Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT) Wawan Laksito YS, S.Si, M.Kom

APA ? Bentuk sistem informasi paling sederhana karena fungsinya adalah mencatat data, memproses data, dan menghasilkan informasi baku.

Karakteristik SPT SPT berfungsi mencatat data ke dalam basis data. Data yang dicatat meliputi data induk (master) dan data transaksi. Contoh : Data Induk : data pegawai, data barang dagangan dan data pelanggan. Data Transaksi : data penjualan, data pembelian, data perhitungan gaji, data peminjaman, data angsuran.

Karakteristik SPT SPT digunakan oleh para pemakai akhir ( end user ), yang terdiri dari operator ( misalnya kasir, teller bank dan resepsionis hotel ) atau para manajer pelaksana SPT menyajikan informasi atau laporan yang bersifat baku atau standar tidak mengandung banyak variasi. Contoh : kasir hanya menyediakan nota penjualan yang terdiri dari secarik kertas, bendara gaji menyediakan slip gaji, bagian persediaan menyediakan kartu stok.

Karakteristik SPT SPT diperlukan hampir setiap hari , karena dalam suatu perusahaan transaksi selalu terjadi dan setiap transaksi yang terjadi harus dicatat. SPT berguna untuk pembuatan keputusan yang terstruktur. Keputusan yang terstruktur adalah keputusan yang timbul karena masalah yang sudah jelas dan jalan keluar juga jelas. Contoh: penjualan tiket pesawat, pelayanan bank melalui ATM, pencatatan tagihan telepon, pengadaan barang. SPT memerlukan perangkat input dan output yang sangat bervariasi mulai dari komputer, mesin ATM, telpon dan perangkat lain yang dalam masa depan akan semakin bervariasi dan mudah digunakan.

Tujuan SPT Mencatat setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Mempercepat proses yang terjadi dalam perusahaan. Menyediakan informasi atas kegiatan operasional dengan akurat dan tepat waktu. Meningkatkan kinerja dan layanan perusahaan.

Kegiatan Utama SPT Mencatat data ke dalam basis data (Input) Data yang dicatat dapat berbentuk macam – macam, misalnya huruf, angka, tanda bahkan gambar dan suara. Data disimpan dalam bentuk digital dengan suatu metode yang sistematis, biasanya dalam bentuk tabel-tabel database. Memproses Data. Memproses data merupakan kegiatan memanipulasi data agar diperoleh informasi yang diperlukan. Pemrosesan data dapat dilakukan dengan empat cara, yaitu cara batch process (sequantial processing) dan cara online  (real time) Menghasilkan Informasi Baku (Output) Laporan dapat berbentuk hard copy (tercetak) maupun soft copy (tampilan di komputer atau suara) Waktu pelaporan sudah ditentukan baik setelah suatu kejadian (setelah transaksi dicatat - mis. nota) maupun secara berkala (seminggu sekali – mis. Rekapitulasi).

Teknik pengolahan data Batch processing: data yang diperoleh dari sumber data biasanya dikumpulkan atau ditumpuk, lalu diproses pada waktu-waktu tertentu, misalnya data dikumpulkan antara jam 8:00 sampai dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai jam 14:00 sampai dengan jam 17:00. Online processing: data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saat diterima, yang mungkin terjadi adalah antrian data untuk menunggu giliran, misalnya pemrosesan yang dilakukan pada saat melakukan transaksi online di depan teller bank. Real-time processing: pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis, penundaan pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahan dari hasil pemantauan aktivitas gunung berapi. Inline processing: biasa juga disebut sebagai hybrid-processing, yaitu kombinasi antara batch-processing dan online-processing. Misalnya pengolahan transaksi di supermarket, dimana transaksi penjualan melalui POS (point of sale) langsung dilakukan (online), tetapi pengolahan lebih lanjut tentang persediaan barang dilakukan setiap jam 10:00 malam.

Komponen SPT Prosedur. Perangkat Pemroses Dokumen Prosedur adalah serangkaian kegiatan yang sudah dibakukan untuk menangani suatu peristiwa atau transaksi. Sebagai contoh, sistem penjualan barang di supermarket. Prosedurnya adalah: (1) pembeli memilih dan mengambil barang, (2) membawanya kekasir untuk diinput, (3) membayar, lalu (4) membawa keluar barang belanjaannya. Perangkat Pemroses Hardware dan Software. Dokumen media yang digunakan untuk mencatat data dan menghasilkan informasi. Berbentuk Hardcopy maupun Softcopy. Sistem Pengendalian Internal berbagai perangkat dan prosedur yang digunakan perusahaan untuk menjamin agar sistem informasi tetap dapat digunakan dengan baik. Basis Data Basis data adalah sekumpulan tabel data yang saling berkait.

Hubungan SIM dengab SPT SIM merupakan sistem informasi kelanjutan dari SPT. SPT mengolah data (fakta yang belum berguna untuk pembuatan keputusan) menjadi informasi. Informasi ini sudah dapat digunakan untuk membuat keputusan, tetapi lingkupnya terbatas. Apabila manajemen akan membuat keputusan yang sifatnya lebih menyeluruh, informasi tadi diolah lebih lanjut dengan pengolahan informasi. 

Contoh SPT : Sistem Informasi Laboratorium Sistem informasi laboratorium kesehatan adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, mengolah, mengambil dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh laboratorium kesehatan tentang kegiatan pelayanannya untuk pengambilan keputusan manajemen. Tujuan utama dari sistem informasi laboratorium kesehatan adalah mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data dengan serapi mungkin, mudah dibaca dan tepat waktu. Penyajian data laboratorium yang lebih rapi dan tepat waktu dapat dimanfaatkan untuk mempengaruhi perubahan pola perintah dokter, memantau perubahan pola kerentanan antibiotik secara lengkap, dan melakukan kajian lini produk serta penentuan biaya.

Contoh SPT : Sistem Informasi Laboratorium Kegiatan pengelolaan pelayanan laboratorium meliputi: Pencatatan data pasien, data sampel, data instansi, data jenis dan tarif pemeriksaan, hasil pemeriksaan, data reagen dan pemakaian reagen, data pemeriksa Perhitungan biaya pemeriksaan Perhitungan statistik laboratorium meliputi cakupan pemeriksaan laboratorium, rerata jumlah pemeriksaan per hari Perhitungan jumlah pemakaian reagen pemeriksaan Perhitungan jumlah pendapatan laboratorium per periode waktu sertaperhitungan angka pencapaian target pendapatan.

Contoh SPT : Sistem Informasi Laboratorium Input Form pendaftaran pasien dan sampel dan permohonan pemeriksaan Register pemeriksaan pasien klinis dan non klinis Daftar jenis dan tarif pemeriksaan sesuai daftar retribusi pelayanan laboratorium Register hasil pemeriksaan klinis dan non klinis Buku pencatatan pemakaian reagen Form laporan hasil pemeriksaan klinis dan non klinis.

Contoh SPT : Sistem Informasi Laboratorium  Proses Pencatatan data pasien, data sampel, data instansi, data jenis dan tarif pemeriksaan, hasil pemeriksaan, data reagen dan pemakaian reagen, data pemeriksa Perhitungan biaya pemeriksaan Perhitungan statistik laboratorium meliputi cakupan pemeriksaan laboratorium, rerata jumlah pemeriksaan per hari Perhitungan jumlah pemakaian reagen pemeriksaan Perhitungan jumlah pendapatan laboratorium per periode waktu serta perhitungan angka pencapaian target pendapatan.

Contoh SPT : Sistem Informasi Laboratorium  Output Informasi mengenai biaya pemeriksaan laporan hasil pemeriksaan laboratorium klinis dan non klinis rekapitulasi hasil dan riwayat pemeriksaan laboratorium laporan statistik hasil pemeriksaan Laporan keuangan laporan pemakaian reagen laporan pengguna layanan (pelanggan).

Tugas Buatlah Kelompok Terdiri dari 3-4 orang Buatlah Makalah SPT : Sirkulasi Buku Perpustakaan Penjualan Kredit Penggajian Penerimaan Mahasiswa Baru Penilaian hasil belajar (Perkuliahan) Persediaan Barang Penginapan/Hotel Rawat Inap Lainya, usulkan (pilih salah satu, tidak boleh ada kelompok dengan tema yang sama)

Laporan Format Hardcopy : Halaman Judul Pendahuluan Diskripsi singkat Bagian/Entitas yang terlibat Layanan Kegiatan (bila memungkinkan lengkapi dengan screen shoot) Input Proses Output Penutup Kaitan dengan sistem informasil lain dan posisinya pad SIM Daftar Pustaka Dikumpulkan Paling lambat Hari Senin Tanggal 25 Mei 2015 Presentasi Buat Slide Presentasi Presentasi mulai tanggal 1 Juni 2015