Teknik Manajemen/Management Technique MANAJEMEN DASAR II Teknik Manajemen/Management Technique Oleh Drs.H.Dedy Pujasumedi P.,Msi.

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN HENRY KOONTZ & GEORGE ERNEST WILLIAM FAYOL O'DONNEL TERRY DALE NEWMAN PLANNING ORGANIZING ASSEMBLING OF RESOURCES STAFFING ACTUATING COMMANDING COORDINATING DIRECTING INNOVATING REPRESENTING CONTROLLING

P O A C SASARAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN SUMBER DAYA TARGET M-1 M-4 M-2 EFEKTIF EFISIEN P R O S E METODE ILMIAH SENI P O A C MAN M-1 M-4 MAN M-2 M-5 MAN M-3 M,I,T

Teknik Manajemen Umum : "How Can I Get MyPeople Get Things Done" PENYUSUNAN RENCANA-RENCANA KERJA PROGRAM BIDANG (Corporate Plan)

Proses Pemecahan Masalah Teknik manajemen khusus merupakan teknik-teknik manajemen yang digunakan dalam menangani masalah-masalah tertentu dalam suatu organisasi. Contohnya : PERMASALAHAN TEKNIK YANG DIPAKAI - Pemecahan masalah Operation reasearch and simulation - Mencari ide-ide baru Brainstrorming Masalah penting yang memerlukan penerapan teknik manajemen khusus diantaranya : Bagaimana memecahkan masalah Bagaimana memperoleh informasi yang cukup dan tepat waktu Bagaimana meningkatkan produktivitas kerja Bagaimana mengembangkan ide-ide baru Bagaimana mengurangi atau menekan biaya

Teknik Pemecahan Masalah Masalah yang mendapat perhatian utama para manajer adalah “rendahnya kinerja”. Kinerja Organisasi adalah ukuran keberhasilan seorang manajer (Peter Ducker) Gaya Manajer dalam memecahkan masalah dibagi menjadi 3, yaitu : Problem Avoiders : Mengabaikan informasi yang mungkin memberi tanda adanya masalah. Banyak yang bertindak tidak aktif dan cenderung menghindari masalah Problem Solvers Mencoba memecahkan masalah setelah masalah itu timbul. Manajer bereaksi dalam menghadapi permasalahan yang terjadi Problem Seekers Proaktif dalam mengantisipasi permasalahan sehingga dimungkinkan langkah-langkah prefentif

Proses Pemecahan Masalah LANGKAH 1 Identifikasi dan menentukan masalah LANGKAH 2 Membuat dan mengevaluasi alternatif solusi LANGKAH 3 Memilih alternatif yang terbaik LANGKAH 4 Implementasi …..solusi…………………….. PROSES ULANG JIKA DIPERLUKAN LANGKAH 5 Mengevaluasi hasil implementasi

Tipe Masalah Masalah Terstruktur : Masalah terstruktur biasanya muncul secara reguler dalam organisasi akibat usaha-usaha yang berkaitan dengan peningkatan kinerja perusahaan atau adanya perubahan kebijakan MasalahTidak Terstruktur : Masalah tidak terstruktur muncul secara tidak terduga. Meskipun demikian manajemen puncak dengan kemampuannya melakukan “peramalan” jauh kedepan dapat mengurangi beban jika masalah seperti ini terjadi. Kesalahan umum yang biasa terjadi dalam menentukan masalah adalah : Menentukan masalah terlalu luas atau terlalu sempit Memfokuskan pada gejala-gejala Menetapkan skala prioritas

Gejala , Penyebab Dan Akar Penyebab Masalah Contoh perbedaan antara gejala, penyebab dan akar penyebab masalah dapat dilihat pada tabel berikut : TINGKAT OBSERVASI TINDAKAN HASIL Gejala Mobil Tidak Hidup Memanggil kendaraan derek Biaya Rp. 200.000 Penyebab Aki tidak berfungsi Mengganti aki mobil Tiba terlambat Akar Penyebab Perawatan preventif tidak dilakukan Implementasi perawatan preventif Mobil tidak perah mogok (masalah selesai)

(Untuk menentukan akar masalah) Five Ways (Untuk menentukan akar masalah) FIVE WAYS PENYEBAB 1. Mengapa Penjualan menurun sebesar 12% dalam kuartal pertama? Sebab Perusahaan menjual lebih sedikit produk, sementara harga tetap 2. Menjual lebih sedikit produk? Biaya untuk iklan bekurang hingga 25% 3. Biaya untuk iklan berkurang 25%? Proposal anggaran yang diminta tidak diterima tepat waktu 4. Proposal anggaran tidak diterima tepat waktu? Manajer periklanan tidak ada 5. Manajer periklanan tidak ada? Posisi itu tidak ditempati sejak departemen periklanan dibuka dua bulan yang lalu

Kriteria Evaluasi Alternatif 10 20 30 40 60 80 100% 20 (44%) 12 (27%) 7 (16%) 5 (11%) 1 (2%) PERSENTASE DARI TOTAL PERSENTASE KEJADIAN Kesalahan 1 Kesalahan 2 Kesalahan 3 Kesalahan 4 Kesalahan 5 KATEGORI KESALAHAN Keuntungan Biaya Durasi (lama) untuk memperoleh hasil Dukungan pelaksana

Mengimplementasikan Solusi Terpilih Menyusun jadwal dan jika perlu anggarannya Membagi wewenang dan tanggung jawab Yang akan melaksanakan Menetapkan prosedur evaluasi dan laporannya Melengkapi dengan sistem pemberitahuan dini Untuk mendeteksi munculnya Permasalahan pelaksanaan

Mengevaluasi Hasil Implementasi SOLUSI IDENTIFIKASI DAN SELEKSI MASALAH IMPLEMENTASI SOLUSI PROSES SOLUSI MASALAH ANALISIS MASALAH SELEKSI DAN PERENCANAAN SOLUSI MENEMUKAN SOLUSI POTENSIAL PROSES SOLUSI MASALAH MODEL XEROX

Diagram Sebab-akibat (Diagram Tulang Ikan) Diagram sebab-akibat adalah suatu pendekatan terstruktur yang memungkinkan dilakukan suatu analisis lebih terperinci dalam menentukan penyebab-penyebab suatu masalah, ketidak sesuaian dan kesenjangan yang ada. Diagram ini dapat digunakan dalam situasi dimana : Terdapat pertemuan diskusi dengan menggunakan brainsroming untuk mengidentifikasi mengapa suatu masalah terjadi Diperlukan analisis lebih terperinci terhadap suatu masalah, dan Terdapat kesulitan untuk memisahkan penyebab dari akibat

Langkah-langkah Membuat Diagram Tulang Ikan Persiapan Siapkan gambar tulang ikan Tunjuk seorang pencatat untuk mencatat temuan sebab-akibat

Langkah-langkah Membuat Diagram Tulang Ikan Persiapan Pernyataan Masalah Yakinkan peserta memperoleh informasi tentang masalah yang akan dibahas Masalah dinyatakan melalui bentuk pernyataan (Problem question) Pernyataan masalah diletakan dikepala ikan, sebagai “akibat”.

Langkah-langkah Membuat Diagram Tulang Ikan Persiapan Untuk mengorganisasikan sebab dapat dikelompokan menjadi : Kelompok input (manusia), proses, manajemen/kebijakan,dan lingkungan/eksternal Manusia Prosedur Manajemen Pernyataan Masalah Mesin Sistem Lingkungan

Langkah-langkah Membuat Diagram Tulang Ikan Persiapan Ikuti tata cara pelaksanaan sumbang saran,antara lain seperti : Tidak boleh mengkritik siapa-siapa Freewheeling (kebebasan proses) Kuantitas dipentingkan Yang dicari adalah kombinasi ide-ide Pendapat anggota sumbang saran dituliskan di “ranting” Manusia Prosedur Manajemen Pemasangan Distribusi Pernyataan Masalah Tidak ramah Mesin Sistem Lingkungan

Menetapkan sebab yang paling mungkin ASPEK TEKNIS YANG MASIH PERLU PERBAIKAN SEBAGAI LANGKAH TINDAK LANJUT HASIL SKP 2003 BERDASARKAN AREAL PELAYANAN: q  Tekanan Air di Musim kemarau Perlu perhatian Subang (Wilayah I, II, III, IV, VI, VII), Cisalak (Wilayah III), Jalancagak (Wilayah I, III), Ciasem (Wilayah I, III). q   Kontinuitas air di musim kemarau Subang (Wilayah I, II, IV, VI, VII), Cisalak (Wilayah III), Jalancagak (Wilayah I), Ciasem (Wilayah I, III) q   Kuantitas air di musim kemarau Subang (Wilayah I, III, VI, VII), Cisalak (Wilayah III), Ciasem (Wilayah I, II, III), Blanakan (Wilayah I) q   Kualitas air di musim kemarau Subang (Wilayah II, IV, VI, VII) dan Ciasem (Wilayah I, II, III) q   Penjadwalan air di musim kemarau Subang (Wilayah II, III), dan Ciasem (Wilayah I, II).

Manajemen By Objectives (MBO) “Suatu proses manajemen dimana atasan dan staf, yang bekerja atas dasar pengertian yang jelas akan tujuan bersama dan prioritas organisasi yang ditetapkan oleh manajemen puncak bersama-sama menetapkan tanggung jawab individual dalam bentuk hasil yang diharapkan dan menggunakan ukuran tersebut sebagai pedoman untuk unit kerja serta penilaian kontribusi masing-masing anggota”

Penerapan Manajemen By Objectives (MBO) SUPERVISOR Rencana Bersama : tentukan Tujuan Standar Tindakan Tindakan Individual : Melaksanakan tugas (staf) Memberikan dukungan (supervisor) PENGENDALIAN BERSAMA dan staf

KEUNTUNGAN PENGGUNAAN MBO SEBAGAI SISTEM MANAJEMEN Mengarahkan pimpinan pada hasil-hasil yg hrs dicapai Menyebabkan semua orang dlm organisasi mengikatkan diri scr moral pd usaha pencapaian tujuan yg spesifik Mengarahkan cara berpikir mereka dalam kerangka kebutuhan organisasi di masa depan & menetapkan sasaran untuk memenuhi kebutuhan tsb. Mempercepat usaha melakukan perubahan dalam “budaya organisasi” dari sentralisasi ke desentralisasi wewenang dan kekuasaan

MBO MEMBANTU MENDORONG USAHA PENGEMBANGAN SDM Fokus seluruh proses  pengembangan diri pegawai yg dinilai krn MBO memberi kesempatan kpd peg. Utk merealisasikan kebutuhan akan aktualisasi mereka Merupakan pendekatan dg orientasi pd PERBAIKAN dan INOVASI Komunikasi dan hubungan antara atasan dan staf MEMBAIK Membantu perusahaan utk mengidentifikasi kebutuhan latihan karyawan Sasaran ditetapkan sendiri  pegawai merasa puas dan merasa berhasil mencapai sesuatu Meningkatkan proses pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dr atasan ke staf

MANFAAT MBO DARI ASPEK KEPEMIMPINAN MANAJERIAL Memperoleh komitmen lbh besar dari staf : Pegawai merasa tujuan perusahaan adl milik mereka krn dilibatkan dalam penetapannya Adanya aspek pengawasan dan koordinasi antara atasan dan staf Meningkatkan kemampuan utk membantu staf scr: Mampu melihat kekuatan dan kelemahan staf Mengajari utk berpikir dlm kerangka mencapai hasil di masa depan, mengantisi-pasi perubahan, merumuskan sasaran yg konkret

KELEMAHAN MBO MBO agak bertentangan dg “sistem nilai budaya” ASIA MBO terlalu menekankan HASIL tanpa mempedulikan CARA mencapai hasil MBO dianggap dapat mengobati semua penya- kit organisasi

STAF ATASAN 1. Setuju ruang lingkup tg jwb & wewenang staf 2. Tetapkan sasaran kerja 3. Rencana tindakan yg akan dilakukan Putuskan kegiatan & tugas, tujuan & caranya Tetapkan urutan kerja, dana, daya, waktu yg diperlukan, siapa yg bertugas Perhitungan hambatan dan cara mengatasi 4. Lakkukan penilaian periodik & tahunan Lihat sasaranyg menjadi tg jwb staf Nilai hasil yg dicapai Bandingkan hsl yg dicapai dg standar prestasi

TERIMA KASIH