Oleh Margono Slamet Institut Pertanian Bogor PERENCANAAN STRATEGIK UNTUK MUTU PERGURUAN TINGGI Oleh Margono Slamet Institut Pertanian Bogor

PERENCANAAN STRATEGIK UNTUK MUTU Mutu tidak akan datang dengan sendirinya, perlu usaha khusus. Peningkatan mutu yang terus-menerus adalah hasil dari budaya kerja. Budaya kerja yang baik adalah hasil pembinaan jangka panjang. Agar budaya kerja yang baik tercapai perlu perencanaan jangka panjang yang bersifat strategik. Rencana jangka panjang perlu tujuan-tujuan yang jelas, yang berfokus pada kepentingan dan kebutuhan para pelanggan. Rencana jangka panjang harus realistik, berdasarkan kondisi diri dan lingkungan.

PEMIKIRAN FILOSOFIS Mengapa Fakultas ini ada atau diadakan ? Untuk apa dan untuk siapa Fakultas ini ada ? Apakah Fakultas ini sedang mengejar pencapaian tujuan-tujuan yang benar ? Apakah tujuan-tujuan itu berusaha dicapai dengan cara-cara yang benar ?

VISI dan MISI PERSYARATAN DARI PELANGGAN Apakah yang kita inginkan ? PROSES PERENCANAAN STRATEGIS VISI dan MISI Apakah yang kita inginkan ? Apakah visi, misi dan nilai-nilai kita ? PERSYARATAN DARI PELANGGAN Siapakah yang menjadi pelanggan-pelanggan kita ? Apa saja yang diharapkan dari kita oleh para pelanggan ? Kita perlu baik dalam hal apa saja agar mampu memenuhi harapan-harapan para pelanggan ? Apakah yang dituntut mahasiswa dari institusi kita ? Apa yg dituntut oleh masyarakat dari institusi kita ? Metoda apa yang kita gunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan para pelanggan ?

JALAN MENUJU SUKSES KINERJA YANG BERMUTU (Lanjutan) JALAN MENUJU SUKSES Apakah kekuatan-2, kelemahan-2, kesempatan-2 dan ancaman-2 yang kita miliki dan hadapi ? Faktor-2 mana yang menentukan kesuksesan kita ? Bagaimana kita akan dapat meraih sukses ? KINERJA YANG BERMUTU Standar kinerja mana yang akan kita pakai ? Bagaimana kita akan menyajikan mutu ? Mutu yang akan kita sajikan itu menuntut biaya dan pengorbanan apa dari kita ?

INVESTASI PADA SDM MENGEVALUASI PROSES ( Lanjutan ) INVESTASI PADA SDM SDM kita harus dikembangkan menjadi bagaimana ? Apakah kita sudah cukup berinvestasi untuk mengembangkan SDM ? MENGEVALUASI PROSES Apakah kita telah menjalankan proses peningkatan mutu dengan benar ? Bagaimana kita tahu bahwa kita telah meraih suskses ?

URUTAN LANGKAH PERENCANAAN STRATEGIS 1 Visi , Misi dan Nilai2 Bidang apa yang kita geluti Identifikasi Pelang-gan & Kebutuhan Siapa pelanggan2 kita dan apa yang mereka butuhkan dan harapkan 2 3 Analisa SWOT + FPK Kita harus mampu lebih baik dalam hal apa saja Rencana Perguruan Tinggi Bagaimana kita akan meraih sukses 4 5 Kebijakan Mutu dan Rencana Mutu Bagaimana kita akan menyajikan mutu Apa dan berapa biaya dan pengorbanan yang diperlukan 6 Biaya Mutu 7 Evaluasi dan Umpan balik Bagaimana kita tahu kalau kita sukses

VISI , MISI , NILAI dan TUJUAN Pemisahan secara jelas keempat hal tersebut akan membuat jelas institusi apa yang ingin dikembangkan. VISI adalah pernyataan tentang maksud akhir yang ingin diwujudkan oleh/dengan adanya institusi itu. Contoh : = Menyajikan pendidikan yang bermutu tinggi = Mencari dan memberi yang terbaik = Mewujudkan masyarakat yang sadar akan kebesaran Tuhan dan alam ciptaannya. = Membangun masyarakat yang ber- IMTAQ dan ber-IPTEK. Dari pernyataan singkat itu kemudian dijabarkan agar menjadi lebih jelas.

Mudah dikomunikasikan Sifat bidang garapan jelas M I S I adalah pernyataan yang berkaitan erat dengan Visi, dan memberi arah yang jelas apa yang akan ditempuh pada masa ini dan yang akan datang. # Pernyataan tentang misi ini membuat suatu institusi berbeda dengan yang lain. # Misi harus dapat dijabarkan menjadi tindakan-tindakan de- ngan memanfaatkan kesempatan-kesempatan yang ada bagi institusinya. # Bila misi ini didukung oleh adanya strategi mutu jangka panjang, maka tidak perlu khawatir misi tidak akan dapat dilaksanakan. # Kriteria untuk menyusun pernyataan misi : Mudah dihafal Mudah dikomunikasikan Sifat bidang garapan jelas Ada komitmen pada mutu Mengandung maksud jangka-panjang Memfokus pada pelanggan Harus fleksibel

C O N T O H : (1) Fakultas Ekonomi Univ. Purbakala bermaksud mengajarkan ilmu-ilmu Ekonomi dan Mnajemen kepada para mahasiswanya dengan standar mutu tinggi agar bermanfaat bagi lulusan setelah lulus. (2). Fakultas Ekonomi Univ. Semenanjung memberi pelayanan pendidikan dengan mutu yang setinggi mungkin. (3). Fakultas Ekonomi Univ. Alamiah menyiapkan SDM yang menguasai ilmu Ekonomi dengan mutu tinggi agar bisa diamalkan dengan sebaik-baiknya.

TATA NILAI Tata nilai suatu institusi adalah prinsip-prinsip yang digunakan dalam mencari dan mewujudkan visi dan misinya. Tata nilai institusi menyatakan keyakinan-2 dan aspirasi-2 dari institusi yang bersangkutan. Pernyataan nilai harus singkat, mudah dihafal, dan mudah dikomunikasikan. Tata nilai mendorong dan memberi arah bagi institusi, serta menjamin adanya maksud yang konsisten. CONTOH : 1. Mengutamakan kepentingan pelanggan. 2. Bekerja dengan jujur sesuai standar profesional yang tinggi. 3. Bekerja sambil melakukan perbaikan mutu secara berkelan- jutan.

Lokakarya Manajemen Mutu Terpadu di Perguruan Tinggi TATA NILAI DEPDIKNAS INPUT VALUES PROCESS VALUES OUTPUT VALUES Nilai-nilai yang dapat ditemukan Nilai-nilai yang harus diperhatikan Nilai-nilai yang dijunjung dalam diri setiap pegawai dalam bekerja di Depdiknas, tinggi oleh mereka yang Depdiknas. dalam rangka mencapai dan berkepentingan terhadap mempertahankan kondisi keunggulan. Depdiknas. KEPEMIMPINAN & MANAJEMEN YANG PRIMA PEMERATAAN & PENYE-LENGGARAAN PENDI-DIKAN YANG BERMUTU PEGAWAI DEPDIKNAS Visioner& berwawasan Menjadi teladan Memotivasi (Motivating) Mengilhami (Inspiring) Memberdayakan (Empowering) Membudayakan (Culture forming) Taat azas Koordinatif & bersinergi dalam kerengka kerja tim Akuntabel Amanah Profesional Antusias & Ber-moral Tinggi Bertanggung jawab Kreati Disiplin Peduli Produktif (Efektif & Efisien) Gandrung mutu tinggi (Service Excellence) Dapat dipercaya (Andal) Responsif & Aspiratif Antisipatif & Inovatif Demokratis, Berkeadilan dan Inklusif Pembelajar Sepanjang Hayat Renstra untuk Mutu -- Margono S.

T U J U A N VISI, MISI dan TATA NILAI dijabarkan menjadi tujuan- tujuan yang dapat dicapai. Visi, misi, tata nilai dan tujuan harus “nyambung” dengan adanya benang merah yang jelas. TUJUAN seharusnya dirumuskan dalam bentuk yang dapat diukur, sehingga hasil yang dicapai dapat di- evaluasi secara terukur pula. TUJUAN harus realistik dan memungkinkan untuk dicapai. Tak perlu muluk-muluk tetapi tak mampu mencapainya.

IDENTIFIKASI PELANGGAN DAN KEBUTUHANNYA Mengidentifikasi berbagai kelompok pelanggan perguruan tinggi secara spesifik sangatlah penting, baik pelanggan eksternal (primer, sekunder dan tersier) maupun internal. Masing-masing fungsi PT (pendidikan, penelitian, pengabdian dan administrasi) memiliki kelompok pelanggan yang berbeda. Masing-masing kelompok pelanggan memiliki kebutuhan dan harapan. Perguruan tinggi harus berusaha memenuhi kebutuhan dan harapan itu. Dengarkan dan baca kebutuhan dan harapan pelanggan, baik aktual maupun potensial. Produk dan jasa yang dikatakan bermutu tak berarti apa-apa tanpa analisa pasar ini.

MATRIK KEBUTUHAN PELANGGAN Primer Sekunder Tersier Dosen Pegawai PERGURUAN TINGGI P e l a n g g a n E k s t e r n a l I n t e r n a l Primer Sekunder Tersier Dosen Pegawai Fungsi PT 1. Pendidikan 2. Penelitian DIISI SECARA SPESIFIK : SIAPA 3. Pengabdian pd Masyarakat 4. Administrasi

ANALISIS SWOT DAN FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN SWOT analisis merupakan alat yang paling efektif untuk mengetahui potensi institusi. SWOT analisis dapat dibagi dua : a. analisis internal memfokus pada kinerja institusi: kekuatan dan kelemahan dalam berkinerja. b. analisis kondisi dan situasi lingkungan: kesempatan dan ancaman berada dan berasal dari lingkungan eksternal. Tujuan analisis SWOT adalah: a. Memaximalkan kekuatan b. Meminimalkan kelemahan c. Memanfaatkan secara maximal kesempatan yang ada d. Mengurangi acaman

(Lanjutan Analisis SWOT) Aktivitas SWOT dapat diperkuat bila analisis difokuskan pada : a. Persyaratan yang dituntut pelanggan, dan b. Keunggulan kompetitif dari institusi. Kedua hal itu (a dan b) adalah kunci untuk menyusun strategi jangka panjang. Strategi perguruan tinggi perlu dikembangkan sede- mikian rupa agar dapat melindungi dirinya dari persaingan dan dapat meningkatkan daya tariknya terhadap pelanggannya. Bila analisis ini dipadukan dengan misi dan nilai-nilai yang dimiliki, maka menghasilkan identitas yang membe-dakan dari pesaing-pesaingnya.

ANALISIS SWOT Kekuatan Kelemahan Kesempatan Ancaman Memiliki banyak mahasiswa Tim pimpinan yang bersemangat Hasil ujian yang sangat baik Jurusan Manajemen & Akuntansi kuat Dukungan orang tua kuat Moral staf baik Dukungan Pemda Kesempatan Merger dengan PTS berreputasi kurang tapi punya fasilitas baik Mengembangkan reputasi penelitian Semangat menghadapi situasi baru Kesempatan meningkatkan keahlian . staf pengajar & staf pendukung Kelemahan Gedung-gedung tua yang tak menarik Staf pengajar kebanyakan masih muda Anggaran yang kecil Kurang fasiltas laboratorium Mutu mahasiswa baru kurang Buku di perpustakaan sangat kurang Ancaman Kehilangan identitas dan reputasi Kehilangan dosen senior yang berpeng- alaman Munculnya perguruan tinggi baru Berkurangnya lulusan SMU

PERENCANAAN STRATEGIS KESEMPATAN ANCAMAN KEKUATAN KELEMAHAN Renstra untuk Mutu -- Margono S.

FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN FPK adalah indikator yang harus ditemukan bila perguruan tinggi ingin memuaskan pelanggannya dan memenuhi misinya. FPK merupakan kunci untuk bisa meningkatkan mutu kinerja. FPK adalah kegiatan-kegiatan kunci yang diidentifikasi sendiri dengan berporos pada misi yang diembannya. FPK mencakup indikator-indikator : a. eksternal : kepuasan pelanggan, ketanggapan terhadap kebutuhan/kepentingan masyara- kat. b. internal : jumlah peningkatan keprofesionalan staf dan keberhasilan kerja tim-tim yang ada.

FPK INTERNAL mencakup antara lain : Sistem penerimaan mahasiswa yang terbuka. Sarana belajar-mengajar yang memenuhi kebutuhan mahasiswa. Tim-tim perbaikan mutu yang berfungsi dengan baik. Ambang batas kelulusan ujian yang diperbaiki. Pembinaan nilai-nilai sosial, personal, budaya dan etikal mahasiswa. Perbaikan strategi belajar-mengajar. Melibatkan sebagian besar staf dalam tim-tim perbaikan mutu. Kemudahan dan kecepatan lulusan mendapatkan pekerjaan dan meneruskan pendidikan.

FPK EKSTERNAL mencakup antara lain : Peningkatan akses ke perguruan tinggi. Meningkatnya kepuasan pelanggan melalui survei. Meningkatnya pangsa pasar. Bertambahnya partisipasi masyarakat dari kelom- pok minoritas dan penyandang cacat. Meningkatnya ketanggapan terhadap kebutuhan dan kepentingan masyarakat. Hubungan yang semakin baik dengan industri dan bisnis.

MENYUSUN RENCANA STRATEGIS DI PERGURUAN TINGGI Rencana strategis adalah langkah-langkah kegiatan yang tersu-sun secara rasional, berkiat, dan berjangka panjang, serta berda-sarkan visi, misi, dan nilai-nilai / prinsip-prinsip tertentu untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan masa kini dan masa depan. Dalam rencana strategis dicantumkan juga tujuan-tujuan jangka panjang. Rencana strategis perguruan tinggi disusun untuk k.l. 10 tahun. Rencana strategis disusun berdasarkan visi, misi, prinsip-prinsip, hasil-hasil analisis SWOT dan FPK, serta hasil identifikasi pelang-gan dan kebutuhannya. Berdasarkan rencana strategis inilah rencana kerja tahunan disu-sun.

ISI POKOK RENCANA STRATEGIS Pernyataan tentang visi, misi dan nilai-nilai/ prinsip-prinsip. Analisis umum pelanggan dan kebutuhannya. Analisis SWOT dan FPK. Kebijakan Mutu. Sistem Perencanaan Mutu. Sistem Penyusunan Biaya Mutu. Prinsip-prinsip Penyusunan Rencana Kerja Tahunan. Sistem Pemantauan dan Evaluasi.

KEBIJAKAN MUTU KEBIJAKAN MUTU adalah ketetapan organisasi tentang mutu yang akan dicapai. Kebijakan Mutu berkaitan erat dengan visi, misi dan nilai-nilai. Kebijakan Mutu biasanya berisi : a. pentingnya mutu b. kemampuan bersaing dengan mutu c. hubungan dengan pelanggan d. partisipasi seluruh tenaga kerja e. perbaikan mutu secara terus menerus. Kebijakan Mutu ditetapkan secara tertulis.

Renstra untuk Mutu -- Margono S. MUTU PERGURUAN TINGGI Pada dasarnya mutu PT harus direncanakan guna dapat memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggannya, dan mengurangi sebanyak mungkin berbagai jenis defisiensi. Mutu yg lebih baik memungkinkan PT untuk : Meningkatkan kepuasan pelanggan. Dapat menjual produk pendidikan lebih luas. Memenangkan persaingan. Meningkatkan pangsa pasar. Memperoleh pemasukan dari penjualan. Menjamin harga. Menjamin penjualan Renstra untuk Mutu -- Margono S.

RENCANA MUTU RENCANA MUTU adalah jabaran operasional dari kebijakan mutu, yang berisi terjemahan kebutuhan pelanggan menjadi disain mutu yang tersusun menjadi suatu sistem, dan proses- proses terbaik untuk meng-hasilkan mutu yang sesuai dengan disain mutu. QUALITY FUNCTION DEPLOYMENT atau Pengaturan Fungsi Mutu adalah teknik untuk menterjemahkan kebutuhan pelanggan menjadi disain mutu. Pengaturan Fungsi Mutu terdiri dari empat fase : 1. perencanaan produk (barang atau jasa), yaitu mener- jemahkan kebutuhan pelanggan menjadi disain mutu. 2. pengaturan bagian-bagian, yaitu menyusun disain mutu menjadi suatu sistem.

3. perencanaan proses, yaitu penentuan proses- 3. perencanaan proses, yaitu penentuan proses- proses yang paling tepat untuk menghasilkan mutu sesuai dengan disain mutu. 4. perencanaan produksi, yaitu langkah-langkah pelaksanaan produksi dan pengendaliannya. PFM biasanya dibantu oleh Diagram Rumah Mutu atau House of Quality Diagram.

BIAYA MUTU BIAYA MUTU adalah biaya atau korbanan lain yang diperlukan untuk meraih mutu. Ada dua jenis biaya mutu : 1. Biaya pencegahan (prevention cost) 2. Biaya kegagalan (failure cost). BIAYA PENCEGAHAN ialah biaya yang diperlukan untuk mencegah terjadinya kegagalan/kesalahan dalam proses pengadaan barang atau jasa dan dalam penyajiannya. CROSBY : “Mutu tidak mahal, yang mahal adalah kesalahan” Agar tidak terjadi kesalahan diperlukan : # SDM yang bermutu; # sistem dan proses yang bermutu; # tim kerja yang mantap; # pelatihan yang bermutu.

BIAYA KEGAGALAN ialah biaya yang timbul akibat terjadinya kesalahan dalam proses pengadaan dan penyajian barang atau jasa, atau akibat tidak sesuainya barang atau jasa dengan kebutuhan pelanggan. Biaya kegagalan sering sulit diperhitungkan secara tepat,ter- lebih dalam hal jasa, karena dapat mencakup ketidak-puasan pelanggan, mengulang kembali pekerjaan, waktu yang terbuang, rasa kecewa, dll. Dalam jangka panjang biaya kegagalan lebih besar dari biaya pencegahan. Di perguruan tinggi biaya pencegahan perlu untuk : # pimpinan yang bermutu; # dosen-dosen yang bermutu; # tenaga administrasi yang terampil; # disiplin yang baik; # perpustakaan dan laboratorium yang lengkap; # peraturan yang jelas dan sampai pada yang bersangkutan. Biaya kegagalan diperlukan untuk : # mahasiswa gagal studi; # lulusan banyak menganggur, dll.

PEMANTAUAN dan EVALUASI RENCANA KERJA adalah rencana kegiatan-kegiatan operasional yang tersusun secara rasional, berkiat, dan berjangka pendek, biasanya untuk satu tahun. Rencana kerja adalah jabaran rencana strategis yang menguta-makan mutu. PEMANTAUAN dan EVALUASI PEMANTAUAN adalah kegiatan mengamati pelaksanaan renca- na kerja dan mengumpulkan informasi-informasi tentang pro- ses pelaksanaannya. EVALUASI adalah kegiatan untuk mengetahui apakah pelaksa- naan rencana kerja itu berhasil atau tidak, dan jika tidak berha- sil apa sebabnya. Hasil-hasil pemantauan dan evaluasi sangat diperlukan dan berguna dalam usaha perbaikan mutu. Pemantauan dan evaluasi mempunyai dua tujuan : pemantauan dan evaluasi pencegahan; pemantauan dan evaluasi perbaikan.

SEMOGA BERMAKNA BAGI ANDA. SEKIAN SEMOGA BERMAKNA BAGI ANDA.