Kementerian Komunikasi dan Informatika bekerja sama dengan Institut Teknologi Bandung Institut Teknologi Sepuluh November Universitas Gajah Mada Universitas.

Presentasi berjudul: "Kementerian Komunikasi dan Informatika bekerja sama dengan Institut Teknologi Bandung Institut Teknologi Sepuluh November Universitas Gajah Mada Universitas."— Transcript presentasi:

1 Kementerian Komunikasi dan Informatika bekerja sama dengan Institut Teknologi Bandung Institut Teknologi Sepuluh November Universitas Gajah Mada Universitas Indonesia KEMKOMINFO Perencanaan Strategi Sumber Daya Teknologi Informasi serta Kinerja Teknologi Informasi Tim Penyusun Modul Bimtek Dan Sertifikasi Kompetensi Dasar Government Chief Information Officer 2013 MODUL 2

2 KEMKOMINFO Perencanaan Strategi Sumber Daya Teknologi Informasi serta Kinerja Teknologi Informasi  Agenda 1.Pengantar : Tujuan, Persyaratan dan manfaat 2.Sumber Daya Informasi 3.Kriteria Informasi 4.Sumber Daya TI 5.Posisi ITSP dalam Tata Kelola TI 6.Produk TI di dalam lingkup tata kelola TI 7.Pengenalan Best Practice IT Governance 8.Penilaian Kinerja TI 9.Manfaat Penilaian Kinerja TI 10.Alat Penilaian Kinerja TI 11.Contoh Peta Strategi 12.Contoh BSC 13.Contoh KPI

3 KEMKOMINFOPengantar  CIO mengetahui proses perencanaan dan penyusunan strategi sumber daya informasi dan teknologi informasi (TI) secara optimal untuk kepentingan organisasinya, sehingga dapat menghasilkan keselarasan antara tujuan TI dengan tujuan organisasinya  CIO mengetahui pentingnya kinerja TI bagi peningkatan kapabilitas TI di organisasinya melalui proses penilaian kinerja TI tersebut Sumber : Clinger-Cohen 4.0 (modifikasi )

4 KEMKOMINFO Mengetahui sumber daya informasi dan TI, sesuai perspektif organisasinya Mengetahui isu-isu kunci yang berhubungan dengan optimalisasi pengelolaan sumber daya informasi dan TI Mengetahui tata cara pengelolaan sumber daya informasi dan TI yang sesuai dengan core business organisasinya Menganalisis manajemen sumber daya informasi dan TI Mengetahui proses keselarasan antara tujuan TI dengan tujuan organisasi Mengetahui proses penyusunan rencana TI sesuai dengan best practice pada level tata kelola TI Menganalisis fungsi TI antar unit/bagian dan antar lembaga Mengetahui pengertian kinerja TI dan bagaimana proses penilaiannya Menganalisis kinerja TI Sumber : Clinger-Cohen 4.0 & KK.Teknologi Informasi, STEI – ITB (ETN)Pengantar

5 KEMKOMINFO CIO Kompetensi Dasar 4.0 & 5.0 Mengetahui proses optimalisasi penggunaan sumber daya informasi dan TI Mengetahui proses perencanaan strategi layanan TI dalam jangka panjang Mengenal best practice pada tata kelola TI Mengetahui dasar kinerja TI dan penilaiannya Mengenal tata kelola TI sesuai proses TI yang dimiliki organisasinya Sumber : Clinger-Cohen 4.0 & KK.Teknologi Informasi, STEI – ITB (ETN)Pengantar

6 KEMKOMINFO Teknologi Penataan Tatalaksana Organisasi Renstra Organisasi Teknologi Organisasi Renstra Organisasi Penataan Tatalaksana Dari berbagai sumber literaturPengantar

7 KEMKOMINFO  data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan- keputusan saat ini atau keputusan- keputusan yang akan datang Sumber Daya Informasi

8 KEMKOMINFO  sistem yang mempunyai fungsi mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik, dengan menggunakan komponen SDM, proses dan teknologi Information Technology For Management 6 th Edition Turban, Leidner, McLean, Wetherbe (2008) Sumber Daya Informasi

9 KEMKOMINFO Komponen Sumber Daya SI SDM & Organisasi Mengumpulkan Mengolah Menyimpan Menggunakan Menyebarkan Kualitas dari Layanan Sumber Daya Informasi

10 KEMKOMINFO EfisienEfektifIntegritasKetersediaanKehandalanKepatuhanKerahasiahan KRITERIA INFORMASI Kriteria Informasi

11 KEMKOMINFO  Menggambarkan koleksi dari sistem informasi pada suatu organisasi dan para penggunanya, dimana pengelolaannya dilakukan oleh pihak manajemen organisasi TI terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan dan perangkat- perangkat elektronik lainnya, termasuk perangkat komunikasi (data, suara, video) Information Technology For Management 6 th Edition Turban, Leidner, McLean, Wetherbe (2008) Sumber Daya Teknologi Informasi

12 KEMKOMINFO Informasi Aplikasi Infrastruktur Personil/SDM Sumber Daya TI Infrastructure Application People Information Sumber Daya Teknologi Informasi

13 KEMKOMINFO Tata Kelola Teknologi Informasi www.cio.com  Bagaimana organisasi dapat menyelaraskan strategi TI dengan strategi organisasi, memastikan bahwa o rganisasi tetap pada jalurnya dalam mencapai strategi dan tujuan, serta menerapkan cara yang terbaik untuk mengukur kinerja TI Hal ini memastikan bahwa kepentingan semua pemangku kepentingan telah diperhitungkan dan proses dilakukan dapat memberikan hasil yang dapat terukur.

14 KEMKOMINFO J. Schekkerman http://www.enterprise-architecture.info/Images/Services%20Oriented%20Enterprise/EA_Service-Oriented-Architecture1.htmhttp://www.enterprise-architecture.info/Images/Services%20Oriented%20Enterprise/EA_Service-Oriented-Architecture1.htm Edi Triono Nuryatno, 2010 Ph.D Thesys, SBM – ITB. 2010 1.IT Governance Policy & Rule 2.IT Strategic Plan 3.IT Tactical Plan 1.IT Portfolio 2.Enterprise Architecture 3.Business Continuity Planning (BCP) 1.IT Master Plan (ITMP) 2.IT Detail Plan (ITDP) 3.IT Technical Guides line (refer to IT Resources : Information, Aplication, Infrastructure & People/Organization) 4.IT Standard Operation Procedure (SOP refer to IT Services Operation) Tata Kelola TI & Produknya

15 KEMKOMINFO Edi Triono Nuryatno, 2010 Ph.D Thesys, SBM – ITB. 2010 Direksi IT Steering Committe Pengelola TI di BU Sub Bagian Peengembangan Aplikasi Sub Bagian Pemeliharaan Perangkat Teknologi Informasi Representasi Struktur Organisasi TI pada Tata Kelola TI

16 KEMKOMINFO Keeping IT Running Security Value/Cost Managing Complexity Aligning IT with Business Regulatory Compliance Prinsip Tata Kelola TI Modifikasi dari : ©2007 IT Governance Institute. All rights reserved. Menilai dampak kompetitif dari TI Memastikan keselarasan antara strategi TI & investasi TI berdasarkan sumber daya yang dimiliki

17 KEMKOMINFO Kebijakan dan Aturan Tata Kelola TI  Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yg menjadi garis besar dan dasar rencana dl pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan cara bertindak (tt pemerintahan, organisasi, dsb).  Aturan adalah tataan (petunjuk, kaidah, ketentuan) yg dibuat untuk mengatur. Kebijakan dan aturan Tata Kelola TI adalah rangkaian konsep pelaksanaan dan aturan pengelolaan teknologi informasi. Sumber: Kamus Besar Bahasa Indonesia

18 KEMKOMINFO IT Strategic Plan (ITSP) “ ITSP ” adalah rencana strategis yang mendefinisikan, bagaimana tujuan TI akan memberikan kontribusinya pada tujuan strategis organisasi dengan mengacu pada pembiayaan dan risiko TI terkait, melalui kebijakan yang diambil oleh para pemangku kepentingan di organisasi  ITSP harus mencakup bagaimana TI akan menjadi pendukung key business area, layanan utama TI dan aset TI (IT Resources).  ITSP harus dapat menentukan bagaimana tujuan dapat terpenuhi, model pengukuran yang akan digunakan dan prosedur untuk memperoleh formal sign-off dari para pemangku kepentingan.  ITSP harus mencakup investasi / anggaran operasional, sumber pendanaan, sumber strategi, strategi akuisisi, dan persyaratan hukum dan regulasi. Rencana strategis harus cukup rinci untuk memungkinkan definisi rencana taktis TI. ©2007 IT Governance Institute. All rights reserved.

19 KEMKOMINFO IT Tactical Plan (ITTP) “ ITTP ” adalah sebuah penjabaran dari inisiatif TI, kebutuhan akan sumber daya TI, dan bagaimana penggunaan sumber daya TI serta pencapaian tersebut akan dipantau dan dikelola  ITTP dibuat berdasarkan portofolio TI yang berasal dari rencana strategik TI (ITSP).  ITTP harus dapat menggambarkan key business area organisasi, layanan TI dan aset TI.  ITTP harus cukup rinci sebagai dasar pendefinisian rencana proyek. ©2007 IT Governance Institute. All rights reserved.

20 KEMKOMINFO IT Portfolio “ IT Portfolio ” adalah sebuah kumpulan dari program-program, proyek-proyek, layanan-layanan dan aset yang dikelola serta dimonitor untuk optimasi proses bisnis organisasi  ITMP dibutuhkan untuk mencapai usaha strategis tertentu dengan tujuan mengidentifikasi, mendefinisikan, mengevaluasi, memprioritaskan, memilih, memulai, mengelola dan mengendalikan program.  Tubuh/Isi ITMP di dalamnya harus termasuk klarifikasi hasil bisnis yang diinginkan, memastikan bahwa tujuan program mendukung pencapaian hasil, memahami ruang lingkup kerja yang diperlukan untuk mencapai hasil, menetapkan pertanggungjawaban yang jelas dengan langkah-langkah pendukung di dalamnya, mendefinisikan proyek-proyek dalam program, mengalokasikan sumber daya dan dana, mendelegasikan wewenang, serta commissioning yang diperlukan proyek pada saat peluncuran program. ©2007 IT Governance Institute. All rights reserved.

21 KEMKOMINFO Business Strategy Information Criteria IT Resources IT Processes ©2007 IT Governance Institute. All rights reserved. Processes Activities Domains IT Processes Effectiveness Efficiency Confidentiality Integrity Availability Compliance Reliability IT Resources Applications Information Infrastructure People Information Criteria Best Practice IT Governance

22 KEMKOMINFO Modifikasi dari : ©2007 IT Governance Institute. All rights reserved. Best Practice IT Governance

23 KEMKOMINFO Modifikasi dari : ©2007 IT Governance Institute. All rights reserved. Best Practice IT Governance

24 KEMKOMINFO Modifikasi dari : ©2007 IT Governance Institute. All rights reserved. Best Practice IT Governance

25 KEMKOMINFO Best Practice IT Governance Modifikasi dari : ©2007 IT Governance Institute. All rights reserved.

26 KEMKOMINFO Sumber : Clinger-Cohen 4.0 & KK.Teknologi Informasi, STEI – ITB (ETN)

27 KEMKOMINFO Sumber : Clinger-Cohen 4.0 & KK.Teknologi Informasi, STEI – ITB (ETN)

28 KEMKOMINFO Sumber : Clinger-Cohen 4.0 & KK.Teknologi Informasi, STEI – ITB (ETN)

29 KEMKOMINFO Sumber : Clinger-Cohen 4.0 & KK.Teknologi Informasi, STEI – ITB (ETN) Peta StrategiBSCKPI Memperlihatkan hubungan sebab dan akibat secara Bottom up melalui sebuah peta strategi Merupakan suatu konsep manajemen yang akan membantu menerjemahkan strategi ke dalam suatu tindakan melalui 4 perspektif: 1.Keuangan 2.Pelanggan 3.Proses Bisnis Internal 4.Pembelajaran dan pertumbuhan sebuah metrik (terukur & dapat diukur) finansial ataupun non-finansial yang menyatakan efektifitas dan efisiensi sebuah organisasi serta digunakan untuk membantu organisasi menentukan serta mengukur kemajuan terhadap sasaran organisasi

30 KEMKOMINFO Mengurangi kegiatan yang tidak efektif dan efisien Menetapkan layanan WEB berbasis mandiri Knowledge Management Human Capital (SDM) Meningkatkan Returns on Investments (ROI) Layanan yang cepat dengan tingkat aksesibilitas yang tinggi Pengembangan kepemimpinan Infrastruktur TI Fasilitas & Aset tetap Economic Model Process Memperluas jangkauan fasilitas Source: "Using Balanced Scorecard Technology to Create Strategy-Focused Public Sector Organizations", Robert S. Kaplan, April 21, 2004, pg. 20

31 KEMKOMINFO Rinci pernyataan tentang apa yang sangat penting untuk berhasil dalam mencapai strategi Bagaimana keberhasilan pencapaian strategi akan diukur Program tindakan kunci yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan Tingkat kinerja atau tingkat perbaikan yang diperlukan Obyektif Target Di implementasi pd setiap 1 Unit kerja per bulan dr total 12 unit kerja Target  8,4%/thn Inisiatif Ukuran/Indikator Efektifitas Efisiensi dll Strategy Map Customer Internal Process L&G Akses layanan yang cepat Aplikasi layanan mandiri Knowledge Management (Web Enable Technologies) Analisis peta nilai dan proses Landasan proses Infrastruktur TI Activity Based Costing / Management Menghilangkan pemborosan, pekerjaan yg berulang, dan kesalahan lainnya dalam proses kerja Source: "Using Balanced Scorecard Technology to Create Strategy-Focused Public Sector Organizations", Robert S. Kaplan, April 21, 2004, pg. 20 Investment

32 KEMKOMINFO Source: www.plant-maintenance.com%2Fdownloads%2FKPI.ppt&ei=_LtAT6a-MoL3rQezos25Bw&usg=AFQjCNG97jzhfbmxdLkFp2wWw-TyBaAucA Usaha Pemeliharaan yang dibutuhkan meningkat Mekanisme pemeliharaan tidak efektif. Kondisi operasional memburuk Usaha pemeliharaan yang dibutuhkan menurun Mekanisme pemeliharaan efektif. Kondisi operasional membaik.

33 KEMKOMINFO Source: "Using Balanced Scorecard Technology to Create Strategy-Focused Public Sector Organizations", Robert S. Kaplan, April 21, 2004, pg. 20 Usaha pemeliharaan yang dibutuhkan meningkat Mekanisme pemeliharaan tidak efektif. Kondisi operasional yang memburuk. Usaha pemeliharaan yang dibutuhkan menurun Mekanisme pemeliharaan efektif. Kondisi operasional membaik.

34 KEMKOMINFO Source: "Using Balanced Scorecard Technology to Create Strategy-Focused Public Sector Organizations", Robert S. Kaplan, April 21, 2004, pg. 20 Usaha pemeliharaan yang dibutuhkan meningkat Mekanisme pemeliharaan tidak efektif Frekuensi kegagalan meningkat Kondisi operasional yang memburuk. Usaha pemeliharaan yang dibutuhkan menurun Mekanisme pemeliharaan efektif. Frekuensi kegagalan menurun Kondisi operasional membaik.

35 KEMKOMINFO Source: "Using Balanced Scorecard Technology to Create Strategy-Focused Public Sector Organizations", Robert S. Kaplan, April 21, 2004, pg. 20 Mekanisme pemeliharaan tidak efektif Efektifitas kesiapan kerja rendah Pekerjaan dilakukan dengan tidak efektif Mekanisme pemeliharaan efektif Efektifitas kesiapan kerja tinggi Pekerjaan dilakukan dengan efektif

36 KEMKOMINFO 1.Di bawah ini adalah produk TI yang masuk ke dalam level Taktis, kecuali : A.ITSP B.Enterprise Architecture C.ITMP D.ITDP Jawaban  B (Lihat Slide 14: Tata Kelola TI & Produknya) 2.Manakah dari pernyataan di bawah ini yang tidak termasuk ke dalam kriteria informasi A.Efektif B.Integritas C.Kedudukan D.Kepatuhan Jawaban  C (Lihat Slide 10: Kriteria Informasi)

37 KEMKOMINFO 1.Ward, John and Joe Peppard. Strategic Planning for Information System. Cranfield School of Management, Cranfield, Bedfordshire, UK. 2002 2.Benson, Bugnitz and, Walton. From Business Strategy to IT Action: Right Decisions for a Better Botom Line. John Wiley & Sons. Inc. United States of America. 2004 3.Weill, Peter and Jeanne W. Ross. IT Governance, How Top Performers Manage IT Decision Rights for Superior Results. Harvard Business School Press. Boston, Massachusetts. United States of America. 2004 4.Boar, Bernard. The Art of Strategic Planning for Information Technology. John Wiley & Sons. Inc. United States of America. 2001 5.IT Governance Institute. CobiT 4.1 - Framework, Control Objectives, Management Guidelines & Maturity Models. IT Governance Institute: Rolling Meadows, IL 60008 USA, 2007. [E-book] Available: internet.com e-Book Library for Technology Professionals 6.Kaplan, Robert S and Norton, David P. Translating Strategy into Action: The Balanced Scorecard. Harvard Business School Press. Boston Massachusetts. 1996 7.Kaplan, Robert S and Norton, David P. Strategy Maps: Converting Intangible Assets into Tangible Outcomes. Harvard Business School Press. Boston Massachusetts. 2004

38 KEMKOMINFO Akhir dari Sesi 2 Terima kasih Alamat kontak penyelenggara : Puslitbang Literasi dan Profesi SDM Kominfo Jln Medan Merdeka Barat 9 Jakarta 10110 Tlp : 021 3856068 Email : puslitbang.litprof@mail.kominfo.go.id