Enterprise Resource Planning 01 Business Functions and Business Processes 1

Pendahuluan Enterprise Resource Planning (ERP) programs: Core software yang digunakan oleh perusahaan untuk mengkoordinasikan informasi dalam setiap wilayah bisnisnya Membantu mengelola proses bisnis perusahaan secara luas Menggunakan database umum dan berbagi perangkat manajemen pelaporan Business process: Kumpulan aktivitas yang menggunakan sejumlah input dan membuat output yang merupakan keuntungan bagi customer. Software ERP mendukung proses operasi bisnis yang efisien dengan mengintegrasikan hasil pekerjaan bisnis yang berhubungan dengan sales, marketing, manufacturing, logistics, accounting, dan staffing Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 2

Functional Areas dan Business Processes Untuk memahami ERP, kita harus memahami bagaimana bisnis bekerja Bidang operasi fungsional (Functional areas of operation) Proses bisnis (Business processes) Functional Areas of Operation Marketing and Sales (M/S) Supply Chain Management (SCM) Accounting and Finance (A/F) Human Resources (HR) Business functions: Aktivitas spesifik pada bidang operasi fungsional. Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 3

Functional Areas of Operation (cont’d.) Contoh bidang operasi fungsional dan business function Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 4

Functional Areas of Operation (cont’d.) Bidang Fungsional bersifat interdependensi Setiap bidang fungsional membutuhkan data dari bidang fungsional yang lain. Integrasi yang lebih baik dari bidang fungsional mengarah pada peningkatan komunikasi, alur kerja, dan keberhasilan perusahaan. Information system (IS): termasuk komputer, orang, prosedur, dan perangkat lunak yang menyimpan, mengatur, dan memberikan informasi. Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 5

Proses Bisnis (Business Processes) Kumpulan aktivitas yang membutuhkan satu atau lebih jenis input dan membuat output yang bernilai bagi customer Pelanggan bisa pelanggan tradisional eksternal (orang yang membeli produk jadi), atau pelanggan internal (seperti seorang rekan di departemen lain). Perlu diketahui bahwa dalam hal proses bisnis, membantu manajer untuk memandang organisasi mereka dari perspektif pelanggan Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 6

Business Processes (cont’d.) Contoh proses bisnis yang berkaitan dengan penjualan Personal Computer Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 7

Business Processes (cont’d.) Bisnis harus selalu mempertimbangkan sudut pandang pelanggan dalam transaksi Keberhasilan interaksi pelanggan Pelanggan (baik internal maupun eksternal) tidak perlu berinteraksi dengan setiap fungsi bisnis yang terlibat dalam proses Keberhasilan manajer bisnis melihat operasi bisnis dari perspektif pelanggan yang puas Sharing data secara efektif dan efisien diantara dan di dalam bidang fungsional menyebabkan proses bisnis lebih efisien. Integrated information systems: Sistem di mana bidang fungsional berbagi data Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 8

Business Processes (cont’d.) Pandangan proses bisnis Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 9

Business Processes (cont’d.) Bisnis mengambil input (sumber daya) dan mengubah masukan-masukan menjadi barang dan jasa untuk pelanggan Input: Material, orang, peralatan Mengelola input dan proses bisnis secara efektif memerlukan informasi yang akurat dan up-to-date Misalnya, Bagian sales mencatat pesanan pelanggan, bagian produksi menjadwal proses pembuatan produk. Karyawan logistik menjadwal dan melakukan pengiriman produk. Jika bahan baku diperlukan bagian produksi untuk membuat produk, maka produksi meminta bagian pembelian (purchasing) untuk mengatur pembelian dan pengiriman. Dalam hal ini, logistik menerima bahan, memastikan kondisi dan melaporkan ke accounting sehingga vendor dapat dibayar, kemudian memberikan bahan untuk diproduksi. Selama proses tersebut, accounting menyimpan transaksi yang terjadi. Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 10

Functional Areas dan Business Processes pada bisnis berskala kecil Contoh: Sebuah industri minuman ringan Amatilah proses bisnis industri minuman ringan Lihat bagaimana koordinasi bidang fungsional yang membantu mencapai proses bisnis yang efektif dan efisien. Perhatikan bagaimana integrasi sistem informasi meningkatkan bisnisnya. Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 11

Marketing and Sales Functions of Marketing and Sales Mengembangkan produk Menentukan harga Mempromosikan produk ke customer Menangani pesanan customer Membantu membuat prediksi penjualan (sales forecasts) Pekerjaan Marketing and Sales untuk industri minuman ringan Recordkeeping formal tidak diperlukan Perlu memantau pelanggan Pengembangan produk dapat dilakukan secara informal Pelanggan tetap yang baik dipungut biaya pembelian-sampai titik tertentu (diskon) Catatan harus memperlihatkan berapa banyak setiap pelanggan berutang dan kreditnya yang tersedia. Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 12

Supply Chain Management Functions dalam Supply Chain Management Pembuatan minuman/produk (manufacturing/production) Membeli bahan baku (purchasing) Produksi mem-planning kebutuhan prediksi sales dari bidang fungsional M/S Sales forecasts: Analisis yang mencoba untuk memprediksi penjualan masa depan produk Rencana produksi digunakan untuk membuat kebutuhan bahan baku dan pengemasan Bahan baku: botol spring water, lemon segar, pemanis buatan, gula mentah Pengemasan: kardus, sedotan, isolasi SCM and M/S harus memilih sebuah resep untuk setiap produk minuman yang dijual Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 13

Accounting and Finance Functions dalam Accounting and Finance Pencatatan data mentah mengenai transaksi (termasuk penjualan), pembelian bahan baku, gaji, dan penerimaan kas dari pelanggan Data mentah (Raw data): Angka yang dikumpulkan dari operasi tersebut, tanpa manipulasi, perhitungan, atau pengaturan penyajian. Data dari Accounting/Finance digunakan oleh Marketing/Sales dan Supply Chain Management Data from Accounting and Finance used by Marketing and Sales and Supply Chain Management Catatan penjualan merupakan komponen penting dari prediksi penjualan Prediksi penjualan digunakan dalam membuat keputusan kepegawaian dan perencanaan produksi Catatan dari piutang digunakan untuk memantau semua kebijakan pemberian-kredit industri. Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 14

Human Resources Fungsional Human Resources Merekrut, melatih, mengevaluasi, dan menggaji karyawan HR menggunakan prediksi penjualan yang dikembangkan oleh masing-masing departemen untuk merencanakan kebutuhan personil. Seorang pekerja part-time mungkin diperlukan pada jam atau hari sibuk yang diperkirakan. Berapa besar gaji yang harus dibayarkan ke pekerja tersebut ?, Itu tergantung pada kondisi pasar kerja yang berlaku, dan itu adalah tugas HR untuk memantau kondisi tersebut. Sistem terintegrasi yang menggunakan perangkat lunak ERP menyediakan fasilitas berbagi data yang diperlukan antara area fungsional. Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 15

Functional Area Information Systems Input dan output potensial untuk setiap area fungsional dijelaskan berikutnya Perhatikan jenis data yang dibutuhkan oleh setiap daerah dan bagaimana orang menggunakan data Sistem informasi memelihara hubungan antara semua bidang fungsional dan proses Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 16

Marketing and Sales Membutuhkan informasi dari semua bidang fungsional lainnya Pelanggan mengkomunikasikan pesanan kepada M/S secara langsung atau melalui telepon, fax, e-mail, web, dll M/S berperan dalam menentukan harga produk Harga dapat ditentukan berdasarkan biaya unit produk, ditambah beberapa markup Membutuhkan informasi dari Accounting and Finance, dan data Supply Chain Management Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 17

Marketing and Sales (cont’d.) M/S perlu berinteraksi dengan Human Resources untuk bertukar informasi mengenai kebutuhan perekrutan, persyaratan calon pegawai, dll. Inputs M/S Data pelanggan (Customer data) Data pesanan (Order data) Trend data penjualan (Sales trend data) Harga per unit (Per-unit cost) Kebijakan biaya pengiriman perusahaan (Travel expense company policy) Outputs for M/S Strategi penjualan (Sales strategies) Harga produk (Product pricing) Kebutuhan pegawai (Employment needs) Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 18

Supply Chain Management Membutuhkan informasi dari berbagai bidang fungsional Rencana produksi berdasarkan informasi tentang penjualan produk (aktual dan proyeksi) yang berasal dari Marketing dan Sales Dengan data yang akurat mengenai tingkat produksi yang diperlukan: Bahan baku dan kemasan dapat dipesan sesuai kebutuhan Tingkat persediaan dapat tetap rendah, menghemat biaya. Data dan catatan Supply Chain Management : Menyediakan data yang dibutuhkan oleh Accounting and Finance untuk menentukan berapa banyak dari setiap sumber daya yang digunakan Mendukung fungsi M / S dengan menyediakan informasi tentang apa yang telah diproduksi dan dikirim Supply Chain Management berinteraksi dengan beberapa cara dengan Human Resources Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 19

Supply Chain Management (cont’d.) Inputs SCM Data penjualan produk (Product sales data) Rencana produksi (Production plans) Level persediaan (Inventory levels) Kebijakan pemberhentian dan pemanggilan perusahaan (Layoff and recall company policy) Outputs SCM Pesananbahan baku (Raw material orders) Kemasan pesanan (Packaging orders) Data pembelanjaan sumber daya (Resource expenditure data) Laporan produksi dan persediaan (Production and inventory reports) Informasi perekrutan pegawai (Hiring information) Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 20

Accounting and Finance Membutuhkan informasi dari semua bidang fungsional lainnya Personil A/F: Mencatat transaksi perusahaan dalam pembukuan Mencatat hutang ketika bahan baku dibeli dan arus kas keluar ketika mereka membayar untuk bahan Meringkas data transaksi untuk mempersiapkan laporan tentang posisi keuangan perusahaan dan profitabilitas Orang-orang di bidang fungsional lainnya menyediakan data untuk A/F M/S menyediakan data penjualan SCM menyediakan data produksi dan persediaan HR menyediakan data penggajian dan biaya upah Personil M/S memerlukan data dari A/F untuk mengevaluasi kredit pelanggan Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 21

Accounting and Finance (cont’d.) Inputs A/F Pembayaran dari customer (Payments from customers) Data piutang (Accounts receivable data) Data hutang (Accounts payable data) Data penjualan (Sales data) Data produksi dan persediaan (Production and inventory data) Data gaji dan belanja (Payroll and expense data) Outputs for A/F Pembayaran ke supplyer (Payments to suppliers) Laporan keuangan (Financial reports) Data kredit customer (Customer credit data) Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 22

Human Resources HR perlu informasi dari departemen lain Tugas yang berkaitan dengan perekrutan karyawan, manfaat, pelatihan, dan kewajiban ke pemerintah semua tanggung jawab HR HR perlu perkiraan yang akurat mengenai kebutuhan personil dari semua unit fungsional HR perlu mengetahui keterampilan apa yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tertentu dan seberapa besar perusahaan mampu membayar karyawan Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 23

Human Resources (cont’d.) Mengamati peraturan pemerintah dalam hal : merekrut, gaji, pelatihan, promosi, dan memberhentikan karyawan Inputs HR Prediksi personil (Personnel forecasts) Data keterampilan (Skills data) Outputs HR Peraturan pemenuhan (Regulation compliance) Pelatihan dan sertifikasi karyawan (Employee training and certification) Database keterampilan (Skills database) Evaluasi dan kompensasi karyawan (Employee evaluation and compensation) Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 24

Human Resources (cont’d.) Sejumlah data besar yang dikelola oleh bidang fungsional juga di-share di antara bidang fungsional Ketepatan waktu dan akurasi data ini penting bagi keberhasilan setiap bidang tersebut dan kemampuan perusahaan untuk membuat keuntungan dan menghasilkan pertumbuhan di masa depan Software ERP memungkinkan semua bidang fungsional berbagi database umum Memungkinkan informasi yang akurat, real-time akan tersedia. Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 25

Summary Bidang fungsional dasar: Marketing and Sales, Supply Chain Management, Accounting and Finance, dan Human Resources Marketing and sales: men-set harga produk, mempromosikan produk melalui iklan dan pemasaran, menangani pesanan pelanggan, men-support pelanggan, dan membuat prediksi penjualan Supply Chain Management: Mengembangkan rencana produksi, order bahan baku dari supplier, menerima bahan baku, memproduksi produk, memelihara fasilitas kerja, dan mengirim produk kepada pelanggan. Accounting and Finance: Keuangan akuntansi untuk menyediakan ringkasan data operasional dalam laporan manajerial, rekening pengendalian, perencanaan dan penganggaran, dan manajemen cash-flow Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 26

Summary (cont’d.) Human Resources: Merekrut, menyewa, melatih, dan menggaji karyawan, menjamin kesesuaian dengan peraturan pemerintah, dan membawahi evaluasi karyawan. Sistem informasi meng-capture, memproses, dan menyimpan data untuk memberikan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. Karyawan yang bekerja di satu bidang fungsional membutuhkan data dari karyawan di bidang fungsional lainnya Sistem informasi bidang fungsional harus diintegrasikan, sehingga data yang dibai bersama menjadi akurat dan tepat waktu Manajer harus memikirkan proses bisnis yang mengintegrasikan bidang fungsional Perlu berbagi informasi diantara fungsi dan bidang fungsional Software ERP menyediakan kemampuan ini melalui database yang umum tunggal. Concepts in Enterprise Resource Planning, Third Edition 27

ANY QUESTIONS ?