SEKRETARIAT JENDERAL TAHUN 2015

Presentasi berjudul: "SEKRETARIAT JENDERAL TAHUN 2015"— Transcript presentasi:

1 SEKRETARIAT JENDERAL TAHUN 2015
ANALISIS JABATAN SEKRETARIAT JENDERAL TAHUN 2015

2 Reformasi Birokrasi MANAJEMEN PERUBAHAN ARAHAN STRATEGI
LATAR BELAKANG Dasar Hukum Kondisi Obyektif SASARAN Perubahan Pola Pikir Perubahan Budaya Kerja Perubahan Perilaku ARAHAN STRATEGI PROSES PENCAPAIAN SASARAN REFORMASI BIROKRASI Tahapan, Program, dan Aktivias yang harus dilakukan K/L PROGRAM PERCEPATAN (QUICK WINS) MANAJEMEN PERUBAHAN PENILAIAN KINERJA ORGANISASI SAAT INI POSTUR BIROKRASI 2025 PENATAAN SISTEM ANALISIS JABATAN URAIAN JABATAN & PETA JABATAN EVALUASI JABATAN SISTEM REMUNERASI ORGANISASI Redefinisi Visi, Misi, dan Strategi Restrukturisasi Analisis Beban Kerja TATA LAKSANA Business Procees SOP SDM (SUMBER DAYA MANUSIA) Standar Kompetensi Jabatan Assessmen Kompetensi Individu Sistem Penilaian Kinerja Pengadaan dan Seleksi Pengembangan dan Pelatihan Pola Promosi, Rotasi, dan Mutasi Pola Karir Database Pegawai PENJAMIN PELAKSANAAN SISTEM PENGUATAN UNIT ORGANISASI KEPEGAWAIAN PENGUATAN UNIT KERJA DIKLAT PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN PENEGAKAN DISIPLIN PENEGAKAN KODE ETIK PERBAIKAN PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA

3 ANALISIS JABATAN Dasar Hukum Analisis Jabatan PERMENPAN & RB NOMOR 33 TAHUN 2011 ttg Pedoman Analisis Jabatan PERMEN KP NO 37/PERMEN-KP/2013 ttg Pedoman Analisis Jabatan di Lingkungan KKP Pengertian Analisis Jabatan Analisis Jabatan adalah proses, metode dan teknik untuk memperoleh data jabatan yang diolah menjadi informasi jabatan dan disajikan untuk kepentingan program kepegawaian serta memberikan umpan balik bagi organisasi, tata laksana, pengawasan dan akuntabilitas Tahapan Analisis Jabatan PENGUMPULAN DATA PENYEMPURNAAN HASIL OLAHAN DATA PERUMUSAN DAN PENETAPAN HASIL ANALISIS JABATAN PERSIAPAN PENGOLAHAN DATA VERIFIKASI DATA

4 SKEMA MANFAAT ANALISIS JABATAN
PENYUSUNAN FORMASI REKRUTMEN DAN SELEKSI PENYUSUNAN PROGRAM DIKLAT ANALISIS JABATAN ADMINISTRASI GAJI DAN UPAH PERBAIKAN KONDISI KERJA PERENCANAAN ORGANISASI PENGGOLONGAN JABATAN PENILAIAN PRESTASI, MUTASI, & PROMOSI

5 PROSES ANALISIS JABATAN DAN ANALISIS BEBAN KERJA
Arah Pembangunan (RPJMN dan RPJMD) & Visi, Misi Pembangunan Desain Organisasi Struktur Organisasi Business Process ANALISIS JABATAN Uraian Jabatan Spesifikasi Jabatan ANALISIS BEBAN KERJA Perencanaan Pegawai Rekrutmen dan Seleksi

6 DAFTAR PERTANYAAN DALAM ANALISIS JABATAN
1 IDENTITAS JABATAN Kode Jabatan : Nama Jabatan : Nama Pemangku Jabatan : Unit Kerja Eselon I : Eselon II : Eselon III : Eselon IV : Eselon V : Diisi dengan kode jabatan, nama jabatan, nama pemangku jabatan, nama unit kerja dimana jabatan itu berada, instansi kementerian tempat unit kerja, dan nama jabatan atasan langsung,

7 BAGAIMANA SEHARUSNYA PELAKSANAAN
ANALISIS JABATAN Mandat PRAKTEK TERBAIK Disain Organisasi Struktur Organisasi Proses Bisnis Analisis Jabatan Uraian Jabatan Spesifikasi Jabatan = HARMONIS x 1 Disain Organisasi Struktur Organisasi Proses Bisnis Analisis Jabatan Uraian Jabatan Spesifikasi Jabatan Tidak Efektif Mandat 2 x Struktur Organisasi Proses Bisnis Analisis Jabatan Uraian Jabatan Spesifikasi Jabatan Salah Langkah Mandat 3 Disain Organisasi x Proses Bisnis Analisis Jabatan Uraian Jabatan Spesifikasi Jabatan Frustasi Mandat 4 Disain Organisasi Struktur Organisasi x Analisis Jabatan Uraian Jabatan Spesifikasi Jabatan Tidak Terarah Mandat 5 Disain Organisasi Struktur Organisasi Proses Bisnis x Uraian Jabatan Spesifikasi Jabatan Bingung Mandat 6 Disain Organisasi Struktur Organisasi Proses Bisnis Analisis Jabatan x Spesifikasi Jabatan “Chaos” Mandat 7 Disain Organisasi Struktur Organisasi Proses Bisnis Analisis Jabatan Uraian Jabatan x Tidak Efisien

8 PRAKTEK ANALISIS JABATAN YANG TIDAK BAIK
Mandat PRAKTEK TERBAIK Disain Organisasi Struktur Organisasi Proses Bisnis Analisis Jabatan Uraian Jabatan Spesifikasi Jabatan = HARMONIS KESENJANGAN Mandat KONDISI SAAT INI ? Struktur Organisasi Uraian Jabatan Spesifikasi Jabatan = ? “Lompatan proses” “Lompatan proses” Adanya “lompatan proses” pada praktek yang dilakukan selama ini; Tanpa melakukan pemetaan bisnis proses dan analisis jabatan terlebih dahulu, cenderung menghasilkan uraian jabatan yang serupa dengan jabatan yang lain; Uraian jabatan yang serupa dengan jabatan yang lain akan menyulitkan dalam mengidentifikasikan indikator kinerja (KPI) secara spesifik dan terukur.

9 Diurai informasi jabatannya
Prinsip Menyusun Urjab dan Peta Jabatan JABATAN A STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA PEKERJAAN SEHARI-HARI JABATAN B Tugas riil yang dilakukan pegawai JABATAN C JABATAN D DAN SETERUSNYA Diurai informasi jabatannya ANALISIS JABATAN ANALISIS JABATAN bukan ANALISIS ORANG

10 Hasil Analisis Jabatan
Uraian setiap aspek dan karaktertistik yang terkandung dalam jabatan URAIAN JABATAN PETA JABATAN Keragaan seluruh jabatan di seluruh unit kerja, yang menggambarkan jabatan struktural beserta jabatan fungsional yang berada di bawahnya

11 Uraian Jabatan Identitas Jabatan Ikhtisar Jabatan
Kode Jabatan Nama Jabatan Unit Kerja Kedudukan Jabatan dalam struktur organisasi Identitas Jabatan Ikhtisar Jabatan Uraian Tugas dan Kegiatan Bahan Kerja Peralatan Kerja Tanggung Jawab Wewenang Hasil Kerja Hubungan Kerja Keadaan Tempat Kerja Upaya Fisik Kemungkinan Risiko Bahaya Syarat Jabatan Pangkat/Gol. Ruang Pendidikan Kursus/Diklat Pengetahuan Kerja Keterampilan Kerja Pengalaman Kerja Bakat Kerja Temperamen Kerja Minat Kerja Kondisi Fisik Fungsi Pekerjaan

12 Pola Penulisan Uraian Tugas
TINDAK KERJA (WHAT-W) + OBYEK KERJA TEKNIS OPERASIONAL (HOW) + berdasarkan/sesuai dengan ... Sebagai/agar/untuk ... (WHY) LINGKUP TUGAS JABATAN STRUKTURAL LINGKUP TUGAS JABATAN FUNGSIONAL “POAC” TUGAS TEKNIS (sesuai tusi) TUGAS LAIN “TUGAS TEKNIS (sesuai tusi atasan langsungnya) MEMBUAT LAPORAN TUGAS LAIN

13 Kata Kerja yang digunakan
Contoh Kata Kerja untuk Tugas Manajerial Aspek Kata Kerja yang digunakan Planning Merencanakan Organizing Mengarahkan/ Memberi Petunjuk/ Membimbing Membagi Tugas Actuating Membina Bawahan Controlling Mengevaluasi Memeriksa Hasil Kerja Bawahan Melaporkan hasil pelaksanaan pekerjaan

14 Distribusi Fungsi Manajemen
ESELON I Menyusun Kebijakan Merumuskan Sasaran Mengendalikan Mengkoordinasikan Mengarahkan Membina Mengevaluasi Melaporkan ESELON II Merumuskan Program Kerja ESELON III Merencanakan Operasional Mendistribusikan Tugas Memberikan Petunjuk Menyelia ESELON IV Merencanakan Kegiatan Membagi Tugas Membimbing Memeriksa Tugas Manajerial (TM) Tugas Teknis (TT) TM TT JABATAN FUNGSIONAL Menabulasikan, Memasang, Membuat, Menyortir, Mewawancarai, Memindahkan, Menyimpan, Menyarankan, Menyusun, mengagenda, Mengantarkan, Memasang, Memasukkan, Menyampaikan, Mengemudikan, Mencatat, Membersihkan, Menghitung, Mengeluarkan, Memeriksa, Menyalin, Mengumpulkan, Menjalankan, mengetik, Menghimpun, Mengoperasikan, Menarik, Menggandakan, Memberhentikan, Melayani, Membubuhkan, Menganalisis, Mengkompilasi, Mengolah, Menggolongkan

15 DAFTAR PERTANYAAN DALAM ANALISIS JABATAN
1 IDENTITAS JABATAN d. Kedudukan Jabatan dalam Struktur Organisasi : Diisi dengan bagan/struktur organisasi yang menggambarkan kedudukan jabatan dimaksud, jabatan atasan satu tungkat di atas dan jabatan bawahan satu tingkat di bawahnya

16 DAFTAR PERTANYAAN DALAM ANALISIS JABATAN
2 IKHTISAR JABATAN Diisi dengan tugas jabatan dalam bektuk kalimat sehingga dapat menggambarkan diselenggarakannya peranan jabatan 3 URAIAN TUGAS DAN KEGIATAN Diisi dengan tugas yang dilaksanakan secara berurutan, selanjutnya setiap tugas tersebut diuraikan dalam beberapa langkah kegiatan. Perlu diketahui setiap tugas terdiri dari beberapa kegiatan. Tugas pokok . . . Tahapan Kegiatan: Tugas Tambahan

17 DAFTAR PERTANYAAN DALAM ANALISIS JABATAN
4 BAHAN KERJA Diisi dengan nama bahan-bahan yang diproses/digunakan dalam melaksanakan pekerjaan untuk memperoleh hasil 5 PERALATAN KERJA Diisi dengan nama peralatan kerja yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan, termasuk peraturan perundang-undangan yang digunakan

18 DAFTAR PERTANYAAN DALAM ANALISIS JABATAN
6 TANGGUNG JAWAB Diisi dengan tuntutan jabatan terhadap kesanggupan seorang PNS untuk menyelesaikan pekerjaan yang diserahkan dengan baik, serta berani menanggung risiko atas keputusan yang diambil kata kunci: keakuratan, kelancaran, kerahasiaan, kebenaran, kesesuaian, ketepatan, keselamatan, kerapiha, keamanan, kualitas, kuantitas keutuhan, kelengkapan, keefektifan, kelayakan, keindahan, keharmonisan, dll)

19 DAFTAR PERTANYAAN DALAM ANALISIS JABATAN
7 WEWENANG Diisi dengan hak dan kekuasaan pemegang jabatan untuk memilih, mengambil sikap, atau tindakan tertentu dalam melaksanakan tugas, dan mempunyai peranan sesuai tanggung jawabnya guna mendukung berhasilnya pelaksanaan tugas kata kunci: meminta, menolak, memberikan, memutuskan, mengeluarkan, menggunakan, menentukan, menetapkan, menegur, memotifasi, menilai, dll) 8 HASIL KERJA Diisi dengan hasil kerja atau produk atau keluaran (output) jabatan yang diperoleh dalam melaksanakan pekerjaan, dapat berupa: benda (sesuatu yan bersifat fisik) atau data, informasi, layanan, atau sesuatu yang bersifat nonfisik

20 DAFTAR PERTANYAAN DALAM ANALISIS JABATAN
9 HUBUNGAN KERJA Diisi dengan jabatan apa/siapa saja Saudara berhubungan dalam hal menyelesaikan pekerjaan dan sebutkan untuk apa Saudara berhubungan. Hubungan kerja ini sebatas kewenangannya mencakup di dalam maupun di luar Kementerian. No. Jabatan Unit Kerja/Instansi Hubungan Kerja 1. 2. 3. 4.

21 DAFTAR PERTANYAAN DALAM ANALISIS JABATAN
10 KEADAAN TEMPAT KERJA Diisi kondisi di dalam dan di sekitar tempat kerja Saudara dalam melaksanakan tugas- tuigas jabatan yang meliputi aspek diantaranya: keadaan tempat kerja, suhu, udara, cahaya, suara, getaran, dan letak No. Aspek Kondisi Penyebab 1. Tempat Kerja Dalam ruangan/ luar ruangan 2. Suhu Dingin/Panas 3. Udara Sejuk/Kering 4. Keadaan Ruang Baik/Cukup/Tidak baik 5. Letak Strategis/ Tidak Strategis 6. Penerangan Terang/Redup/Gelap 7. Suara Tenang/Bising 8. Keadaan Tempat Kerja Bersih dan Rapi/ Tidak teratur 9. Getaran Ada/Tidak Ada

22 Nama Penyakit/ Jenis Kecelakaan
DAFTAR PERTANYAAN DALAM ANALISIS JABATAN 11 UPAYA FISIK Diisi dengan penggunaan organ fisik meliputi seluruh anggota tubuh dalam melaksanakan tugas 12 KEMUNGKINAN RISIKO BAHAYA Diisi dengan penyakit atau kecelakaan fisik maupun mental yang dapat ditimbulkan akibat melaksanakan tugas No. Nama Penyakit/ Jenis Kecelakaan Penyebab 1. 2. 3. 4.

23 DAFTAR PERTANYAAN DALAM ANALISIS JABATAN
13 SYARAT JABATAN Pangkat/Golongan Ruang Pangkat dan golongan ruang minimal untuk menduduki suatu jabatan Pendidikan Pendidikan formal minimal yang dipersyaratkan untuk menduduki jabatan tersebut Kursus/Diklat Pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan manajerial dan nonmanajerial Pengetahuan Kerja Akumulasi hasil proses pendidikan formal atau informal yang dimanfaatkan oleh PNS di dalam pemecahan masalah, daya cipta serta dalam pelaksanaan tugas pekerjaan Keterampilan Kerja Tingkat kemampuan dan penguasaan teknis operasional PNS dalam suatu bidang tugas pekerjaan tertentu Pengalaman Kerja Pengembangan pengetahuan, keterampilan kerja, sikap mental, kebiasaan metal dan fisik yang tidak diperoleh dari pelatihan, tetapi diperoleh dari masa kerja sebelumnya dalam kurun waktu tertentu yang berkaitan dengan pekerjaan jabatan saat ini.

24 DAFTAR PERTANYAAN DALAM ANALISIS JABATAN
13 SYARAT JABATAN Bakat Kerja Kapasitas khusus atau kemampuan potensial yang diisyaratkan bagi seseorang untuk dapat mempelajari, memahami beberapa tuags atau pekerjaan. Contoh: G : Intelegensia V : Verbal N : Numerik Q : Ketelitian F : Kecekatan Jari Tempramen Kerja Syarat kemampuan penyesuaian diri yang harus dipenuhi PNS sesuai dengan sifat pekerjaan. TABEL 2 Minat Kerja Kecenderungan memiliki kemauan, keinginan, dan kemampuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan dengan baik berdasarkan pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki Contoh: (minat kerja pada operator komputer) 1b : Komunikasi data 3a : Rutin, konkrit, dan teratur 4a : Baik untuk orang lain TABEL 1 TABEL 3

25 FORMAT URAIAN JABATAN SYARAT JABATAN 13 TABEL 4 A B C Kondisi Fisik
Kondisi tertentu yang diperlukan oleh pemangku jabatan agar dapat melakukan tugas jabatan dengan baik, syarat kondisi fisik terdiri dari: Jenis kelamin yang diperbolehkan memangku jabatan; Umur tertentu yang disyaratkan; Tinggi badan tertentu; Berat badan tertentu; Postur tubuh; Penampilan, faktor lain seperti sikap ramah, suara merdu, tegas, lemah lembut, pendiam, dll Fungsi Pekerjaan Tingkat hubungan PNS dengan data, orang, dan benda. Contoh: (fungsi pekerjaan pada operator komputer) D5 : menyalin data O7 : melayani orang B5 : melayani mesin TABEL 4 A B C

26 Format Uraian Jabatan Identitas Jabatan Kode Jabatan : Nama Jabatan :
Unit Kerja Eselon I : Eselon II : Eselon III : Eselon IV : Eselon V : Kedudukan dalam Struktur Organisasi : Ikhtisar Jabatan : Uraian Tugas dan Kegiatan : Bahan Kerja : Peralatan Kerja : Tanggung Jawab : Wewenang : Hasil Kerja : Hubungan Kerja : Keadaan Tempat Kerja : Upaya Fisik : Kemungkinan Risiko Bahaya : Syarat Jabatan Pangkat/Gol. Ruang : Pendidikan : Kursus/Diklat : Pengetahuan Kerja : Keterampilan Kerja : Pengalaman Kerja : Bakat Kerja : Temperamen Kerja : Minat Kerja : Kondisi Fisik : Fungsi Pekerjaan :

27 PETA JABATAN CONTOH KEPALA Keterangan: F = Formasi
(E –F) Keterangan: F = Formasi E = Pemangku Jabatan Eksisting SUBBAGIAN TATA USAHA (E –F) SEKSI . . . (K – F – E) SEKSI . . . (K – F – E) SEKSI . . . (E - F) JFU/JFT (E - F) . . . JFU/JFT (E - F) . . . JFU/JFT (E - F) . . . JFT (E - F)

28 SEKRETARIAT JENDERAL TAHUN 2015
TERIMA KASIH SEKRETARIAT JENDERAL TAHUN 2015

29 Rekap Jabatan Fungsional Umum Kesekretariatan
(hasil rapat lingkup Setjen 25 September 2015) PROGRAM/PERENCANAAAN Analis Program,Kegiatan, dan Anggaran Pengadministrasi Program, Kegiatan, dan Anggaran Analis Bahan Pimpinan Pengadministrasi Bahan Pimpinan Analis Monitoring, Evaluasi, dan Pelaporan Pengadmiinistrasi Monitorig, Evaluasi, dan Pelaporan Penyusun Rencana Kebijakan Pengadministrasi Bahan Kebijakan Analis Kinerja Organisasi Pengadministrasi Kinerja Organisasi Penyusun Rencana Anggaran KEUANGAN Bendahara Penyusun Laporan Keuangan dan BMN Pengadministrasi Keuangan Analis BMN Pengadministrasi BMN Analis Pelaksanaan Anggaran Pengadministrasi Pelaksanaan Anggaran Analis Perbendaharaan Pengadministrasi Perbendaharaan Penyusun Rencana Keuangan dan BMN Analis Kerugian Negara Pengadministrasi Kerugian Negara Penyusun Rencana Tindak Lanjut dan Hasil Pengawasan Pengadministrasi Tindak Lanjut dan Hasil Pengawasan Analis Laporan Keuangan Pengadministrasi Laporan Keuangan Analis PNBP K/L Pengadministrasi PNBP K/L UMUM Pengadministrasi Barang Persediaan Pengadministrasi Persuratan dan Kerumahtanggaan Sekretaris Sekretaris Pimpinan Pengemudi Penyusun Rencana Keprotokolan Protokol Penyusun Rencana Persuratan dan Kerumahtanggaan Penyusun Rencana Kebutuhan Kegiatan Pimpinan Pranata Lab Kesehatan Pengadministrasi Balai Pengobatan Teknisi Jaringan Instalasi Satuan Pengamanan Koordinator Satuan Pengamanan Analis Ketenagalistrikan Analis Bangunan Gedung Pengelola Gedung Teknisi Mesin Teknisi Listrik Teknisi Bangunan Penyusun Rencana Operasional Layanan SEKRETARIAT JENDERAL || KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN || TAHUN 2015

30 Rekap Jabatan Fungsional Umum Kesekretariatan
(hasil rapat lingkup Setjen 25 September 2015) KEPEGAWAIAN Pengadministrasi Kepegawaian Analis SDM Aparatur Pengadministrasi Jabatan Fungsional DATA, STATISTIK, DAN INFORMASI Pengolah Data dan Informasi Analis Pengembangan Sistem Informasi Analis Data Statistik Analis Sistem Informasi dan Jaringan Pengadministrasi Sistem Informasi dan Jaringan ORTALA Analis Organisasi dan Tata Laksana Pengadministrasi Organisasi dan Tata Laksana Analis Reformasi Birokrasi Pengadministrasi Reformasi Birokrasi HUMAS Analis Bahan Informasi dan Publikasi HUKUM Analis Hukum Analis Advokasi Hukum Analis Permasalahan Hukum Pengadministrasi Hukum KERJA SAMA Analis Kerja Sama SEKRETARIAT JENDERAL || KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN || TAHUN 2015

31 Analis Program, Kegiatan, dan Anggaran
KETATAUSAHAAN Analis Program, Kegiatan, dan Anggaran Analis Organisasi dan Ketatalaksanaan Penyusun Laporan Keuangan dan BMN Pengadministrasi Persuratan dan Kerumahtanggaan Bendahara Sekretaris Analis Monitoring, Evaluasi, dan Pelaporan Pengadministrasi Kepegawaian Pengadministrasi Keuangan Pengadministrasi BMN Pengadministrasi Barang Persediaan Pengemudi* Caraka* Pramu Kantor*