Audit Proses Pembelian Pembelian Bhn Baku Peralatan Pabrik Perlengkapan Pemeliharaan & Perbaikan Jasa Profesional Inventaris

3 masalah pokok dalam pembelian : Penentuan saat pesanan ( jml.stok brg pada pers., rata-rata pemakaian, wkt.pemesanan.) Penentuan jumlah yang dipesan (pesanan brg jgn berlebihan jika terlalu cepat mengakibatkan penggunaan dana terlalu cepat, jika sedikit mengganggu proses produksi ) Penentuan rekanan ( harga, syarat pembayaran, kualitas,lokasi, bonafiditas )

Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh auditor dalam aktivitas pembelian : Kedudukan bag.Pembelian dalam perusahaan ( dlm.perush.industri sangat menentukan, tetapi dlm perush.kecil dirangkap dlm aktivitasnya ) Sentralisasi atau Desentralisasi ( + strl :pesanan digabung sehingga harga murah, lebih mudah dlm pengendalian, mengurangi duplikasi…..- strl :kurang memperhatikan kualitas & spesifikasi brg, lokasi berjauhan sulit dlm operaionalnya )

Bagian atau unit yg membutuhkan melakukan negosiasi langsung dgn pemasok, setelah itu di delegasikan kepada bag.pembelian untuk memesan barang dan diterima dahulu tetapi PO menyusul secara formalitas. Pembayaran dilakukan melalui kas kecil atau dana operasional lain tanpa melalui bag.Pembelian. ( pengendalian lemah ) Pemahaman mengenai barang atau jasa oleh bagian pembelian. Godaan Pemasok. ( jamuan, hadiah, penyuapan )

Tahapan Pembelian : Penentuan Kebutuhan : jadwal produksi, system pers.minimum/max., Just in Time yaitubrg dibeli jika benar-benar diperlukan tdk ada stok. Otorisasi ( LOA ) Pelaksanaan pembelian : pencarian rekanan, penawaran oleh rekanan, tdk bergantung dgn 1 rekanan,

Pemantauan saat pelaksanaan pembelian, perlu dibuat tim pembelian Penerimaan barang : pemeriksaan silang dgn bag.gudang Penyelesaian keuangan : pemeriksaan silang dgn bag.keuangan/akunting

Fungsi Dalam Proses Pembelian Permintaan ( oleh suatu unit/dept.berdasarlan LOA ) Pembelian ( Persetujuan & pelaksanaan yang tepat : harga,vendor,proses,dll ) Mencatat penerimaan barang/jasa ( otorisasi layak ) Proses faktur ( harga, diskon, retur ) Pengeluaran ( proses pembayaran ) Hutang Usaha ( pencatatan faktur vendor ) Buku Besar **

Pemisahan Tugas Kunci Untuk Antisipasi Kecurangan Fungsi pembelian terpisah dengan permintaan/pesanan Fungsi proses faktur terpisah dengan hutang usaha Fungsi Pengeluaran terpisah dengan hutang usaha Fungsi hutang terpisah dari buku besar

Akun Yang Terpengaruh Dalam Laporan Keuangan Transaksi Pembelian ( Hutang, Persediaan, HPP/Pembelian ) Pengeluaran Kas/Bank ( Kas/Bank, Discount, hutang ) Retur Pembelian ( Retur,Potongan Pembelian, Hutang )

Beberapa Jenis Dokumen Pembelian Permintaan Pembelian Pesanan Pembelian ( kuantitas,kualitas,jenis ,dll ) Laporan Penerimaan Faktur Vendor Laporan Vendor

Risiko Bawaan Dalam Proses Pembelian Ketergantungan akan satu pemasok, disebabkan jenis bahan/komponen yang mempunyai karateristik yang khas. Selain itu kesiapan pasokan bahan dan pengaruh atas stabilitas perubahan harga.  

5 Komponen Pengendalian Internal A.Lingkungan Pengendalian  Meliputi struktur organisasi dan system pelimpahan wewenang.Mengakibatkan transaksi pembelian dapat dilakukan oleh beberapa tingkatan dalan unit/departemen tersebut. Auditor harus memahami kebijaksanaan tersebut.

B.Prosedur Pengendalian Auditor harus meyakinkan manajemen bahwa SOP yang berjalan telah cukup memadai dalam mencapai sasaran. Misalnya : transaksi pembelian, pengeluaran kas, dokumen pendukung, pemrosesan transaksi.

C.Merencanakan & melaksanakan pengujian pengendalian Auditor harus menganalisis proses pembelian untuk mengindentifikasi pengendalian untuk dapat memastikan pencegahan salah saji material. Mis; mempelajari SOP auditee.  

D.Proses Penentuan Risiko Entitas Risiko karena terdapat suatu system yang baru, pertumbuhan , serta teknologi.

E.Menetapkan & mendokumentasikan risiko pengendalian Setiap resiko untuk dibuatkan flow chart, hasil pengujian apakah sesuai dengan implementasinya.