 s.d 08

Introduction Database design (data modeling) is crucial for long-term management of information For many users, the first experience using MS-Access (or any RDBS) is confusing A major cause of confusion is the design and use of tables Bina Nusantara

Overview MS-Access is a relational database engine and a set of integrated development tools Tables = Data Queries = combine tables + ask questions Forms/reports User Interface Macros/Code add functionality Tables Code Query Report Forms Macro Bina Nusantara

Relational Database Concepts - Keys Keys are pieces of data that help to identify a row of information in a table Primary key uniquely identifies an entire row of data – 1) must have a value (cannot be null); 2) can never change(?); and 3) must have a unique value for each record in table. - Look for a logical field meeting criteria - If no logical field exists, invent one (auto-number) Foreign keys are fields in one table that relate back to another table’s primary keys - Make sure foreign key “type” is same as related PK. Bina Nusantara

Relational Database Concepts - Relationships In a RDBS, tables are related through relationships. Relationships may be one-to-one, one-to-many, many-to-many. One-to-many should be the most common. One-to-One: One item in Table A applies to one item in Table B (demographics table – dna table) One-to-Many: One item in Table A applies to many items in Table B (gender table – demographics table) Many-to-Many: Many records in table A relates to many records in Table B (avoid these) Strive for one-to-many relationships – PK/FK Bina Nusantara

Fields – Common Types Text - Text or combinations of text and numbers, as well as numbers that don't require calculations, such as phone numbers. – Up to 255 characters Memo - Lengthy text or combinations of text and numbers - Up to 65,535 characters. Number - Numeric data used in mathematical calculations. Date/Time - Date and time values for the years 100 through 9999 AutoNumber - A unique sequential (incremented by 1) number or random number assigned by Microsoft Access whenever a new record is added to a table. AutoNumber fields can't be updated. Yes/No - Yes and No values and fields that contain only one of two values (Yes/No, True/False, or On/Off). OLE Object - An object (such as a Microsoft Excel spreadsheet, a Microsoft Word document, graphics, sounds, or other binary data) linked to or embedded in a Microsoft Access table. Bina Nusantara

Referential Integrity Referential integrity is a system of rules that Microsoft Access uses to ensure that relationships between records in related tables are valid, and that you don't accidentally delete or change related data. (from MS-Help) Ensures data validity between tables is upheld Cascade Update Cascade Delete Bina Nusantara

Membuat Table dengan Wizard (1) Pilih Business / Personal Pada windows database, klik object Tables kemudian klik dua kali Create Table by Using Wizard. Pada kotak dialog Table Wizard, klik Business atau Personal. Pilihan ini akan mempengaruhi contoh tabel yang dimunculkan. Pilih sebuah tabel dari daftar Sample Tables ; field-field tabel muncul pada daftar Sample fields. Lihat daftar Sample Fields. Jika melihat field yang ingin dimasukkan pada tabel baru, pilih field tersebut kemudian klik tombol > untuk memindahkannya ke daftar Field in my new table. Untuk memindahkan seluruh isi tabel contoh yang dipilih, klik tombol >>. Pilih salah satu Sample Tables Field-field yang tersedia dari Sample Table yang dipilih Bina Nusantara

Membuat Table dengan Wizard (2) Ulangi langkah 3 dan 4 untuk memilih field dari contoh tabel lain sampai daftar field pada tabel baru lengkap.Kita juga bisa menghapus field dari daftar dengan mengklik tombol < atau menghapus semua field dengan mengklik tombol <<. Setelah seleesai menambahkan field, klik tombol Next. Anda diminta memberi nama tabel. Ketik nama yang lebih deskriptif untuk mengganti nama default tabel. Klik Yes, set primary key for me agar wizard memilih field primary key atau No, I’ll set the primary key untuk menetapkan sendiri field primary key. (Jika pilihan adalah Yes, lanjutkan ke langkah 10) Berikutnya wizard akan menanyakan field mana yang akan dijadikan primary key, dengan memilih nama field yang ada di drop down list. Bina Nusantara

Membuat Table Dengan Design View Bermanfaat jika user ingin membuat tabel dengan field-field khusus yang tidak tersedia di Wizard. Memiliki fleksibilitas yang tinggi. Bina Nusantara

Memahami Format dan Tipe Data (1) Text  tipe data biasa yang dapat menampung angka, karakter, atau simbol, maksimal 255 karakter. Memo  Teks biasa yang lebih sederhana; jika user tidak menetapkan maksimal panjang field, maka tipe ini dapat menampung sampai 64.000 karakter. Number  Untuk menampung data angka (bukan tanggal saat ini). Access tidak mengijinkan teks. Bina Nusantara

Memahami Format dan Tipe Data (2) Date/Time  Untuk menampung data tanggal dan waktu. Currency  Pemformatan angka sebagai mata uang. AutoNumber  Access akan secara otomatis memasukkan angka berurutan untk setiap record. Yes/No  Untuk jawaban benar/salah. Dapat berisi salah satu nilai : Yes atau No, True atau False, On atau Off Bina Nusantara

Memahami Format dan Tipe Data (3) OLE Object  Menghubungkan ke file atau database lain. Merupakan fitur lanjutan yang tidak dibahas pada materi ini. Hyperlink  Link ke lokasi pada Web. Lookup Wizard  Untuk membuat sebuah daftar isian yang berasal dari suatu tabel atau mendaftarkan nilai pada combo box. Bina Nusantara

Field Properties (1) Pada tipe field, setiap field mempunyai opsi pemformatan yang dapat ditentukan oleh user. Opsi itu terletak di bagian bawah kotak dialog, pada area Field Properties Field Properties Bina Nusantara

Field Properties (2) Opsi pemformatan berubah tergantung pada tipe field. Ada banyak opsi pemformatan, tetapi berikut ini ada beberapa opsi yang paling penting. Field Size  Jumlah maksimum karakter yang dapat dimasukkan user pada field (hanya untuk field Text). Format  Daftar drop-down mengenai format yang tersedia untuk tipe field tersebut. User dapat juga membuat format sesuai keinginan. Bina Nusantara

Field Properties (3) Decimal Places  Untuk field Number, user dapat menentukan default jumlah angka di belakang koma. Default Value  Jika sebuah field biasanya berisi satu nilai tertentu (misal, kode pos untuk hampir setiap orang), maka user dapat memasukkannya di sini untuk menghemat waktu. Nilai itu akan selalu muncul pada sebuah record baru, dan user dapat mengetikkannya jika tidak diterapkan. Required  Pilih Yes atau No untuk menyatakan apakah pemakai diijinkan meninggalkan field ini tetap kosong ketika mengisikan record baru Bina Nusantara

Menetapkan Primary Key (1) Hampir semua tabel memiliki sedikitnya satu field yang berisi nilai yang unik untuk setiap record. Field pengidentifikasi yang unik itu disebut primary key. Primary key merupakan field yang berisi nomor ID karena sebagian besar field lain mungkin memiliki nilai yang sama untuk beberapa record. Contoh ID  NIM, Kode Dosen, Kode Barang, Kode Pelanggan dll. Bina Nusantara

Menetapkan Primary Key (2) Simbol Kunci sebagai tanda field Ini sebagai primary key Langkah-langkah untuk menetapkan primary key : Pada view Table Design, pilih field yang akan dijadikan primary key. Pilih Edit, Primary Key, atau mengklik tombol Primary Key pada toolbar. Simbol kunci akan muncul disebelah kiri nama field. Bina Nusantara

Membuat Table dengan Entering Data (1) Pada jendela database, klik dua kali Create table by Entering Data. Sebuah tabel kosong akan terbuka. Bina Nusantara

Membuat Table dengan Entering Data (2) Tentukan nama field. Ketika user membuat table dengan view Datasheet, field-field akan diberi nama dengan nama standard, yaitu Field1 dst. Untuk mengubah nama field, klik nama saat ini untuk memilih kolom. Kemudian klik dua kali nama kolom, ketik nama field yang baru dan tekan Enter. Atau pilih menu Format, Rename Column; atau klik kanan nama kolom, pilih Rename Column dari menu shortcut, kemudian ketik nama field yang baru dan tekan Enter. Lakukan perubahan lain terhadap desain tabel. Bina Nusantara

Membuat Table dengan Entering Data (3) Tutup tabel dengan mengklik tombol Close (X). Acces akan menanyakan apakah perubahan desain akan disimpan; klik Yes. Access akan meminta user untuk memberi nama tabel; ketik nama tabel dan klik OK. Bina Nusantara