Pengelolaan Struktur Organisasi dan Tugas

IKHTISAR Bagaimana mengelompokkan tugas/pekerjaan yang memotivasi dan memuaskan karyawan Mengapa perlu melakukan sentralisasi atau desentralisasi otoritas. Tipe-tipe struktur organisasi yang dapat Manajer rancang dan mengapa mereka memilih satu dari pada yang lainnya. Mengapa Manajer perlu mengkoordinasikan dan mengintegrasikan pekerjaan, fungsi, dan divisi sebagai sebuah organisasi yang tumbuh. Mengapa manajer menggunakan aliansi strategis dan networks untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas tanpa menambah struktur dan biaya.

MENGAPA MEMPELAJARI STRUKTUR Manajer harus memungkinkan sumber daya manusia menyelesaikan pekerjaannyadengan cara yang paling efisien dan efektif dengan mengambil struktur yang paling cocok dengan sumber daya internal dan lingkungan eksternal (SWOT: look in, look out).

Struktur organisasi Struktur, sistem kontrol, budaya dan manajemen sumber daya manusia merupakan sistem yang secara bersama-sama menentukan bagaimana efisien dan efektif-nya sebuah organisasi menggunakan sumber daya-nya.

Merancang struktur organisasi Organizing – Pengaturan Proses dimana manajer memilih sebuah jenis struktur tertentu yang membangun hubungan kerja di antara karyawan untuk mencapai target/tujuan. Organizational Structure  Struktur Organisasi Sistem formal hubungan kerja dan pelaporan yang menunjukkan bagaimana pekerja menggunakan sumber daya.

FAKTOR-FAKTOR PENGARUH Organizational Strategy Organizational Environment Determine the design of organizational strucutre Technology Human Resources

Perancangan pekerjaan Job Design  Rancangan Pekerjaan Proses dimana manajer memutuskan bagaimana membagi pekerjaan ke dalam pekerjaan khusus/spesifik. Divisi pekerja yang bersesuaian dihasilkan dalam kondisi kerja yang efektif dan efisien. Job Simplification  Penyederhanaan Pekerjaan Proses pengurangan tugas dari pekerja yang menjalankannya. Terlalu banyak penyederhanaan dapat menyebabkan kejenuhan.

Perancangan pekerjaan Job Enlargement Peningkatan jumlah tugas dalam pekerjaan untuk mengurangi kejenuhan. Job Enrichment Peningkatan kedalama (depth) atau keluasan (breadth) tanggung jawab pekerja yang meningkatkan keterlibatannya..

Job Characteristics Model JR Hackman dan GR Oldham

The job characteristics model Psychological State Outcomes Experienced meaningfulness of work Skill Variety Task Identity Task Significance Experienced responsibility for work outcomes High motivation High Performance High Satisfaction Autonomy Knowlegde of results of work Feedback

Pengelompokan pekerjaan kepada fungsi Functional Structure  Struktur Fungsional Struktur organisasi yang terdiri dari seluruh departemen yang diperlukan organisasi untuk menghasilkan barang atau jasa. Kelebihan Mendorong pembelajaran dari orang lain yang mengerjakan tugas yang mirip. Mudah bagi manajer untuk memantau dan mengevaluasi pekerjaan. Kerugian Sulit untuk departemen untuk berkomunikasi dengan yang lainnya (chimneys) Terlalu sibuk dengan departemen-nya dan kehilangan arahan ke targe organisasi Memerlukan corporate plan menyatu dan cross-departmental teams untuk mendobrak tembok penghalang

Divisional Structures Divisional Structure  Struktur Divisi Struktur organisasi yang terdiri dari masing-masing unit bisnis terpisah yang menaungi fungsi-fungsi yang perlu untuk memproduksi barang tertentu untuk pelanggan tertentu Divisi dibentuk lebih kecil, mengelola bagian dari perusahaan. Divisimembangun business-level strategy untuk bersaing. Manajer Fungsi melapor kepada Manajer Divisi yang melapor kepada corporate management. GE (a diversified conglomerate) adalah salah satu contoh dari jenis korporasi seperti ini.

Divisional Structures CORPORATE LEVEL CEO Corporate Office BUSINESS OR DIVISION LEVEL GE Aircraft GE Financial Service GE Lighting GE Motor GE Plastics NBC FUNCTIONAL LEVEL Manufacturing Accounting Marketing R&D

JENIS-JENIS STRUKTUR DIVISI Product Structure  Struktur Produk Customer dilayani oleh divisi tersendiri yang menangani type khusus dari barang atau jasa (seperti mesin jet atau mobil mewah/antik). Memungkinkan Manajer Fungsi menjadi spesialis pada satu produk. Manajer Divisi menjadi pakar pada areanya Menghilangkan semua keperluan untuk upervisi langsung oleh Manajer Corporate (corporate hanya menelusuri KPI sebagai customer satisfaction index atau ROI) Manajemen Divisi memperbaiki penggunaan sumber daya

Jenis-jenis struktur divisi Struktur Geografis Masing-masing region, nagara atau wilayah dengan customer yang berbeda kebutuhannya dilayani oleh divisi lokal dan tersendiri yang menghasilkan produk untuk memenuhi kebutuhannya.

Jenis-jenis struktur divisi Struktur Pasar (Customer) Setiap customer dilayani oleh divisi tersendiri Global market (customer) structure Customers di region yang berbeda membeli produk yang mirip maka perusahaan dapat menempatkan manufacturing facilities dan product distribution networks yang terbaik. Perusahaan yang menggunakanglobal strategy akan menggunakan jenis struktur seperti ini.

Jenis-jenis struktur divisi Struktur Matriks Struktur organisasi yang secara simultan mengelompokkan orang dan sumber daya berdasarkan fungsi dan produk Dihasilkan dalam complex network dari superior-subordinate reporting relationships Struktur sangat fleksibel dan dapat merespon perubahan kebutuhan dengan cepat. Setiap karyawan mempunyai dua atasan (functional manager dan product manager) dan kemungkinan tidak akan memuaskan keduanya.

Jenis-jenis struktur divisi Struktur Tim Produksi Anggota Tim secara permanen ditugaskan ke dalam Tim dan dikuasakan untuk membawa produk ke pasar. Menghindari problems two-way communication dan konflik dari permintaan dari atas Tim Fungsional dan Tim Produk. Cross-functional team terdiri dari grup para manajer dari berbagai departemen berbeda yang bekerja sama menjalankan tugas organisasi.

Hybrid Structures Struktur Hybrid Struktur dari sebuah organisasi besar yang mempunyai banyak divisi dan secara simultan menggunakan struktur organisasi yang berbeda. Manajer dapat memilih struktur terbaik untuk divisi tertentu—sebuah divisi mungkin menggunakan Struktur Fungsional, yang lainnya mungkin struktur geografis. Kemampuan untuk memecah organisasi besar menjadi yang lebih unit membuatnya lebih mudah untuk dikelola. Customized, complex dan confusing, tetapi dapat dibentuk untuk dijalankan jika menajamen pusat menggunakan KPI untuk menilai hasil kinerja.

PENGKOORDINASIAN FUNGSI: ALOKASI OTORITAS Kekuatan untuk menahan bertanggung jawab (accountable) untuk tindakan-tindakan mereka dan membuat keputusan berkenaan dengan penggunaan sumber daya organisasi. Otoritas Hirarki Rantai komando organisasi, lebih khususnya sebagai otoritas relatif setiap manajer.

Tall and Flat Organizations Tall structures mempunyai banyak tingkat (level) otoritas dan spans of control yang sempit. Dapat memperlambat pengambilan keputusan dan implementasinya Dapat memutarbalikkan komunikasi seperti mereka berada di bawah Flat structures mempunyai tingkat (level) yang lebih sedikit dan spans of control yang lebar. Menciptakan pengambilan keputusan dan komunikasi yang cepat namun dapat menyibukan manajer Membutuhkan garis pemantauan yang baik

Struktur organisasi Manajer harus mengevaluasi dengan cermat: Apakah organisasi mempunyai jumlah middle managers yang tepat? Dapatkah management levels dikurangi? Sentralisasi dan desentralisasi Otoritas Desentralisasi otoritas ke bawah, menciptakan organisasi yang lebih flat. Berjalan dengan baik pada lingkungan yang dinamis, kompetisi tinggi yang memerlukan kecepatan dan fleksibilitas Lingkungan yang stabil lebih cocok sentralisasi otoritas karena prediktibilitas yang tinggi dan perubahan yang lambat tidak memerlukan respon dan adaptasi yang cepat.

SISI LAIN DeSentraliSASI Decentralisasi mebuyarkan kontrol. Hal ini dapat menyebabkan hilangnya kesatuan tujuan, kehilangan kesamaan arah dan fokus. Rule of thumb: Desentralisasi organisasi secara ekstrim memerlukan budaya yang kuat sehingga setiap orang memiliki gyroscope yang tertanam– semua menunjuk ke arah yang sama. Replace external (management) control with internal (corporate DNA) control.

Strategic Alliances Strategic Alliance Network Structure: Perjanjian dimana manajemen mengumpulkan atau membagi sumber daya dan ‘know-how’ perusahaan dengan perusahan lainnya dan dua perusahaan berbagi rewards dan resiko untuk memulai suatu usaha Network Structure: Rangkaian dari strategic alliances yang sebuah organisasi ciptakan dengan suppliers, manufacturers, dan distributors untuk menghasilkan dan memasarkan produk. Network structures memungkinkan perusahaan membawa sumber daya bersama-sama ke dalam a boundary-less organization.

AKHIR SLIDE