KONSEPSI PROYEK PERUBAHAN yudikbrank63@gmail.com.

Presentasi berjudul: "KONSEPSI PROYEK PERUBAHAN yudikbrank63@gmail.com."— Transcript presentasi:

1 KONSEPSI PROYEK PERUBAHAN

2 PENJELASAN

3 Peran Pejabat struktural
Menjabarkan visi dan misi instansi kedalam program-program Mampu memimpin bawahan termasuk stakeholder dlm melaksanakan program tersebut secara efektif dan efisien. Dapat mempengaruhi pejabat struktural dan fungsional dibawahnya termasuk para stakeholder untuk bekerjasama mewujudkan target atau sasaran dari pogram yang dilaksanakan. Dituntut kemampuannya merancang suatu perubahan pada unit kerjanya.

4 Agenda Proyek Perubahan
2/17/2014 Kompetensi Khusus Menjadi tauladan bagi bawahan dan stakeholder (integritas, wawasan kebangsaan, standar etika publik, nilai-nilai, norma, moralitas dan tanggung jawab sesuai peraturan perundang- undangan;) Melakukan kolaborasi secara internal dan eksternal dalam mengelola tugas-tugas organisasi kearah pencapaian tujuan sesuai visi instansinya; Melakukan inovasi sesuai bidang tugasnya guna penetapan program yang lebih efektif dan efisien; Mengoptimalkan seluruh potensi sumberdaya manusia unit kerjanya dalam pencapaian tujuan organisasinya. MERANCANG PROYEK PERUBAHAN

5 Konsepsi proyek perubahan
Agenda Proyek Perubahan 2/17/2014 Konsepsi proyek perubahan “Manajemen perubahan merupakan pengelolaan sumberdaya dalam rangka mencapai tujuan organisasi dengan kinerja yang lebih baik…. Manajemen perubahan adalah sebuah proses sistematis yang menerapkan pengetahuan, sarana, dan sumberdaya yang diperlukan organsasi untuk bergeser dari kondisi sekarang menuju kondisi yang diinginkan, yaitu menuju arah kinerja yang lebih baik dan untuk mengelola individu yang terkena dampak perubahan tersebut.” (Permenpan RB No 10 tahun 2011) MERANCANG PROYEK PERUBAHAN

6 Konsepsi proyek perubahan
Agenda Proyek Perubahan 2/17/2014 Konsepsi proyek perubahan Dalam kaitan Reformasi Birokrasi tersebut , dalam organisasi pemerintahan perubahan ditemukan pada berbagai wilayah kerja (area) yang mencakup berbagai aspek meliputi : Struktur, proses, orang/sdm, pola piker/mindset, dan budaya kerja, (Permen PAN, nomor 10, 2011). Organisasi yang dipandang sebagai wujud/entisas berbentuk sekumpulan orang-orang yang bersatu dalam organisasi dan memiliki visi dan misi bersama pada dasarnya selalu tumbuh dan berkembang untuk mencapai visinya dengan melaksanakan misinya sesuai perkembangan lingkungan strategisnya. Upaya peningkatan pengelolaan organisasi dalam kaitan ini disebut sebagai upaya perubahan, kemudian kegiatan perubahan pada pembelajaran Diklat PIM disebut Proyek Perubahan. MERANCANG PROYEK PERUBAHAN

7 AREA & TUANG LINGKUP P R O Y E K P E R U B A H A N

8 AREA PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
BIDANG ORGANISASI : Perombakan Struktur Organisasi, Rightsizing,Downsizing, Budaya Kerja. BIDANG SUMBER DAYA MANUSIA: Carrier Path, Remunerasi, Rewards and Punishment, Placement dll. BIDANG TATAKERJA & TATA LAKSANA: Tata Persuratan, Pengadaaan Barang dan Jasa, monitoring, kearsipan, pelaporan, penganggaran dll. BIDANG PROGRAM: Peningkatan Efisiensi dan efektifitas Program dan Kegiatan.

9 Gagasan Perubahan suatu perubahan dilandasi munculnya tuntutan akan perubahan dan secara mendalam tuntutan tersebut bersumber dari munculnya kesenjangan kinerja dari organisasi.  rendahnya kinerja - sumber persoalan (problem) atau masalah (issue) organisasi.  Kesenjangan kinerja tersebut menjadi persoalan atau sering disebut masalah, dituntut mampu menemukan solusi atau pemecahan persoalan (problem solution) untuk mengatasi masalahnya. Fakta-fakta yang mendasari munculnya persoalan sangat diperlukan sebagai bukti nyata (evidence based),  bukti-bukti ini secara naluri lahirlah upaya untuk mencari solusi dalam mengatasi persoalan tersebut. Jawaban atas solusi dimaksud menjadi gagasan-gagasan yang diperlukan dan berupa langkah-langkah mewujudkan perubahan atau solusi mengatasi persoalan dimaksud. Tujuan adalah uraian dari kondisi yang akan dicapai setelah upaya perubahan berhasil dilaksanakan, sedangkan Manfaat adalah kondisi yang memberikan gambaran keuntungan selanjutnya setelah terwujudnya tujuan tersebut tercapai.

10 Menyusun Merancang Proyek Perubahan
Membangun Komitmen Membangun Komitmen Identifikasai kebutuhan perubahan pada area tertentu dan lingkupnya dari suatu program organisasinya,  perlu membahas gagasan perubahan bersama atasannya untuk mendapatkan kesepakatan dalam melaksanakan dan memimpin perubahan atau reformasi sebagai upaya meningkatkan kinerja organisasi dengan meningkatkan efektifitas dan efisiensinya. Usulan Proyek Perubahan adalah produk Membangun Komitmen Bersama (Taking Ownership/BT-I) Latar belakang -Nama Gagasan Perubahan-Tujuan Perubahan -Manfaat Perubahan -Ruang lingkup Perubahan - Persetujuan Atasan dan Mentor

11 Konsep Merancang Proper
Menyusun Merancang Proyek Perubahan Konsep Merancang Proper Rancangan proyek perubahan yang disusun harus dipaparkan melalui Seminar Proposal Proyek Perubahan dihadapan Nara Sumber yang berperan menilai kelayakan implementasi Proyek yang disusun untuk mendapatkan koreksi atau saran-saran penyempurnaan pra-implementasi. langkah-langkah sbb: 1. Kejelasan sasaran perubahan. 2. Kejelasan Stakeholder (mitrakerja) 3. Kejelasan langkah mewujudkan perubahan. 4. Sistimatika proses perubahan 5. Tata urut presentasi/pemaparan proyek perubahan

12 Organisasi Proyek, hubungan Peserta dengan Coach dan Mentor
Menyusun Merancang Proyek Perubahan PESERTA COACH MENTOR Organisasi Proyek, hubungan Peserta dengan Coach dan Mentor

13 PENYAJIAN RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
Agenda Proyek Perubahan 2/17/2014 PENYAJIAN RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN Judul Proyek Perubahan Materi Usulan Proyek Perubahan Persiapan Pelaksanaan Proyek Perubahan Seminar Rancangan Proyek Perubahan MERANCANG PROYEK PERUBAHAN

14 PENYAJIAN RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
Agenda Proyek Perubahan 2/17/2014 PENYAJIAN RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN Judul Proyek Perubahan Materi Usulan Proyek Perubahan butir tambahan sbb : Judul Proyek Perubahan, Menjelaskan judul perubahan yang akan dilakukan. (periksa bagian III.A sebelumnya) Deskripsi, menjelaskan uraian terrinci dari proyek peruahan yang akan dilaksanakan. Mentor, Informasi perihal Mentor, Nama, Jabatan, dan alamat serta nomor telephone. Project Leader. Informasi tentang siapa yang akan memimpin proyek perubahan, dengan ini adalah peserta Diklat PIM-III, dengan memberikan nama jabatan, dan telephone MERANCANG PROYEK PERUBAHAN

15 PENYAJIAN RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
Agenda Proyek Perubahan 2/17/2014 PENYAJIAN RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN Pentahapan (milestone) yaitu urutan capaian capaian yang sangat penting pada periode tertentu (minggu, bulan, tahun) yang harus diperhatikan untuk menjamin terlaksananya proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Milestone dalam hal ini berbeda dengan schedule karena milestone tidak terbatas hanya membuat rencana waktu kerja tetapi ada target yang perlu diselesaikan artinya mengandung pengelolaan sumberdaya yang diperlukan Tata kelola proyek. Identifikasi stakeholder. Anggaran Identifikasi potensi masalah, Rencana Kegiatan   Resiko Kriteria keberhasilan Faktor kunci keberhasilan (Key Succes factor) Output kunci MERANCANG PROYEK PERUBAHAN

16 IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN
Agenda Proyek Perubahan 2/17/2014 IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN Laboratorium Kepemimpinan Kegiatan Implementasi Proyek Perubahan Dukungan Stakeholders pada Implementasi Proyek Capaian dan Pelaporan Implementasi Proyek perubahan MERANCANG PROYEK PERUBAHAN

17 ACTION PLAN PROYEK PERUBAHAN

18 Rencana Aksi Perubahan
(Project Charter) 1. IDENTITAS PROYEK Nama Nama proyek perubahan yang akan dilakukan Deskripsi Gambaran singkat mengenai proyek perubahan Sponsor Atasan yang akan menjadi pengarah dan pendukung proyek perubahan Project Leader Penanggung jawab proyek perubahan Sumber daya tim Sumber dukungan dan legitimasi bagi tim untuk menjalankan proyek perubahan Penjelasan singkat

19 Rencana Aksi Perubahan (Project Charter)
2. LATARBELAKANG (BURNING PLATFORM) Latar belakang perlunya proyek dilakukan. Berangkat dari yang kondisi ideal atau normatif yang akan dicapai dan permasalahan yang dihadapi. Identifikasi permasalahan sangat penting untuk menentukan fokus proyek perubahan. 3. TUJUAN Tujuan proyek perubahan yang akan dicapai baik secara jangka panjang (satu atau dua tahun), jangka menengah (satu tahun) dan jangka pendek (3 minggu/sampai berakhirnya Diklat Pim 1). Dalam kolom ini penulisan tujuan dapat dicantumkan hanya jangka pendek dan jangka panjang saja. Tujuan jangka pendek dianggap sebagai pengungkit (leverage) yang dilakukan dalam rangka mencapai tujuan jangka panjang.

20 Rencana Aksi Perubahan (Project Charter)
4. MANFAAT Manfaat proyek perubahan dalam mendukung reformasi birokasi dan perbaikan kinerja kebijakan serta kualitas pelayanan publik yang menjadi tanggung jawab instansinya. 5. RUANG LINGKUP Kegiatan kegiatan penting yang akan dilakukan dalam proyek perubahan. Rumusan kegiatan tersebut disesuaikan dengan rumusan tujuan pada bagian 03

21 Rencana Aksi Perubahan (Project Charter)
6. OUTPUT KUNCI (key Project DELIVERABLES) Nama Deskripsi Nama output kunci yang akan dihasilkan.Output berupa output antara (yang akan dicapai dalam jangka pendek dan menengah) dan output akhir yang akan dicapai dalam jangka panjang. Penjelasan singkat output yang hendak dihasilkan dalam proyek perubahan

22 Rencana Aksi Perubahan (Project Charter)
7. PENTAHAPAN UTAMA Tahap Utama Waktu Tahapan dalam proyek perubahan merupakan capaian capaian yang sangat penting sehingga harus diperhatikan dalam menjamin terlaksananya proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Milestone berbeda dengan time schedule yang akan diuraikan secara lebih rinci pada laporan Breaktrhough 2 Milestone bisa dibedakan antara tahapan jangka pendek dan panjang Target waktu pelaksanaan (minggu, bulan, tahun)

23 Rencana Aksi Perubahan (Project Charter)
8. PENTAHAPAN UTAMA Struktur Deskripsi (Penjelasan peran masing masing dalam penyelenggaraan proye perubahan) Gambarkan struktur tim/orang yang terlibat dalam penyelenggaraan proye perubahan Contoh : Sponsor Project Leader …. Coach ….

24 Rencana Aksi Perubahan (Project Charter) 10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
9. ANGGARAN JUMLAH DESKRIPSI Estimasi jumlah anggaran yang dibutuhkan Penjelasan peruntukan 10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER No Identifikasi instansi/individu yang berkepentingan dan memiliki sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang berarti mendukung atau negatif yaitu menjadi sumber penghambat. Stakeholder dapat dibedakan antara stakeholder internal (masih dalam satu instansi) atau eksternal yaitu instansi lain/individu yang berpengaruh diluar instansi peserta.

25 Rencana Aksi Perubahan (Project Charter)
11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH NO DESKRIPSI Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan 12. RESIKO NO DESKRIPSI Penjelasan tentang resiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan sesuai target waktu yang telah ditetapkan.

26 Rencana Aksi Perubahan (Project Charter)
13. KRITERIA KEBERHASILAN Ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Ukuran tersebut harus dapat diukur misalnya dengan prosentase capaian, norma waktu, uang dsb. 14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN Faktor faktor yang dianggap menjadi kunci bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan waktu. 15. DISETUJUI Project Sponsor: Atasan peserta (tandatangan) Tanggal : (tempat tanggal dan tahun

27 Konsep Merancang Proper
MenyusunMerancang Proyek Perubahan Konsep Merancang Proper Rancangan proyek perubahan yang disusun harus dipaparkan melalui Seminar Proposal Proyek Perubahan dihadapan Nara Sumber yang berperan menilai kelayakan implementasi Proyek yang disusun untuk mendapatkan koreksi atau saran-saran penyempurnaan pra-implementasi. langkah-langkah sbb: 1. Kejelasan sasaran perubahan. 2. Kejelasan Stakeholder (mitrakerja) 3. Kejelasan langkah mewujudkan perubahan. 4. Sistimatika proses perubahan 5. Tata urut presentasi/pemaparan proyek perubahan

28 Filosofi Dasar Diklatpim Pola Baru
Menciptakan Pemimpin Perubahan Proyek Perubahan sbg Aktualisasi Perubahan

29 Agenda Proyek Perubahan
2/17/2014 Proyek Perubahan Proyek Perubahan merupakan kegiatan pembelajaran dengan bimbingan para coach dan concelor / mentor serta teamwork yg ada di instansinya mulai dengan kegiatan: Diagnose organisasi. Mengkomunikasikan permasalahan dengan stakeholder. Merancang Perubahan dan membangun Tim. Melaksanakan Proyek Perubahan. Menyajikan hasil pelaksanaan dalam seminar kepemimpinan. MERANCANG PROYEK PERUBAHAN

30 PROSES PENULISAN PROYEK PERUBAHAN KOMUNIKASI Atasan/Mentor Stakeholder
GAGASAN AWAL PROSES PENULISAN PROYEK PERUBAHAN Diagnose masalah & alternatif Terapi. Desain awal Projek.(Penulisan Proposal) Pilih Konselor & identifikasi . Identifikasi Stakeholder (calon Timwork) KOMUNIKASI Atasan/Mentor Stakeholder Coach PENJELASAN PENYUSUNAN PROYEK PERUBAHAN Projek Perubahan Instansional terpilih (feasibel&implementable) SEMINAR Proyek Perubahan Instansi PENULISAN rancangan Proyek Perubahan Instansi Pelaksanaan projek Perubahan Instansi

31 Memilih Topik Proyek Perubahan
SPESIFIK RELEVAN TRANSFORMATIF HOT