Dosen : Acun Kardianawati Deteksi Permasalahan Dosen : Acun Kardianawati

Deteksi Permasalahan Sistem Semua sistem informasi mempunyai masalah berkaitan dengan bagaimana sebuah sistem tersebut dirancang sebelumnya. Beberapa alasan bahwa sistem harus berubah atau diganti : Sistem yang sudah kadaluwarsa atau tidak mampu mengatasi permasalahan yang baru Perubahan bentuk organisasi, yang mengakibatkan perubahan proses Untuk menigkatkan performa Kompleksitas

Deteksi Permasalahan Sistem Tanpa perubahan pun sebuah sistem harus mendapatkan perawatan (maintenance), supaya sistem tetap dalam kondisi “sehat” . Perawatan ini bisa merupakan kegiatan yang besar namun bisa pula hanya kegiatan yang sederhana.

Pengembangan pemrograman Kompleksitas Perubahan kecil Perubahan besar Menaikkan sistem Mengganti sistem Perawatan Program Pengembangan pemrograman Analisa Sistem (Mana yang akan dipilih)

Seorang analis sistem harus dengan tepat mampu memutuskan kapan perubahan atau perbaikan sistem harus dilakukan 31 Saat penurunan kinerja sistem Masalah muncul akibat keterlambatan pergantian sistem 1 21 Pergantian sistem seharusnya dimulai Sistem lama Sistem baru W a k t u

Jenis masalah sistem informasi : Secara umum karakteristik informasi dari sebuah sistem informasai adalah : Sesuai (relevan) Akurat, lengkap, benar dan aman Tepat waktu Eknomis (hemat biaya) Efisien Dapat dipercaya, konsisten

Relevan (sesuai) : Output dari sebuah SISFO harus berguna dalam operasional, taktik atau strategi manajemen. Jika tidak, maka sistem informasi itu tidak berguna. Berikut adalah gejala-gejala sebuah informasi yang tidak sesuai : Bentuk laporan terlalu panjang Laporan tidak jelas ditujukan kepada siapa Informasi yang diperlukan tidak ada (tidak dapat diperoleh) dalam sistem informasi Laporan yang dihasilkan tidak pernah dibutuhkan Tidak ada yang mengadu jika laporan tidak dihasilkan dan dibagikan

Kelengkapan : Tidak hanya data yang dimasukkan saja yang harus benar, tetapi juga harus lengkap. Sebuah sistem informasi dapat 95% akurat tetapi yang dibutuhkan hanya 80% dari semua informasi yang ada. Berikut adalah gejala sistem yang tidak lengkap : Prosentase data yang dikembalikan ke user tinggi karena banyak data yang tidak terisi Kesalahan yang ditemukan auditor karena data yang tidak lengkap Data yang harus dimasukkan mengakibatkan naiknya penggunaan telpon untuk klarifikasi data

Bebas kesalahan : Semua elemen data yang harus dimasukkan harus benar. Gejala dari kesalahan : Prosentase kesalahan transaksi terhadap kwalitas transaksi naik Semakin banyak titik-titik kesalahan yang kritis Semakin banyaknya perawatan yang dibutuhkan untuk mengubah program Masalah yang terjadi sehari-hari bertambah

Keamanan : Pemeriksaan kemanan dilakukan untuk mengetahui apakah ada informasi yang sensitif yang diterima oleh orang yang tidak berhak. Pemeriksaan kemanan harus dilakukan secara berkala tetapi tidak menetap waktunya, sehingga masalah terdeteksi sebelum menjadi kenyataan. Pelanggaran keamanan yang paling sering adalah beredarnya informasi password.

Batas waktu : Seberapa cepat sebuah record harus diperbarui ? Seberapa cepat tanggapan sistem terhadap pengaduan user sehubungan dengan kesalahan pada laporan atau pada proses (program). Beberapa gejala adanya masalah yang berhubungan dengan batas waktu : Menurunnya jumlah transaksi yang benar per satuan waktu (hari) Bertambahnya data backlog. Bertambahnya pengaduan terhadap terlambatnya laporan Bertambah lamanya waktu untuk perbaikan program Bertambahnya keluhan dari pengguna tentang kesulitan mengoperasikan sistem

Ekonomis : Biaya sistem informasi selalu naik secara alamiah dan hal ini merupakan masalah potensial terhadap gagalnya penerapan sistem informasi. Beberapa perusahaan menggunakan tenaga programer maupun konsultan pada saat pembuatan proyek SI untuk mengurangi biaya selama masa operasionalnya.

Ekonomis : Total Hardware Personil Software W a k t u

Efisiensi : Untuk menaikkan kinerja Sisfo diperlukan tambahan biaya, tetapi penurunan kinerja tidak akan menurunkan biaya. Memang sulit menghitung kinerja sisfo dengan uang sehingga hanya menggunakan asumsi. Misalnya untuk pengadaan sistem inventori dibutuhkan biaya Rp 500.000,- . Dengan penerapan sistem tersebut (diharapkan) terjadi kenaikan laba sebesar Rp 100.000,-. Efisiensi sistem baru adalah : 100.000 / 500.000 = 20%

Efisiensi : Sementara itu bisa pula mengukur kinerja sistem dengan meggunakan perbandingan berikut : Informasi yang dihasilkan / rupiah Informasi yang dihasilkan / waktu yang digunakan untuk memasukkan data Transaksi yang benar / jam Pembetulan kesalahan / Rupiah Penggantian program / jumlah programer Biaya kertas / transaksi

Kehandalan : Kehandalan adalah hasil pengukuran konsistensi ( varian ) terhadap karakteristik yang lainnya. Beberapa gejala yang menunjukkan adanya masalah serius dalam hal kehandalan : Waktu mati komputer Keluar-masuknya karyawan Kecepatan proses terminal Waktu untuk memperbaiki program yang salah Biaya Backlog Tingkat kesalahan

Daya guna : Bagaimanapun baiknya sebuah sistem akan menjadi tidak berguna jika sulit dalam penggunaannya. Berikut adalah gejala dari daya guna yang rendah : Perlu waktu lama untuk melatih pengguna Sering terjadi kesalahan operasional Meningkatnya jumlah pengaduan Meningkatnya ketidak hadiran karyawan yang mengoperasikan sistem

Backlog sistem informasi : Adalah suatu kejadian dimana transaksi pada hari itu tidak dapat terselesaikan pada hari itu juga dan baru terselesaikan pada hari berikutnya. Akibatnya akan mengalami masalah pada saat updating data. Beberapa penyebab backlog : Bertambahnya volume transaksi Menurunnya kinerja Keluar-masuknya karyawan Waktu kerja sistem Variasi transaksi

Backlog sistem informasi : Dampak terjadinya backlog : Kesalahan data Bertambahnya kesalahan transaksi Meningkatnya biaya operasional Meningkatnya keluar-masuknya karyawan Mendeteksi sumber masalah Informasi yang berhubungan dengan masalah dalam sistem informasi bisa berasal dari berbagai pihak seperti pengguna (operator), pimpinan, survei pengguna, auditor, instruktur dan sistem pengukur kinerja sistem.

Sistem Pengukur Kinerja Sistem Elemen-elemennya : Tujuan Status kinerja saat ini Batas Toleransi Analisa kecenderungan Catatan masalah yang ada

Investigasi Awal Masalah yang terdeteksi bisa tidak nyata atau tidak dapat dipecahkan karena : Goal mungkin terlalu ideal Status dari sistem saat ini tidak dapat dirubah karena tidak tersedianya sumber daya, kemampuan atau keduanya Pengukuran status sistem saat ini tidak akurat Pernyataan goal kadaluwarsa Gap antara sistem yang ideal dan yang ada berlaku sementara dan mengurangi perhatian

Pragmatis investigasi sistem : Kendala investigasi : Waktu Biaya Pengetahuan Politik Interferensi Rekomendasi sebagai hasil investigasi Tidak perlu tindak lanjut karena masalahnya tidak valid Lakukan pemeliharaan sistem atau perubahan kecil Tingkatkan pelatihan user Letakkan masalah pada file user yang akan datang (tunda) Pertimbangkan perubahan besar pada sistem, masalahnya serius

Taktik investigasi Analis adalah outsider, ada yang menyambut dengan antusias, ada yang menolak, sehingga perlu taktik : Dengarkan,jangan menggurui Jangan memecahkan masalah segera, jangan sok tahu, anda kan pendatang Bandingkan ceritera Cari respon yang biasa Selidiki ketidakk konsistenan Perhatikan efek anda Siap untuk kerjakeras yangmembosankan Hindarkan politik

Teknik Investigasi : Pengamatan langsung ( internal ) Tidak langsung Questioner Interview Observasi Tidak langsung Arus proses Pengamtan dokumen Contoh (sampling) Menggunakan alat analisis Campuran antara pengamatan langsung dengan tidak langsung

Fokus Investigasi Kebanyakan masalah terjadi pada aplikasi yang kompleks dengan dampak pada user yang tinggi. Gunakan matriks kompleksitas dampak sistem dan user Kompleksitas Dampak pengguna (1) (2) (3) (4) Jml transaksi input Jml Output Jml baris program Jml halaman dokumentasi sistem dan program Jml jam pelatihan user

Deskripsikan sistem saat ini Meliputi Input Output File Elemen data Volume transaksi dan dokumen Biaya

Deskripsikan sistem saat ini DFD DFD, dengan urutan : DFD sistem saat ini DFD sistem yang diusulkan Kamus data – meliputi deskripsi terstruktur dari karakteristik data berikut ini : Proses Simpanan data Aliran data Struktur data Elemen data

Tabel keputusan untuk mengevaluasi inputan : Kondisi Input field 1 2 3 4 Pada Record Y Y N N Output Y N Y N Kritikal input 0 Pengaruh ke komputer lain 0 Kopi dari inputan 0 Apa diperlukan 0