Framework for the Application of System Thinking METODOLOGI F A S T Framework for the Application of System Thinking

Tahapan Analisis FAST Fase Definisi Lingkup Fase Analisis Masalah Fase Analisis Persyaratan Fase Desain Logis Fase Analisis Keputusan

Fase Definisi Lingkup Pada tahap ini dilakukan: Preliminary Investigation merupakan tahap awal dalam melakukan analisis pengembangan sebuah sistem. Atau dalam metodologi lain biasa dikenal dengan Fase inisial, survey, atau fase perencanaan. Pada tahap ini dilakukan: List Problems, opportunities, and directives (Pendefinisian masalah, peluang dan petunjuk) Negotiate preliminary scope (Mencari cakupan awal sistem)

Fase Definisi Lingkup Assess project and plan (Penilaian manfaat proyek sistem) Plan the project (Merencanakan proyek) Present the project and plan (Perencanaan dan persiapan proyek sistem)

Fase Analisis Masalah Tahapan-tahapan dalam tahap analisis masalah (The Problem Analysis Phase) : Study The Problem Domain (Mempelajari wilayah permasalahan) Analyze Problems and Opportunities (Menganalisis Masalah dan Kesempatan) Analyze Business Processes (opt.) (Menganalisis Proses Bisnis) Establish System Improvement Objectives (Menentukan Sasaran Pengembangan Sistem) Update The Project Plan (Mengupdate Rencana Proyek) Present Findings and Recommendations

Fase Analisis Persyaratan Tahap analisis kebutuhan mendefinisikan kebutuhan bisnis untuk sebuah sistem baru. Kunci utama dalam Analisis Kebutuhan adalah “WHAT” bukanlah “HOW” Analisis Kebutuhan menjawab pertanyaan: “What do the users need and want from a new system?” Tahap ini dapat disebut sebagai Definition Phase or Logical Phase. (Tahap Definisi atau Tahap Logika) Kita dapat menghasilkan dokumen kebutuhan² sistem baru dan sistem yang dikembangkan dengan menggambar model sistem

Tahapan-tahapan dalam Analisis Persyaratan: Mendefinisikan Kebutuhan “Define Requirements” Menganalisis Kebutuhan Fungsional “Analyze Functional Requirements” Menelusuri dan Melengkapi Kebutuhan “Trace and Complete Requirements” Memprioritaskan Kebutuhan “Prioritize Requirements” Mengubah Perencanaan Proyek “Update The Project Plan”

Fase Desain Logis Adalah fase yang bertugas menerjemahkan hasil analisis persyaratan menjadi gambar-gambar yang disebut dengan system model/model sistem. Istilah “Desain Logis” diinterpretasikan sbg “teknologi mandiri” yang berarti gambar tersebut mengilustrasikan sistem yang terpisah dari sembarang solusi teknis yang mungkin.

Fase Analisis Keputusan Tahap Analisis Keputusan mengidentifikasikan kandidat² solusi, menganalisis kandidat solusi, merekomendasikan target sistem yang akan didesain, dibangun dan diimplementasikan Tahapan dalam Fase Analisis Keputusan: Identify Candidate Solutions (Mengidentifikasi Kandidat Solusi) Analyze Candidate Solutions (Menganalisis Kandidat Solusi) Compare Candidate Solutions (Membandingkan Kandidat Solusi) Update The Project Plan (Mengubah Perencanaan Proyek) Recommend a Solution (Merekomendasikan Sebuah Solusi)

Analisis Masalah

P I E C E S Rangka masalah: P = Performance I = Informasi E = Efisiensi C = Control E = Economy S = Service

Performance Throughput : Jumlah pekerjaan yg dpt dilakukan dalam satu waktu tertentu. Respon time: Rata-rata waktu tunda antar transaksi, atau waktu respon utk menanggapi suatu pekerjaan

Informasi a. Input: Data tidak dapat / sulit ditangkap Data yang ditangkap tidak akurat Data yang ditangkap duplikasi Terlalu banyak data yang ditangkap Data yang ditangkap ilegal

Informasi b. Output Kurangnya informasi yang dihasilkan Informasi tidak relevan Informasi tidak akurat Informasi tidak up-to-date Terlalu banyak informasi/ overload Sulit menghasilkan informasi

Informasi c. Penyimpanan data Data yg disimpan redudansi Data yg disimpan tidak akurat Data yg disimpan tidak aman Data sulit dikelola Data tidak uptodate

Economic a. Cost / Biaya - Biaya tidak diketahui - biaya tidak dapat dilacak - Biaya terlalu tinggi

Economic b. Profit (keuntungan) Market baru yang dapat di eksplorasi Market yang telah ada ditingkatkan Order dapat meningkat

Control a. Control dan keamanan terlalu lemah - input data tidak memadai utk diperbaiki - Aksi jahat terhadap data masih tinggi - Pelanggaran terhadap etika pengguna data - Redudansi penyimpanan - Regulasi - Proses error yang sering terjadi - Membuat keputusan masih salah

Control b. Kontrol keamanan berlebihan Birokrasi terlalu ketat Pengendalian tidak nyaman Kendali yang berlebihan

Efisien Penghamburan waktu Penghamburan sumber daya Upaya untuk sebuah pekerjaan yang berlebihan

Servis Sistem menghasilkan produk yg tidak konsisten Sistem menghasilkan produk yg tidak bermanfaat Sistem tidak mudah dipelajari Sistem tidak mudah dioperasikan Sistem tidak luwes/Flekibel

Tabel Pernyataan Masalah

Cause and Effect Analysis Cause and Effect Analysis adalah suatu teknik dimana masalah² dipelajari untuk menentukan Sebab dan Akibat-nya.

Cause and Effect Analysis CAUSE & EFFECT ANALYSIS SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVES Problem Causes & Effects System Objective System Constraint Performance 1). Penyaluran informasi stok barang memakan waktu lama (>15 menit) 1). Penjualan/pembelian tidak dicatat pada daftar persediaan barang sehingga sulit mengetahui jumlah persediaan barang 2). Pengecekan barang jarang dilakukan sehingga informasi sulit didapat pada saat dibutuhkan 1). Waktu untuk men-dapatkan informasi 50% lebih cepat. 1. Sistem mendukung aspek multiuser 2). Sistem harus kompatibel dengan sistem operasi windows 98 ke atas 3). Tidak perlu menambah staff untuk menghitung stok barang 4). Tidak perlu menambah lokasi untuk stok barang 2). Proses pelayanan pelanggan memakan waktu lama (5-10 menit) 1). Pelayanan pelanggan hanya dilakukan oleh 3 orang, yaitu 2 petugas dan 1 pemimpin 2). Pembayaran transaksi hanya kepada pimpinan 1). Waktu melayani pelanggan 50% lebih cepat

CAUSE & EFFECT ANALYSIS SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVES Problem Causes & Effects System Objective System Constraint Information (and Data) A. Output 1). Sulit memperoleh data-data penjualan dan pembelian yang memakan waktu lama (10-20 menit) 1). Data-data pembelian dan penjualan dibuat tidak rapi sehingga menumpuk 2). Petugas hanya melakukan pelayanan sehingga hanya pimpinan yang mengecek penjualan dan pembelian 1). Waktu untuk memeriksa data penjualan dan pembelian 50% lebih cepat. 1. Sistem mendukung aspek multiuser 2). Sistem harus kompatibel dengan sistem operasi windows 98 ke atas 3). Tidak perlu menambah staff untuk menghitung stok barang 4). Sistem yang dibuat tidak mengganggu administrasi lain 5). Sistem secara otomatis akan menampilkan data penjualan/pembelian perhari/bulan tanpa harus menghitung 2). Informasi yang dibutuhkan kadang tidak akurat dan tidak sesuai dengan yang dibutuhkan 1). Perhitungan penjualan, pembelian dan persediaan secara manual sehingga informasi lambat didapat dan keputusan sulit diambil 2). Penyimpanan data masih dalambentuk berkas-berkas 1). Sistem menyediakan fitur yang dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan dengan cepat

CAUSE & EFFECT ANALYSIS SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVES Problem Causes & Effects System Objective System Constraint 4). Sistem yang dibuat tidak mengganggu administrasi lain 5). Sistem secara otomatis akan menampilkan data penjualan/pembelian perhari/bulan tanpa harus menghitung B. Penyimpanan Data 1). Data yang disimpan belum tentu akurat 1). Penyimpanan data masih dalambentuk berkas-berkas 2). Data yang disimpan terlalu banyak jenisnya sehingga dapat terjadi kesalahan, misalnya karena redudansi 1). Informasi barang tidak tercatat dua kali dan informasi harus lebih akurat 1. Diberikan kode barang untuk tiap jenis barang berdasarkan nama dan ukurannya. 2). Sistem harus kompatibel dengan sistem operasi windows 98 ke atas 2). Data yang disimpan tidak aman 2). Data tidak memiliki salinan/back-up, sehingga bila terjadi insiden, data dapat hilang 1). Data-data disimpan dengan aman dan dapat dilakukan sharing data setiap diinginkan 1). Sistem harus kompatibel dengan sistem operasi windows 98 ke atas 2). Sistem mendukung aspek multiuser yang memungkin-kan sharing antar komputer 3). Sistem bisa memback-up data-data yang disimpan secara otomatis

CAUSE & EFFECT ANALYSIS SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVES Problem Causes & Effects System Objective System Constraint Economics (Costs and Profits) A. Costs 1). Biaya operasional yang dikeluarkan tidak dapat diketahui dengan rinci 1). Biaya yang dikeluarkan dalam jumlah kecil jarang dicatat 2). Biaya-biaya yang dibayar tidak dilengkapi dengan bukti tertulis sehingga lupa atau tidak dicatat 1). Tersedia fitur untuk mencatat semua biaya yang dikeluarkan 2). Pimpinan dapat mengetahui biaya yang dikeluarkan perbulan atau perhari 1. Sistem harus kompatibel dengan sistem operasi windows 98 ke atas 2). Sistem yang dibuat tidak mengganggu administrasi lain 3). Biaya-biaya akan dikalkulasi secara otomatis perhari atau perbulan B. Profit 2). Sulit menentukan apakah selama ini company mengalami keuntungan atau kerugian 1). Tidak adanya laporan pemasukan dari penjualan dan laporan pengeluaran dari pembelian sehingga pemimpin tidak mengetahui profit yang diperoleh 2). Bila terjadi banyak transaksi tiap harinya akan mempersulit pimpinan dalam menghitung profit secara manual 1). Pimpinan dapat mengetahui secara langsung keuntungan dan kerugian yang diperoleh sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat 3). Sistem akan secara otomatis menampilkan keuntungan atau kerugian perusahaan untuk setiap hari atau setiap bulan

CAUSE & EFFECT ANALYSIS SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVES Problem Causes & Effects System Objective System Constraint Control or Security Kontrol Keamanan yang terlalu Lemah 1). Kerentanan data akan aksi kejahatan masih tinggi 1). Data masih dalam bentuk yang dapat hilang sewaktu-waktu 2). Karyawan memiliki pengetahuan yang sama dengan pimpinan tentang perusahaan, misalnya harga pokok barang dan keuntungan 1). Kontrol terhadap data dapat dioptimalkan hingga 50% 2). Pimpinan dapat mengetahui biaya yang dikeluarkan perbulan atau perhari 1. Sistem harus kompatibel dengan sistem operasi windows 98 ke atas 2). Sistem yang dibuat tidak mengganggu administrasi lain Efficiency 1). Pemborosan dalam pencatatan transaksi karena harus mencetak dokumen (nota, surat jalan) terus menerus 1). Nota penjualan, nota piutang, surat jalan dicetak ditempat percetakan sehingga mengeluarkan biaya besar dan sering terjadi kesalahan pembuatan nota sehingga menyebabkan pemborosan 1). Meminimalisasi pemborosan yang terjadi pada perusahaan sekitar 50% 1. Tidak perlu mencetak rangkap lagi

CAUSE & EFFECT ANALYSIS SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVES Problem Causes & Effects System Objective System Constraint Service to Customers, Suppliers, Partners, Employees, etc. 1). Sistem yang ada sudah tidak fleksibel lagi untuk kondisi atau situasi mengikuti persainganbisnis yang semakin maju 1). Perusahaan ingin mengembangkan usaha agar dapat melayani banyak pelanggan setiap harinya. 2). Semakin canggih teknologi yang ada mendorong perusahaan memanfaatkan teknologi didalam perusahaannya 1). Perusahaan dapat mengambil kesempatan bisnis yang ada dengan sistem yangbaru, menentukan keputusan dengan cepat dan tepat sehingga dapat bersaing dengan perusahaan lainnya 1. Sistem harus kompatibel dengan sistem operasi windows 98 ke atas 2). Tidak perlu menambah petugas untuk menggunakan sistem yang baru ini 3). Sistem yang dibuat tidak mengganggu administrasi lain

Analisis Masalah Menggunakan FISHBONE