Irman Hariman, MT. LPKIA Lecture - Sessi 10 - PELAKSANAAN MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK 2 Irman Hariman, MT. LPKIA Lecture - Sessi 10 -

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK BAHASAN PERENCANAAN PROYEK MEMULAI PROYEK LAHIRNYA PROYEK WAKTU FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK (SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan modifikasi) PIRANTI & TEKNIK MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK MANAJM CAKUPAN PROYEK WAKTU BIAYA MUTU SDM RESIKO KEBU-TUHAN HARAP-AN STAKE-HOLDER BERHASIL KOMUNI- KASI PEMBE- LIAN BAHASAN FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

Proses-proses dalam manajemen Komunikasi proyek 1 Perencanaan komunikasi KLP PROSES PERENCANAAN 2 Pendistribusian informasi KLP PROSES PELAKSANAAN 3 Pelaporan kinerja KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN 4 Mengelola stakeholder FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

Proses DISTRIBUSI INFORMASI Pengertian umum: Kegiatan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi stakeholder dengan tepat waktu Dalam melakukan pendistribusian informasi perlu memperhatikan MASUKAN antara lain: Rencana manajemen komunikasi (bisa berupa tabel semacam analisis komunikasi, tetapi disajikan urut tanggal) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

Piranti & Teknik DISTRIBUSI INFORMASI Ketrampilan berkomunikasi Sistem pengambilan (retrieve) informasi Metode-metode distribusi informasi Proses-proses sesuai pengalaman FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

1 Ketrampilan berkomunikasi Distribusi informasi 1 Ketrampilan berkomunikasi Pengirim informasi punya tanggung jawab tentang: Kejelasan Tidak membingungkan Lengkap Penerima informasi punya tanggung jawab dalam: Memastikan bahwa informasi difahami dg benar 2 Sistem pengambilan informasi : Sistem yang memfasilitasi penggunaan informasi secara bersama. Contoh: sistem file manual; basisdata teks; P/L manajemen proyek; sistem penyimpanan gambar FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

3. Sistem distribusi informasi, misalnya: Pertemuan/rapat; Distribusi dokumen fisik; Akses ke basisdata lewat jaringan; Fax; E-mail; Voice mail; Video conferencing FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

Hasil DISTRIBUSI INFORMASI Aset proses organisasional, berupa: Pengalaman Rekaman proyek Laporan proyek Presentasi Umpan balik dari stakeholder Informasi untuk stakeholder 2. Permintaan perubahan : Permintaan ini yang mendasari perubahan rencana komunikasi FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

PELAKSANAAN MANAJEMEN PEMBELIAN PROYEK PERTEMUAN – 10/2 PELAKSANAAN MANAJEMEN PEMBELIAN PROYEK FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

Proses-proses dalam Manajemen Pembelian Proyek 1 Perencanaan pembelian & penerimaan KLP PROSES PERENCANAAN 2 Perencanaan kontrak 3 Penawaran KLP PROSES PELAKSANAAN 4 Seleksi KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN 5 Administrasi kontrak 6 Penutupan (akhir) kontrak KLP PROSES PENUTUPAN PROYEK FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

Proses PENAWARAN Penawaran menyangkut mendapatkan informasi berupa penawaran dan usulan dari pemasok prospektif yang memuat bagaimana kebutuhan proyek dapat dipenuhi. Biaya untuk proses ini dikeluarkan oleh penawar. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

Masukan PENAWARAN Aset proses organisasional: Contoh: Daftar pemasok prospektif dan yang pernah lolos seleksi beserta prestasinya. Ini merupakan calon yang akan dikirimi penawaran Rencana manajemen pembelian: menjelaskan bagaimana pembelian akan dilakukan. Memuat a.l. tentang tipe kontrak; evaluator; dokumen standar proposal/penawaran; teknik evaluasi; jadwal pembelian; dll Dokumen pembelian: Dokumen lelang (tender) yang memuat ketentuan mengikuti pelelangan; Format permintaan penawaran harga. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

Piranti & Teknik PENAWARAN Pertemuan penjelasan lelang : Dihadiri calon pemasok yang berhak memasukkan penawaran Advertensi Menyusun daftar pemasok yang memenuhi syarat: Sering kali diambilkan dari daftar yang dimiliki perusahaan berdasarkan penyaringan dulu. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

Hasil PENAWARAN Daftar pemasok yang lolos pra kualifikasi: Pemasok inilah yang berhak memasukkan penawaran Paket dokumen pembelian: Disiapkan oleh proyek dan diserahkan pada penawar yang berhak. Memuat Kerangka Acuan Kerja (TOR=term of reference) dan Rencana Kerja dan Syarat. Dokumen ini menjadi acuan penulisan proposal Usulan (proposal): Disiapkan oleh pemasok, disusun sesuai ketentuan dalam dokumen pembelian. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

Proses SELEKSI Pemilihan pemasok menyangkut kegiatan: penerimaan penawaran atau proposal, dan penerapan kriteria evaluasi untuk memilih penawar. Umumnya proses ini tidak langsung selesai: HARGA: yang murah belum tentu jaminan biaya terkecil, misalnya bila waktu yang diperlukan lebih panjang. PROPOSAL: Umumnya dibagi atas teknis dan komersial, yang masing-masing dievaluasi terpisah. Untuk barang yang sifatnya kritis, ada baiknya dipilih dua sumber. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

Masukan SELEKSI Aset proses organisasional : memuat kebijakan umum dalam evaluasi proposal Rencana manajemen pembelian Kriteria evaluasi: dapat mencakup contoh produk pemasok, masukan dari perusahaan yang pernah menggunakan, dll Paket dokumen pembelian: pada paket ini dimuat kriteria evaluasi Proposal. Daftar pemasok yang masuk kualifikasi Rencana manajemen proyek: Berisi a.l. rencana-rencana parsial yang sudah dibuat FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

Piranti & Teknik SELEKSI Sistem pembobotan: masing-masing komponen yang dinilai diberi bobot sesuai pentingnya komponen tersebut Estimasi-estimasi yang independen, seperti HPS (harga perkiraan sendiri) Sistem penyaringan: Ada persyaratan minimal tentang satu atau beberapa hal yang bila tidak dipenuhi akan menggagalkan pemasok Negosiasi kontrak: dilaksanakan dalam penyusunan kontrak antara proyek dengan pemasok FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

Piranti & Teknik SELEKSI Sistem ‘rating’ bagi pemasok: Rating ini menggunakan kinerja pemasok di masa lalu, seperti dalam hal mutu, jadwal penyerahan pekerjaan, ketaatan terhadap kontrak, dll Pertimbangan ahli Teknik-teknik evaluasi proposal : Berbagai teknik evaluasi bisa diterapkan, obyektif maupun dikombinasikan dengan subyektif sesuai pendapat ahli. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

Hasil SELEKSI Pemasok terpilih Kontrak Rencana manajemen kontrak, memuat: kegiatan-kegiatan administrasi kontrak selama masa kontrak Ketersediaan sumber daya Rencana manajemen pembelian (terevisi) Permintaan perubahan FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

Berupa PO atau dokumen yang lengkap, Memuat: Kontrak: Berupa PO atau dokumen yang lengkap, Memuat: Judul SOW Jadwal Periode pelaporan Kinerja Peran & tanggung jawab Harga & pembayaran Penyesuaian thd inflasi Kriteria penerimaan Jaminan Dukungan thd produk Batas pertanggung jawaban Nilai kontrak Nilai tanggungan Penalti Insentif Asuransi Performance bonds Persetujuan ttg subkontraktor Penanganan perubahan Mekanisme penyelesaian masalah. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS

SEKIAN FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF015 - 3 SKS