PENGELOLAAN INFORMASI DALAM BISNIS By : Netti Tinaprilla Mk. Dasar-dasar Bisnis Departemen Agribisnis FEM IPB Buku: Understanding Business

Peranan Teknologi Informasi Dewasa ini, semakin disadari pentingnya mengelola arus informasi yang baik antara sesama karyawan, pebisnis, konsumen dll melalui peralatan teknologi terbaru, misalnya dengan internet Pebisnis yang masih menggunakan cara komunikasi lama tidak akan mampu bersaing dengan pesaing yang menggunakan teknologi informasi terbaru

Sejarah Teknologi Informasi dalam Bisnis 1970an Data Processing (DP): teknologi yang digunakan untuk mendukung bisnis yang sudah ada DP digunakan untuk meningkatkan arus informasi keuangan, DP disimpan di belakang dan jarang berkontak dengan pelanggan 1980an Information System (IS): teknologi yang membantu perusahaan melakukan bisnis IS tidak lagi disimpan di belakang, pelanggan melakukan interaksi dengan IS (misalnya ATM, voice mail) 1990an: Information Technology: teknologi yang membantu perusahaan merubah bisnis dengan mengaplikasikan metode baru dalam melakukan bisnis Pebisnis menggunakan teknologi baru dengan cara baru

Cara IT Merubah Bisnis Pada praktek bisnis dahulu, waktu dan tempat menjadi hal pokok dalam berbisnis contoh: orang pergi ke kantor sepanjang hari untuk bekerja, orang harus ke pusat perbelanjaan untuk membeli barang, orang harus ke bank untuk melakukan transaksi keuangan. Intinya Pebisnis memutuskan kapan dan dimana akan melalukan bisnis Sekarang IT telah memudahkan pebisnis menghantarkan barang dan jasa kepada konsumen, kapanpun dan dimanapun konsumen membutuhkan contoh: orang berbelanja melalui internet atau home shopping melalui telepon

Contoh aktivitas bisnis dengan IT Telemarketing Cybermarketing ATM, phonebanking, internetbanking Flexitime, flexiplace  fax, email Teleconference negotiation Saham : Floor trading  internet trading TOEFL test : paper based  computer based

IT telah menghilangkan batas waktu dan lokasi sehingga membuat organisasi dan jasa menjadi tidak tergantung pada lokasi Dunia sekarang memasuki era virtual (virtualization) yaitu akses melalui teknologi yang memungkinkan bisnis tidak tergantung pada lokasi Bisnis tidak lagi membutuhkan tempat secara fisik, asalkan bisa memiliki akses melalui teknologi

Knowledge Technology (KT) Pada pertengahan 1990an, mulai dikenal adanya KT Knowledge diartikan sebagai informasi dengan tambahan kecerdasan yang cukup untuk membuat informasi tersebut relevan dan berguna KT adalah teknologi yang menambahkan unsur kecerdasan yang akan menyaring informasi yang berguna dan menggunakannya pada saat dibutuhkan KT akan menghemat waktu karena orang akan menerima data yang diperlukan saja sehingga waktu lebih difokuskan pada pengambilan keputusan

Information Highway IH adalah teknologi komunikasi yang memungkinkan penggunanya mengirim dan menerima data digital dalam jumlah yang besar

Internet Internet adalah sambungan antara jaringan-jaringan komputer yang ter-interkoneksi di seluruh dunia Internet tidak dimiliki oleh satu orang, tidak terpusat di satu komputer pusat, dan tidak memiliki manajer Aktifitas yang biasa dilakukan: Surat elektronik Kolaborasi Pertemuan informasi Direct marketing

Mengelola Informasi Informasi dibutuhkan untuk membantu pengambilan keputusan Namun tidak semua informasi dibutuhkan, informasi yang dibutuhkan harus memenuhi 4 karakteristik,yaitu: Kualitas: informasi harus akurat dan dapat dipercaya (accurate and reliable) Lengkap: data harus tersedia dengan cukup dan lengkap, tidak kurang tidak lebih Cepat: informasi harus tersedia dalam waktu yang sesingkat mungkin agar dapat dengan segera ditanggapi Relevan: informasi harus tersedia sesuai dengan kebutuhan pemakainya

Hardware Hardware adalah perangkas keras yang digunakan dalam IT, misalnya computer, pager, hand phone, printer, mesin fax dll Sistem jaringan komputer (networking computing system): sistem komputer yang memungkinkan komputer pribadi (klien) untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dari database yang besar di komputer pusat (server) Jaringan ini akan menghubungkan orang dengan orang dan orang dengan data

Kegunaan Network Menghemat waktu dan uang Pekerjaan menjadi lebih cepat, produktifitas meningkat dan biaya komunikasi lebih murah Memudahkan link yang mudah diantara batas fungsi. Bila menghadapi suatu masalah terkait dengan fungsi kerja, maka dapat memanfaatkan network untuk mencari pemecahannya Perusahaan dapat melihat produknya dengan lebih jelas. Network menyimpan seluruh data mentah yang sangat lengkap dalam bentuk database yang dapat diakses oleh siapa saja sesuai kebutuhannya

Software Software komputer (biasa juga disebut program) berisi instruksi yang memungkinkan user memberitahu komputer apa yang harus dilakukan Software jumlahnya sangat banyak, dipilih berdasarkan kebutuhan user

Kegunaan dari Software yang sering digunakan Pebisnis: Menulis (word processing) Mengolah angka (spreadsheets): tabel yang terdiri dari baris dan kolom yang memungkinkan pebisnis mengelola data Database: software komputer yang memungkinkan user memasukkan dan memanipulasi informasi dalam bentuk daftar (misal daftar nama, alamat, persediaan dll) Membuat grafik dan bentuk presentasi infomasi secara visual Berkomunikasi

Pengaruh IT terhadap Manajemen Penggunaan IT dalam bisnis akan memberikan pengaruh positif terhadap manajemen, diantaranya: Organisasi perusahaan menjadi lebih ramping. Kehadiran IT dapat mengganti beberapa fungsi dalam perusahaan terutama fungsi middle management, perusahaan akan memperkerjakan karyawan yang lebih sedikit sehingga kerja lebih efektif, perusahaan juga menjadi lebih fleksibel Perusahaan bisa mempersilahkan karyawan bekerja di rumah, menyesaikan pekerjaan dari rumah melalui fasilitas telecommuting Mengurangi tingkat stress karyawan bahkan memotivasi karyawan karena bisa bekerja di rumah dengan suasana yang lebih rileks

Pengaruh negatif IT, diantaranya: Adanya hacker: orang yang masuk ke dalam sistem komputer untuk tujuan yang ilegal, misalnya membobol rekening bank orang lain Masalah privasi, orang dapat dengan mudah mengambil data personal milik orang lain Masalah fisik dan kesehatan user (misalnya masalah persendian, dan mata) Perusahaan menjadi terlalu impersonal dan mekanik, dan kurangnya interaksi antar karyawan sehingga kurangnya antusias dan semangat kebersamaan tim Perusahaan terancam terkena pelanggaran hukum bila mengirimkan data yang belum diedit ke jaringan komputer, yang merugikan pihak lain.

Terima Kasih