Prosedur Penyusutan Arsip yang Belum Memiliki JRA Modul 9

Untuk melakukan penyusutan arsip di instansi/lembaga yang belum mempunyai Jadwal Retensi Arsip (JRA) maka tahapan yang harus dilakukan adalah: Survey; Struktur dan fungsi organisasinya Kondisi Arsipnya Menyusun Daftar Ikhtisar Arsip Penyusunan Juknis Penataan & Penyusutan Sortir/Pemilahan Rekonstruksi Pendaftaran/deskripsi arsip

Penyusunan skema pengaturan dan pengelompokan arsip Penomoran dan penataan fisik Penyusunan daftar sementara Penilian dan Seleksi Penyusunan daftar usul simpan, musnah dan serah Pelaksanaan penyusutan (pindah, serah dan terima) Menyiapan Proposal Pembenahan Arsip

Prosedur Survey; merupakan kegiatan pengumpulan data-data arsip, baik berkaitan dengan struktur, tugas, dan fungsi organisasi maupun arsipnya itu sendiri. Struktur & Fungsi Organisasi Arsip, seperti (a) kondisi arsip, (b) kondisi tempat penyimpanan, (c) media rekam, (d) jumlah arsip, (c) kurun waktu, (d) sistem penataan. Penyusunan Daftar Ikhtisar Arsip (DIA). DIA adalah kompilasi seluruh data arsip dari semua unit kerja organisasi yang di survey.

DIA memuat keterangan : Nama instansi Alamat instansi Nomor urut Asal arsip Kurun waktu Jumlah arsip Jenis media rekam Sistem penataan keterangan

Pembuatan Proposal Setelah DIA selesai langkah berikutnya adalah penyusunan proposal pembenahan seperti memperkirakan kebutuhan penataan arsip seperti: 1) peralatan atau perlengkapan, 2) biaya, 3) tenaga, 4) waktu pelaksanaan pembenahan.

Jumlah Boks (JB) = (JA x 100)/LB Peralatan/Perlengkapan seperti folder, boks arsip dan rak arsip. Bagaimana cara menentukannya. Kebutuhan Folder Jml Folder = (JA x 100)/TF JA = Jml Arsip, TF = Tebal Folder Boks Arsip Jumlah Boks (JB) = (JA x 100)/LB LB = Lebar Boks

Rak Arsip Tenaga dan Waktu Biaya Sistematika Proposal Jumlah Rak (JR) = (JA x 100)/(PRx JS) Tenaga dan Waktu Waktu = JA KK/orang Biaya Sistematika Proposal X 1 hari

Pembenahan dan Penilaian Arsip

Pembenahan Arsip Pembenahan arsip adalah kegiatan pengaturan arsip yang kacau, baik secara fisik maupun informasinya sehingga dapat mencerminkan gambaran pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi secara utuh.

Pembenahan/penataan; kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari survey Pembenahan/penataan; kegiatan ini merupakan tindak lanjut dari survey. Langkah-langkah yang dilakukan seperti: Identifikasi arsip; kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui konteks arsip dan sistem penataannya. Pengaturan kembali (reconstruction) Arsip dan Pemilahan; merupakan kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan aslinya. Memisahkan antara arsip dan non arsip serta duplikasi yang berlebihan. Non arsip antara lain amplop, map, blanko, formulir kosong, dan lain-lain. Mengelompokkan arsip sehingga menjadi berkas dengan kesatuan informasi yang utuh.

Penentuan Skema Pengaturan Arsip Pendeskripsian Arsip; kegiatan perekaman informasi setiap series arsip. Memindahkan isi informasi arsip/dokumen ke dalam lembar deskripsi atau langsung di entry pada komputer Penentuan Skema Pengaturan Arsip Pengelompokan dan Penomoran Kartu Deskripsi dan Fisik Arsip; Mengelompokkan data berdasarkan pada Unit Pengolah dan Klasifikasi secara elektronik dari seluruh kode pelaksana, sehingga arsip yang memiliki kesamaan kode klasifikasi, kegiatan, kurun waktu, dll. akan berurutan. Langkah-langkahnya : penggabungan data dari semua pelaksana, pengisian kode klasifikasi, pengisian kode kegiatan, sorting.

A.01.03.0015 Contoh: Keterangan : A : Ruang 01 : Lemari/rak 03 : baris Penataan Boks; Merupakan kegiatan penempatan boks arsip dengan penentuan skema penyimpanan dari posisi boks sementara menjadi boks definitif. Pelabelan ; Merupakan kegiatan pencantuman label pada setiap folder dan boks berdasarkan lokasi simpan yang telah ditetapkan. Contoh: Keterangan : A : Ruang 01 : Lemari/rak 03 : baris 0015 : nomor boks A.01.03.0015

Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Sementara; Merupakan kegiatan pembuatan Daftar dari keseluruhan arsip yang telah ditata Daftar Arsip ini digunakan sebagai sarana bantu penemuan kembali arsip secara manual. Dalam daftar arsip ini tercantum : No. Urut, Kode Klasifikasi, Unit Pengolah, Uraian arsip, Tingkat Perkembangan Arsip, Kurun Waktu, Lokasi Simpan Arsip yang terdiri dari nomor ruang, nomor rak, nomor folder, dan nomor boks. Penilaian Arsip Penyusunan Daftar Arsip yang Disimpan, Dimusnahkan dan Diserahkan Pelaksanaan Penyusutan