Project Management

Lecture Outline Project Planning Project Scheduling Project Control CPM/PERT Probabilistic Activity Times Microsoft Project Project Crashing and Time-Cost Trade-off

APA ITU PROYEK? Proyek Sekumpulan pekerjaan yang saling berhubungan, ditujukan untuk mencapai output tertentu dan membutuhkan waktu. Proyek bisa dilihat dari aspek tujuan, kompleksitas, keunikan, tidak permanen, ketidakbiasaan, dan siklus hidup.

Tujuan Suatu proyek biasanya adalah suatu aktivitas yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu. Proyek dapat dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan. Proyek biasanya cukup kompleks sehingga dibutuhkan koordinasi dan pengendalian terhadap setiap sub-sub pekerjaan dalam hal waktu, urutan pekerjaan, biaya dan performansi.

Kompleksitas Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi (pemasaran, personalia, engineering, produksi, keuangan) karena diperlukan bermacam-macam ketrampilan dan bakat dari berbagai disiplin dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam proyek. Koordinasi antar fungsi organisasi sangat diperlukan untuk kesuksesan proyek sesuai dengan tujuan.

Keunikan Setiap proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dari apa yang sudah pernah dikerjakan sebelumnya. Suatu proyek adalah suatu pekerjaan yang sekali terjadi, tidak pernah terulang dengan persis sama.

Tidak Permanen Proyek adalah aktivitas temporer. Organisasi sementara dibentuk untuk mengelola personalia, material dan fasilitas untuk mencapai tujuan tertentu, biasanya dalam jadwal tertentu, dan sekali tujuan tercapai, oranisasi akan dibubarkan dan akan dibentuk organisasi baru untuk mencapai tujuan yang lain lagi.

Ketidakbiasaan Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen yang tidak pasti dan beresiko. Kegagalan suatu proyek bisa berakibat buruk bagi organisasi.

Siklus Hidup Proyek adalah suatu proses bekerja untuk mencapai suatu tujuan, selama proses proyek akan melewati beberapa fase yang disebut siklus hidup proyek. Tugas-tugas, organisasi, orang dan sumber daya lain akan berubah bila proyek memasuki satu fase baru.

PERENCANAAN PROYEK Didalam proyek, organisasi proyek dibentuk untuk memastikan program yg telah ada tetap berjalan dengan lancar secara kese-harian, sementara proyek baru dapat ber-hasil diselesaikan. Organisasi proyek akan bekerja dengan baik apabila : a. Pekerjaan dpt didefinisikan dgn sasaran dan tenggang waktu spesifik.

b. Pekerjaan tsb unik atau tidak begitu biasa dlm organisasi yg ada. c. Pekerjaan mengandung tugas-tugas kompleks dan saling berhubungan yg membutuhkan keterampilan khusus. d. Proyek bersifat sementara ttp penting bagi organisasi. e. Proyek meliputi hampir semua lini orga- nisasi.

Contoh Organisasi Proyek Presiden SDM Pemasaran Keuangan Perancang Manajemen Kualitas Produksi Proyek No.1 Manajer Proyek Ahli Mekanik Ahli Pengujian Teknisi Proyek No.2 Manajer Proyek Ahli Elektrik Ahli Komputer Teknisi

Tanggung jawab Manajer Proyek : a. Seluruh aktivitas yg perlu diselesaikan dlm urutan yg tepat dan waktu yg tepat. b. Proyek selesai sesuai dgn anggaran c. Proyek memenuhi sasaran kualitas d. Orang-orang yg ditugaskan pd proyek mendapat motivasi, arahan, dan infor- masi yg diperlukan dlm melakukan pekerjaan mereka.

Masalah yang dihadapi manajemen proyek secara personal : a. Tawaran hadiah dari kontraktor b. Tekanan utk mengubah laporan utk menutupi kenyataan penundaan c. Laporan palsu utk biaya per waktu dan pengeluaran d. Tekanan utk mengkompromikan kuali- tas agar memenuhi jadwal bonus atau pinalti.

Masalah besar lainnya : a. Tender palsu b. Kontraktor “penawar rendah” c. Sogokkan d. Menaikkan biaya pengeluaran, menggu- nakan bahan-bahan standar, menurun- kan standar kesehatan/keselamatan, merahasiakan informasi penting. e. Tidak mau mengakui kegagalan proyek pada penutupan proyek.

PENJADWALAN PROYEK Meliputi pengurutan dan pembagian waktu untuk seluruh aktivitas proyek. Manajer memutuskan lamanya setiap aktivitas, menghitung banyaknya orang dan bahan yg diperlukan pada tiap fase produksi, membuat diagram penjadwalan terpisah untuk kebutuhan personil berdasarkan jenis keterampilan. Diagram juga dapat dilihat utk penjadwalan bahan-bahan.

PENGENDALIAN PROYEK Melibatkan pengawasan ketat pada SD, biaya, kualitas, dan anggaran. Pengenda-lian juga berarti penggunaan loop umpan balik utk merevisi rencana proyek dan pe-ngaturan SD kemana mereka paling diper-lukan.

Operasi dan proyek memiliki karakteristik yang sama Dilakukan oleh manusia Dibatasi oleh sumber daya yang terbatas Direncanakan,dilaksanakan dan dikendalikan Operasi VS Proyek Operasi: Berjalan terus dan berulang Tidak akan berhenti, justru diusahakan agar bisnis dapat terus berjalan Proyek: Sementara dan unik Berhenti ketika tujuan proyek tercapai

DINAMIKA DALAM SIKLUS PROYEK Sebelumnya telah disebutkan bahwa proyek berbeda-beda dalam hal kompleksitas, ukuran, dan sumber daya yang diperlukan. Meskipun demikian, setiap proyek memiliki pola tertentu yang merupakan ciri pokok yang melekat dan membedakannya dari kegiatan operasional rutin. Makin besar dan kompleks suatu proyek ciri tersebut makin terlihat. Ciri pokok ini dikenal sebagai dinamika kegiatan sepanjang siklus proyek.

DINAMIKA DALAM SIKLUS PROYEK Dalam siklus proyek, kegiatan-kegiatan berlangsung mulai dari titik awal kemudian meningkat jenis dan intensitasnya sampai ke puncak, turun, dan berakhir. Kegiatan-kegiatan tersebut memerlukan sumber daya yang berupa jam-orang, dana, material atau peralatan. Bila dibuat grafik dengan sumber daya pada sumbu vertikal dan waktu pada sumbu horizontal, maka akan terlihat siklus proyek sebagai garis lengkung dengan titik-titik awal, puncak, dan akhir.

DINAMIKA DALAM SIKLUS PROYEK Disamping turun naiknya intensitas kegiatan, terjadi pula perubahan dalam aspek lain, seperti kualisifikasi tenaga yang diperlukan. Misalnya pada awal proyek diperlukan ahli-ahli perencanaan dan engineering, sedangkan menjelang akhir proyek diperlukan lebih banyak tenaga inspektor di lapangan.

DINAMIKA DALAM SIKLUS PROYEK Berbeda dari kegiatan operasional rutin yang relatif stabil, kegiatan proyek bersifat dinamis, terus berubah-ubah. Untuk mencapai penggunaan sumber daya yang efisien, perlu diusahakan agar tidak terjadi gejolak-gejolak yang tajam. Dengan demikian, seluruh kegiatan dalam siklus proyek merupakan rangkaian yang berkesinambungan menuju sasaran yang telah ditentukan.

PERKEMBANGAN DALAM SIKLUS PROYEK Suatu sistem yang dinamis, seperti halnya proyek, memiliki tahap-tahap perkembangan. Pada masing-masing tahap terdapat kegiatan yang dominan dengan tujuan yang khusus atau spesifik. Sampai saat ini belum ada keseragaman pembagian tahap dalam siklus proyek, baik jumlah maupun teminologi yang dipakai. Hal ini antara lain karena banyaknya macam, ukuran, dan kompleksitas proyek, serta latar belakang tujuan pembagian itu sendiri.

Contoh proyek Mengembangkan suatu produk / jasa yang baru. Melakukan suatu perubahan di dalam organisasi. Merancang suatu kendaraan transportasi yang baru. Mengembangkan atau membuat suatu sistem informasi yang baru atau dimodifikasi. Membangun suatu bangunan atau fasilitas fisik. Menjalani kampanye untuk jabatan politik. Melakukan implementasi pada suatu prosedur atau proses bisnis yang baru.

Contoh proyek Pembangunan jalan, pabrik, dll Pengembangan software Penggabungan dua perusahaan Merencanakan pernikahan, konser. Contoh Operations Management projects : Penerapan supply chain solution software package Penerapan inventory management system baru Penerapan JIT system Perencanaan produk baru Peningkatan kapasitas dengan membangun pabrik baru

Contoh Proyek IT Sebuah tim pengembangan software menambah fitur kecil bagi sebuah aplikasi software internal. Sebuah kampus meningkatkan infrastruktur teknologinya untuk menyediakan akses internet wireless.

Contoh Proyek IT Sebuah jaringan televisi mengembangkan sistem yang memungkinkan pemirsa memilih kontestan dan memberikan umpan balik pada program. ebuah grup pemerintah mengembangkan suatu sistem untuk mendeteksi imunisasi anak.

Proyek dan Rencana Strategis Proyek adalah pengorganisasian kegiatan yang tidak dapat dilaksanakan melalui batasan operasional perusahaan/ organisasi yang normal Sebagai cara organisasi/perusahaan mencapai rencana strategisnya

Tipe Proyek Proyek yang berasal dan klien yang ditawarkan ke suatu konsultan atau kontraktor, dimana sudah jelas macam pekerjaan yang harus ditangani. Dalam kondisi seperti ini biasanya tidak ada proses tender sehingga tidak ada suasana kompetitif dalam perebutan proyek. Banyak sekali proyek seperti ini, khususnya untuk proyek yang nilainya relatif kecil. Ide proyek muncul karena ada tawaran dana dari instansi atau lembaga tertentu. Dengan adanya tawaran itu kita bisa menyusun proposal proyek. Di dalam lembaga pendidikan sering ada tawaran dana penelitian untuk topik tertentu dengan alokasi dana tertentu. Proyek muncul karena adanya tawaran lelang, Di sini suatu konsultan atau kontraktor harus berkompetisi untuk mernenangkan tender. Proses yang harus dilalui biasanya lebih rumit dan panjang. Profesionalitas sangat menentukan keberhasilan dalam tender. Proyek berasal dari dalam perusahaan sendiri.

Apa Itu Manajemen Proyek?

Apa itu Manajemen Proyek? Aktivitas manajemen untuk perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian sumber daya (manusia, peralatan, dan material) untuk memenuhi tujuan proyek dengan batasan tertentu (teknis, biaya, dan waktu Manajemen Proyek adalah penerapan dari pengetahuan, keahlian, alat dan teknik pada suatu aktifitas proyek untuk mendapatkan/ memenuhi kebutuhan dan harapan dari pihak yang terkait dari suatu proyek Terkadang biasa dideskripsikan sebagai pendekatan secara organisasi kepada pihak manajemen terhadap operasi yang sedang berjalan,dimana lebih pantas disebut sebagai management by projects.

Ciri-ciri Manajemen Proyek Mekanisme proyek dalam hubungannya dengan pengelolaan, organisasi dan sumberdaya mempunyai ciri-ciri tertentu sebagai berikut: Seorang manajer proyek memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen, bebas dari rantai komando yang semestinya dari organisasi induk. Manajer proyek adalah pembawa tunggal semua usaha mencapai satu tujuan proyek. Karena setiap proyek memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumberdaya, maka pekerjaan-pekerjaan dalam proyek dikerjakan orang dan berbagai fungsi. Manajer proyek dan tim proyek bertanggungjawab menyatukan orang-orang dan berbagai fungsi/disiplin yang bekerja untuk proyek

Ciri-ciri Manajemen Proyek Manajer proyek menegosiasi secara langsung manajer fungsional (pemasaran, personalia, produksi, keuangan, dan lain‐lain) untuk memberikan dukungan. Proyek akan memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya penyerahan hasil akhir dan kelayakan teknisnya. Sementara unit‐ unit fungsional (dan organisasi induk) harus tetap menjaga kelangsungan organisasi induk untuk mencapai tujuannya. Sebagai konsekuensi terkadang timbul konflik pemakaian sumberdaya antara manajer proyek dan manajer fungsional. Proyek bisa berasal dari bagian yang berbeda dan organisasi induk. Pengembangan produk bisa berasal dan bagian pemasaran sementara penerapan teknologi baru berasal dan R&D.

Manajemen dari sebuah proyek mencakup: Indetifikasi persyaratan Menetapkan tujuan yang jelas dan terjangkau Menyeimbangkan permintaan terhadap kualitas, lingkup, waktu dan biaya Mengadaptasi spesifikasi, rencana dan pendekatan bagi pertimbangan dan ekspektasi dari berbagai pemangku kepentingan

Keuntungan Menggunakan Manajemen Proyek Formal Pengendalian yang lebih baik terhadap finansial,fisik & sumber daya manusia Hubungan pelanggan yang makin baik Waktu pengembangan yang lebih singkat Biaya yang lebih rendah Kualitas yang lebih tinggi dan reliabilitas yang meningkat Batas keuntungan yang lebih tinggi Produktifitas yang meningkat Koordinasi internal yang lebih baik

Kerangka kerja Manajemen Proyek

Kerangka Manajemen Proyek

Kerangka Manajemen Proyek

Kerangka Manajemen Proyek

Kerangka Manajemen Proyek

Kerangka Manajemen Proyek

Kerangka Manajemen Proyek

Stakeholders Proyek Stakeholder adalah orang-orang yang terlibat atau dipengaruhi oleh aktivitas proyek. Stakeholder termasuk : sponsor proyek manajer proyek tim proyek staff pendukung pelanggan pengguna pemasok

9 area pengetahuan manajemen proyek Area pengetahuan harus mendeskripsikan kompetensi kunci yang harus dikembangkan seorang manajer proyek empat pilar area pengetahuan menuntun pada tujuan-tujuan proyek spesifik (scope, waktu, biaya, dan kualitas) empat area pengetahuan yang memfasilitasi adalah alat untuk mencapai tujuan-tujuan proyek (manajemen sumber daya manusia, komunikasi, resiko, dan keadaan) project integration management mempengaruhi dan dipengaruhi oleh 8 area pengetahuan lainnya.

Copyright 2009 John Wiley & Sons, Inc.

Alat dan Teknik dalam Manajemen Proyek Alat bantu dan tehnik manajemen proyek membantu manajer proyek dan timnya dalam berbagai aspek manajemen proyek. Alat bantu dan tehnik spesifik: Carta Proyek, pernyataan lingkup, dan WBS (lingkup). Gantt chart, diagram jaringan, analisis jalur kritis, penjadwalan rantai kritis (waktu). Estimasi biaya dan earned value management (biaya).

Project Portfolio Management banyak organisasi mendukung strategi bisnis baru yaitu manajemen portofolio proyek : organisasi mengelompokkan dan mengatur proyek-proyek sebagai sebuah portofolio investasi yang memberi kontribusi bagi kesuksesan seluruh perusahaan. Manajer portofolio membantu perusahaan membuat keputusan investasi yang baik dengan menganalisis proyek dari sisi strategis.

Faktor Keberhasilan Proyek Dukungan eksekutif Keterlibatan pengguna Manajer proyek berpengalaman Tujuan bisnis yang jelas Lingkup yang diminimalisasi Infrastruktur perangkat lunak standar Kebutuhan dasar yang mantap Metodologi formal Estimasi yang handal Kriteria lain perencanaan yang tepat, staf yang kompeten, dan kepemilikan

Peran Manajer Proyek Deskripsi kerja bervariasi, tapi sebagian besar mencakup tanggung jawab seperti perencanaan, penjadwalan, koordinasi, dan bekerja sama untuk mencapai sasaran proyek. Kebanyakan proyek-proyek sukses dipimpin oleh manajer proyek yang berpengalaman.

Keahlian yang disarankan bagi Manajer Proyek Manajer Proyek memerlukan baik skil/ketrampilan “hard” maupun “soft” hard skills termasuk berbagai pengetahuan produk dan mengetahui bagaimana menggunakan berbagai alat bantu dan teknik manajemen proyek soft skills termasuk dapat bekerja dengan berbagai tipe orang

Keahlian yang disarankan bagi Manajer Proyek Keahlian komunikasi: mendengar, menyakinkan. Keahlian organisasional: merencanakan, menetapkan sasaran, menganalisis. Keahlian membangun tim: menunjukkan empati, memotifasi, mempromosikan semangat kebersamaan. Keahlian memimpin: memberi contoh, membuat visi (gambaran umum), mendelegasikan, positif, enerjik. Keahlian menangani: fleksibel, kreatif, sabar, mantap. Keahlian teknologi: pengalaman, pengetahuan proyek.

Karakteristik Penting bagi Manajer Proyek yang efektif dan tidak efektif Effective Project Managers Ineffective Project Managers kepemimpinan dengan memberi contoh visioner kompeten secara teknis komunikator yang baik motivator yang baik mempertahankan keputusan pada manajemen yang lebih tinggi bila diperlukan mendukung anggota tim mendorong ide-ide baru tidak yakin pada diri sendiri kurang kemampuan teknis komunikator yang buruk motivator yang buruk

Pentingnya Keterampilan Memimpin / Leadership manajer proyek yang efektif memberikan kepemimpinan dengan contoh seorang pemimpin fokus pada target-target jangka panjang dan tujuan-tujuan besar serta memberi inspirasi orang-orang untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. seorang manajer menangani detail hari-ke-hari untuk mencapai target-target yg spesifik. manajer proyek sering mengambil peran baik pemimpin maupun manajer

Project Management Office (PMO) Suatu PMO adalah kelompok organisasi yang bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan fungsi manajemen proyek dalam sebuah organisasi Tujuan yang mungkin adalah: mengumpulkan, mengatur, dan mengintegrasikan data proyek bagi seluruh organisasi. mengembangkan dan mempertahankan template bagi dokumen-dokumen proyek mengembangkan atau mengkoordinasi pelatihan dalam berbagai topik manajemen mengembangkan dan menyediakan jalur karir formal bagi manajer proyek menyediakan jasa konsultasi manajemen proyek menyediakan struktur untuk menampung manajer proyek ketika sedang mengerjakan proyek atau di antara proyek

Project Management Software Enterprise PM software mengintegrasikan informasi dari beberapa proyek untuk memperlihatkan status proyek-proyek yang telah disetujui, aktif, dan akan datang dalam seluruh organisasi. Juga menyediakan link pada informasi yang lebih detail mengenai suatu proyek Banyak manajer suka melihat status dalam warna seperti merah,kuning dan hijau

Project Management Project Project Management Sekumpulan pekerjaan yang saling berhubungan, ditujukan untuk mencapai output tertentu dan membutuhkan waktu. Project Management Aktivitas manajemen untuk perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian sumber daya (manusia, peralatan, dan material) untuk memenuhi tujuan proyek dengan batasan tertentu (teknis, biaya, dan waktu) 3

Project Management Process

Project Planning Menentukan tujuan Mendefinisikan proyek Membuat work breakdown structure Membentuk organisasi proyek © 1995 Corel Corp.

Project Planning – 1. Objectives and Tradeoffs Stay within the budget Meet the Deadline--schedule Due Date! Meet the specifications

Project Planning – 2. Scope Statement Dokumen yang menjelaskan tentang proyek dan hasil yang diharapkan dari suatu proyek. Hasil yang diharapkan : kualitas, waktu, dan biaya.

Project Planning 3. Work Breakdown Structure WBS : merinci project menjadi aktivitas-aktivitas yang dapat dilakukan oleh anggota tim proyek dalam satu hirarki. Hirarki : 1. Project 1.2. Major tasks in the project 1.2.1 Subtasks in the major tasks 1.2.1.1 Activities (work package)

Contoh : Wedding Planning Create guest list Determine maximum number of guests allowable List potential invitees List family members that must be invited List friends and others that would like to invite Rank and then reorder, show cutoff Get addresses for invitees Determine if anyone has moved Any changed names or new spouses/ kids? ….. Site Selection Shortlist potential sites on budget, number of guests to be accommodated and other criteria (Garden for ceremony, contingency space inside, parking?) Determine if there are additional costs (table rental) or discounts associated Catering Easy to organize tasks by precedence within a hierarchy, but harder to account for dependencies outside of order (guest list size 1.1 has effect on site selection task 2.1)

Work Breakdown Structure Program Project 1 Project 2 Task 1.1 Subtask 1.1.1 Work Package 1.1.1.1 Level 1 2 3 4 Task 1.2 Subtask 1.1.2 Work Package 1.1.1.2 4

Project Planning – 4. Project Organization Biasanya bersifat sementara Jika proyek dalam suatu perusahaan, maka tim proyek menggunakan ahli-ahli yang dibutuhkan dari berbagai area perusahaan Dipimpin oleh project manager Koordinasi aktivitas Monitor jadwal dan biaya Dalam struktur organisasi, disebut ‘matrix organization’ Acct. Eng. Mkt. Mgr. © 1995 Corel Corp.

Contoh : Project Organization President Sales Finance Human Resources Engineering Quality Control Production Project Manager Project 1 Physiologist Propulsion Engineer Test Engineer Technician Project Manager Project 2 Psychologist Structural Engineer Inspection Technician Technician

Project Scheduling Menentukan hubungan antar aktivitas © 1995 Corel Corp. J F M A Month Activity Design Build Test PERT Menentukan hubungan antar aktivitas Urutan aktivitas Menentukan waktu dan biaya aktivitas Estimasi kebutuhan material dan pekerja Menentukan aktivitas kritis

Project Scheduling- Tehnik Penjadwalan Proyek Gantt chart Critical Path Method (CPM) Program Evaluation & Review Technique (PERT) © 1984-1994 T/Maker Co.

Gantt Charts Yang pertama dikembangkan dalam perencanaan dan penjadwalan adalah Gantt Chats (Henry L. Gantt, seorang konsultan managerial). Gantt Charts adalah hubungan antara aktivitas dan waktu pengerjaan, dapat melihat aktivitas mana yang harus mulai dulu dan aktivitas mana yang menyusulnya. Copyright 2009 John Wiley & Sons, Inc.

Gantt Charts Proyek Perancangan dan Implementasi SPC Kegiatan Minggu 1 2 3 4 5 6 7 8 Penentuan atribut kualitas yang perlu dikendalikan Mengumpulan data Merancang peta control Sosialisasi rancangan SPC Training operator Uji coba pelaksanaan SPC Implementasi Analisa penyebab cacat Menghitung kemampuan proses Dokumentasi

Gantt Charts Tidak bisa secara eksplisit menunjukkan : Keterkaitan antar aktivitas Bagaimana satu aktivitas berakibat pada aktivitas lain bila waktunya terlambat atau dipercepat  Perlu modofikasi terhadap Gantt Charts  Jaringan kerja (Network)

Project Scheduling- PERT and CPM Membuat jaringan (Network) yang menggambarkan hubungan antar aktivitas dan waktu setiap aktivitas. Dikembangkan tahun 1950an CPM ( Critical Path Method )oleh DuPont untuk pabrik kimia (1957) PERT (Program Evaluation and Review Technique ) oleh Booz, Allen & Hamilton oleh U.S. Navy untuk proyek misil Polaris(1958)

PERT and CPM CPM digunakan apabla taksiran waktu pengerjaan setiap kegiatan dapat diketahui dengan baik. PERTdigunakan pada proyek yang taksiran waktu kegiatan tidak bisa dipastikan. Copyright 2009 John Wiley & Sons, Inc.

PERT and CPM Perbedaan lainnya, dengan berdasarkan statistik, PERT memungkinkan adanya ketidakpastian, misalnya untuk mengukur probabilitas selesainya suatu proyek bila diinginkan proyek selesai dalam suatu waktu tertentu. Untuk tujuan praktis CPM dan PERT dalam pembahasan tidak dibedakan. Copyright 2009 John Wiley & Sons, Inc.

Project Scheduling- Tahapan PERT/CPM Definisikan proyek dan buat WBS Buat hubungan antar aktivitas. Buat network yang menghubungkan semua aktivitas Tentukan estimasi waktu dan/atau biaya untuk setiap aktivitas Hitung waktu jalur terpanjang sepanjang network. (disebut critical path/jalur kritis) Gunakan network untuk membantu perencanaan, penjadwalan, monitor dan kontrol proyek

Project Scheduling- Pertanyaan yang terjawab oleh PERT/CPM Apakah proyek tepat waktu, lebih cepat, atau lebih lambat dari jadwal Apakah proyek over cost atau under cost dari anggaran? Apakah sumber daya cukup untuk menyelesaikan proyek tepat waktu? Jika proyek harus selesai lebih cepat dari jadwal, bagaiman cara mencapainya se-ekonomis mungkin?

Project Control Reports Cost breakdowns detail untuk tiap tugas Total program kerja Distribusi biaya Ringkasan biaya fungsional Biaya bahan baku dan tenaga kerja Laporan penyimpangan Laporan analisis biaya Laporan status pekerjaan

Jaringan Kerja (Network) Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan jaringan kerja (network) : Macam-macam aktivitas yang ada Ketergantungan antar aktivitas, mana yang lebih dahulu diselesaikan mana yang menyusul. Urutan logis dari masing-masing aktivitas. Waktu penyelesaian setiap aktivitas.

Project Network Dua pendekatan yang digunakan untuk menggambarkan diagram jaringan kerja (network): Activity On Node (AON) Kegiatan digambarkan dengan simpul (node) Peristiwa/event diwakili anak panah 2. Activity On Arch (AOA) Aktivitas digambarkan dengan anak panah Kejadian diwakili simpul (node) Anak panah  Aktivitas Simpul  Kejadian Aktivitas A selesai sebelum aktivitas B mulai AOA A B

Project Network Aktifitas semu (dummy) : - Berfungsi sebagi penghubung, tidak membutuhkan sumberdaya maupun waktu penyelesaian. - Diperlukan karena tidak boleh ada dua aktivitas mulai dari simpul yang sama dan berakhir pada simpul yang sama juga. - Digambarkan sebagai anak panah putus-putus Copyright 2009 John Wiley & Sons, Inc.

Project Network Activity-on-node (AON) Dummy Node Arrow nodes menunjukkan aktivitas, sedangkan panah menunjukan hubungan antar aktivitas Dummy Jika terdapat lebih dari satu aktivitas awal atau aktivitas akhir 1 3 2 Arrow Node

Contoh Proyek Pembangunan Rumah Proyek pembangunan rumah memerlukan aktivitas-aktivitas sebagai berikut : Aktivitas Kode Waktu aktivitas (minggu) Aktivitas pendahulu Design house and obtain financing 1 3 - Lay foundation 2 Order and receive material Build house 4 2,3 Select paint 5 Select carpet 6 Finish work 7 4,6

Design house and obtain financing Order and receive materials AON Network 1 3 2 4 5 6 7 Start Design house and obtain financing Order and receive materials Select paint Select carpet Lay foundations Build house Finish work

Node Configuration 1 3 Kode aktivitas Earliest start Earliest finish 3 Latest finish Waktu aktivitas Latest start

Activity Scheduling Forward pass Earliest start time (ES) Mulai dari awal network untuk menentukan waktu aktivitas tercepat (mulai dan selesai) Earliest start time (ES) Waktu tercepat untuk memulai aktivitas ES = (EF maksimum) dari aktivitas-aktivitas pendahulunya. Earliest finish time (EF) Waktu tercepat untuk menyelesaikan aktivitas EF= ES + t ……waktu mulai tercepat ditambah waktu aktivitas

Earliest Activity Start and Finish Times 1 3 2 5 4 6 8 7 9 Start Design house and obtain financing Select paint Lay foundations Select carpet Build house Finish work Order and receive materials

Activity Scheduling (cont.) Latest start time (LS) Waktu paling lambat aktivitas dapat dimulai tanpa menunda waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan LS= LF - t Latest finish time (LF) Waktu paling lambat aktivitas dapat selesai tanpa menunda waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan LF = (minimum LS) dari semua aktivitas yang mengikutinya Backward pass Menentukan waktu paling lambat setiap aktivitas yan dimulai dari akhir network menuju awal network

Latest Activity Start and Finish Times 1 3 2 5 4 6 7 8 9 Start Design house and obtain financing Select paint Lay foundations Select carpet Build house Finish work Order and receive materials

Activity Slack Slack : waktu setiap aktivitas dapat ditunda tanpa memperlambat waktu penyelesaian proyek. Slack = LS - ES = LF - EF * Critical Path 9 8 *7 1 7 6 5 *4 4 3 *2 *1 Slack S EF LF ES LS Activity

Kegiatan Kritis Kegiatan kritis adalah kegiatan yang tidak mempunyai waktu tenggang (S = 0 ES =LS dan EF = LF Lintasan kritis adalah lintasan yang terdiri dari kegitan-kegiatan kritis dan suatu hal yang menjadi perhatian dalam penjadwalan proyek, karena terlambat atau tidaknya proyek tergantung dari terlambat atau tidaknya kegiatan yang berada pada lintasan kritis itu. Copyright 2009 John Wiley & Sons, Inc.

Probabilistic Time Estimates Jika setiap aktivitas tidak memiliki waktu pengerjaan yang pasti (hanya berupa kemungkinan) a = optimistic time estimate (paling optimis) m = most likely time estimate (yang sering terjadi) b = pessimistic time estimate (paling pesimis) Dimana : Mean (expected time): t = a + 4m + b 6 Variance: 2 = b - a 2

Contoh Distribusi Probabilitas : P(time) Time a m t b m = t

Contoh Project Network untuk Penerapan Sistem Baru (dengan Probabilistic Time Estimates) Start Finish 2 3,6,9 3 1,3,5 1 6,8,10 5 2,3,4 6 3,4,5 4 2,4,12 7 2,2,2 8 3,7,11 9 2,4,6 10 1,4,7 11 1,10,13 Equipment installation System development Position recruiting Equipment testing and modification Manual testing Job Training Orientation System training System testing Final debugging System changeover

Activity Time Estimates 1 6 8 10 8 0.44 2 3 6 9 6 1.00 3 1 3 5 3 0.44 4 2 4 12 5 2.78 5 2 3 4 3 0.11 6 3 4 5 4 0.11 7 2 2 2 2 0.00 8 3 7 11 7 1.78 9 2 4 6 4 0.44 10 1 4 7 4 1.00 11 1 10 13 9 4.00 TIME ESTIMATES (WKS) MEAN TIME VARIANCE ACTIVITY a m b t б2

Earliest, Latest, and Slack Start Finish 1 8 9 3 2 5 4 13 16 21 6 7 14 12 10 17 Critical Path : 2-5-8-11 2 6 5 9 3 8 16 7 11 25

Total project variance (variance untuk Jalur Kritis) 2 = б22 + б52 + б82 + б112 = 1.00 + 0.11 + 1.78 + 4.00 = 6.89 weeks Total project variance (variance untuk Jalur Kritis)

Probabilistic Network Analysis Menentukan probabilitas proyek selesai dalam waktu tertentu Dimana :  = tp = rata-rata waktu penyelesaian proyek  = project standard deviation x = waktu penyelesaian yang diinginkan Z = nilai distribusi normal Z = x -  

Normal Distribution of Project Time  = tp Time x Z Probability

Contoh penerapan (1): Berapa probabilitas proyek penerapan sistem baru dapat selesai dalam 30 minggu?  = 25 Time (weeks) x = 30 P(x  30 weeks)  2 = 6.89 weeks  = 6.89  = 2.62 weeks Z = = = 1.91 x -   30 - 25 2.62 Dari tabel distribusi normal, Z score = 1.91 bernilai probability 0.4719. Maka P(x  30 weeks) = 0.4719 + 0.5000 = 0.9719 = 97,19%

Contoh penerapan (2): Berapa probabilitas proyek selesai dalam waktu 22 minggu?  = 25 Time (weeks) x = 22 P(x  22 weeks)  2 = 6.89 weeks  = 6.89  = 2.62 weeks Z = = = -1.14 x -   22 - 25 2.62 Dari tabel distribusi normal, Z score = -1.14 bernilai probability 0.3729. Maka P(x  22 weeks) = 0.5000 - 0.3729 = 0.1271 = 12.71%

Project Crashing Crashing Crash time Crash cost Mengurangi waktu proyek dengan menambahkan sumber daya (yang artinya menambah cost) Crash time Jumlah waktu suatu aktivitas dapat dipercepat Crash cost Biaya untuk mempercepat waktu aktivitas Tujuan : untuk mengurangi durasi proyek se-ekonomis mungkin

Langkah Project Crashing Hitung crash cost per periode waktu : Temukan critical path Jika terdapat 1 critical path, pilih aktivitas dalam jalur ini yang (a) masih bisa dipercepat, dan (b) memiliki crash cost per period terendah. Update semua waktu aktivitas

Project Crashing: Example WAKTU CRASH NORMAL CRASH CRASH COST TIME TIME NORMAL CRASH YG DIMUNGKINKAN /MINGGU ACTIVITY (WEEKS) (WEEKS) COST COST (WEEKS) (dihitung) 1 12 7 $3,000 $5,000 5 $400 2 8 5 2,000 3,500 3 500 3 4 3 4,000 7,000 1 3,000 4 12 9 50,000 71,000 3 7,000 5 4 1 500 1,100 3 200 6 4 1 500 1,100 3 200 7 4 3 15,000 22,000 1 7,000 $75,000 $110,700

Project Network for Building a House 1 12 2 8 4 3 5 6 7

FROM … TO… Project Duration: 36 weeks Project Duration: 31 weeks 12 2 8 3 4 5 6 7 $400 $500 $3000 $7000 $200 $700 Project Duration: 36 weeks FROM … 1 7 2 8 3 4 5 6 $400 $500 $3000 $7000 $200 $700 12 Project Duration: 31 weeks Additional Cost: $2000 TO…

Time-Cost Relationship Biaya crash akan meningkat seiring dengan penurunan durasi proyek Biaya tidak langsung akan meningkat jika durasi proyek lebih lama  Kurangi durasi proyek selama biaya crash masih lebih kecil dari indirect cost

Minimum cost = optimal project time Time-Cost Tradeoff Cost ($) Project duration Crashing Time Minimum cost = optimal project time Total project cost Indirect cost Direct cost

Rangkuman Ketika jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus berkembang, maka manajemen proyek yang baik semakin perlu untuk dipraktekkan. Proyek memiliki beberapa atribut, seperti bersifat unik, sementara dan dikembangkan secara incremental. Sebuah kerangka untuk manajemen proyek termasuk stakeholder, sembilan bidang pengetahuan, tools dan teknik, dan menciptakan portofolio proyek untuk menjamin kesuksesan perusahaan. Manajer proyek yang sukses harus memiliki dan mengembangkan banyak ketrampilan dan memimpin tim mereka melalui contoh. Profesi manajemen proyek terus berkembang ketika lebih banyak orang mempunyai sertifikasi dan lebih banyak tools diciptakan

TERIMA KASIH