Siklus Pengeluaran Pertemuan 7 & 8

Definisi Siklus Pengeluaran Rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa

Aktivitas Utama Siklus Pengeluaran Tiga aktivitas utama siklus pengeluaran: Memesan barang, perlengkapan dan layanan Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan layanan Membayar barang, perlengkapan dan layanan

1. Pemesanan Barang Economic Order Quantity (EOQ) Pengendalian persediaan Economic Order Quantity (EOQ) Materials Requirement Planning (MRP) Just In Time (JIT) Permintaan pembelian Membuat pesanan pembelian Faktor yang harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan ini adalah: (1) harga, (2) kualitas bahan baku, (3) dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman. Dokumen sumber yang digunakan: pesanan pembelian.

Lanjutan … Meningkatkan efisiensi dan efektivitas Menggunakan EDI atau internet adalah salah satu cara untuk memperbaiki proses pembelian

2. Menerima dan Menyimpan Barang Laporan penerimaan: dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran; laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

3. Membayar Barang dan Layanan Menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk dibayar. Terdapat dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor: Sistem tanpa voucher: setiap faktur penjualan yang disetujui dimasukkan ke dalam catatan terpisah pemasok di file utang usaha dan kemudian disimpan dalam file faktur belum dibayar. Sistem voucher: dalam sistem ini, sebuah dokumen yang disebut voucher pengeluaran juga dipersiapkan. Tiga kelebihan: (1) voucher ini mengurangi jumlah cek yang harus ditulis, (2) terdapat nomor tercetak untuk mempermudah penelusuran semua utang, (3) dapat memfasilitasi pemisahan waktu persetujuan faktur penjualan dari waktu pembayaran faktur. Memperbaiki proses utang usaha Membayar faktur penjualan yang telah disetujui

Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluaran Proses/ aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan Pesan Barang Mencegah kehabisan dan/ atau kelebihan persediaan Meminta barang yang tidak dibutuhkan Membeli dengan harga yang dinaikkan Membeli barang berkualitas rendah Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi Komisi (kickback) Sistem pengendalian persediaan; catatan persediaan perpetual; teknologi kode garis; perhitungan persediaan secara periodik. Catatan persediaan perpetual yang akurat; persetujuan permintaan pembelian. Meminta penawaran kompetitif; gunakan pemasok yang disetujui; persetujuan pesanan; pengendalian anggaran. Gunakan vendor yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian; awasi kinerja vendor; pengendalian anggaran. Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses ke file utama pemasok. Kebijakan; mintalah pegawai bagian pembelian untuk mengungkapkan kepentingan finansial dengan pemasok; audit vendor.

Lanjutan … Proses/ aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan Terima dan simpan barang Menerima barang yang tidak dipesan Membuat kesalahan dalam penghitungan Mencuri persediaan Minta bagian penerimaan untuk memverifikasi keberadaan pesanan pembelian yang valid. Gunakan teknologi kode garis; dokumentasikan kinerja pegawai; insentif untuk perhitungan yang akurat. Pengendalian akses fisik; perhitungan periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan fisik dengan catatan; dokumentasikan semua kiriman persediaan.

Lanjutan … Proses/ aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan Setujui dan bayar faktur dari vendor Gagal menangkap kesalahan dalam faktur dari vendor Membayar barang yang tidak diterima Gagal mendapatkan diskon pembelian yang tersedia Membayar faktur yang sama dua kali Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha Menyalahgunakan kas, cek, atau EFT Periksa kembali akurasi faktur; pelatihan bagi pegawai bagian hutang usaha; gunakan ERS. Hanya membayar faktur yang didukung oleh laporan penerimaan asli; gunakan ERS; pengendalian anggaran. Penyimpanan file yang tepat; anggaran arus kas. Hanya membayar faktur yang didukung oleh bundel voucher asli; pembatalan bundel voucher saat pebayaran; gunakan ERS; kendalikan ke akses file utama pemasok. Pengendalian edit berbagai entri data dan pemrosesan. Batasi akses ke cek kosong; mesin penandatanganan cek; dan terminal kiriman EFT; pemisahan tugas antara kasir dan bagian utang usaha; rekonsiliasi rekening bank oleh orang yang independen dari proses pengeluaran kas; alat perlindungan cek; tinjau ulang secara teratur untuk transaksi EFT

Lanjutan … Proses/ aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan Pengendalian umum Kehilangan data Kinerja yang kurang baik Buat cadangan atau rencana pemulihan dari bencana; pengendalian akses fisik dan logis Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodik laporan kinerja yang memadai.