MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA MSDM - SI 404 ANALISIS PEKERJAAN PERTEMUAN KE-2 Arif Yulianto, S.Kom., M.T.I arif@stmik-mdp.net Dikutip dari Rini Aprilia, M.Sc dan M.Said, SE.,M.Si

Analisis Jabatan Pengadaan … ??? Analisis jabatan merupakan alat dari manajemen untuk melaksanakan pengadaan karyawan. Pengadaan … ??? Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM. Pengadaan karyawan merupakan masalah penting, sulit, dan kompleks karena untuk mendapatkan dan menempatkan orang-orang yang kompeten, serasi, serta efektif tidaklah semudah membeli dan menempatkan mesin. Pengadaan karyawan harus didasarkan pada prinsip apa baru siapa.

Kalau pengadaan karyawan berdasarkan SIAPA APA artinya kita harus terlebih dahulu menempatkan pekerjaan-pekerjaannya berdasarkan uraian pekerjaan. SIAPA artinya kita baru mencari orang-orang yang tepat untuk menduduki jabatan tersebut berdasarkan spesifikasi pekerjaan. Kalau pengadaan karyawan berdasarkan SIAPA kemudian APA, akan menimbulkan mismanajemen dalam penempatannya. Untuk mendapatkan karyawan yang tepat, kompeten dan efektif, kita harus melakukan : Analisis Jabatan

Analisis Pekerjaan (Job Analysis) Prosedur untuk menetapkan tugas dan keterampilan yang dibutuhkan sebuah pekerjaan dan juga tipe orang yang tepat untuk pekerjaan tersebut Menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan

Analisis Pekerjaan (Job Analysis) Pengertian Analisis Jabatan Langkah-langkah analisis Jabatan Penggunaan Informasi analisis Jabatan Uraian pekerjaan (Job description) Spesifikasi pekerjaan (Job spesification) Evaluasi pekerjaan (Job evaluation) Contoh uraian dan spesifikasi pekerjaan

Pengertian Analisis Jabatan “ Menganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan” “ Informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam Suatu perusahaan agar tujuan tercapai”

Langkah-langkah Analisis Jabatan Menentukan penggunaan hasil informasi analisis jabatan. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang. Menyeleksi muwakal (orang yg akan diserahi) jabatan yg akan dianalisis. Mengumpulkan informasi analisis jabatan Meninjau informasi dengan pihak-pihak yg berkepentingan Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan.

Penggunaan Informasi Analisis Jabatan Analisis jabatan selain menghasilkan Job Description, Job Specification, dan Job Evaluation juga berguna untuk hal-hal berikut : Perekrutan dan Seleksi (Recruitmet and Selection) Penyederhanaan Pekerjaan (Work Simplification) Kompensasi (Compensation) Penempatan (Placement) Peramalan dan Perekrutan Evaluasi Jabatan Orientasi karyawan baru Penilaian Prestasi Kerja Latihan (Training) Promosi dan Pemindahan Organisasi Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichment)

Pekerjaan: Dianalisis, Dideskripsikan, dan disediakan spesifikasinya Menentukan tugas-tugas dan pekerjaan dan keterampilan yang dibutuhkan Membuat list tugas, tanggung jawab, pelaporan, kondisi kerja, supervisi jabatan/pekerjaan. Syarat-syarat manusianya (Human Requirements)

Informasi apa yang dikumpulkan ? Aktivitas-aktivitas Kerja Membersihkan Menjual Mengajar Bagaimana, mengapa, dan kapan aktivitas dikerjakan Perilaku Manusia Berpikir/berperasaan Berkomunikasi Memutuskan Menulis Tuntutan pekerjaan

Informasi apa yang dikumpulkan ? Mesin, alat, peralatan, dan alat bantu kerja Produk-produk dibuat Bahan-bahan diproses Pengetahuan Jasa/pelayanan Standar Prestasi Kerja/Kinerja Konteks pekerjaan Kondisi kerja Jadwal Konteks organisasional Konteks sosial Persyaratan Manusianya (Human Requirements)

Informasi apa yang dikumpulkan ? Persyaratan Manusianya (Human Requirements) Pengetahuan dan keterampilan yang berkaitan dengan pekerjaan Pendidikan Pelatihan Pengalaman kerja Atribut-atribut personal Kecerdasan Karakteristik fisik Kepribadian Ketertarikan/keinginan

Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan

Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan Rekrutmen dan Seleksi Analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang apa pekerjaan yang dilakukan dan karakteristik manusia yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut, membantu manajemen memfokuskan siapa yang dipilih untuk direkrut dan dipekerjakan. Kompensasi Analisis pekerjaan menyediakan informasi untuk menentukan nilai setiap pekerjaan—dan kelas yang tepat bagi tiap pekerjaan tersebut. Nilai pekerjaan, gaji, bonus

Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan Penilaian Kinerja Manajer menggunakan analisis pekerjaan untuk menentukan aktivitas khusus pekerjaan dan standar kinerja dari pekerjaan tersebut. Pelatihan Deskripsi pekerjaan memperhatikan aktivitas dan keterampilan—dan oleh karenanya juga pelatihan—yang dibutuhkan. Pemantauan Pelaksanaan Pekerjaan Membantu menemukan tugas yang belum ditetapkan

Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan Evaluasi Jabatan Informasi analisis jabatan memberikan pemahaman yg jelas mengenai berat/ringannya pekerjaan, besar kecilnya resiko yg dihadapi pekerja, sulit/mudahnya mendapatkan personil. Dengan demikian perusahaaan dapat menetapkan gaji pada posisi jabatan tersebut. Promosi dan Pemindahan Informasi analisis jabatan akan digunakan untuk membantu menentukan promosi ataupun pemindahan karyawan. Organisasi Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis jabatan seringkali memberikan petunjuk bahwa organisasi yg ada perlu diperbaiki.

Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan Pemerkayaan Pekerjaan Informasi analisis jabatan dapat dipergunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu. Penyederhanaan Pekerjaan Informasi analisis jabatan digunakan juga untuk penyederhanaan atau spesialisasi pekerjaan. Dengan perkembangan perusahaan dan spesifikasi yg mendalam mengakibatkan pekerjaan-pekerjaan yg harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi. Penempatan Informasi analisis jabatan digunakan untuk menempatkan para karyawan pada pekerjaan-pekrjaan yg sesuai dengan keterampilannya agar mereka bekerja secara efektif.

Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan Peramalan dan Perekrutan Informasi analisis jabatan digunakan untuk peramalan dan perekrutan tenaga kerja yg akan dibutuhkan perusahaan. Orientasi dan Induksi Informasi analisis jabatan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi karyawan baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya, menginduksi dan lainnya.

Metoda Mengumpulkan Informasi Analisis Pekerjaan Interview (wawancara) Kuesioner Observasi (Pengamatan) Buku harian pastisipan Teknik-teknik kuantitatif Berbagai sumber informasi Usaha kerja sama antara ahli SDM (MSDM, analis pekerjaan, atau konsultan), pekerja, dan supervisor “SME’s” (Subject Matter Experts)—kebanyakan yang memegang jabatan/pekerjaan dengan menggunakan kuesioner dan interview

Wawancara Wawancara banyak digunakan: Wawancara individual dengan tiap-tiap karyawan Wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang memiliki pekerjaan yang sama Wawancara supervisor dengan satu atau lebih supervisor yang mengetahui pekerjaan

Contoh Pertanyaan dalam Wawancara Apa pekerjaan yang dilakukan ? Apa tugas utama pada posisi anda ? Apa sebenarnya yang anda lakukan ? Di lokasi fisik seperti apa anda bekerja ? Apa syarat pendidikan, pengalaman, keterampilan, dan (jika diperlukan), sertifikat atau lisensi yang dibutuhkan ? Pada aktivitas apa anda berpartisipasi ? Apa tanggung jawab dan tugas-tugas dalam pekerjaan anda ?

Contoh Pertanyaan dalam Wawancara Apa pertanggung jawaban dasar atau standar kinerja dari pekerjaan anda ? Apa tanggung jawab anda ? Kondisi atau likngkungan kerja apa yang dibutuhkan pada pekerjaan anda ? Apa tuntutan fisik pekerjaan anda ? Tuntutan emosi dan mental ? Kondisi kesehatan dan keamanan apa yang dibutuhkan ? Apakah anda dihadapkan pada kondisi beresiko atau kondisi tidak seperti biasa atau umumnya ?

Petunjuk Wawancara Analis pekerjaan dan supervisor perlu mengindentifikasikan pekerja yang mengetahui dengan baik dan objektif. Membangun hubungan dengan yang diwawancarai. Mengikuti petunjuk atau daftar (checklist) yang terstruktur Meminta pekerja untuk menulis tugas-tugas sesuai dengan urutan pentingnya dan frekuensi kejadiannya. Meninjau dan menguji data

Pengamatan (Observasi) Observasi mungkin dikombinasikan dengan wawancara Buat catatan yang lengkap Berbicara dengan orang yang diobservasi—jelaskan apa yang terjadi dan mengapa Tanyakan berbagai pertanyaan

Diari dan Buku Harian (Logs) Menghabiskan waktu Laporan diri Mengingatkan apa yang dikerjakan terlebih dahulu

Teknik-teknik Kuantitatif Analisis Pekerjaan Kuesioner Analisis Posisi Digunakan untuk mengumpulkan data yang dapat dikuantifikasikan berkaitan dengan tugas-tugas dan tanggung jawab dari berbagai macam pekerjaan. Analisis Jabatan Fungsional Metoda yang mengklasifikan dan membandingkan setiap jenis pekerjaan, tetapi instruksi, alasan pertimbangan dan kemampuan matematik dan verbal adalah penting untuk melaksanakan tugas pekerjaan.

Menulis Deskripsi Pekerjaan/ Jabatan Suatu peryataan tertulis tentang apa yang sesungguhnya dilakukan oleh pemegang pekerjaan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi apakah pekerjaan itu dijalankan. Informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi

Menulis Deskripsi Pekerjaan/ Jabatan Tidak ada format standar, tetapi kebanyakan uraian memuat bagian-bagian tentang: Identifikasi pekerjaan Ringkasan pekerjaan Hubungan pekerjaan, tanggung jawab, dan kewajiban Tanggung jawab dan tugas pemegang pekerjaan Standar kinerja Kondisi kerja dan lingkungan fisik

Identifikasi Pekerjaan/Jabatan Judul Tanggal Disetujui Supervisor’s Tittle Gaji (Salary) Grade Level

Tanggung Jawab dan Tugas Misal: Menetapkan tujuan pemasaran untuk mencapai pangsa pasar Memelihara keseimbangan dan mengawasi persediaan Menentukan batas wewenang pemegang pekerjaan/jabatan Wewenang pembelian Kedisiplinan Wawancara dan penggunaan tenaga kerja

Menulis Spesifikasi Pekerjaan/ Jabatan Menunjukkan orang macam apakah yang direkrut dan dalam kualitas apakah orang tersebut hendaknya diuji. uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan suatu jabatan/pekerjaan dengan baik dan kompeten Spesialisasi untuk karyawan terlatih vs tidak terlatih Spesialisasi pekerjaan berdasar judgment Kebanyakan spesifikasi pekerjaan datang dari perkiraan orang yang terdidik, seperti supervisor dan manajer SDM Prosedur dasar adalah dengan bertanya “apa yang harus dimiliki (dalam hal pendidikan, kemampuan intelegensi, pelatihan, dan lainnya) untuk melakukan pekerjaan dengan baik ? Spesifikasi pekerjaan menggunakan analisis statistik

Isi Spesifikasi Pekerjaan/Jabatan Tingkat pendidikan pekerja Jenis kelamin pekerja Keadaan fisik pekerja Pengetahuan dan Kecakapan kerja Batas umur pekerja Nikah atau belum Minat pekerja Emosi dan temparamen pekerja Pengalaman pekerja

Statistik dan Analisis Pekerjaan Tujuan untuk menentukan secara statistik hubungan antara beberapa prediktor atau sifat manusia, seperti tinggi, intelgensi, atau keterampilan jari, dan beberapa indikator atau kriteria keefektifan kerja, seperti prestasi kerja seperti apa yang dinilai oleh supervisor. Prosedurnya memiliki lima langkah: Menganalisis pekerjaan Menyeleksi sifat-sifat personal Test Mengukur prestasi kerja berikutnya Menganalisis secara sistematis hubungan antara sifat dan prestasi kerja

Job Evaluation Menilai berat atau ringan, mudah atau sukar, besar atau kecil resiko pekerjaan dan memberikan nama, rangking, serta harga atau gaji suatu jabatan. Bila pekerjaan berat, sukar, berisiko besr, dan rangking jabatan semakin tinggi maka harga atau gaji semakin besar. Sebaliknya, bila pekerjaan mudah, ringan, resiko kecil, tanggung jawab kecil, dan rangking jabatan rendah, makagaji jabatannya semakin kecil.

PERUSAHAAN CV. METRO DATA PRATAMA Spesifikasi Pekerjaan Nama Jabatan : Kepala Bagian Komputer Kode Jabatan : R-239 Tanggal : 12 September 2005 Penyusun : Ir. Chacha Maricha Heihei Departemen : Divisi Administrasi Lokasi : Palembang PERSYARATAN PEKERJAAN : Pendidikan : Akademi Komputer ; menguasai komputer Pengalaman : 3 Tahun bekerja di bidang komputer Persyaratan Fisik : Kesehatan baik untuk melakukan pekerjaan dan mempunyai stamina serta daya tahan cukup kuat untuk melaksanakan tugas berat Persyaratan Mental:Jujur, inisiatif dan kreatif , dapat mengambil keputusan dengan cepat; mampu menganalisis…… Supervisi : Rentang kendali 3-9 orang lulusan SMA. Mampu berkomunikasi efektif lisan dan tertulis, vertikal dan horizontal dalam perusahaan Kondisi Kerja : baik, 75% duduk di kursi yang nyaman, tenang dan dalam ruang AC

PERUSAHAAN “BANGBANGTUT” Uraian Pekerjaan Nama Jabatan : Manajer Latihan & Pengembangan Kode Jabatan : A-25537 Dep. : Personalia Tanggal : 12 September 2004 Lokasi : Kantor Pusat Penyusun : Siti Tergeli Fungsi : Di bawah supervisi umum direktur personalia, mengembangkan- menyelenggarakan dan mengevaluasi program2 latihan on the job & off the job. Bertindak sbg penasesat bagi manajemen operasional dalam pelaksanaan latihan. Tugas-Tugas : Bekerjasama dg para anggota manajemen lainnya menentukan kebutuhan latihan. 2. Dengan persetujuan direktur mengembangkan struktur program latihan 3. Menentukan metoda latihan, 4. dll

Wewenang : Menentukan struktur dan para pelaksana program latihan Menentukan jadwal latihan, dll Tanggung Jawab : Bertanggung-jawab atas kelancaran pelaksanaan latihan Bertanggung-jawab atas biaya-biaya latihan yang dikeluarkan Hubungan Lini : Atasan langsung : Direktur Personalia Bawahan langsung : Para pelatih, Kepala Bagian Administrasi Latihan. Kondisi Kerja : Bekerja di kantor yang nyaman. Waktu kerja mulai jam 8.00 pagi sampai 16.00 Sore kecuali bila memberikan latihan dan melakukan perjalanan (tiga hari per bulan)