THE EVENT MANAGEMENT.

Presentasi berjudul: "THE EVENT MANAGEMENT."— Transcript presentasi:

1 THE EVENT MANAGEMENT

2 Event Management adalah pekerjaan yang menangani seluruh hal berkaitan dengan perencanaan, persiapan sampai pelaksanaan sebuah event. Rencana awal yang disusun dari hal yang sangat mendasar mulai pemilihan tema acara, pengisi, bentuk dan susunan acara, budget acara, skala dan strategi pelaksanaan, pemilihan tempat (venue) tanggal dan waktu acara, penentuan spesifikasi produksi acara. Pada hari pelaksanaan Event Management (EM) bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan serta mengawasi jalannya event secara keseluruhan. Membuat laporan hasil pelaksanaan dan evaluasi event menjadi akhir dari seluruh pekerjaan.

3 THE EVENT INDUSTRY

4 Special events Leisure event (leisure, sport, recreation)
Personal events (weddings, birthdays, anniversaries) Special events Cultural events (ceremonial, sacred, Heritage, art, folklore) Organizational events (commercial, political, Charitable, sales)

5 EDUCATIONAL AND SCIENTIFIC :
LEISURE EVENTS EDUCATIONAL AND SCIENTIFIC : SEMINARS, WORKSHOP CONGRESSES INTERPRETIVE EVENTS

6 LEISURE EVENTS RECREATIONAL : GAMES AND SPORTS AMUSEMENT EVENT

7 LEISURE EVENTS SPORT COMPETITIONS : PROFESIONAL AMATEUR

8 CULTURAL CELEBRATIONS :
CULTURAL EVENTS CULTURAL CELEBRATIONS : FESTIVAL CARNIVALS RELIGIUS EVENTS PARADES HERITAGE COMMEMORATIONS

9 CULTURAL EVENTS ART / ENTERTAINMENT : CONCERTS OTHER PERFORMANCES
EXHIBITS AWARD SEREMONIES

10 ORGANIZATIONAL EVENTS
BUSSINESS / TRADE : FAIRS, MARKETS, SALES CONSUMER AND TRADE SHOWS EXPOSITIONS MEETING / CONFERENCES PUBLICITY EVENTS FUNDRAISER EVENTS

11 ORGANIZATIONAL EVENTS
POLITICAL / STATE : INAUGURATIONS INVESTITURES VIP VISITS RALLIES

12 PRIVATE EVENTS/PERSONAL CELEBRATIONS:
PERSONAL EVENTS PRIVATE EVENTS/PERSONAL CELEBRATIONS: ANNIVERSARIES FAMILY HOLIDAYS RITES OF PASSAGE

13 PERSONAL EVENTS SOCIAL EVENTS : PARTIES REUNIONS

14 THE EVENT MANAGEMENT

15 The Webs Of Event Management
Talent Management Sponsor EO Venue Management Public Insurance Mass Media Legal Procedures institution Entertainment Service Vendor

16 ENTERTAINMENT SERVICE
TALENT MEDIA ENTERTAINMENT SERVICE EO VENUE LEGAL SPONSOR INSURANCE VENDOR

17 EO PROFESIONAL PROMOTOR CREATOR IMPRESARIO INDUSTRIAL / BRANDS EO

18 EO AMATEUR SCHOOL CLUB NGO COMMUNITY EO

19 EO Producer/Creator: Bertanggung jawab kepada klien yang mengadakan event baik itu klien ataupun sponsor. Membuat rencana dan strategi event, penjadwalan kerja secara umum, anggaran serta pendelegasian kerja secara detail, akurat dan efisien. Mengkoordinasikan semua pelaksanaan kegiatan kepada semua pihak artis (talent, pengisi acara), sponsor dan subordinat. Bertanggung jawab atas kualitas, kelancaran acara serta operasional seluruh kegiatan pertunjukan. Mengontrol jalannya persiapan serta pelaksanaan acara. Mencari menganalisis dan memutuskan masalah yang timbul serta memberi solusi Merangkum semua laporan divisi untuk dijadikan bahan evaluasi dan laporan. EO

20 EO Dalam pelaksanaan tugasnya Produser dibantu antara lain oleh:
General Affairs: Memeriksa seluruh kesiapan administrasi baik teknis maupun non teknis. Mencatat seluruh perkembangan persiapan acara sampai hari H. Menyusun data laporan setiap divisi untuk dijadikan bahan evaluasi. Memeriksa semua kesiapan vendor sarana dan pra sarana pendukung event.  Finance : Bertangung jawab kepada Produser dalam segala aspek yang menyangkut keuangan. Bersama Produser dan kepala divisi lainnya menyusun anggaran event, dengan memperhatikan semua aspek pelaksanaan event. Membuat perkiraan kelancaran arus dana (cash flow-cash in/cash out) Menyusun skala prioritas pengeluaran dana beserta tanggal jatuh tempo. Mengarsipkan semua laporan pengeluaran keuangan, Mempersiapkan tagihan dan pembayaran/ cash flow beserta bukti pembayaran. Traffic : Mengumpulkan dan meng-update seluruh data dan informasi yang berkaitan dengan event. Melakukan monitor seluruh perkembangan kegiatan event. Membantu serta memfasilitasi seluruh produksi event. Merangkum informasi dan jadwal kerja keseluruhan dan mendistribusikan kepada semua bagian (panitia), manajemen artis, manajemen venue serta petugas resmi (polisi, pemadam kebakaran, keamanan, P3K dan sebagainya). EO

21 TALENT Talent treatment (Penanganan Artis) adalah bagian yang merencanakan, mengawasi dan menjalankan seluruh pemenuhan keperluan pengisi acara (diluar kebutuhan pertunjukan) mencakup hal teknis dan non teknis, untuk Itu diperlukan seluruh data berkaitan dengan pengisi acara (jumlah personal, kebutuhan peralatan, jadwal pengisi, akomodasi, transport, logistik dsb), berhubungan langsung dengan pihak Manajemen Artis / Artis. Faktor keamanan dan keselamatan artis juga menjadi tanggung jawab Talent treatment, personal divisi ini dengan spesifikasi tugasnya adalah : Talent Treatment Coord Mengumpulkan dan menyusun seluruh data yang berkaitan dengan pengisi acara Menyusun penjadwalan yang berkaitan dengan pengisi acara mulai datang sampai pulang Mengawasi dan mendampingi pihak pengisi acara pada persiapan dan hari pertunjukan Mengatur administrasi pemesanan akomodasi pengisi sesuai jadwal datang dan pergi (Check In / Check Out) Mengalokasikan kebutuhan transportasi pengisi acara sesuai jumlah (termasuk Manajemen & Crew Artis) dan jadwal yang telah disepakati Memastikan keberadaan pengisi acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan (jumpa pers, sound chek, show time dll) Berkoordinasi langsung dengan pihak Manajemen Artis/ Artis Berkoordinasi dengan Production manager berkaitan hal teknis & jadwal produksi yang berhubungan dengan pengisi Memastikan pengamanan pengisi acara jika di perlukan Memastikan logistik (meals, refreshment dsb) pengisi acara tercukupi dan tepat pada waktunya Bersama Producer merancang sistem dan rute evakuasi darurat untuk antisipasi hal hal yang tidak diinginkan Berkoordinasi dengan Producer jika terjadi masalah berkaitan dengan pengisi acara Dalam tugasnya Talent Treatment Coordinator dibantu oleh Talent / Artis Security Mengalokasikan personal pengamanan artis yang diperlukan Mempelajari sistem keamanan dan bangunan (hotel, venue) yang akan di pakai oleh pengisi acara Merancang jalur alternatif pengamanan artis untuk masuk dan keluar baik hotel maupun venue

22 TALENT Berkoordinasi dengan Transportasi Artis mengenai rute perjalanan yang akan dilalui artis (antar kota, dalam kota, Hotel-Venue-Hotel) Memastikan keamanan artis selama diatas panggung (sound chek, show time) Talent /Artis Transportation Mengatur penjadwalan transportasi untuk keperluan pengisi acara (termasuk manajemen, crew, peralatan) Mengalokasikan kendaraan sesuai kebutuhan antar/jemput kebutuhan pengisi acara (orang & barang) Memastikan kendaraan dalam keadaan layak jalan beserta pengemudinya Memastikan operasional antar jemput pengisi acara sesuai waktunya Merancang rute tercepat dan teraman dalam memenuhi kebutuhan operasional Mengumpulkan data alamat dan peta lokasi berkaitan dengan tugas transportasi Berkoordinasi dengan Talent Treatment coordinator jika timbul masalah dengan transportasi pengisi acara Talent / Artis Runners Mengakomodir pembelanjaan kebutuhan artis (diluar kebutuhan teknis) Mengenal baik tempat, daerah untuk memenuhi kebutuhan pengisi acara Membuat penjadwalan belanja kebutuhan artis Mendampingi artis / Manajemen / crew dalam pembelanjaan kebutuhan Berkoordinasi dengan Talent Treatment Coord jika timbul masalah berkaitan dengan pemenuhan kebutuhan belanja artis Talent / Artis Doctor Mengumpulkan data artis berkaitan dengan kondisi kesehatannya Bersiaga untuk keadaan darurat terkait kesehatan artis Mendampingi artis selama sound chek dan show time Memberikan pertolongan pertama jika terjadi ganguan kesehatan atau kecelakaan yang dialami pengisi acara Berkoordinasi dengan Talent treament Coordinator jika terjadi hal tersebut diatas

23 TALENT ARTIST AGENCY BAND MC DANCER MODELS COMEDIAN,etc
MUSIC MANAGEMENT ARTIST AGENCY BAND MC DANCER MODELS COMEDIAN,etc

24 VENDOR STAGE SOUND LIGHTING GENSET / ELECTRICITY MULTIMEDIA / SCREEN
AESTHETIC

25 VENDOR Production Manager juga didukung oleh perusahaan penyuplai peralatan pertunjukan yang biasanya disebut Production Suplier/vendor, perusahaan tersebut mensuplai peralatan (hardware) pertunjukan (stage, rigging system, lighting system, generator supplier, multimedia) dapat berasal dari satu supplier atau lebih, bergantung kemampuan perusahaan supplier, sesuai kebutuhan produksi acara, penyelenggara yang menentukan dari mana mereka mendapat suplai peralatan tersebut. Di bawah ini dijelaskan supplier produksi apa saja yang biasa terlibat dalam penyelenggaraan pertunjukan beserta tugas dan tanggung jawabnya. Sound : menyediakan peralatan sound system (tata suara) yang diminta oleh pihak penyelenggara, biasanya panduan teknis (technical raiders) permintaan peralatan, dibuat berdasarkan spesifikasi pengisi acara dan skala pertunjukan, pada umumnya tata suara mencakup antara lain: speaker utama, power, mixer utama, mixer panggung, amplifikasi, monitor panggung, side fill, mic, assoseries, kabel pelengkap, dan microphone. Sedangkan orang yang menanganinya antara lain: Sound Engineer Menangani pengaturan tata suara dari mixer utama mulai dari tuning, balancing, sound cek, rehearsal , dan pertunjukan. Mengawasi instalasi pemasangan peralatan tatasuara. Mengakomodasi permintaan pengisi acara untuk mendapatkan karakter suara yang diinginkan. Memastikan pemasangan sound system sesuai waktu yang telah ditentukan. Berkoordinasi dengan Production Manager mulai dari persiapan sampai pertunjukan.

26 VENDOR Dalam melaksanakan tugasnya Sound Engineer dibantu oleh Sound Operator, dan Sound Technician Crew yang tugasnya antara lain: Menempatkan seluruh peralatan tata suara di tempat yang sudah di tentukan. Memasang instalasi peralatan tata suara sesuai kebutuhan. Membantu pengisi acara berkaitan dengan peralatan tatasuara diatas panggung. Memastikan setiap peralatan tatasuara yang dipasang berjalan baik. Memperbaiki atau mengganti peralatan tata suara yang tidak berfungsi baik. Bekerjasama dengan stage hands selama persiapan dan pertunjukan. Berkoordinasi dengan stage manager selama persiapan dan pertunjukan. Lighting: menyediakan peralatan lighting system (tata cahaya) sesuai dengan permintaan pihak penyelenggara, dalam hal ini biasanya dipandu oleh spesivikasi jenis lampu yang dibutuhkan, jumlah, serta penempatan lampu (lighting plot) yang biasa disertakan, lighting plot biasanya di susun oleh Lighting Designer yang memformulasikan tata cahaya berdasarkan tema acara atau karakter pengisi acara. Sedangkan orang yang menangani antara lain : Lighting Operator: Mengawasi pemasangan, penempatan, serta instalasi tata cahaya. Menangani proses pemograman lampu dan focusing (pengarahan cahaya ) setiap lampu. Mengoperasikan ligting board/console selama pertunjukan berlangsung. Memastikan setiap peralatan tata cahaya berfungsi dengan baik. Memastikan pemasangan tata cahaya sesuai waktu yang telah ditentukan. Memberikan aba-aba kepada follow spot operator (jika memakai follow spot). Berkoordinasi dengan Production Manager selama persiapan dan pertunjukan.

27 VENDOR Dalam pelaksanaan tugasnya ligting operator dibantu oleh Lighting technician/crew serta Rigger/The human fly yang tugasnya antara lain adalah: Menangani pemasangan rigging system (konstruksi dasar menara lampu) sesuai kebutuhan. Menangani pemasangan lighting truss (konstruksi melintang) sesuai pola yang akan di pergunakan untuk penempatan tata cahaya (rigger.) Menangani pemasangan dan penempatan lampu sesuai jenis dan jumlah berdasarkan lighting plot. Menangani instalasi lampu hingga distribusi jalur lampu ke dimmer (alat pengatur kekuatan cahaya). Membantu Lighting Operator pada saat focusing (rigger. Memperbaiki atau menganti peralatan tata cahaya yang tidak berfungsi baik. Memastikan keamanan pemasangan dan instalasi tata cahaya. Stage Builder Supervisor: Mengkalkulasikan kebutuhan material pembuatan panggung sesuai rencana. Mengawasi pembangunan panggung di lokasi yang telah ditentukan. Memastikan keamanan konstruksi panggung demi keselamatan pekerja dan pengisi acara. Memastikan pembangunan panggung selesai sesuai waktu yang telah ditentukan. Mengakomodasi segala kebutuhan perlengkapan sarana pertunjukan yang sifatnya konstruksi. Berkordinasi dengan Production manager selama persiapan dan pertunjukan.

28 VENDOR Stage Builder Crew:
Menyediakan dan membangun konstruksi panggung utama dan panggung monitor sesuai dengan desain panggung yang telah ditentukan. serta pekerjaan pemasangan lantai panggung dan finishing panggung (cat, karpet) juga pemasangan backdrop (penutup belakang) beserta fasilitas panggung lainnya (level, tangga, ramp dan sebagainya) jika panggung tersebut didesain sesuai tema dan dilengkapi dengan elemen artistik (property, scenic dan sebagainya) maka biasanya stage supplier terlibat dalam pembuatan dan pemasangan. Sedangkan orang-orang yang menangani pembuatan panggung antara lain: Dalam pengerjaannya dilaksanakan oleh Stage Builder dan bagian Artistik panggung, stage supplier biasanya mengerjakan pembangunan fasilitas area belakang panggung jika fasilitas tersebut tidak tersedia, berbentuk ruangan (ruang ganti, ruang artis, ruang produksi, ruang makan) dipergunakan untuk memfasilitasi tempat pertunjukan sesuai kebutuhan acara. Generator: menyediakan daya listrik sesuai dengan yang dibutuhkan untuk menjalankan peralatan yang mempergunakan tenaga listrik. Biasanya generator diperlukan jika kapasitas listrik di tempat pertunjukan tidak memadai atau tidak ada sama sekali, juga menyediakan instalasi serta panel sumber daya listrik untuk kebutuhan operasional peralatan lainnya (tata cahaya, tata suara, multimedia dan sebagainya). Untuk keamanan sumber listrik diharuskan memasang generator dengan kapasitas 20%-30% di atas kebutuhan, juga biasanya dipersiapkan generator cadangan untuk mengantisipasi kekurangan atau kerusakan pasokan generator utama. Sedangkan orang orang yang menangani generator antara lain:

29 VENDOR Generator Operator:
Menyediakan suplai listrik sesuai kebutuhan masing masing bagian (lighting, sound system dan sebagainya) Mempersiapkan panel listrik untuk kebutuhan tersebut. Memonitor dan memastikan daya yang dikeluarkan generator sesuai kebutuhan. Memastikan pemasangan ground (jalur 0) dengan baik. Mengkalkulasi kebutuhan bahan bakar untuk menjalankan generator. Memastikan keamanan instalasi listrik dan panel demi keselamatan. Dalam penanganan instalasi listrik, operator dibantu oleh generator technician/crew yang akan melaksanakan pemasangan tersebut, memperbaiki kerusakan, menyediakan bahan bakar untuk waktu pemakaian yang telah ditentukan. Pyrotechnics: memasang dan merangkai kembang api, yang penempatan dan jenisnya serta waktu pengaktifannya telah dirancang berdasarkan kebutuhan pertunjukan, karena sifatnya yang menghasilkan ledakan dan api (unsur bahan peledak), maka penempatan kembang api beserta pemilihan jenisnya harus diperhatikan, dalam mengoperasiannya agar dapat dipicu secara elektrik maupun manual. Sedangkan orang orang yang menangani bidang ini antara lain: Pyrotechnics Operator Menentukan titik penempatan kembang api, yang dirasa aman baik secara teknis pemasangan, serta penempatan maupun akibat dari ledakan yang dihasilkan. Memastikan instalasi rangkaian dalam keadan aman dan tidak mengganggu peralatan lain. Berkordinasi dengan venue manager mengenai lokasi yang dipakai. Mengoperasikan peledakan kembang api sesuai skenario acara. Berkoordinasi dengan Production Manager selama persiapan dan pertunjukan.

30 VENDOR Dalam pemasangan instalasi kembang api dibantu oleh pyrotechnic crew yang juga bertugas mengamankan area kembang api dari orang-orang yang tidak seharusnya berada di sekitarnya (pemasangan rambu bahaya, pita penanda dan sebagainya), memastikan daerah jatuhnya kembang api aman dari orang (terutama sekitar panggung), serta mempersiapkan pemadam api untuk mengantisipasi kebakaran. Multimedia: Memasang layar multimedia sesuai letak yang telah ditentukan menempatkan proyektor, rangkaian instalasi dan, pemasangan layar, teknis penempatan (di atas scaffolding atau digantung) dan konstruksi dan bentuk. Jika pertunjukan diadakan di tempat terbuka maka pemasangan memperhatikan arah dan kekuatan angin di lokasi. Multimedia dapat berupa kombinasi media yang berupa tampilan visual dalam bentuk film, slide, gambar, transparasi, slide dan sebagainya, dapat pula berupa kombinasi media. Multimedia memperkuat (secara visual) pertunjukan yang ditampilkan, materi gambar,slide dan film disusun (edit) sesuai pertunjukan yang ditampilkan. Sedangkan orang yang menanganinya antara lain: Multimedia Operator Memastikan penempatan dan pemasangan proyektor dan layar di tempat yang tepat dan aman (konstruksi dan cuaca). Memastikan materi yang ditampilkan sudah lengkap dan tersusun sesuai skenario. Memastikan peralatan pemutar media (player) berjalan baik. Berkoordinasi dengan production manager selama persiapan dan pertunjukan Dalam pengerjaan pemasangan layar dan proyektor dilaksanakan oleh crew yang juga dapat memperbaiki peralatan jika timbul masalah teknis serta menempatkan proyektor dan layar secara aman.

31 VENUE INDOOR OUTDOOR

32 LEGAL PROCEDURS LICENCES TAXES

33 ENTERTAINMENT SERVICE
PRODUCTION SERVICE STAGE MANAGEMENT GUARD SERVICE MEDICAL SERVICE CATERING SERVICE VENUE SERVICE IMPRESARIAT HOSPITALITY SERVICE PR / MARKETING SERVICE

34 PRODUCTION SERVICE Production Service adalah bagian yang bertanggung jawab atas perencanaan, desain, budgeting serta pelaksanaan produksi yang menyangkut peralatan penunjang acara (panggung, lampu (lighting), sound sistem, generator dan sebagainya) serta tenaga kerja produksi. Diperlukan data yang lengkap mengenai spesifikasi serta skala produksi, pengisi acara (raiders), lokasi acara (venue) yang disusun menjadi penjadwalan seluruh bidang produksi (pengiriman, load in/ load out, sound chek, showtime dan sebagainya). Diperlukan koordinasi dan ketepatan waktu pemasangan, karena keterlambatan satu bagian produksi dapat mempengaruhi pekerjaan yang lain. Oleh karena itu jadwal produksi harus di sepakati dalam suatu perencanaan (production plan) dan ditepati dalam pelaksanaan. Pemahaman tentang teknis dan konstruksi diperlukan dalam pekerjaan produksi, faktor keamanan harus diperhatikan dalam proses produksi, karena menyangkut hal-hal yang beresiko kecelakaan tinggi (listrik, barang berat, ketinggian konstruksi, kembang api dan sebagainya), maka alat pengaman (sarung tangan, sepatu kerja, harness dan sebagainya)serta peralatan penunjang kerja (peralatan tenaga listrik/power tools) sebaiknya di pergunakan . Catatan: Pertunjukan yang berpindah lokasi/kota (tour atau road show) sangat membutuhkan penjadwalan yang ketat dan detail baik transport, alokasi crew, peralatan serta pembangunan produksi, menjaga stamina dan mengendalikan kejenuhan dalam perjalanan dapat membantu performa kerja. Penanggung jawab produksi harus dapat menganalisa kondisi kerja di lapangan karena tekanan pekerjaan yang di hadapi crew sangat tinggi.

35 PRODUCTION SERVICE Production Manager:
Bertanggung jawab dan mengkoordinir seluruh kegiatan teknis produksi. Menyusun rencana teknis produksi secara menyeluruh. Membuat jadwal teknis produksi atau production plan, mulai dari pra produksi, load in sampai load out, post production. Berkoordinasi dengan Producer dalam penanganan produksi. Berkoordinasi dengan stage manager dan talent manager dalam hal materi acara berkaitan dengan masalah teknis pertunjukan. Production manager dibantu oleh stage manager pada pelaksanaan acara di atas panggung, mulai dari sound check, rehearsal dan show. Production Runners Membantu Production Manager dalam pengadaan kebutuhan produksi selama persiapan dan pertunjukan. Mempunyai surat ijin mengemudi (A/C) yang masih berlaku untuk melaksanakan tugas, Mengetahui tempat untuk mendapatkan kebutuhan produksi. Berkoordinasi langsung kepada production manager untuk kebutuhan pengadaan Production. Catatan: Runners dalam tour biasanya berasal dari orang lokal yang lebih mengenal keadaan lokal (kota tempat pertunjukan), Production Runners penting karena dalam proses produksi sering terjadi kebutuhan yang mendadak di lapangan,dan membutuhkan suplai bahan penunjang kerja yang tidak terduga, untuk mengantisipasi pengadaan barang yang sifatnya insidental ini perlu kecepatan dalam pengadaan dan mendapatkan kebutuhan yang tepat sesuai pesanan.

36 PRODUCTION SERVICE Production Design Team: Pada tahap pra produksi, dalam hal ini desain pertunjukan, Production Manager dibantu oleh suatu team desain yang dikoordinasikan oleh seorang Production Designer sesuatu kebutuhan pertunjukan, team dapat terdiri dari beberapa desainer, misalnya: Lighting Designer: mendesain tata cahaya (jenis lampu & warna dan sebagainya) sesuai karakter pengisi acara. Sound Designer: Merancang tata suara (jenis dan karakter suara) agar sesuai karakter pengisi acara. Artistic & Scenic Designer: Merancang bentuk panggung, artistic dan property panggung dan sebagainya agar sesuai dengan tema dan karakter pertunjukan. Multimedia Designer: Merancang tampilan multimedia untuk memperkuat karakter pertunjukan. Para desainer ini merancang pertunjukan (pra produksi), setelah mendapat masukan dari penyelenggara (hal teknis–tempat dan skala produksi, serta manajement artis (tema dan karakter pertunjukan). Team ini dapat terlibat ataupun tidak dalam proses pelaksanaan produksi acara.

37 STAGE MANAGEMENT Stage Manager
Bertanggung jawab atas kelancaran acara di atas panggung. Bertanggung jawab atas kesiapan seluruh sarana panggung dan pengisi acara. Membuat keputusan dan solusi jika timbul permasalahan di atas panggung. Membuat rencana ploting peralatan band, berkoordinasi dengan production manager serta pengisi acara dan talent management. Berkoordinasikan dengan Production Manager dan Talent Coordinator dalam hal teknis, materi dan susunan acara. Mengawasi dan memperhatikan peralatan yang dipergunakan oleh pengisi acara selama kegiatan berlangsung. Mempersiapkan segala kebutuhan dan sarana pendukung di atas panggung selama pertunjukan. Mengawasi jalannya sound check/rehearsal dan mencatat segala kekurangan yang ada untuk disempurnakan. Memeriksa kelayakan panggung acara, guna menjamin keselamatan pekerja dan artis. Menentukan dan mengontrol boleh-tidaknya sesEMrang berada di area panggung selama sound chek, rehearsel dan waktu pertunjukan. Dalam pelaksanaan tugasnya Stage Manager dibantu oleh Stage Hand Coordinator, yang mengkoordinir beberapa orang Stage Hand dengan tugas: Menata setting panggung beserta peralatannya agar sesuai dengan plot (letak) yang telah ditentukan. Mengawasi keutuhan, keselamatan serta keberadaan peralatan di atas panggung. Menangani dan membantu kelancaran masuk (load in) peralatan, sampai keluar (load out) segala peralatan di atas panggung.

38 STAGE MANAGEMENT Menjaga kebersihan serta kerapihan panggung sebelum dan saat pertunjukan. Melaksanakan instruksi dan tugas dari stage manager. Mensuplai kebutuhan non-teknis artis di atas panggung (air minum, handuk/tisu dan sebagainya) Membantu pengamanan panggung jika diperlukan. Back Stage Facilities Membantu Production Manager dalam mempersiapkan fasilitas kerja belakang panggung. Mengidentifikasi kebutuhan setiap area belakang panggung. Menjaga kebersihan dan kerapihan area belakang panggung. Memastikan kebutuhan belakang panggung terdistribusi dan terpasang dengan baik. Fasilitas belakang panggung menunjang operasional dengan penyediaan fasilitas kerja bagian produksi (kursi, meja, dispenser, tempat sampah dan sebagainya), tapi jika ada pembagian area belakang panggung secara spesifik (ruang artis, kamar ganti (dressing room), ruang produksi, ruang makan, ruang tunning dan sebagainya) perlengkapan yang dibutuhkan berlainan selain yang standard (meja, kursi, tempat sampah) diperlukan daftar kebutuhan setiap ruangan untuk dipergunakan sebagai check list . Back Stage Security Mengamankan area produksi selama pertunjukan berlangsung. Menjaga keamanan area panggung dibalik barikade penonton. Menjaga area vital belakang panggung lainnya (area kemnbang api, dress room dan sebagainya)

39 STAGE MANAGEMENT Mengamankan jalan masuk/ keluar ke belakang panggung.
Melakukan sweeping pengamanan belakang panggung setidaknya empat jam sebelum pertunjukan. Berkoordinasi dengan Production Manager mengenai area yang diamankan beserta jumlah alokasi personal. Berkoordinasi dengan Production Manager tentang sistem dan strategi pengamanan. Mempersiapakan rencana pengamanan termasuk evakuasi pengisi acara jika terjadi hal hal diluar kendali. Selain Back Stage Security ada juga Stage Security lebih menangani keamanan selama pertunjukan berlangsung di atas panggung untuk memastikan keamanan pengisi acara di atas panggung, serta mencegah dan mengamankan orang yang tidak seharusnya berada di atas panggung. Stage Security biasanya diambil dari security artis yang sudah mendampingi artis diluar acara.

40 MEDICAL SERVICE Untuk mengantisapasi timbulnya korban akibat pertunjukan, maka dipersiapkan sejumlah Paramedic lapangan yang memiliki peralatan medis dan ambulans, guna memberikan pertolongan pertama dan merawat orang yang memerlukan penanganan medis, tim tersebut ditempatkan di posko yang telah ditentukan, beberapa anggota paramedik juga ditempatkan di area sekitar panggung untuk bersiaga, tim ini dipimpin oleh seorang Paramedics Coordinator yang akan bertanggung jawab atas jalannya tugas mereka.

41 VENUE SERVICE FRONT OF HOUSE Adalah divisi/bagian organisasi yang menangani lokasi acara, yang akan berinteraksi dengan beberapa pihak (pengelola lokasi, polisi, petugas perijinan, penonton dan sebagainya) yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas lapangan terutama pada hari (H) pertunjukan, dimana penanganan penonton (massa) adalah hal paling vital . Untuk itu diperlukan pendataan menyeluruh mengenai lokasi acara (venue), kota tempat venue berada, akses, fasilitas dan data umum penunjang lainnya. Berdasarkan pemahaman lokasi dan kota tempat pertunjukan, maka disusun rencana dan sistem serta strategi penanganan acara, maping dan data yang rinci ditambah pengenalan lokasi yang matang. Front of House Manager Mensurvei kelayakan tempat pertunjukan yang telah ditetapkan. Berkoordinasi dengan pengelola tempat berkaitan rencana acara (waktu,jenis dan lain-lainl). Merancang sistem dan strategi pengamanan dan penanganan lokasi acara. Menghitung jumlah tenaga kerja (doorman, ticket takers, usher, security) yang dibutuhkan Mengalokasikan jumlah tenaga kerja di setiap area yang telah ditentukan (pintu masuk, area prod, area parkir dan lain-lain). Bertanggung jawab atas lancarnya penanganan arus penonton ke dalam lokasi acara. Berkoordinasi dengan pihak pengamanan resmi (polisi) mengenai rencana pengamanan (renpam) arena pertunjukan. Berkoordinasi dengan PMK mengenai penempatan mobil pemadam dan teknis pengunaan pemadam. Berkoordinasi dengan P3K dan paramedik mengenai penempatan posko, ambulan dan penanganan lanjutan. Mengontrol dan mengawasi jalannya penerapan rencana pengamanan pada hari pelaksanaan. Mengontrol setiap pintu masuk penonton dan area vital lainnya. Memberikan briefing pengarahan kepada seluruh tenaga penanganan lokasi acara. Berkoordinasi dengan producer selama persiapan dan pelaksanaan.

42 VENUE SERVICE Dalam tugasnya Front of House (FoH) manager dibantu oleh sEMrang Venue Coordinator dan Venue Facilitator yang bertugas antara lain: Berkoordinasi dengan pengelola lokasi untuk kelancaran operasional acara. Memetakan keseluruhan area lokasi pertunjukan. Mengidentifikasi kebutuhan fasilitas tambahan (lampu penerangan, toilet, rambu-rambu, pintu masuk, barang terlarang, daerah bahaya, area parkir dan lain-lain). Memetakan dan membagi area sesuai kebutuhan acara (area produksi, penonton, posko, pemadam kebakatan dan P3K dan sebagainya). Memfasilitasi kebutuhan penonton di lokasi acara seperti ticket box, jalur penonton dan area parkir. Memetakan area yang layak untuk pemasangan materi/sarana promosi (baliho, spanduk, banner, stand, panggung display dan lain-lain) di lokasi. Memfasilitasi kebutuhan produksi acara yang dapat disuplai oleh pengelola tempat pertunjukan Field Security Coord Bersama FoH manager merancang sistem dan strategi pengamanan lapangan. Mengalokasikan jumlah tenaga keamanan yang akan ditempatkan. Mengidentifikasi titik titik rawan pengamanan di sekitar lokasi acara. Memberikan pengarahan/briefing kepada seluruh petugas keamanan lapangan. Mengkoordinir pelaksanaan pengamanan berdasarkan rencana pengamanan. Memimpin pembersihan/sweeping area pertunjukan pada hari H. Berkoordinasi dengan FoH Manager selama persiapan dan pelaksanaan acara. Memecahkan masalah/gangguan keamanan yang terjadi di lapangan.

43 VENUE SERVICE Dalam tugasnya Field security Coord didukung oleh Field SecurityCrew yang tugasnya antara lain Menempati area yang sudah ditetapkan untuk diamankan. Memeriksa ID/Tiket yang menjadi tanda masuk ke area tertentu. Menjalankan instruksi yang telah ditetapkan oleh Field Security Coord. Menjaga dan mengawasi area yang menjadi tanggung jawabnya. Berkoordinasi dengan Field security Coord jika terjadi gangguan keamanan di daerah tanggung jawabnya. Selain itu untuk mengantisipasi timbulnya kebakaran maka disediakan, tim pemadam kebakaran yang selain bertugas memadamkan api/kebakaran yang terjadi juga dapat dipergunakan untuk menyiram penonton), penyiraman ini mempertimbangkan jika penonton sangat padat atau jika suhu udara panas sekali, perintah penyiraman berasal dari satu komando (biasanya FoH manager/ Venue Coord) kepada kepala pemadam kebakaran dengan memperhatikan tiupan angin dan arah air. Penanganan penonton (audience treatment) adalah salah satu tugas utama FoH selain pengamanan venue, untuk hal tersebut maka FoH Manager langsung mengarahkan, mengkoordinir serta mengawasi seluruh jalannya arus masuk dan keluar penonton. Untuk itu diperlukan beberapa koordinator yang bertanggung jawab atas pintu penonton, tiket serta penempatan penonton di area pertunjukan, orang orang yang bertugas antara lain: Ticket Takers Coordinator Mengalokasikan para Ticket Takers sesuai tempat dan jumlah tenaga. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Ticket Takers Supervisor dan Ticket Takers di lokasi. Menangani serta mencari solusi masalah yang menyangkut tiket penonton.

44 VENUE SERVICE Mengkoordinir pengumpulan sobekan tiket sebagai bukti jumlah penonton. Berkoordinasi dengan koordinator lain lain (doorman, usher) mengenai penempatan tiket takers di setiap pintu. Berkoordinasi dengan FoH manager berkaitan dengan permasalahan tiket. Jika jumlah pintu masuk banyak, dan terletak di beberapa bagian gedung/ lapangan maka tiket takers koordinator dibantu TicketTakers Supervisor yang menjadi penanggung jawab setiap pintu/sektor, dengan tugas: Mengawasi pekerjaan ticket takers di setiap pintu/sektor yang telah ditentukan. Mengumpulkan bundel sobekan tiket/tanda masuk setiap pintu/sektor yang menjadi tanggung jawabnya. Membantu ticket takers yang menemui masalah dalam tugasnya. Memastikan ticket takers sudah siap pada posisinya saat pintu penonton dibuka. Menyiapkan segala kelengkapan kerja ticket takers. Berkoordinasi dengan Ticket Takers Coordinator berkaitan dengan permasalahan tiket. Sedangkan petugas yang melaksanakan penyobekan tiket penonton disebut Ticket Takers yang tugasnya adalah: Memeriksa keaslian tiket penonton yang ditunjukan. Menyobek tiket sesuai bagian yang telah ditentukan. Memberikan sobekan tiket kepada penonton sebagai tanda masuk. Menyimpan/mengumpulkan sisa sobekan sebagai tanda bukti penonton. Membundel sobekan tiket untuk diserahkan kepada supervisor. Memeriksa kelengkapan peralatan kerja (karet, stapler, kantong, ballpoint dan sebagainya). Berkonsultasi dengan ticket takers supervisor jika menemui masalah tiket.

45 VENUE SERVICE Untuk mengawasi serta mengendalikan arus penonton yang masuk maka diperlukan petugas yang bertanggung jawab yang bisasa disebut Doorman (penjaga pintu) untuk koordinasi kerja maka diperlukan seorang Doorman Coordinator dengan tugas: Mengalokasikan doorman sesuai pintu dan jumlah personal. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Doorman Supervisor dan Doorman di lokasi acara. Menangani serta mencari solusi masalah arus masuk penonton. Memberi pengarahan teknis buka /tutup arus penonton. Mengawasi pengendalian arus penonton ke lokasi. Memberikan komando saat pintu penonton dibuka. Berkoordinsi dengan koordinator lainya (Ticket Takers, Usher) mengenai penempatan Doorman di setiap pintu. Berkoordinasi dengan FoH manager mengenai permasalahan arus penonton. Untuk mempermudah pengawasan pintu seorang Doorman Coordinator dapat dibantu beberapa Doorman Supervisor yang area tugasnya ditetapkan, dengan tugasnya: Mengawasi pekerjaan Doorman disetiap pintu/sector yang telah ditentukan Mengatur mengawasi arus buka/tutup pintu penonton. Memberi arahan penonton arah pintu yang benar sesuai tiket/tanda masuk. Membantu Doorman jika terjadi permasalahan dengan arus penonton. Memastikan Doorman sudah pada posisinya saat pintu mulai dibuka. Berkoordinasi dengan Doorman Coordinator bila terjadi masalah.

46 VENUE SERVICE Dan petugas yang mengatur arus masuk penonton secara langsung adalah Doorman dengan tugas: Memastikan setiap penonton memegang tiket ketika memasuki antrian. Memastikan penonton tidak membawa barang-barang yang dilarang masuk ke area pertunjukan. Mengamankan barang terlarang/berbahaya untuk diserahkan kepada petugas keamanan. Mengamankan penonton yang memaksa masuk tanpa tiket untuk diserahkan kepada petugas kemanan. Menjaga arus buka tutup pintu sesuai arahan Supervisor/Coordinator. Melaporkan kepada supervisi bila terjadi masalah dengan kelancaran arus penonton. Untuk layanan dan kelancaran penonton memasuki arena pertunjukan, sesuai tiket yang dimiliki, adalah tugas seorang Usher yang mengarahkan penonton ke tempat yang benar, juga akan dikoordinasikan oleh seorang Usher Coordinator dibantu beberapa Usher Supervisor dengan tugas antara lain: Usher Coordinator: Mengalokasikan usher sesuai pintu /sektor dan tenaga personil Mengkoordinasikan seluruh Usher Spv / Usher di lokasi pertunjukan Mencari solusi masalah berkaitan dengan penempatan penonton Memberi pengarahan teknis tentang pelayanan penonton ke tempat duduknya Mengawasi jalanya pelayanan penonton menuju tempat duduknya Berkoordinasi dengan koordinator lainnya (ticket takers, doorman) mengenai penempatan usher di setiap pintu atau sektor Berkoordinasi dengan FoH manajer dengan permasalahan tempat duduk penonton berkoordinasi dengan Usher Spv jika terjadi permasalahan dengan penonton

47 VENUE SERVICE Dalam tugasnya Usher Coordinator dibantu Usher Supervisor dengan tugas Mengawasi Usher dalam menjalankan tugas pelayanan penonton di setiap pintu / sector yang telah ditentukan Memberi arahan kepada penonton untuk menemukan tempat yang benar sesuai tiket yang dimiliki Membantu Usher jika menemui masalah dengan pelayanan penonton Memastikan usher berada ditempatnya pada saat penonton masuk Berkoordinasi dengan Usher Coordinator jika terjadi permasalahan pelayanan penonton Sedangkan yang melayani penonton secara langsung adalah Usher yang tugasnya Mengantar / menunjukan kepada penonton lokasi duduk sesuai tiket Mengetahui setiap sector penempatan penonton sesuai tiketnya Mengani masalah penonton berkaitan dengan lokasi tempat duduk Melaporkan dan berkoordinasi dengan Usher Spv jika terjadi permasalahan dengan penonton

48 IMPRESARIAT Impresariat adalah bagian yang mengurus segala hal yang berkaitan dengan perijinan pelaksanaan acara, yang harus dkerjakan adalah mengurus segala surat menyurat, administrasi serta dokumen perijinan. Impresariat dilengkapi dengan segala data dan informasi mengenai tempat acara, pengisi acara, tanggal dan jam acara akan dilaksanakan dan penanggung jawab acara. Impresariat akan berhubungan dengan instansi resmi pemerintahan termasuk permintaan pengamanan dari pihak yang berwajib (Polisi dsb). Jika pengisi acara berasal dari luar negeri maka pengurusan ke pihak Imigrasi/Custom, perijinan kerja artis asing, sponsorship dan pajak. Dalam penyelenggaraan pertunjukan Impresariat akan bertugas antara lain Mengumpulkan semua data terkait dengan acara (Hari & Jam, tempat & artis) Mengurus segala hal terkait dengan perijinan pemyelenggaraan acara Memastikan segala perijinan (surat ijin) selesai pada waktunya Mengkoordinasikan permintaan tenaga pengamanan dari instasi terkait (Polisi) Memberikan masukan mengenai rencana pengamanan Berkoordinasi dengan Producer menyangkut masalah perijinan

49 SPONSOR SOLE SPONSOR MAIN SPONSOR CO.SPONSOR PARTICIPANT SPONSOR

50 MASS MEDIA Adalah divisi yang menangani seluruh kegiatan promosi suatu event, mulai dari perencanaan, desain, produksi materi promosi, penempatan, penayangan serta pemasangan media luar ruang menjadi tanggung jawab bagian ini, selain hal itu promotion manager juga mengkoordinir jumpa pers yang menjadi bagian dari promosi acara, sedangkan orang yang mengatur semua ini adalah Promotion Manager dengan tugas: Mempersiapkan desain materi publikasi baik, cetak, elektronik maupun luar ruang Mengkoordinasikan pemasangan / penayangan iklan di media Menentukan media cetak & elektronik yang akan dipakai Menentukan ukuran dan waktu pemuatan iklan baik cetak maupun elektronik Mengawasi, menentukan jenis, titik penempatan, jumlah serta tempat pemasangan media luar ruang Memonitor iklan yang telah dipasng atau ditayangkan Jadwal promosi terkait jadwal acara Radio network yang menjadi partner media promosi Koran & Majalah yang menjadi partner media promosi Koordinator wartawan media peliput Jadwal promosi berkaitan dengan pers/media (press release, konfrensi pers dsb) Kesepakatan barter promosi dengan media/sponsor local Berkoordinasi dengan Produser bila terjadi permasalahan promosi Dalam melaksanakan tugasnya Promotion manager dibantu oleh Media placement Coordinator/ Officer yang akan menjalankan fungsi kontrol dan monitor pemasangan iklan di media luar ruang, dalam proses perencanaan iklan biasanya di bantu oleh Perancang Grafis (Graphic Designer ) serta tenaga kreatif pembuat jingle dan spot TV.

51 MASS MEDIA RADIO TV NEWS PAPER MAGAZINE SOCIAL MEDIA

52 PUBLIC INSURANCE INSURANCE COMPANY

53 SECURITY PLAN

54 GUARD SERVICE Artist Security Back Stage Security Stage Security
Barricade Security Mixer Security Doors Security

55 PUBLIC SECURITY Crowd Control Access Control Monitoring Inspection

56 VENUE SECURITY Satpam Instalation Facilities

57