DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI Pertemuan 10-11

PENGERTIAN DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI Schermerhorn, J.R. , 1996 Desain Organisasi adalah ; Proses pemilihan dan pengimplementasian struktur yang terbaik dalam mengorganisasikan sumberdaya untuk pencapaian misi dan sasaran organisasi Ivancevich, 2007 Proses menentukan pilihan serta membuat keputusan dan tindakan yang menghasilkan Struktur Organisasi.

Struktur Organisasi adalah ; Bentuk formal antara individu dan kelompok berkenaan dengan alokasi tugas, tanggungjawab dan otoritas dalam organisasi Jika Struktur organisasi berkaitan dengan cara individu dan kelompok diatur berkenaan dengan tugas yang mereka lakukan, maka Desain Organisasi berkaitan dengan proses mengkoordinasi elemen-elemen struktural tersebut dalam cara yang paling efektif.

Ada empat dimensi penting yang menentukan Struktur organisasi Meliputi : Pembagian Kerja/ Division of labour Pendelegasian wewenang/ authority Departementalisasi Rentang Kendali/ Span of control

1. Pembagian Kerja/ Division of labour Pembagian kerja adalah proses pembagian tugas yang dilakukan oleh organisasi ke dalam pekerjaan-pekerjaan yang khusus/spesialisasi. Pembagian kerja biasanya dilakukan oleh manajer dengan cara membagi tugas menjadi pekerjaan-pekerjaan yang tersusun dari aktifitas-aktifitas khusus

Pembagian kerja dalam suatu organisasi dapat dilakukan dengan berbagai cara, yaitu : Keahlian khusus pribadi, jenis pekerjaan yang termasuk dalam kelompok ini antara lain dokter, akuntan, desainer, dsb Alur kerja, misalnya pabrik seringkali membagi pekerjaan fabricating dan asembly, selanjutnya individu akan ditugaskan ke salah satu dari dua pekerjaan tsb, hal ini biasa disebut spesialisasi mendatar/ horizontal specialization Bidang Vertikal, seluruh organisasi memiliki hierarki kewenangan dari manajer level rendah sampai manajer level tertinggi. Pekerjaan CEO akan berbeda dg pekerjaan supervisor

2. Pendelegasian wewenang/ authority Wewenang/ authority adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain agar melakukan sesuatu. Wewenang ada jika seorang manajer memiliki hak untuk memberi perintah atau tugas dan menilai pelaksanaan tugas bawahannya. Pendelegasian wewenang/ authority mengacu secara khusus pada kewenangan untuk mengambil keputusan bukan melakukan pekerjaan

Alasan mendelegasikan wewenang Mendorong pengembangan manajer profesional. Para manajer lebih fokus pada keputusan-keputusan penting, manajer dapat mengembangkan keahlian atau ketrampilan, serta perusahaan dapat lebih maju dan berkembang. Mendorong iklim persaingan dalam organisasi. Para manajer diberi kewenangan lebih tinggi shg manajer lebih mandiri shg dapat membantu memecahkan berbagai masalah yang dihadapi organisasi

3. Departementalisasi Departementalisasi adalah cara organisasi dibagi secara struktural Dasar-dasar Departementalisasi antara lain: Departementalisasi Fungsional, yaitu pembagian yang didasarkan pd aktifitas dan fungsi-fungsi yang dilakukan (penjualan, keuangan, dsb. Departementalisasi Produk, pembagian berdasarkan produk atau product line yang dihasilkan.

Departementalisasi wilayah geografis, yaitu departementalisasi berdasarkn wilayah geografis. Pertimbangannya adalah bahwa seluruh kegiatan pada wilayah tertentu menjadi tanggung jawab terhadap wilayah geografis yang dikelolanya Departementalisasi pelanggan, yaitu departementalisasi berdasarkan pelanggan. Misalnya sebuah departement store membagi pelanggan berdasarkan pelanggan yang memesan melalui surat, pelanggan kelembagaan dan pelanggan pemerintah

4. Rentang Kendali/ Span of control Adalah jumlah bawahan dalam suatu organisasi yang dapat diawasi oleh individu manajer. Berkaitan dengan berapa jumlah bawahan yang dapat diawasi oleh manajer Rentang kendali yang ideal berkisar antara 3-8 bawahan, bisa ditentukan dengan rumus : R=n(2n-1 + n-1) Dimana R= jumlah hubungan n = Jumlah bawahan

Tipe Struktur Organisasi Beberapa jenis atau tipe Struktur Organisasi, antara lain : Struktur Organisasi Fungsional Struktur Organisasi Produk/pasar Struktur Organisasi Matrik

1. Struktur Organisasi Fungsional Dalam Struktur Organisasi Fungsional, pembagian organisasi dilakukan berbasis Fungsi Manajemen. President Vice President marketing Vice Presiden Finance Vice Presiden Human Resources Vice Presiden Productions

2. Struktur Organisasi Produk/pasar Dalam Struktur Organisasi Produk, pembagian organisasi dilakukan berdasarkan tipe Produk Sedangkan pada organisasi pasar . Membagi berdasarkan tipe pasar President Vice Presiden Productions Vice President marketing Vice Presiden Finance Vice Presiden Human Resources General Manager Product A General Manager Product B General Manager Product C

3. Struktur Organisasi Matrik Organisasi Matriks merupakan organisasi dengan multikomando (Multiple command system). Oleh karena itu, seringkali karyawan memiliki dua pimpinan dimana mereka bekerja dalam dua rantai komando. Organisasi matriks merupakan organisasi di mana karyawan melaporkan pada dua tipe manajer, yaitu Manajer Fungsional dan Manajer proyek. Permasalahan utama dlm organisasi ini adalah komunikasi

Struktur Organisasi Matriks Dewan Direksi Manajer Pemasaran Manajer Operasional Manajer SDM Manajer Keuangan Manajer R&D Manajer Proyek A Manajer Proyek B Manajer Proyek C Manajer Proyek D

TREN ORGANISASI MODERN Pola struktur oerganisasi mengalami perkembangan sesuai dengan situasi yang terjadi. Saat ini, tingkat persaingan usaha semakin ketat sehingga mendorong pelaku bisnis untuk menciptakan iklim dan sistem organisasi yang semakin efektif dan efisien termasuk dalam hal struktur organisasinya.

Trend organisasi saat ini : Rantai Komando lebih pendek Cross Functional Span of control lebih lebar Lebih banyak pendelegasian dan pemberdayaan Desentralisasi Pengurangan komponen staf

1. Rantai Komando lebih pendek - Merupakan hubungan antar anggota organisasi berdasarkan tingkatan atau posisi dan kewenangan, dituntut adanya kejelasan komando Semakin panjang rantai komando maka akan semakin jauh jarak komunikasi, overhead cost (terutama biaya komunikasi) dan gangguan komunikasi menjadi semakin besar, Pengambilan keputusan menjadin semakin lambat

Terdapat prinsip kesatuan komando 2. Cross Functional Team Terdapat prinsip kesatuan komando Satu karyawan hanya melaporkan pada satu supervisor Perkembangan saat ini : Mengarah pada kerja tim yang bersifat lintas fungsional. Konsekuensinya, karyawan akan memiliki pimpinan lebih dari satu (seperti struktur organisasi Matriks)

3. Span of control lebih lebar Organisasi semakin flat dan hierarki semakin pendek Subordinat langsung melapor kepada pimpinan Tanggungjawab supervisi dari pimpinan juga semakin lebar Pemimpin perlu melakukan pendelegasian, dimana pemimpin memiliki ketebatasan waktu dan tenaga

4. Lebih banyak pendelegasian dan pemberdayaan Delegasi merupakan proses mendistribusikan dan memberi kepercayaan pekerjaan kepada orang lain Dalam pendelegasian dan pemberdayaan melekat tiga elemen, yaitu tanggung jawab, wewenang dan akuntabilitas. Orang yang didelegasikan oleh pimpinan memiliki: tanggung jawab, yaitu kewajiban untuk menunjukkan kinerja sesuai dengan yang diharapkan diberikan tambahan kewenangan yaitu hak untu melakukan tindakan agar tugas-tugas yang diberikan dapat terselesaikan. Mempertanggungjawabkan (akuntabilitas) pelaksanaan tugas dan penggunaan kewenangan yang telah diberikan.

Yaitu penyebaran kewenangan dalam pembuatan keputusan 4. Desentralisasi Yaitu penyebaran kewenangan dalam pembuatan keputusan 5. Pengurangan komponen staf Organisasi cenderung dituntut lebih efisien dengan konsekuensi jumlah staf semakin sedikit atau tidak boros

Manfaat organisasi Konsekuensi yang timbul dengan adanya organisasi: Adanya ketentuan-ketentuan dan peraturan-peraturan yang harus ditaati oleh anggota bersama. Adanya kedudukan yang memberikan hak, kewajiban dan kekuasaan serta membentuk suatu pertanggung jawaban. Adanya hubungan kerja sama dengan orang lain.

Fungsi Organisasi Suatu organisasi menjalankan fungsi-fungsinya dengan baik dan efisien diperlukan ketentuan-ketentuan sebagai berikut: Ketentuan tentang susunan, kedudukan dan hubungan antara personil. Ketentuan tentang pembagian kekuasaan dan tanggung jawab tiap-tiap personil Ketentuan tentang luas dan macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh personil yang bersangkutan. Ketentuan pembagian pekerjaan antara personil yang satu dengan yang lain agar terdapat suatu perimbangan. Ketentuan tentang tata cara kerja yang efisien.

Unsur Manajemen Di dalam suatu organisasi pasti akan terdapat unsur pokok yang harus dipenuhi agar organisasi tersebut dapat dijalankan sesuai tujuan dan fungsinya dengan baik. Unsur tersebut meliputi : Unsur pimpinan. (authority element), unsur pimpinan adalah suatu unsur dalam organisasi yang mempunyai atau mendapat kekuasaan umum : Menentukan kebijaksanaan umum. (general policy) Memberikan petunjuk umum. (general direction) Mengadakan pengawasan umum. (general supervision) Menetapkan dan mengeluarkan perintah umum. (general orders) Mengendalikan seluruh organisasi, dll

Unsur pembantu pimpinan. (staf element) Unsur pembantu pimpinan, membantu pimpinan dalam hal : Merumuskan kebijakan khusus. (special policy) Memberikan petunjuk khusus. (special directing) Menyelenggarakan pengawasan khusus. (special supervising) Mempersiapkan dan merumuskan perintah. (formulating orders) Menyelenggarakan perencanaan. (planning) Menyelenggarakan penyusunan. (organizing) Menyelenggarakan usul-usul dan saran. (recommending) Memberikan pertimbangan-pertimbangan dan nasehat-nasehat. (advising) Mengkoordinasikan. (coordinating) Mempersiapkan catatan-catatan dan laporan-laporan. (reporting and recording) Mempersiapkan anggaran. (budgeting), dll

Faktor-faktor tersebut merupakan faktor-faktor situasional yang dapat menghalangi kinerja seseorang, lebih dikenal dengan istilah kendala­kendala situasional (situational constrain). Beberapa kendala-kendala situasional yang mempengaruhi kinerja adalah: Ketidakhadiran atau perputaran personalia kunci Lambannya prosedur-prosedur untuk persetujuan tindakan Kekurangan-kekurangan pasokan dan atau bahan baku Kondisi-kondisi fisik yang tidak memadai Ketidakmampuan mengangkat staff yang dibutuhkan Tidak memadainya kinerja kerabat-kerabat kerja atau karyawan-karyawan di unit kerja lainnya. Kinerja bawahan-bawahan yang tidak memadai. Kinerja manajer-manajer yang tidak memadai Struktur organisasional atau hubungan-hubungan pelaporan yang tidak efisien Muatan-muatan kerja yang tidak dapat diprediksi Muatan-muatan kerja yang berlebihan Tekanan-tekanan dari kerabat-kerabat kerja untuk membatasi kerja individu Perubahan-perubahan atau tambahan-tambahan jenis penugasan kerja yang tidak dapat diprediksi Kurangnya perlengkapan yang tepat Komunikasi yang tidak memadai dalam organisasi Kualitas bahan-bahan baku yang rendah Pelatihan yang tidak memadai

Struktur Organisasi Ada tiga (3) macam (selain organisasi tunggal), yaitu Organisasi garis, Organisasi garis dan staf dan Organisasi fungsional. Organisasi garis. Ciri-ciri organisasi garis antara lain hubungan antara satu garis dengan lainnya bersifat tegak lurus. Garis komando atau garis perintah lurus dari atas kebawah dan garis pertanggungjawaban lurus dari bawah keatas. Setiap unsur hanya mempunyai satu unsur diatasnya yang merupakan unsur pemberi perintah dan penerima pertanggungjawaban. 2. Organisasi garis dan staf. Jalannya hubungan antara unsur pimpinan dengan unsur pelaksana sama dengan dalam organisasi garis ditambah dengan hubungan mendatar yang merupakan penyelenggaraan bantuan kepada pimpinan. Unsur pembantu tidak mempunyai kekuasaan memerintah langsung kepada unsur pelaksana. Hubungan pembantu pimpinan (staf) kepada unsur pelaksana dilakukan melalui atau atas kekuasaan unsur pimpinan.

3. Organisasi fungsional ciri-ciri organisasi fungsional, yaitu Kekuasaan unsur pimpinan sebagian atau seluruhnya diserahkan kepada unsur pembantu pimpinan sesuai dengan keahlian dan atau fungsinya masing-masing. Unsur-unsur pambantu pimpinan mendapatkan kekuasaan untuk secara langsung memberikan petunjuk-petunjuk menyelenggarakan koordinasi dan pengawasan dalam bidangnya masing-masing kepada unsur-unsur pelaksana (Etika muslimah. 2009).

Kunci sukses A. Membangun TIM Unggul Mampukah kita menjadi tim yang unggul hingga dapat mempercepat perjalanan menuju tujuan peribadi dan organisasi? Beberapa hal untuk menjawab pertanyaan tersebut yang memungkinkan keunggulan sebuah tim. B. Kualitas Anggota Keberhasilan sebuah tim sangat ditentukan oleh kualitas anggotanya. Tim sepak bola yang terdiri dari jago-jago tendang, akan dengan mudah mengalahkan tim yang kurang terampil. Di sini pemimpin tim harus mampu memilih anggotanya atau menempatkan anggotanya secara tepat. Pada organisasi baru, perlu terlebih dahulu ada upaya introduktion terutama mengenai keahlian masing-masing anggota, agar penempatan fungsi personal dalam kinerja organisasi efektif, atau dapat juga organisasi melakukan peningkatan kwalitas anggota melalui training-training keahlian, (job spesification).

C. Bekerja Sama Dalam sebuah team work, ada baiknya jika terdiri dari ‘superman-superman’ seperti ‘aktor India’ (bisa nyanyi, bisa joget, bisa berantem dll) namun para superman tidak akan menjadi super-Tim, jika tanpa jalinan kerjasama yang utuh, tanpa ada pembagian kerja yang jelas, justru kumpulan superman seperti ini, dimungkinkan akan berantakan, karena tidak ada proses bekerjasama bahkan sering melahirkan konfilk-konflik yang berkepanjangan. D. Komunikasi Efektif Komunikasi merupakan inti dari kerjasama tim. Komunikasi efektif akan melahirkan kepercayaan, kesamaan persefsi, dan alur kerja yang sinergis, sedangkan komunikasi yang tidak jalan akan menghasilkan salah persepsi, tidak saling percaya, saling mencurigai dan kekeliruan tindakan.

E. Motivasi Tanpa motivasi, kerja tim akan ogah-ogahan dan semaunya, dan faktor yang mempengaruhi motivasi adalah kepemimpinan, kondisi kerja dan imbalan (hukuman). Anggota tim yang motivatif selalu mengungkapkan secara terbuka mengenai aspek-aspek yang mempengaruhi kinerja, misalkan karakter yang kurang dapat ditolelir dari angota lain, fasilitas kerja, dll. F. Pengambilan keputusan Hendaknya setiap keputusan diambil dengan melibatkan seluruh anggota tim agar setiap anggota memiliki tanggungjawab yang seimbang. Di samping itu, tidak ada anggota yang akan merasa terpaksa melakukan sesuatu, karena apapun pekerjaannya merupakan keinginan dirinya yang terorganisir. Orang bijak mengatakan : “Nilai dari sebuah kesuksesan bukan terletak pada hasil, melainkan pada proses yang diupayakan” (Muhammad Nur. 2010)

Sumber Bacaan Etika muslimah. 2009. Perancangan Organisasi, Hand Out. UMS. Surakarta. Muhammad Nur. 2010. Sukses Macam Wirausaha. Swaramedia. Jakarta. Suranto. 2009. Kecil-Kecil Jadi Konglomerat. Mediatama. Surakarta. Bisri Mustofa. 2009. Bisnis Event Organizer. Uranus Jakarta. Suranto. 2012. Kumpulan wirausaha dan manajemen kelayakan usahan: kajian 2007-2012, dalam inkubator, tidak diterbitkan UIN Sunan Kalijaga. Yogyakarta.