Sejarah Asal mula otomatisasi kantor adalah di awal tahun 1960an,ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan listriknya. Bukti yang nyata pada tahun 1964,IBM memasarkan mesin yang disebut magnetic tape/selection typewriter(MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetic secara otomatis.

Otomatisasi kantor Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien( 1996 ) sebagai system informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi . Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan . 

Tujuan Otomatisasi Kantor 1. Pendapatan yang lebih tinggi versus penghindaran biaya, computer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi computer menunda penabahan pegawai yang diperlukan untuk menanngani beban kerja yang bertambah. 2. Penggabungan dan penerapan teknologi 3. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor 4. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

Manfaat sistem otomatisasi kantor Sistem otomatisasi kantor mampu mengelola data inputan kerja menjadi sebuah laporan dengan waktu yang lebih cepat, efisien serta dapat meminimalisasi kesalahan dalam input atau User error.

Tahapan Penerapan Otomatis Kantor Tradisional; penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktifitas. Terfokus pada penggunaan Word Processing. Transisional; ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer. Transformasional; merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep Information Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT) 

Model Otomatisasi Kantor

Sistem Otomatisasi Kantor Sistem Komunikasi Elektonik  Sistem Kolaborasi Elektronik Sistem Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik Sistem Pengolahan Kantor Sistem Elektronik Formal Sistem Elektronik Informal

Aplikasi Otomatisasi Kantor WORD PROCESSING ELECTRONIC MAIL VOICE MAIL ELECTRONIC CALENDARING AUDIO CONFERENCING VIDEO CONFERENCING COMPUTER CONFERENCING FACSIMILE TRANSMISSION VIDEO TEXT IMAGE STORE AND RETRIEVAL DESKTOP PUBLISHING

Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik. Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan  

Pengguna Aplikasi Kantor Manajer Profesional Pengguna Sekretaris Clerical Employee

Kekurangan perkantoran jika dijalankan secara otomasi Tidak berperasaan Membuat karyawan malas/bergantung kepada mesin dan teknologi ( Semangat rendah ) Lowongan kerja semakin sedikit Membutuhkan biaya yang cukup besar Pengurangan jumlah karyawan Flexibility Resepsionis lebih banyak meluangkan waktu untuk melayani client

Kelebihan perkantoran Menekan biaya fasilitas Menekan biaya peralatan Jaringan Komunikasi formal Menekan penghentian kerja Kontribusi sosial Pekerjaan lebih cepat Lebih mudah dalam hal pencarian kembali

Wasalamu’alaikum