Manajemen Pengetahuan dalam Teori dan Praktik Pertemuan ke-2

Komponen Manjemen Pengetahuan 10% 70% PRACTICE MANUSIA TEKNOLOGI LEARNING @Dilip Bhatt(2000) 20% PROSES

Komponen Manjemen Pengetahuan--Manusia Sharing /berbagi Attitudes /sikap inovasi Communities Standard /keterampilan Skills Team Work /kerjasama Motivation /motivasi Organisasi Vision/Objectives

Teknologi Komponen Manjemen Pengetahuan-- Data Stores and Format/Gudang dan format data Networks/Jaringan Internet Data Mining and Analysis/Analisis dan Pabrik Data Decision Tools/Alat Keputusan Automation Standard/standar otomasi

Komponen Manjemen Pengetahuan-- PROSES Komponen Manjemen Pengetahuan-- KM Maps/Peta MP Work Flows/Aliran Kerja Integrations/Integrasi Best Practices/Praktik Terbaik Business Intelligences Standard/Standar Kecerdasan

PROSES BELAJAR INFORMASI DATA PENGETAHUAN Decision Making /Membuat Keputusan Synthesising /Menguraikan PENGETAHUAN Analysis / Memecahkan INFORMASI Summarising/ Menyimpulkan Organising/ Menyusun DATA Collecting / Mengumpulkan

Era Industri VS Era Ekonomi Pengetahuan -Aset Tangible (berwujud) -Aset Intangible -Tugas yang terpecah-pecah -Tugas yang menyeluruh -Pemasaran Masal -Produk Just In Time -Operasional yang efisien -Inovasi -Kontrol Manajemen -Sasaran -Pelatihan -Pembelajaran berkelanjutan

Proses Transfer Pengetahuan Model SECI TACIT EKSPLISIT SOCIALIZATION INTERNALIZATION EXTERNALIZATION COMBINATION

Proses Transfer Pengetahuan Proses ini terangkum dalam sebuah model (Akhmad Hidayatno, 2006) yaitu model SECI (Socialization, Externalization, Combination dan Internalization). Socialization adalah proses transfer informasi diantara individu dalam suatu organisasi dengan cara melalui proses percakapan. Dalam proses ini terjadi transfer dari tacit knowledge ke tacit knowledge. Externalization, yaitu transfer dari tacit knowledge ke dalam explicit knowledge. Misalnya:penulisan buku, jurnal, majalah dan lain-lain. Combination adalah transfer dari explicit knowledge ke explicit knowledge. Misalnya: merangkum buku, presentasi, laporan, dan dokumen rencana. Internalization adalah transfer dari explicit knowledge ke tacit knowledge. Misalnya: guru mengajar didalam kelas, simulasi,dan eksperimen.

Tantangan Dalam Implementasi Manajemen Pengetahuan Perubahan budaya dari “knowledge is power (Pengetahuan adalah sumber kekuatan)” berubah menjadi “knowledge sharing is power (Berbagi pengetahuan adalah sumber kekuatan)” (Sykrme ,2003). Waktu yang dibutuhkan dalam menerapkan konsep manajemen pengetahuan Pengakuan organisasi dan sistem penghargaan kadangkala tidak cukup dalam memberikan pengakuan terhadap pengetahuan. Organisasi terbentur dengan kondisi financial. Terlalu berfokus pada proses yang detail daripada gambaran secara keseluruhan Ketakutan untuk belajar dari pihak luar organisasi Ketidakdisiplinan individu, sedangkan manajemen pengetahuan sangat menuntun adanya kedisiplinan dari individu yang menerapkan manajemen pengetahuan.

Alasan Pentingnya Penerapan Manajemen Pengetahuan Terdapat beberapa alasan mengapa konsep manajemen pengetahuan mulai banyak diterapkan (Sykrme (2003): Globalisasi dan Persaingan , Banyak organisasi mulai bergantung pada pengetahuan untuk menciptakan keuntungan strategis organisasi. Restrukturisasi dan Perampingan (downsizing) , Tanpa sistem mekanisme yang efektif dalam menggunakan pengetahuan yang dimiliki karyawan yang berpengalaman dalam organisasi akan mengalami kerugian atau harus membayar lagi untuk pengetahuan yang sebenarnya telah dimiliki. Berbagi praktik-praktik terbaik yang telah dilakukan , Organisasi-organisasi akan menghemat pengeluaran dalam setahun dengan mengambil pengetahuan dari karyawan-karyawan terbaik kemudian diterapkan ditempat lain pada situasi yang sama. Inovasi yang berhasil , Organisasi-organisasi yang menerapkan manajemen pengetahuan telah menemukan bahwa melalui jaringan pengetahuan, organisasi dapat menciptakan produk dan layanan baru yang lebih baik serta lebih cepat.

Manajemen Pengetahuan Sebagai Fondasi Learning Organization Adanya perubahan paradigma, Tjakaraatmadja dan Lantu (2006) mendefinisikan “era pengetahuan sebagai suatu zaman dimana faktor dominan yang dimiliki manusia dan dibutuhkan untuk mengelola sistem kerja adalah kualitas pikiran (knowledge content) yang digunakan dan dinternalisasikan pada setiap proses produksi yang akhirnya diwujudkan dalam bentuk barang dan jasa”. # fasilitas fisik  Tingkat kualitas pengetahuan (kreativitas, inovasi, dan pengetahuan).

Learning organization memiliki makna kemampuan organisasi dalam menciptakan, mengumpulkan, memperoleh, memanfaatkan, dan menstransfer pengetahuan, serta memodifikasi perilaku untuk merefleksikan pengetahuan dan pandangan baru.

Learning organization mencakup lima aktivitas penting yang menunjukkan kemampuan organisasi dalam membangun dan mengembangkan sumber daya berbasis pengetahuan yaitu(Garvin, 1998): Pemecahan masalah secara sistematis, Penggunaan pendekatan dalam proses pembelajaran organisasional, Belajar dari pengalaman masa lalu, Pembelajaran dari pengalaman dan praktek-praktek dari pihak lain, dan Transfer pengetahuan secara tepat dan efisien melalui organisasi

learning organization menuntut SDM yang memiliki kompetensi global (baik dalam hal kompetensi manajerial, kompetensi fungsional, kompetensi intelektual, kompetensi profesi, dan kompetensi perilaku), tetapi juga SDM yang etis dan kreatif yang memiliki basis pengetahuan. #Faktor penting dalam kompetisi berbasis Pengetahuan yaitu: Mengelola intelektualitas SDM dan mengubahnya dalam produk dan jasa yang berguna.

4 langkah agar MP berdaya strategis(Davenport .et.al (1998)): Pengetahuan dapat disimpan: mudah ditelusuri dan dimanfaatkan. Pengetahuan mudah diakses:fasilitas aturan2x dan prosedur2x. Peningkatan pengetahuan didukung oleh organisasi:penghargaan bagi anggota organisasi berupa kompensasi maupun promosi. Mengelola pengetahuan sebagai aset: dapat diukur dengan cara inovasi dan learning.

Bagaimana membuat sebuah MP? Bangun infrastruktur dengan teknologi yang tepat . Teknologi yang tepat, bukan berarti teknologi yang digunakan adalah teknologi tinggi. Tepat berarti sesuai dengan kebutuhan, sesuai dengan usaha yang anda lakukan sekarang dan tidak membuang-buang biaya.

2. Bangun sebuah infrastruktur konseptual dengan tulang punggung kompetensi. Teknologi yang tepat juga tidak akan berguna apabila anda tidak mempunyai konsep atau visi yang sesuai dengan tujuan perusahaan. Tulang punggung yang kompeten adalah orang-orang yang mempunyai ilmu, keahlian, pengalaman, kecepatan bertindak, dan bersosialisasi.

3. Buat suatu tempat penyimpanan dan hal-hal yang menyangkutnya 3. Buat suatu tempat penyimpanan dan hal-hal yang menyangkutnya. Tempat penyimpanan bisa saja berupa gudang, perpustakaan, arsip, database, file; dan dibantu dengan alat-alat yang mempermudah pencarian.

4. Ciptakan standar tinggi untuk kualitas dan kegunaannya 4. Ciptakan standar tinggi untuk kualitas dan kegunaannya. organisasi harus membuat suatu aturan, yaitu hanya ilmu yang berguna sajalah yang akan disimpan di gudang pengetahuan organisasi, jangan sampai sampah informasi juga dimasukkan kedalamnya. Dan pastikanlah kalau aturan ini sesuai dengan kebutuhan penggunanya.

Siapa Saja Yang Terlibat dalam MP ? Sumber-sumber yang kompeten, dan digunakan untuk suatu Visi /tujuan demi kemajuan perusahaan. Apa Saja Yang Dibutuhkan untuk KM ? sumber daya manusia dan teknologi. Tanpa 2 hal ini tidak akan ada sebuah MP yang ada hanya knowledge individual.

Strategi Organisasi Berbasis Pengetahuan Konsep SWOT (strenght,weakness,Opportunity and Threats) yang dikembangkan oleh PORTER pada tahun 1980. Strenght : Kekuatan Weakness: Kelemahan Opportunity: Peluang/kesempatan Threat: Ancaman

POSITIF NEGATIF INTERNAL Strenght Weakness EKSTERNAL Opportunity Threat Konsep diatas fokus pada kemampuan perusahaan menganalisa kekuatan lingkungan eksternal perusahaan.

SWOT dipergunakan untuk memahami sebuah kondisi riil atau posisi dari objek yang dianalisis, dari sisi internal maupun sisi eksternalnya.

Dari hasil analisa SWOT, diharapkan aktifitas yang dirancang akan sesuai dengan kemampuan yang dimiliki serta tantangan dan peluang yang dihadapi.

Bagaimana menggunakan Analisis SWOT Strength: semua data dan informasi internal yang bermuatan positif  Weakness: semua data dan informasi internal yang bermuatan negatif  Oppurtinity : semua data dan informasi eksternal yangbermuatan positif  Threat : semua data dan informasi yang bermuatan positif 

Strength: -Kelebihan apa saja yang dimiliki anda/organisasi/perusahaan tetapi tidak dimiliki oleh orang lain -apa yang anda/organisasi/perusahaan bisa lakukan lebih baik dari orang/organisasi/perusahaan lain -apa saja yang membuat anda/organisasi/perusahaan memiliki ciri khas dan unik -faktor positif apa yang mendukung tujuan anda

Weakness: - Hal apa yang harus anda/organisasi/perusahaan tingkatkan Hal apa yang anda/organisasi/perusahaan cegah Apa yang dilihat orang lain sebagai kelemahan anda/organisasi/perusahaan Faktor apa saja yang membuat anda/organisasi/perusahaan terpuruk

Opportunities: -peluang apa saja yang anda/organisasi/perusahaan jumpai -Trend apa yang sedang berkembang pada masyarakat

Threat: -Rintangan apa saja yang anda/organisasi/perusahaan hadapi -kompetisi apa yang anda/organisasi/perusahaan khawatirkan -apakah kelemahan anda/organisasi/perusahaan dapat menjadi ancaman serius

Pertanyaan: Buatlah model SWOT pada perusahaan untuk memetakan kapabilitas dan sumberdaya pengetahuan dalam mengadopsi Manajemen Pengetahuan!

Soal1: Jelaskan kesulitan dalam meng-impor pengetahuan (akusisi knowledge) ke dalam sebuah perusahaan!

Pertanyaan: SOAL 2: Berikan penjelasan penerapan model SECI pada perusahaan retail!

Soal 3: Bagaimana strategi anda sebagai stakeholder yang berada pada perusahaan yang kritis financial dalam mengatasi tantangan mengimplementasi MP!

SOAL 4: Jelaskan menurut saudara apakah Krisis Kepercayaan merupakan salah satu akibat karena tidak menerapkan MP??

Terima Kasih…..