Electronic Data Interchange (EDI)

Tujuan Memahami Kerangka Konsep EDI Mengetahui Sejarah Perkembangan EDI Memahami Proses EDI Mampu mengaplikasikan EDI dalam dunia nyata

Topik Bahasan Kerangka Konsep EDI Sejarah EDI Generasi EDI Proses EDI Standar EDI Kelebihan dan Kekurangan EDI Aplikasi EDI Siklus Perencanaan Sistem EDI

Kerangka Konsep EDI adalah proses pertukaran informasi elektronik di antara 2 sistem menggunakan sekumpulan transaksi yang diadopsi dari standar nasional atau internasional untuk fungsi bisnis tertentu EDI adalah pertukaran data antar komputer berupa dokumen bisnis standar, seperti purchase order (PO), informasi produk, invoice, dll.

Sejarah Dikembangkan tahun 1960-an untuk membantu perusahaan agar bisa berinteraksi secara ekonomis dengan mitra 1968, kelompok perusahaan jasa kargo membentuk Transportation Data Coordinating Committee (TDCC) 1979, beberapa kelompok industri diprakarsai oleh Credit Research Foundation (CRF), mengumumkan ANSI dan membentuk Accredited Standard Committee X12 Standard 1987, seluruh dunia menerima standar UN/EDIFACT 1990-an, < 5 % perusahaan yang mengimplementasikan EDI 2000-an, hanya 12 % perusahaan di dunia yang telah mengimplementasikan EDI

Generasi Pertama Print Transcript Re-key Data Receive Transcript Mail Student Information System Recipient’s Student Information System Request Transcript

Generasi Pertama Dokumen berbentuk kertas disiapkan, dikirimkan melalui pos kemudian dibuka, diurutkan, dan ditandai oleh penerima Proses ini membutuhkan banyak SDM Menghasilkan banyak kesalahan selama memproses data Kebanyakan perusahaan sangat tergantung pada telepon

Generasi Kedua HUMAN INTERFACE FAX EMAIL

Generasi Kedua Email, Fax, dan Voice Mail sudah mulai digunakan dalam pertukaran informasi Namun semua perangkat tersebut membutuhkan Intervensi Manusia yang mengakibatkan inefisiensi, kesalahan awal, dan menghabiskan waktu

AUTOMATED BUSINESS CYCLE Generasi Ketiga MACHINE -TO-MACHINE INTEGRATED DATA TRANSFER AUTOMATED BUSINESS CYCLE

Generasi Ketiga Kesepakatan untuk menggunakan format data yang sama menyebabkan penurunan yang signifikan terhadap kesalahan maupun pengeluaran TDCC terbentuk dan sukses diikuti oleh berbagai standar yang lain seperti Uniforms Communication standard (UCS) dan Warehouse Network Standard (WNS)

Transfer Data dengan EDI Print Transcript Re-key Data Receive Transcript U.S. Mail Student Information System EDI Recipient’s Student Information System Request Transcript

Functional Acknowledgment Internet / Jaringan Privat Proses EDI Functional Acknowledgment Dokumen EDI File data EDI Translator Internet / Jaringan Privat Pengirim Penerima Dokumen EDI

Proses (sisi Pengirim) EDI merupakan pengiriman informasi elektronik yang bersifat multi-directional, menggunakan format standar, dan biasanya melibatkan proses-proses berikut : a) Pengirim membuat informasi internal file data untuk dikirimkan b) Kemudian file data dimasukkan ke dalam sebuah program yang dinamakan EDI Translator yang mampu mengubah pesan biasa menjadi pesan standar EDI, dikenal sebagai dokumen EDI c) Dokumen dikirimkan kembali ke penerima melalui Internet atau jaringan privat

Proses (sisi Penerima) Proses akan dibalik ketika dokumen berada di tangan penerima a) Dokumen EDI dimasukkan ke dalam EDI Translator yang bertugas untuk menterjemahkan data dari format EDI ke dalam sebuah file yang dapat disusun atau dipetakan ke dalam komputer penerima b) Selain itu, juga menciptakan functional acknowledgement yang dikirimkan balik ke pengirim. Functional acknowledgement hanya merepresentasikan bukti penerimaan dokumen EDI

Interchange Standards Proses Trading Partners Interchange Standards Value Added Networks Translation Software Telecommunication access - modem Computer System & Applications

Kelebihan Akses cepat terhadap informasi Layanan pelanggan lebih baik Mengurangi pekerjaan memakai kertas Komunikasi lebih baik Produktivitas meningkat Efisiensi biaya Billing akurat Order lebih cepat Mengurangi kesalahan

Kekurangan Perusahaan harus mengeluarkan biaya lebih banyak untuk merekrut dan melatih karyawan Membutuhkan protokol terstruktur yang tinggi Menambahkan biaya keamanan informasi dari akses yang tidak diizinkan Tidak mengizinkan konsumen untuk berkomunikasi atau bertransaksi dengan vendor dengan mudah

Contoh Penerapan Perusahaan secara rutin melakukan review dan menambahkan transaksi EDI baru berdasarkan inisiatif bisnis, kebutuhan pasar , dan rekomendasi mitra bisnis : Administration – katalog produk dan daftar harga Analisis Penjualan – informasi penjualan dan penyimpanan Manajemen PO – order dan acknowledgement Pengiriman Barang – pengiriman dan notifikasi Billing – penagihan Aplikasi Pembayaran – keterlambatan pembayaran

Siklus Perencanaan Sistem EDI Menentukan Kebutuhan Bisnis dan Informasi a) Analisis Lingkungan Bisnis b) Menentukan Ruang Lingkup dan Tujuan c) Analisis Lingkungan Sistem Informasi Mendefinisikan target EDI a) Menentukan Kesempatan EDI b) Mendefinisikan Aplikasi Target EDI Mendefinisikan dan Memilih Strategi EDI a) Mengembangkan Strategi EDI Mengembangkan Rencana Implementasi

Review EDI adalah pertukaran informasi elektronik di antara 2 sistem Kelebihan EDI : Akses cepat, produktivitas meningkat, efisiensi biaya, dan kesalahan berkurang Kekurangan EDI : Perusahaan mengeluarkan budget lebih, protokol harus terstruktur Siklus Perencanaan Sistem EDI : Menentukan kebutuhan bisnis dan informasi Mendefinisikan target Mendefinisikan dan memilih strategi Mengembangkan rencana implementasi