Mengurutkan, Mengindeks and Memfilter Data Pertemuan 10 Matakuliah : F0712 / Lab MS Access Tahun : 2007 Mengurutkan, Mengindeks and Memfilter Data Pertemuan 10

Mengurutkan Data (1) Sort secara Ascending (A ke Z, 1 ke 10).  Sort secara Descending (Z ke A, 10 ke 1).  Presorted Order  Bila user menentukan sebuah field primary key ketika user membuat database, record-record diurutkan secara Ascending berdasarkan field tersebut sebagai default.

Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengurutkan record : Mengurutkan Data (2) Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengurutkan record : Klik di field yang akan diurutkan. Klik tombol Sort Ascending atau Sort Descending pada toolbar. Atau, pilih Records, Sort, dan kemudian pilih Ascending atau Descending. Untuk mengembalikan record ke keadaan sebelum diurutkan, pilih Records, Remove Filter/Sort.

Memfilter Data (1) Memfilter digunakan pada saat tertentu bila user tidak ingin melihat banyak record sehingga user dapat melihat beberapa record yang ditampilkan sesuai kriteria. Filter vs Query  Query juga memperkecil jumlah record yang tampil, seperti yang telah dipelajari. Filter lebih mudah dan lebih cepat digunakan daripada query, tetapi filter tidak dapat disimpan sebagai suatu objek terpish yang dapat digunakan lebih lanjut. Meskipun demikian, user dapat menyimpan filter sebagai query.

Tiga cara dalam melakukan filter data : Memfilter Data (2) Tiga cara dalam melakukan filter data : Filter by Selection (atau Filter Excluding Selection); Filter by Form; Advanced Filter/Sort. Dua yang pertama adalah yang paling banyak digunakan oleh user. Cara yang ketiga hanya ditujukan untuk pemakai tingkat lanjut.

Ikuti langkah-langkah berikut : Filter by Selection (1) Ikuti langkah-langkah berikut : Pada suatu field, cari nilai yang ingin digunakan untuk memfilter record. Pilih nilai : Untuk mencari semua record yang nilai field tersebut identik dengan nilai yang dipilih, pilih seluruh entry field. Untuk mencari semua record yang field diawali dengan nilai yang dipilih, pilih sebagian entry field yang dimulai dengan karakter pertama. Untuk mencari semua record yang field berisi nilai yang telah dipilih, pilih sebagian entru field yang dimulai setelah karakter pertama. Klik tombol Filter by Selection pada toolbar, atau pilih Records, Filter, Filter by Selection.

Filter by Selection (2) Memfilter dengan Banyak Kriteria  Dengan filter by Selection, user hanya dapat memfilter satu kriteria pada satu saat. Meskpun demikian, user dapat menerapkan filter lagi setelah filter yang pertama untuk membatasi daftar record yang memenuhi kriteria. User juga dapat memfilter record-record yang tidak berisi nilai yang dipilih  ikuti langkah-langkah yang sama sebelumnya, tetapi pilih Records, Filter, Filter Excluding Selection pada langkah ke 3. User dapat membatalkan filter dengan mengklik tombol Toggle Filter, atau dengan memilih Records, Remove Filter/Sort.

Dosen memberikan contoh cara melakukan Filter by Form. Dengan filter by form, user dapat memfilter dengan lebih dari satu kriteria pada satu saat. User juga dapat menerapkan pemfilteran “or”, yang akan mencari record dimana salah satu dari banyak kriteria dipenuhi. Dosen memberikan contoh cara melakukan Filter by Form.

Menyimpan Data Terfilter Sebagai Query Ikuti langkah-langkah berikut : Tampilkan filter pada tampilan Filter by Form. Pilih File, Save As Query, atau klik tombol Save As Query pada toolbar. Access akan menanyakan nama query baru tersebut. Ketik satu nama dan klik OK, Access akan menyimpan filter tersebut.

Field primary key secara otomatis terindeks. Membuat Indeks (1) Indeks mempercepat pencarian dengan membuat katalog untuk isi field tertentu. Field primary key secara otomatis terindeks. User tidak dapat mengindeks field yang berjenis data Memo, Hyperlink atau OLE Object.

Membuat Indeks (2) Ikuti langkah-langkah berikut : Buka tabel pada tampilan Design. Pilih field yang ingin di indeks. Pada tab General, klik field Indexed. Dari daftar field Indexed, pilih Yes (Duplicates OK) atau Yes (No Duplicates), tergantung pada apakah isi field tersebut harus unik atau tidak untuk setiap record. Tutup tampilan Design tersebut. Bila diminta apakah Anda ingin menyimpan perubahan tersebut, klik Yes.