12. Project Procurement Management

12. Project Procurement Management Project Procurement Management mencakup proses- proses yang diperlukan untuk membeli atau memperoleh produk, jasa, yang dibutuhkan dari luar organisasi . Why Outsource Agar Organisasi dapat tetap fokus pada bisnis utamanya Mempermudah akses keterampilan dan teknologi Memberikan fleksibilitas Meningkatkan akuntabilitas

Project Procurement Management Close Procurement Plan Procurement Conduct Procurement Control Procurement

12.1 Plan Procurement Management Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak

12.1.1 Input Plan Procurement 12.1.1.1 Project Management Plan Digunakan untuk membuat plan procurement , Di dalam nya terdapat Scope Baseline yang berisi Project Scope Statement, WBS , dan WBS dictionary

12.1.1 Input Plan Procurement 12.1.1.2 Requirement Documentation Requirement Documentation terdiri atas : Informasi penting tentang persyaratan proyek yang di pertimbangkan selama perencanaan Persyaratan –persyaratan dengan inplikasi bersifat kontrak dan hukum

12.1.1 Input Plan Procurement 12.1.1.3 Risk Register Menyediakan data tentang Resiko-resiko yang mungkin di temui di proyek , dan juga penangananya.untuk mengupdate Risk register harus mengupdate project document update

12.1.1 Input Plan Procurement 12.1.1.4 Activity Resource Requirement Berisi informasi tentang requirement yang bersifat khusus seperti orang , peralatan , atau lokasi

12.1.1 Input Plan Procurement 12.1.1.5 Project Schedule Berisi informasi tentang jadwal yang diperlukan atau jadwal yang dicantumkan dalam laporan.

12.1.1 Input Plan Procurement 12.1.1.6 Activity Cost Estimate Merupakan perkiraan biaya yang berhubungan dengan aktivitas pengadaan , digunakan untuk mengevaluasi kewajaran tawaran dan juga seller yang potensial.

12.1.1 Input Plan Procurement 12.1.1.7 Stakeholder Register Memberikan rincian tentang Stakeholder yang terlibat dalam proyek dan juga peran dan kepentingan mereka dalam proyek

12.1.1 Input Plan Procurement 12.1.1.8 Enterprise Environmental Factors Faktor- faktor luar yang mempengaruhi plan procurement meliputi: Kondisi pasar Produk, layanan, dan hasil yang tersedia di pasar Seller , termasuk kinerja masa lalu atau reputasinya Persyaratan umum dan persyaratan untuk produk/jasa Kebutuhan –kebutuhan lokal yang unik.

12.1.1 Input Plan Procurement 12.1.1.9 Organizational Process Assets Yang termasuk organizational process assets meliputi: Kebijakan formal pengadaan , prosedur , dan pedoman. Sistem manajemen yang dipertimbangkan dalam mengembangkan procurement management plan dan memilih hubungan yang bersifat kontrak yang akan digunakan Sistem Seller yang terpercaya yang diputuskan memenuhi syarat berdasarkan pengalaman-pengalaman sebelumnya.

Kategori-kategori kontrak 1. Fixed Price Contracts Kategori kontrak ini melibatkan pengaturan harga yang tetap untuk produk, layanan , atau hasil yang akan diberikan. Tipe-tipe kontrak seperti FFP(Firm Fixed Contracts) FPIF(Fixed Price Incentive fee contracts) FP-EPA(Fixed Price With Economic Price Adjustment Contracts)

Firm Fixed Contracts(FFP) Jenis kontrak yang umum digunakan Harga barang di tetapkan di awal Setiap kenaikan harga , merupakan tanggung jawab Seller Buyer harus tepat menentukan produk atau jasa yang akan di beli Setiap perubahan pada spesifikasi pengadaan meningkatkan biaya pada buyer

Fixed Price Incentive Fee Contracts (FPIF) Memberikan beberapa fleksibilitas kepada buyer dan seller ketika terdapat penyimpangan performance Terdapat biaya insentif keuangan yang berkaitan dengan biaya ,jadwal , atau kinerja teknis dari seller. Harga kontrak akhir ditentukan setelah selesai semua pekerjaan berdasarkan kinerja seller. Ditetapkan price ceiling dan semua biaya di atas price ceiling tanggung jawab seller.

Fixed Price with Economic Price Adjusment Contract(FP-EPA) Digunakan ketika periode kinerja seller mencakup periode bertahuntahun(jangka panjang) Kontrak dengan harga tetap, tetapi dengan ketentuan khusus memungkinkan untuk penyesuian akhir harga kontrak karena kondisi berubah, ex inflasi FP-EPA kontrak dimaksudkan untuk melindungi seller dan buyer dari kondisi eksternal di luar kendali mereka

2. Cost Reimbursable Contracts Merupakan kategori kontrak yang melibatkan pembayaran (biaya pengganti )kepada seller untuk semua biaya yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang telah diselesaikan , ditambah biaya yang mewakili keuntungan seller. Tipe-tipe kontrak meliputi: CPFF(Cost Plus Fixed Fee Contracts) CPIF(Cost Plus Incentive Fee Contracts) CPAF(Cost Plus Award Fee Contracts)

Cost Plus Fixed Fee Cntracts (CPFF) Pembayaran hanya dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang telah di selesaikan oleh seller

Cost Plus Incentive Fee Contracts (CPIF) Pembayaran sesuai dengan kinerja dari seller tetapi jika biaya akhir tidak sama dengan perkiraan Estimasi Cost maka akan ada share dari cost antara seller dan buyer sesuai dengan kesepakatanya.

Cost Plus Award Fee Contracts(CPAF) Pembayaran diberikan sesuai dengan kinerja seller dan juga biaya award karena kepuasan kepada kinerja seller.

3. Time and Material Contracts(T&M) Campuran dari kontrak harga tetap dan kontrak harga penggantian . Kontrak ini sering digunakan untuk tambahan staff, akuisisi ahli , dan dukungan luar ketika sebuah pernyataan yang tepat untuk pekerjaan tidak dapat dengan cepat ditentukan.

12.1.2 Tools and Technique Plan Procurement 12.1.2.1 Make or buy Analysis Adalah teknik yang umum digunakan untuk menentukan apakah pengadaan ,dapat di upayakan oleh organisasi atau harus di beli dari sumber luar.

12.1.2 Tools and Technique Plan Procurement 12.1.2.2 Expert Judgement Digunakan untuk mengevaluasi proposal dari seller.dan juga masukannya di perlukan dalam proses plan procurement

12.1.2 Tools and Technique Plan Procurement 12.1.2.3 Market Research Meliputi pemeriksaan industri dan kemampuan vendor tertentu . Terdapat Review dari berbagai sumber tentang kemampuan pasar Dapat mengevaluasi tujuan pengadaan yang dihubungkan dengan perkembangan teknologi serta analisis resiko agar mendapat vendor yang dapat menyediakan bahan-bahan atau jasa yang diinginkan

12.1.2 Tools and Technique Plan Procurement 12.1.2.4 Meetings Perlu diadakan Meeting agar dapat membantu dalam proses plan procurement. Agar dapat di tentukan opsi palaing menguntungkan dalam proses pengadaan.

12.1.3 Output Plan Procurement 12.1.3.1 Procurement management plan menggambarkan bagaimana proses pengadaan akan dikelola dari dokumen pengadaan Diantaranya terdapat: -Tipe kontrak yang digunakan -Masalah manajemen resiko -Manajemen beberapa supplier yang terlibat,dll

12.1.3 Output Plan Procurement 12.1.3.2 Procurement Statement of work Menjelaskan  pengadaan barang secara cukup rinci untuk menentukankan calon seller apakah mereka mampu memberikan produk, jasa, atau hasil yang tepat dan sesuai.

12.1.3 Output Plan Procurement 12.1.3.3 Procurement Documents Digunakan untuk mengumpulkan proposal dari calon penjual . Istilah- istilah seperti tawaran, tender, atau quotatiom umumnya digunakan ketika keputusan pemilihan seller akan didasarkan pada harga ( seperti ketika membeli komersial atau item standar ) , sedangkan istilah seperti proposal umumnya digunakan ketika pertimbangan lain , seperti kemampuan teknis, dll.

12.1.3 Output Plan Procurement 12.1.3.4 Source Selection Criteria Digunakan untuk menilai proposal penjual (seller). Contoh source selesction criteria seperti : -Understanding of need -Overal of life cycle cost -Technical capability -Risk -Management approach(pendekatan manajemen) -Technical approach(pendekatan teknis), dll

12.1.3 Output Plan Procurement 12.1.3.5 Make or buy Decision Laporan pekerjaan yang berupa keputusan dari pilihan apakah barang dan jasa diperoleh dari luar organisasi proyek, atau akan dilakukan secara internal oleh tim proyek

12.1.3 Output Plan Procurement 12.1.3.6 Change Request Sebuah keputusan yang melibatkan barang pengadaan, jasa, atau sumber daya biasanya mengalami perubahan. Juga berkaitan dengan permintaan perubahan tambahan dan perubahan permintaan yang kemudian diproses untuk diperiksa dan dan dikontrol melalui proses terpadu

12.1.3 Output Plan Procurement 12.1.3.7 Project Document Update Merupakan update dokumen yang terjadi karena dalam kegiatan proyek terjadi perubahan. Perbaikan tetap harus mendukung target dan capaian akhir dari suatu proyek

12.2 Conduct Procurement proses mendapatkan respon seller, memilih seller, dan pemberian kontrak. Dalam proses ini, tim akan menerima tawaran atau proposal yang kemudian akan menerapkan kriteria seleksi yang ditetapkan sebelumnya untuk memilih satu atau lebih seller yang memenuhi syarat untuk melakukan pekerjaan dan diterima sebagai seller.

12.2.1 Input Conduct Procurement 12.2.1.1 Procurement Management plan Menjelaskan bagaimana proses procurement akan di kelola dari pengembangan procurement dokumentation.berdasrkan kontrak.

12.2.1 Input Conduct Procurement 12.2.1.2 Procurement Document Menyediakan data tentang audit dari kontrak dan persetujuan lainya

12.2.1 Input Conduct Procurement 12.2.1.3 Source Selection Criteria Berisi informasi yang menjadi kriteria dipilihnya para suplier dalam proyek . Kriteria seperti capability, technical expertise , life cycle cost , delivery date, product cost , berdasarkan kontrak.

12.2.1 Input Conduct Procurement 12.2.1.4 Seller proposal Seller proposal dibutuhkan untuk menentukan Seller yang potensial dan juga diperlukan dalam memilih seller yang akan diajak berkerja sama.

12.2.1 Input Conduct Procurement 12.2.1.5 Project Document Berisi risk register dan risk related contract decision

12.2.1 Input Conduct Procurement 12.2.1.6 Make or Buy Decision Merupakan hasil dari Make-or-buy analysis yang menentukan apakah produk atau servis tertentu dibuat/ dilakukan dalam organisasi atau dibeli saja dari pihak ketiga. Keputusan ini mempertimbangkan kondisi keuangan proyek, sehingga analisa keuangan harus dilakukan secara cermat.

12.2.1 Input Conduct Procurement 12.2.1.7 Procurement Statement of work Dibutuhkandalam proses pengadaan. Statement Of Work yang baik memberikan kesempatan bagi Selleruntuk memahami dengan baik apa harapan dari buyer (pelakuproyek), sehingga penawar dapat menilaia apakah dirinya mampu memenuhi kebutuhan buyer/tidak

12.2.1 Input Conduct Procurement 12.2.1.8 Organization Process Assets Aset – aset organisasi yang mungkin di butuhkan seperti: Daftar Calon seller yang prospektif Informasi tentang pengalaman masa lalu yang relevan dengan seller , yang baik dan yang buruk.

12.2.2 Tools and Techniques Conduct procurement 12.2.2.1 Bidder Conferences adalah pertemuan dengan semua calon seller dan buyer sebelum pengajuan tawaran atau proposal. Konferensi ini digunakan untuk memastikan bahwa semua calon seller memiliki pemahaman yang jelas dan pemahaman yang umum tentang pengadaan (baik teknis dan persyaratan kontrak), dan tidak ada penawar yang menerima perlakuan istimewa. tanggapan terhadap pertanyaan dapat dimasukkan ke dalam dokumen

12.2.2 Tools and Techniques Conduct procurement 12.2.2.2 Proposal Evaluation Techniques Dalam pengadaan yang kompleks, dimana pemilihan sumber akan dibuat berdasarkan respon seller dengan kriteria pertimbangan yang telah ditetapkan sebelumnya, proses peninjauan evaluasi formal akan ditentukan oleh kebijakan pembeli pengadaan

12.2.2 Tools and Techniques Conduct procurement 12.2.2.3 Independent Estimate Untuk item pengadaan yang berjumlah banyak, organisasi pengadaan dapat memilih untuk mempersiapkan perkiraan mandiri, atau memiliki perkiraan biaya yang telah disiapkan oleh estimator profesional di luar sebagai benchamrking pada tanggapan yang diusulkan

12.2.2 Tools and Techniques Conduct procurement 12.2.2.4 Expert Judgement Penilaian ahli dapat digunakan untuk mengevaluasi proposal penjual. Evaluasi proposal dapat dicapai oleh tim review multi-disiplin dengan keahlian di masing-masing area yang dicakup oleh dokumen pengadaan dan kontrak yang diusulkan

12.2.2 Tools and Techniques Conduct procurement 12.2.2.5 Adverting Daftar penjual potensial yang ada, sering dikeluarkan dengan menempatkan iklan di publikasi yang beredar seperti koran atau publikasi khusus perdagangan.

12.2.2 Tools and Techniques Conduct procurement 12.2.2.6 Analytical Technique dapat membantu organisasi dalam mengidentifikasi kesiapan vendor ke keadaan akhir yang diinginkan, menentukan biaya yang diharapkan untuk mendukung penganggaran, dan menghindari pembengkakan biaya akibat perubahan. Dengan mengamati performansi masa lalu, tim dapat mengidentifikasi area yang mungkin beresiko, dan yang perlu diawasi dengan ketat untuk memastikan keberhasilan proyek

12.2.2 Tools and Techniques Conduct procurement 12.2.2.7 Procurement Negotiation Negosiasi ini memperjelas struktur, persyaratan dan ketentuan lain pembelian sehingga kesepakatan bersama dapat dicapai sebelum penandatanganan kontrak. Negosiasi disimpulkan dengan dokumen kontrak yang dapat dieksekusi oleh buyer dan seller. Untuk item pengadaan yang kompleks, negosiasi kontrak bisa menjadi proses yang independen dengan input dan output sendiri. Untuk item pengadaan yang sederhana, syarat dan kondisi kontrak dapat ditetapkan sebelumnya dan non-negotiable, dan hanya perlu diterima oleh seller

12.2.3 Output Conduct Procurement 12.2.3.1 Sellected Seller seller yang dipilih adalah seller yang dinilai berada dalam kisaran yang kompetitif berdasarkan hasil dari proposal atau evaluasi penawaran, dan yang telah dinegosiasikan dalam draft kontrak yang akan menjadi kontrak sebenarnya ketika penghargaan

12.2.3 Output Conduct Procurement 12.2.3.2 Agreements kesepakatan/perjanjian pegadaan meliputi syarat dan kondisi, dan dapat menggabungkan item yang ditentukan buyer mengenai apa yang kontraktor akan lakukan atau berikan. Ini adalah tanggungjawab tim manajement proyek untuk memastikan bahwa semua perjanjian memenuhi kebutuhan proyek.

12.2.3 Output Conduct Procurement 12.2.3.3 Resource Calendars Kalender yang berisi informasi tentang sumberdaya , kapan di butuhkan dan juga berapa banyaknya.

12.2.3 Output Conduct Procurement 12.2.3.4 Change request Permintaan perubahan untuk rencana manajemen proyek, rencana anak perusahaan, dan komponen lainnya diproses untuk review dan disposisi melalui proses perform integrated change control.

12.2.3 Output Conduct Procurement 12.2.3.5 Project management plan Update Elemen dari perencanaan manajemen proyek dapat di perbaharui, tetapi tidak terbatas pada : -perencanaan biaya,, mengenai waktu atauu jadwal lainnya lingkup awal jadwal awal perencanaan manajemen komunikasi perencanaan manajemen pengadaan

12.2.3 Output Conduct Procurement 12.2.3.6 Project Document Update dokumen proyek dapat diperbaharui, tetapi tidak terbatas pada : - persyaratan dokumentasi - persyaratan penelusuran dokumentasi daftar resiko daftar stakeholder

12.3 Control Procurement Proses mengelola procurement relationship , monitoring contracts performance, dan membuat perubahan dan perbaikan sesuai dengan kebutuhan.

12.3.1 Input Control Procurement 12.3.1.1 Project Management plan Perencanaan manajemen proyek akan mendeskripsikan bagaimana proses pengadaan akan dikelola dari pengembangan dokumentasi pengadaan hingga penutupan kontrak.

12.3.1 Input Control Procurement 12.3.1.2 Procurement Document Dokumen pengadaan meliputi pelengkapan laporan pendukung untuk administrasi proses pengadaan. Hal ini mencakup penghargaan pengadaan kontrak dan pernyataan dalam bekerja.

12.3.1 Input Control Procurement 12.3.1.3 Agreement Persetujuan yang di setujui oleh pihak yang terlibat

12.3.1 Input Control Procurement 12.3.1.4 Approved Change Request meliputi modifikasi atas aturan dan kondisi dari kontrak yang meliputi pernyataan pengadaan kerja, harga, dan deskripsi produk, jasa, atau hasil untuk disediakan.

12.3.1 Input Control Procurement 12.3.1.5 Work Performance Request Seller performance berhubungan dengan dokumen: Technical documentation – Work Performance Information

12.3.1 Input Control Procurement 12.3.1.6 Work Performance Data meliputi tingkatan dimana standar kualitas terpenuhi, biaya yang dikeluarkan, seller yang telah dibayar, semuanya dikumpulkan sebagai bagian dalam eksekusi proyek

12.3.2 Tools and techniques Control Procurement 12.3.2.1 Contract Change Control System Contract Change Control System mendefinisikan proses dimana pengadaan dapat dimodifikasi.

12.3.2 Tools and techniques Control Procurement 12.3.2.2 Procurement Performance Reviews adalah rangkuman yang terstrukturisasi dari kemajuan penjual untuk mengirimkan cakupan proyek dan kualitas, hingga biaya dan jadwal, sebagai pembanding dalam kontrak.

12.3.2 Tools and techniques Control Procurement 12.3.2.3 Inspection And Audits Untuk memverifikasi proses penyelesaian dari kerja oleh seller .

12.3.2 Tools and techniques Control Procurement 12.3.2.4 Performance Reporting Menyediakan manajemen dengan informasi bagaimana mengefektifkan seller dalam mencapai tujuan kontrak

12.3.2 Tools and techniques Control Procurement 12.3.2.5 Payment System Seluruh pembayaran seharusnya dibuat dan didokumentasikan dalam penyesuaian yang ketat sesuai peraturan dalam kontrak

12.3.2 Tools and techniques Control Procurement 12.3.2.6 Claims Adinistration Perubahan yang di claim adalah perubahan dimana buyer dan seller tidak dapat mencapai persetujuan dalam kompensasinya, perubahan ini disebut klaim. Klaim itu didokumentasikan, diproses, dimonitor, dan dikelola di seluruh daur hidup kontrak, biasanya disesuaikan dengan aturan kontrak.

12.3.2 Tools and techniques Control Procurement 12.3.2.7 Record Management System digunakan oleh manajer proyek untuk mengelola kontrak dan dokumentasi pengadaan.

12.3.3 Output Control Procurement 12.3.3.1 Work Performance Information memberikan dasar untuk identifikasi masalah saat ini atau potensial untuk mendukung klaim yang lainya atau pengadaan baru .

12.3.3 Output Control Procurement 12.3.3.1 Change Request Permintaan perubahan seperti biaya awal,jadwal , dan plan procurement management, sebagai hasil dari control procurement.

12.3.3 Output Control Procurement 12.3.3.3 Project Management Plan Update Bagian yang akan di Update seperti: Procurement management plan Schedule Baseline Cost Baseline

12.3.3 Output Control Procurement 12.3.3.4 Project Document Update Document yang akan di update meliputi,Procurement document termasuk di dalamnya kontrak, aproved change request, unapprove contract change dll.

12.3.3 Output Control Procurement 12.3.3.5 Organizational Process Assets Update Element yang di update adalah. Corespondensi Payment Schedule dan Request Seller Performance Evaluation documentation

12.4 Close Procurement adalah proses menyelesaikan setiap proyek pengadaan Mendukung close project atau Phase project karena melibatkan verifikasi bahwa semua pekerjaan dan deliverable sudah diselesaikan.

12.4.1 Input Close Procurement 12.4.1.1 Project Management Plan sebuah perencanaan yang matang terhadap kontrak yang akan dilaksanakan.

12.4.1 Input Close Procurement 12.4.1.2 Procurement Documentation Agar kontrak dapat diselesaikan, seluruh procurement documentation harus dikumpulkan. Informasi yang ada meliputi : jadwal kontrak, jangkauan proyek, kualitas, catatan pembayaran, hasil inspeksi. Informasi-informasi ini dapat digunakan sebagai pembelajaran dan dasar untuk bahas evaluasi kontraktor.

12.4.2 Tools and Techniques Close Procurement 12.4.2.1 Procurement Audits Review secara terstruktur dari plan procurement yanng dilakukan. Tujuan procurement audit adalah untuk mengidentifikasi keberhasilan dan kegagalan yang menjamin pengakuan dalam persiapan kontrak atau kontrak administrasi lain dalam pengadaan proyek.

12.4.2 Tools and Techniques Close Procurement 12.4.2.2 Negotiation Settlements Penyelesaian masalah tidak bisa dicapai dengan negoisasi langsung, beberapa alternative dispute resolution (ADR) termasuk mediasi dapat di eksplorasi lebih jauh

12.4.2 Tools and Techniques Close Procurement 12.4.2.3 Record Management System digunakan oleh manajer proyek untuk mengelola kontrak dan dokumentasi pengadaan dan catatan. Dokumen kontrak dan korespondensi Diarsipkan melalui sistem pengelolaan catatan sebagai bagian dari proses close procurement

12.4.3 Output Close Procurement Supplier biasanya memerikan notifikasi secara formal untuk menginformasikan bahwa kontrak telah selesai.

12.4.3 Output Close Procurement 12.4.3.2 Organizational process asstes update Ada beberapa elemen yang biasa di update : Procurement file : sekumpulan dokumentasi , termasuk closed contract yang dipersiapkan untuk final project. Deliverable acceptance Lessons learned dokumentation : pembelajaran mendalam untuk mengetahui recomendasi kedepan tentang procurement lebih baik.

Terima kasih