TEKNIS ORGANISASI DAN ADMINISTRASI ORMAWA FK UNLAM

Presentasi berjudul: "TEKNIS ORGANISASI DAN ADMINISTRASI ORMAWA FK UNLAM"— Transcript presentasi:

1 TEKNIS ORGANISASI DAN ADMINISTRASI ORMAWA FK UNLAM
FORMAT SURAT, PROPOSAL DAN LPJ ALUR TANDA TANGAN BEM ALUR PENCAIRAN DANA, DAN PEMINJAMAN SARANA

2 copyright@BEMFKUNLAM2016
1. PENDANAAN ORGANISASI SUMBER : Kas Organisasi, DIPA, IKOMA, dan sumber dana lain ( keuntungan hasil kegiatan, sponor yg tidak terikat) Pengambilan dana DIPA sesuai TOR RAB periode tersebut yg disusun oleh periode sebelumnya

3 copyright@BEMFKUNLAM2016
2. PROPOSAL DAN LPJ Buat 6 Rangkap proposal dan LPJ dengan warna : Hijau  ke Lt.6 FK BJM, atau bag umum Lt.Dasar Gd Depan FK BJB Kuning  Kemahasiswaan Lt.6 FK BJM, atau bag umum Lt.Dasar Gd Depan FK BJB Merah  Ke Pak Supri (Bendahara) di Banjarbaru Biru  IKOMA Ungu  BEM. (Sabila Rosyida: BJM, Aulia Rezkia :BJB) Untuk ARSIP Ormawa itu sendiri

4 copyright@BEMFKUNLAM2016
Pengajuan DANA pada proposal dan LPJ harus sesuai dengan TOR RAB Tanggal pelaksanaan harus sesuai dengan ketetapan yang telah di sepakati saat Kopi Sore, atau jika berubah tidak mengganggu acara lain. Setiap proposal dan surat WAJIB masuk ke bagian dekanat selambat-lambatnya 10 HARI sebelum kegiatan Setiap LPJ kegiatan WAJIB masuk ke bagian dekanat maksimal 2 minggu setelah kegiatan. Arsip hardcopy proposal dengan jilid berwarna ungu dikumpulkan ke BEM paling lambat 3 hari sebelum acara dimulai. Arsip LPJ maksimal dikumpulkan 2 minggu setelah kegiatan.

5 copyright@BEMFKUNLAM2016
PROPOSAL KOP mengikuti surat. Format isi sama dengan yang selama ini ada Pada COVER harus disertakan tulisan “PROPOSAL” yang terlihat jelas Anggaran Dana sesuai Rancangan Anggaran Belanja Letak Lembar Pengesahan : Proposal dijilid minimal 6 rangkap sesuai ketentuan

6 Lembar Pertanggung Jawaban
KOP dan Format sama dengan poin pertama dan kedua proposal Pada COVER harus disertakan tulisan “Lembar Pertangggung Jawaban” yang terlihat jelas NOTA WAJIB menggunakan cap dari Toko atau dari tempat membeli. Letak Lembar Pengesahan : sebelum lampiran, setelah penutup Proposal dijilid minimal 6 rangkap sesuai ketentuan

7 copyright@BEMFKUNLAM2016
SURAT Surat permohonan dana DIPA, IKOMA, Peminjaman ruangan dan Fasilitas Kampus menggunakan TTD dr iwan dan ketua pelaksana Buat Salinan SETIAP SURAT yang diajukan untuk di tunjukkan apabila proposal bermasalah. Salinan dapat berupa fotocopy, atau foto surat tersebut. (ex: pada kasus disposisi proposal lambat) Perihal surat proposal : Permohonan dana DIPA – Perihal surat LPJ : Penyampaian Lembar Pertanggung Jawaban Semua tujuan surat yang dimasukkan ke dekanat adalah kepada : DEKAN Surat IKOMA di tujukan kepada ketua IKOMA dengan TTD dr Iwan dan Ketua Pelaksana Surat peminjaman ruangan tidak perlu proposal, namun WAJIB dengan TTD WD III

8 copyright@BEMFKUNLAM2016
TANDA TANGAN TANDA TANGAN KETUA BEM FK UNLAM Tanda tangan Ketua BEM FK UNLAM dinyatakan sah apabila hanya berasal dari Ketua BEM FK UNLAM, kecuali Ketua BEM FK UNLAM berhalangan untuk menandatangani, maka dapat dilakukan beberapa opsi sebagai berikut: Penandatangan oleh Wakil Ketua BEM FK UNLAM mengatasnamakan Ketua BEM FK UNLAM dengan koordinasi Ketua BEM FK UNLAM Atau penandatanganan menggunakan Stempel tanda tangan Ketua BEM FK UNLAM oleh wakil ketua (BJM) dan bendahara (BJB) BEM FK UNLAM. Stampel logo BEM FK UNLAM dapat di minta ke sekretaris BEM FK UNLAM. Poin a dan b berlaku setelah berkas yang akan ditanda tangani ditunjukkan atau diketahui oleh Ketua atau wakil BEM FK UNLAM. Selain ketentuan diatas, tanda tangan dinyatakan tidak sah.

9 JALUR Tanda Tangan Menghubungi atau bertemu langsung dengan KETUA BEM FK UNLAM Meminta izin untuk meminta TTD setelah ketua pelaksana dan ketua ormawa TTD, membawa rekap RAB Di beri TTD dalam bentuk asli, atau meminta TTD ke Wakil Ketua (BJM) atau Bendahara (BJB) Akan di CEK apakah dana DIPA proposal atau LPJ sesuai dengan TOR RAB Meminta Stample ke Sekretaris BEM Akan di cek waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan, sehingga tidak berbenturan dengan ormawa lain

10 copyright@BEMFKUNLAM2016
Tanda tangan Yang perlu di perhatikan : Humas atau panitia yang meminta TTD dr Iwan WAJIB mengetahui mengenai ACARA dan DANA dari proposal yang di bawa WAJIB Tandai lembar pengesahan proposal dengan Sticky Note Penggunaan TTD dr Iwan dalam bentuk appaun WAJIB menggunakan TTD ASLI. Dalam kasus khusus seperti sertifikat yang banyak, WAJIB menghubungi dokter Iwan terlebih dahulu. Setelah Proposal, LPJ atau surat di TTD dr Iwan, Stampel dengan menggunakan Stample Fakultas.

11 ALUR DANA DIPA DAN IKOMA
Proposal DIPA atau IKOMA sudah dimasukkan maksimal 10 HARI sebelum kegiatan Yang dibutuhkan untuk pengajuan dana adalah : DIPA  proposal dan LPJ hijau, merah dan surat permohonan dana DIPA IKOMA  Proposal biru, dan surat permohonan dana IKOMA Dana DIPA dapat diambil setelah selesai acara dengan menyerahkan LPJ hijau ke Lt6 FK BJM atau bag umum Lt.Dasar Gd Depan FK BJB dan merah ke pak Supri. Dana IKOMA dapat langsung di ambil setelah mendapat persetujuan dari dr Ali Assegaf Sp.P dan proposal diserahkan ke kantor IKOMA FK BJM atau ke pak suud di fk bjb. LPJ di serahkan setelah acara.Tujuan surat 4. LPJ di masukkan ke Lt.6 FK BJM, atau bag umum Lt.Dasar Gd Depan FK BJB paling lambat 2 minggu setelah selesai acara.

12 ALUR DIPA PROPOSAL DAN SURAT PERMOHONAN DANA YANG SUDAH DI TTD LENGKAP
Proposal HIJAU Masukkan ke Resepsionis Lt 6 FK BJM Tunggu disposisi PROPOSAL MERAH, Bawa ke PAK SUPRI

13 ALUR DIPA 2 LPJ MERAH berikan ke pak supri untuk mengambil dana DIPA Uang akan di berikan setelah menyerahkan LPJ LPJ MERAH harus berisi NOTA ASLI DENGAN CAP! LPJ HIJAU di masukkan ke Lt.6 FK BJM, atau bag umum Lt.Dasar Gd Depan FK BJB LPJ selesai dibuat dan di TTD maksimal 2 minggu setelah Kegiatan

14 ALUR IKOMA PROPOSAL IKOMA berwarna BIRU
Serahkan LPJ maksimal 2 minggu setelah acara selesai AMBIL UANG IKOMA Bawa Proposal dan surat permohonan dana IKOMA ke kantor IKOMA Konsultasi dan meminta TTD ke dr ALI ASSEGAF Sp.P PROPOSAL IKOMA berwarna BIRU

15 ALUR Surat Peminjaman Fasilitas dan Ruangan FK BJM
Surat peminjaman fasilitas atau ruangan yg sudah di TTD dr Iwan dan Ketua Pelaksana Serahkan ke resepsionis Lt.6 Tunggu disposisi Konfirmasi disposisi ke Ibu resepsionis Lt6 Bawa salinan surat ke pak Marcel. Isi Borang peminjaman Foto atau copy borang Tunjukkan Borang ke CS CS akan membukakan ruangan yg dipinjam sesuai waktu peminjaman atau memberikan barang yang akan di pinjam

16 ALUR Surat Peminjaman Fasilitas dan Ruangan FK BJB
Surat peminjaman fasilitas atau ruangan yg sudah di TTD dr Iwan dan Ketua Pelaksana Serahkan ke bag umum Utk gedung depan harus dgn disposisi dekan gedung rkb mnta blanko alat urusan sama pa upi Pemberitahuan kesatpam

17 ALUR KOORDINASI BEM ke ORMAWA
Seminar Administrasi : Pembakuan Format Proposal, LPJ dan Proposal. Penjelasan Alur administrasi FK UNLAM. Pembahasan TOR RAB Kopi Sore : Mensepakati Timeline bersama seluruh ormawa FK UNLAM. Sehingga tidak terjadi perebutan waktu, tempat ataupun massa  dilakukan pengecekan saat meminta stampel BEM Pengawasan TOR dan RAB : memastikan pengajuan proposal dan LPJ Ormawa sesuai dengan TOR RAB  dilakukan pengecekan saat meminta TTD Ketua BEM FK UNLAM Hearing FK : Mengumpulkan perwakilan ormawa, dan angkatan untuk mendengarkan keluhan keluhan terkait dengan masalah di dalam FK. Mengadakan kumpul-kumpul santai dengan para perwakilan ormawa atau angkatan untuk mengetahui keluhan dan saran. Aktif memantau evaluasi ormawa dengan datang saat Musyawarah Besar.

18 copyright@BEMFKUNLAM2016
CATATAN!!! ADMINISTRASI : Setiap Sekretaris ORMAWA WAJIB mengumpulkan proposal yang diajukan Surat surat tiap kegiatan yang keluar dan masuk harus di DATA setiap SEKRETARIS ORMAWA Setiap Bendahara wajib mengumpulkan LPJ yang keluar dan mendata jumlah dana yang diterima. PENGURUSAN PERMOHONAN DIPA, dan PEMINJAMAN RUANGAN, perhatikan : Lakukan saat Jam kerja Lakukan jauh jauh hari (min 10 hari sebelum kegiatan) Perhatikan etika baik dengan teman sesame dari ormawa, ataupun dengan Staff PERUBAHAN terkait pembagian LAHAN FK dan FKG di Gd. BJM Ruangan yang bisa dipinjam adalah ruangan di Lt.4. Theater dapat digunakan apabila mendesak Semua staff pindah ke Lt6, kecuali Bag. Umum (untuk peminjaman ruangan dan alat) dan Akademik

19

20 Dekanat DEKAN WD I II III Dekan : Prof. Dr. H. Ruslan, dr., Sp.A(K) WD I : Prof.Dr. Zairin Noor, dr., Sp.OT(K), MM WD II : dr. H. Syamsul Arifin, M.Pd, DLP WD III :dr. Iwan Aflanie, M.Kes., Sp.F, SH

21 Kasubag Keuangan dan Kepegawaian Kasubag Kemahasiswaan
KABAG TATA USAHA Kasubag Akademik Kasubag Umun dan BMN Kasubag Keuangan dan Kepegawaian Kasubag Kemahasiswaan dan Alumni

22 SUSUNAN TENAGA KEPENDIDIKAN FK UNLAM
SUBBAG AKADEMIK Kasubbag : Drs. Abdurrahman Staff : Norrahmad Hidayat, SE Sri Yustinah Rahayu, S.AP Ary Fakhrizal Noor Muhammad Hafizi Warnilah

23 SUBBAG UMUM DAN BMN Tavip Abriansyah Nanang Rasyid Abdul Karim Sairofi
Kasubbag :Dra. Hj. Henny Hendriyati Staff :Muhammad Arifin, S.AP, M.AP Rachmawati Ida Ayu Yuniarti, S.E Siti Rukiyah, S.E Hasbullah Susiati Tavip Abriansyah Nanang Rasyid Abdul Karim Sairofi Marsal Alpian Noviar,

24 SUBBAG KEUANGAN & KEPEGAWAIAN
Kasubbag : Anwar, SE. M.AP Staff : Kalifornia Supriyadi Gito Helmawan Mahrisya Rindu Wahyuni, A.M.Kg Nur Awaliyanti, SH Ika Lidyawati Indah Mariani Muhammad Salahuddin, S.Si Lidya Fitriani

25 SUBBAG KEMAHASISWAAN Kasubbag : Hj. Rini Sunaryati, SE Staff : Riduansyah Diana Agustina, SH M. Rizki Nor Rizal, S.Kep

26 copyright@BEMFKUNLAM2016
LAMPIRAN Ketentuan ORMAWA SOP RESMI Fakultas tentang Alur Peminjaman Sarana dan Pencairan DIPA

27 copyright@BEMFKUNLAM2016
LAMPIRAN 1

28 SOP PEMINJAMAN SARANA FK Untuk ORMAWA FK UNLAM
Peminjaman Sarana untuk Rapat/Agenda Membuat surat peminjaman sarana dengan menyertakan tandatangan WD III Memasukkan berkas ke Dekan Dekan mendisposiskan ke WD II Disposisi WD II diserahkan ke Kepala Bagian TU (KTU) Setelah ada persetujuan WD II, berkas diserahkan KTU ke subbag. UMKAP Mahasiswa mengisi blanko peminjaman di Subbag UMKAP Setelah diverifikasi, sarana disiapkan untuk digunakan Peminjaman Sarana untuk Pelaksanaan Kegiatan Membuat Surat Peminjaman Sarana (dan menyertakan proposal kegiatan yang telah disetujui oleh Ketua BEM, Pembina, dan WD III

29 SOP PENCAIRAN DANA DIPA F. KEDOKTERAN UNLAM
Proposal kegiatan diajukan dan disetujui Ketua BEM, Pembina, dan WD III Usulan disampaikan ke Dekan → WD II → Bendahara Ijin Pelaksanaan Kegiatan Membuat LPJ Kegiatandan ditandatangan oleh Ketua BEM, Pembina BSO, dan WD III Masukkan berkas (LPJ Kegiatan, Proposal Kegiatan, dan Surat Pencairan Dana DIPA) ke Dekan Berkas yang diterima akan didisposisikan ke WD II Berkas yang diterima WD II akan diverifikasi dan akan diserahkan ke Bendahara Bendahara mencocokkan dengan RAB dan memasukkan berkas ke Rektorat Menunggu verifikasi Rektorat Setelah disetujui oleh Rektorat, menunggu pencairan dana dari KPPN Setelah Bendahara menerima dana dari Rektorat, mahasiswa dipersilakan menandatangani kuitansi Dana siap diserahkan ke BSO

30 copyright@BEMFKUNLAM2016
TERIMA KASIH