PERUSAHAAN DAN MANAJEMEN GLOBAL TEKNOLOGI INFORMASI BAB 12

MENGELOLA TI BAGIAN I

Pada abad 21, banyak perusahaan di seluruh dunia berkeinginan untuk mengubah dirinya sendiri menjadi pembangkit daya (powerhouse) bisnis global melalui berbagai investasi besar dalam e-business, e- commerce dan usaha TI lainnya yang global. Jadi, terdapat kebutuhan nyata bagi para manajer bisnis dan praktisi bisnis untuk memahami bagaimana mengelola fungsi organisasi yang penting ini. Dalam bagian ini kita akan mengeksplorasi cara bagaimana fungsi SI dapat diatur dan dikelola, serta untuk menekankan pentingnya fokus pada nilai pelanggan dan bisnis untuk manajemen teknologi informasi. BISNIS DAN TI

Studi Kasus : Chicago Board of Trade (CBOT) Kasus ini mencerminkan kegagalan yang dramatis dan usaha kembali mencapai keberhasilan dari fungsi TI di Chicago Board of Trade. Kelompok TI begitu tidak efektif dan dikelola dengan buruk sehingga tampak tidak berdaya untuk menghentikan kehancuran sistem lantai transaksi mingguan yang membuat CBOT rugi jutaan dolar dari penghasilannnya yang hilang. Studi Kasus : Chicago Board of Trade (CBOT)

Studi Kasus : Chicago Board of Trade (CBOT) Infrastruktur TI CBOT kuno, tidak andal, dan tidak didokumentasikan. Pengendalian proyek dan anggaran kurang, ROI dari proyek TI tidak pernah dihitung, dan pengendalian kualitas rendah. Moral rendah dan TI tidak memiliki kredibilitas atas berbagai unit bisnis lainnya. Studi Kasus : Chicago Board of Trade (CBOT)

Studi Kasus : Chicago Board of Trade (CBOT) CIO Bill Farrow dipekerjakan pada Juli 2001 untuk menghidupkan fungsi TI, yang dia lakukan dengan cepat. Contohnya, sistem komputer baru dan software database dipasang, kantor manajemen proyek didirikan, evaluasi ROI atas proyek TI diminta, dan para manajer TI ditugaskan untuk bekerja dengan para manajer unit bisnis untuk memastikan bahwa TI mendukung tujuan bisnis mereka. Kini, bagian TI sedang menyelesaikan banyak proyek baru, dan sistem lantai transaksi memproses sepertiga lebih banyak transaksi tanpa adanya kegagalan sistem. Studi Kasus : Chicago Board of Trade (CBOT)

Mengelola Teknologi Informasi Mengelola sistem dan TI yang mendukung proses bisnis modern perusahaan saat ini, adalah tantangan besar untuk para manajer bisnis dan TI, serta para paktisi bisnis. Bagaimana seharusnya TI dikelola? Pendekatan manajerial memiliki 3 komponen utama : Mengelola Teknologi Informasi

Mengelola TI Manajemen TI Mengelola Strategi Bisnis dan TI Mengelola Pengembangan Aplikasi dan Teknologi Mengelola Organisasi TI dan infrastrukturnya CIO & manajer TI CEO & CIO CIO dan CTO Mengelola TI

Mengelola pengembangan dan implementasi bersama berbagai strategi bisnis/TI. Dipimpin oleh CEO dan CIO, proposal dikembangkan oleh para manajer bisnis dan pakar TI untuk menggunakan TI agar dapat mendukung prioritas strategis bisnis perusahaan. Proses perencanaan bisnis/TI sesuai dengan tujuan bisnis strategis TI. Proses tsb juga meliputi evaluasi proyek bisnis/TI yang diajukan. Mengelola TI

Mengelola pengembangan dan implementasi aplikasi dan teknologi bisnis/TI baru. Ini adalah tanggung jawab utama dari CIO dan CTO. Area manajemen TI ini melibatkan pengelolaan proses pengembangan SI dan implementasinya, serta tanggung jawab penelitian ke dalam penggunaan bisnis yang strategis atas TI baru. Mengelola TI

Mengelola TI Mengelola organisasi TI dan infrastuktur TI. CIO dan para manajer TI berbagi tanggung jawab untuk mengelola pekerjaan para pakar TI yang biasanya diatur dalam berbagai tim proyek serta subunit organisasi lainnya. Selain itu, mereka bertanggung jawab untuk mengelola infrastruktur TI dari h/w, s/w, database, jaringan telekomunikasi, dan sumber daya TI lainnya, yang harus diperoleh, dioperasikan, dimonitor dan dipelihara. Mengelola TI

Perencanaan Bisnis/TI Proses perencanaan bisnis/TI berfokus pada penemuan pendekatan inovatif untuk memasukkan nilai pelanggan perusahaan dan tujuan bisnis perusahaan. Baik CEO maupun CIO perusahaan harus mengelola pengembangan strategi pelengkap dalam bisnis dan TI untukk memenuhi nilai pelanggan dan visi nilai bisnis mereka. Proses adaptasi bersama ini diperlukan karena TI cepat berubah, tetapi merupakan komponen penting dalam banyak usaha bisnis yang strategis. Perencanaan Bisnis/TI

Perencanaan Bisnis/TI Proses perencanaan bisnis/TI memiliki 3 komponen utama : Pengembangan strategi. Mengembangkan berbagai strategi bisnis yang mendukung visi bisnis perusahaan. Contohnya, menggunakan TI untuk membuat sistem e-business inovatif yang berfokus pada nilai pelanggan dan bisnis. Perencanaan Bisnis/TI

Perencanaan Bisnis/TI Manajemen sumber daya. Mengembangkan berbagai rencana strategi untuk mengelola atau melakukan outsourcing atas sumber daya TI perusahaan, termasuk personel SI, hardware, software, data dan sumber daya jaringan. Perencanaan Bisnis/TI

Perencanaan Bisnis/TI Arsitektur teknologi. Membuat pilihan TI strategis yang mencerminkan arsitektur TI yang didesain untuk mendukung usaha bisnis/TI perusahaan. Perencanaan Bisnis/TI

Arsitektur TI yang dibuat oleh proses perencanaan strategis bisnis/TI adalah desain konseptual, atau cetak biru, yang meliputi komponen utama berikut ini. Platform teknologi. Internet, intranet dan ekstranet dan jaringan lainnya, sistem komputer, software sistem, serta software aplikasi perusahaan terintegrasi, memberikan infrastruktur, atau platform, untuk komputasi dan komunikasi yang mendukung penggunaan strategis TI bagi e-business, e-commerce, dan aplikasi bisnis/TI lainnya. Arsitektur TI

Sumber daya data. Banyak jenis database operasional dan khusus, termasuk gudang data dan database internet/intranet yang menyimpan dan memberikan data serta informasi untuk proses bisnis dan dukungan keputusan Arsitektur TI

Arsitektur aplikasi. Aplikasi bisnis dari TI didesain sebagai arsitektur terintegrasi atau portofolio dari sistem perusahaan yang mendukung usaha bisnis strategis, serta proses lintas fungsi bisnis. Contohnya, arsitektur aplikasi harus meliputi dukungan untuk ERP terintegrasi dan aplikasi CRM. Arsitektur TI

Organisasi TI. Struktur organisasi dari fungsi SI dalam perusahaan dan penyebaran para pakar SI didesain untuk memenuhi strategi yang berubah dari bisnis. Bentuk dari organisasi TI bergantung pada filosofi manajerial dan strategi bisnis/TI yang dibentuk selama proses perencanaan strategis. Arsitektur TI

Mengelola Fungsi SI Mengatur TI Pada awal-awal tahun komputasi, perkembangan komputer mainframe besar dan jaringan serta terminal telekomunikasi menyebabkan pemusatan (centralization) hardware, software, database, dan pakar informasi di tingkat perusahaan dari suatu organisasi. Selanjutnya, perkembangan minikomputer dan mikrokomputer mempercepat tren penyusutan (downsizing), yang mengkonfirmasikan pergerakan kembali menuju desentralisasi oleh banyak perusahaan. Akhir-akhir, memunculkan pengembangan struktur hibrid dengan komponen terpusat dan terdesentralisasi. Beberapa perusahaan membentuk fungsi SInya masuk ke dalam anak perusahaan SI yang menawarkan layanan SI ke organisasi eksternal serta induk perusahaannya sendiri. Perusahaan lainnya membuat atau membentuk unit bisnis e-commerce atau unit bisnis yang berkaitan dengan internet, atau kelompok TI dalam perusahaan atau unit bisnis terpisah. Perusahaan lainnya mengontrakkan keluar (outsourcing), yaitu mengalihkan semua bagian dari operasi SI perusahaan ke kontraktor luar yang disebut sebagai integrator sistem. Mengelola Fungsi SI

Mengelola Fungsi SI Manajemen pengembangan aplikasi Melibatkan pengelolaan berbagai aktivitas seperti analisis dan desain sistem, pembuatan prototipe, pemrograman aplikasi, manajemen proyek, jaminan kualitas dan pemeliharaan sistem untuk semua proyek pengembangan bisnis/TI yang besar. Manajemen proyek adalah kunci tanggung jawab manajemen TI apabila menginginkan proyek bisnis/TI diselesaikan tepat waktu, dalam batas anggaran mereka, serta memenuhi tujuan desainnya. Mengelola Fungsi SI

Mengelola Fungsi SI Mengelola Operasi SI Manajemen operasi SI berkaitan dengan penggunaan sumber daya hardware, software, jaringan dan sumber daya manusia dalam perusahaan atau pusat data unit bisnis (pusat komputer) dari sebuah organisasi. Aktivitas operasional yang harus dikelola meliputi operasi sistem komputer, manajemen jaringan, pengendalian produksi dan dukungan produksi. Sebagian besar aktivitas manajemen diotomatisasi melalui penggunaan paket software untuk manajemen kinerja sistem komputer, yaitu pemonitor kinerja sistem (system performance monitor). Pemonitor kinerj asistem juga pemasok informasi yang dibutuhkan oleh sistem pembebanan kembali (chargeback system) yang mengalokasikan biaya ke para pemakai berdasarkan pada layanan informasi yang diberikan. Semua biaya yang timbul dicatat, dilaporkan, dialokasikan, dan dibebankan kembali ke unit bisnis tertentu yang merupakan pemakai akhir, tergantung pada penggunaan mereka atas sumber daya sistem tsb. Mengelola Fungsi SI

Mengelola Fungsi SI Manajemen SDM dalam TI Keberhasilan atau kegagalan dari organisasi layanan informasi terutama terletak pada kualitas orang- orangnya. Salah satu pekerjaan penting dari para manajer layanan informasi adalah untuk merekrut personel yang berkualifikasi dan untuk mengembangkan, mengatur serta mengarahkan kemampuan kinerja yang ada saat ini. Para karyawan harus secara terus-menerus dilatih untuk dapat mengejar perkembangan terakhir dalam bidang yang bergerak cepat dan sangat berbau teknis. Kinerja pekerjaan para karyawan harus secara terus- menerus dievaluasi dan kinerja yang bagus harus dihargai dengan kenaikan gaji atau promosi Mengelola Fungsi SI

Mengelola Fungsi SI CIO dan Eksekutif TI Lainnya CIO mengawasi semua penggunaan TI dalam banyak perusahaan, dan menyesuaikannya dengan tujuan strategis bisnis. Selain itu, CIO tidak mengarahkan aktivitas layanan informasi rutin. CIO berkonsentrasi pada perencanaan dan strategi bisnis TI. Mereka juga bekerja dengan CEO dan para eksekutif puncak lainnya untuk mengembangkan penggunaan strategis atas TI dalam e-business dan e-commerce yang membantu perusahaan menjadi lebih kompetitif dalam pasar. Mengelola Fungsi SI

Mengelola Fungsi SI Manajemen Teknologi Semua TI harus dikelola sbg platform teknologi karena melakukan integrasi secara internal berfokus pada atau secara eksternal menghadapi berbagai aplikasi bisnis. Teknologi semacam itu meliputi internet, intranet, berbagai e-commerce dan teknologi kerja sama, serta software perusahaan terintegrasi untuk manajemen hub pelanggan, ERP dan manajemen rantai pasokan. Manajemen teknologi adalah tanggung jawab utama dari CTO, yang bertanggung jawab atas semua perencanaan dan penggunaan TI. Mengelola Fungsi SI

Mengelola Fungsi SI Mengelola Layanan Pemakai Tim dan kelompok kerja para praktisi bisnis umumnya menggunakan terminal kerja PC, berbagai paket software, dan internet, intranet, serta jairngan lainnya untuk mengembangkan dan mengaplikasikan TI atas aktivitas mereka. Banyak perusahaan telah merespons dengan membuat fungsi-fungsi layanan pemakai (user service) atau layanan klien, untuk mendukung serta mengelola komputasi pemakai akhir dan kelompok kerja. Layanan pemakai akhir memberi peluang maupun masalah bagi para manajer unit bisnis. Contohnya, beberapa perusahaan membuat kelompok pusat informasi yang diisi oleh para pakar perantara pemakai, atau help desk intranet yang dijalankan melalui web. Kebanyakan organisasi masih membuat dan menegakkan kebijakan untuk perolehan hardware serta software oleh para pemakai akhir dan unit bisnis. Hal ini memastikan kesesuaian mereka dengan standar perusahaan untuk hardware, software, dan konektivitas jaringan. Mengelola Fungsi SI

Kegagalan dalam Manajemen TI Contoh TI tidak digunakan secara efektif dan efisien. TI tidak digunakan scr efektif oleh berbagai perusahaan yang menggunakan TI terutama untuk mengkomputerisasikan proses bisnis tradisional dan bukannya utk mengembangkan proses e-business yang inovatif dgn melibatkan pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis lainnya, e- commerce, serta pendukung keputusan yang dijalankan melalui web. Kegagalan dalam Manajemen TI

Kegagalan dalam Manajemen TI Contoh TI tidak digunakan secara efektif dan efisien. TI tidak digunakan scr efisien oleh SI yang memberi waktu respon yang lama dan sering kali mati atau pakar dan konsultan SI yang mengelola berbagai proyek pengembangan aplikasi dengan tidak benar. Kegagalan dalam Manajemen TI

Keterlibatan dan Tata Kelola Manajemen Apa solusi dari kegagalan dalam fungsi SI? Solusi : keterlibatan tingkat manajerial dan pemakai akhir yang ekstensif dan berarti. Melibatkan para manajer bisnis dalam keterbukaan dari fungsi SI dan praktisi bisnis dalam pengembangan aplikasi SI, seharusnya akan membentuk respons dari manajemen atas berbagai tantangan dalam meningkatkan nilai bisnis TI. Keterlibatan dan Tata Kelola Manajemen

Keterlibatan dan Tata Kelola Manajemen Melibatkan para manajer dalam manajemen TI (dari CEO hingga manajer unit bisnis) membutuhkan pengembangan struktur tata kelola seperti dewan eksekutif dan komite pelaksana-yang mendorong keterlibatan aktif mereka dalam perencanaan dan pengendalian penggunaan bisnis TI. Keterlibatan dan Tata Kelola Manajemen