Manajemen Arsip Elektronik

Disusun Oleh : Riska W Dedi Tri A Nindi Larasati Trio Akbar Wiwid Nilam S Anis Munika Anis Solichah Ucha destina Windi Lestari Riska W Dedi Tri A Nindi Larasati

Pengertian Arsip Elektronik Rekod elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.

Rekod elektronik memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah : Proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap Akses dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna (multi user) dalam waktu yang bersamaan. Penyimpanan informasi lebih terpusat Memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi

Bentuk media rekod elektronik Media magnetik (Magnetic Media), Disk magnetick (Magnetic Disk), Pita Magnetik (Magnetic Tape), Kaset (Cassette), Media Optik (Optical Disk). Jenis dan bentuk rekod elektronik juga bisa bermacam-macam seperti File Teks, File Data, Database

Manfaat Arsip Elektronik

Kelemahan Arsip Elektronik Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan, memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.

karakteristik sistem manajemen dokumen elektronik Capture Storage Index Reterival Access

Manajemen Arsip Berkelanjutan

Menejemen arsip elektronis -Strategi pemasaran fokus pada pelanggan -Pemikiran arsip post modern -Model arsip kontinum Pendekatan Terintegrasi Menejemen arsip elektronis -Budaya bersama -Standar bersama -Pembagian informas, koordinasi kolaborasi Kerangka kerja Terintegrasi Pengawasan Terintegrasi -Kontrol produk -Kontrol proses -Kontrol servis

Komponen yang harus diperhatikan sebelum menggunakan arsip elektronis : Kebijakan dan Prosedur Pendidikan dan Training. Keberhasilan dan kejujuran. Cakupan dokumen. Metadata. Manajemen file. Manajemen penyimpanan. Ketersediaan arsip. Audit trail. Retensi. Pembaruan media atau transfer.

Pengelolaan Arsip Elektronik Memindahkan dokumen Menyimpan dokumen Mengindeks Dokumen Use and tracking Mengontrol Akses

Memindahkan dokumen Scanning

Memindahkan Dokumen

Menyimpan dokumen Setelah dipindahkan kedalam sistem dokumen harus di simpan secara benar.

Contoh-contoh media penyimpanan : Magnetic media (hard drives)

Magneto-optical storage

Compact Disk

DVD (Digital Versatile Disc)

Worm

Mengindeks Dokumen identifikasi kategori dan rekod yang mereka ciptakan dan pengelompokaannya ke dalam file untuk memberikan diskripsi, control, links

Metode Pengindeksan Dokumen Index Field Full – text indexing Folder / file structure

4. Use and tracking : adalah penggunaan dan pelacakan Penggunaan rekod mencerminkan akses terhadap rekod dan status disposisi. Pelacakan terhadap penggunaan dan keberadaan rekod merupakan sistem keamanan organisasi.

5. Mengontrol Akses Hal ini merupakan aspek terpenting dalam manajemen rekod elektronik, karena semua yang terhubung dalam jaringan dapat mengakses dan membaca rekod tersebut. Sehingga perlu ada tingkatan yang berbeda dalam antar pengguna dengan mempertimbangkan factor kerahasiaan dan keamanan rekod.

Arsip Elektronik Managemet Hotel Opera System

Simsoft system

Any Questions ??