PENCATATAN DAN PELAPORAN

Presentasi berjudul: "PENCATATAN DAN PELAPORAN"— Transcript presentasi:

1 PENCATATAN DAN PELAPORAN
Disampaikan pada PELATIHAN PETUGAS YANG MENYERTAI JAMAAH EMBARKASI SURABAYA TAHUN 1438 H / 2017 M

2 LATAR BELAKANG Pencatatan dan Pelaporan salah satu tugas dan fungsi Petugas Haji Laporan pelaksanaan tugas digunakan sebagai indikator setiap permasalahan yang terjadi dan bahan evaluasi pelaksanaan pada tahun mendatang

3 TUJUAN PEMBELAJARAN Tujuan Umum Tujuan Khusus
Mampu membuat laporan secara cepat, tepat dan benar Tujuan Khusus Memahami pencatatan dan laporan harian Melakukan pencatatan dan menyusun laporan harian sesuai dengan jenis-jenis formulir yang dibutuhkan

4 MANFAAT LAPORAN Alat pembantu, pengawasan dan pengendalian kegiatan
Dasar dalam mengambil tindakan Bahan informasi kepada pihak-pihak terkait Bahan laporan kepada pimpinan Bahan evaluasi

5 Prosedur Pencatatan dan Pelaporan
Pencatatan dilakukan oleh SETIAP Petugas Haji dan melaporkan kepada Ka Sektor Pencatatan dilakukan oleh Ka Sektor dan melaporkan kepada Ka Daker Pencatatan kegiatan Yanum, Bimbingan Ibadah dan Pelayanan Kesehatan diolah oleh Daker dan dilaporkan kepada Ketua PPIH Arab Saudi Hasil Pengolahan pelaksanaan kegiatan dihimpun oleh Pelaksana PPIH Arab Saudi dan dilaporkan kepada Menteri Agama RI

6 PELAPORAN DAN ISI LAPORAN
TPHI KLOTER PENYAMPAIAN LAPORAN MELIPUTI : Jumlah Jamaah dan Daerah Asal Kloter Nama Petugas Kloter, Karu dan Karom Waktu Keberangkatan dan Kedatangan Kloter Lokasi, jarak dari masjidil Haram dan nama pemilik pondokan Kondisi jamaah selama operasional termasuk Armina Permasalahan

7 Setiap hari maks. Pkl. 15.00 WAS
Penyampaian Laporan Setiap hari maks. Pkl WAS Keadaan jamaah Pelaksanaan bimbingan Pelayanan Maktab Kontrol Petugas Sektor Musibah /Gangguan Pembayaran Dam Jamaah yang dirujuk ke RSAS/BPHI, Ghaib, dan Wafat Peristiwa lain

8 Laporan Pelayanan Maktab di ARMINA
Waktu berangkat dan kedatangan Angkutan jamaah Kondisi dan fasilitas kemah Bimbingan Peribadatan Koordinasi dengan Maktab Pelayanan Konsumsi Keadaan Jamaah Peristiwa lain

9 LAPORAN HARIAN TPIHI KLOTER
Melakukan Pencatatan : Jumlah Jamaah dan Daerah Asal Kloter Jumlah KBIH dan jumlah pesertanya Permasalahan LAPORAN HARIAN TPIHI KLOTER Kloter dan Embarkasinya Tanggal Laporan Harian Materi dan Peserta Bimbingan Volume Pelaksanaan Bimbingan Metode Bimbingan

10 PENCATATAN TKHI KLOTER, MELIPUTI:
Jamaah Risti Sanitasi pondokkan dan katering Jamaah sakit Pengajuan kebutuhan obat dan alkes Rujukan penderita Kunjungan kloter Penyakit yang menimpa jamaah kloter Membuat surat kematian / COD

11 LAPORAN HARIAN TKHI KLOTER
Jumlah jenis penyakit yang diderita jamaah Rujukan penderita ke RSAS atau BPHI Jamaah yang wafat dan sebab kematian Perbekalan obat dan alkes Wabah penyakit Hal-hal lainnya

12 SEKTOR JEDDAH Seksi Penerimaan Seksi Penempatan
Menyambut dan mengarahkan jamaah menuju tempat istirahat Memantau Petugas yang membawa barang jamaah Seksi Penempatan Menyiapkan tempat istirahat jamaah Mengantar dan membimbing jamaah beserta barang bawaanya ke tempat istirahat

13 SEKTOR JEDDAH Seksi Penerangan Seksi Barang Tercecer
Menyampaikan berbagai informasi kepada jamaah Melayani / menjawab pertanyaan jamaah Seksi Barang Tercecer Mengurus barang bawaan jamaah yang tercecer Menginventarisir / mengirim barang tercecer sesuai poisisi dan alamat jamaah bersangkutan

14 SEKTOR JEDDAH Seksi Penghubung / Penterjemah Seksi Katering
Menjadi penghubung / penterjemah antara jamaah dengan instansi di Arab Saudi Mengurus jamaah haji wafat, kehilangan paspor, kehilangan tiket dan lainnya Seksi Katering Membagi kupon makan jamaah Mengawasi pendistribusian makan jamaah Seksi Dokumen Menerima dan mengumpulkan paspor jamaah Mengkoordinasi jumlah paspor jamaah dengan seksi pemberangkatan

15 SEKTOR JEDDAH Seksi Pemberangkatan Seksi Khusus
Mengatur pemberangkatan jamaah ke Madinah / Makkah dan melakukan koordinasi dengan pihak Naqabah di Arab Saudi Mendata dan melaporkan jumlah jamaah setiap klotar yang diberangkatkan baik ke Madinah maupun ke Makkah Seksi Khusus Membimbing jamaah haji wanita Menunjukkan tempat wudhu dan mandi jamaah Membantu menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan jamaah wanita

16 SEKTOR MAKKAH / MADINAH
Monitoring waktu kedatangan dan keberangkatan kloter Jumlah kloter dan pondokan yang ditempati Laporan Harian : Jumlah jamaah di sektor Jumlah jamaah wafat Berobat di kloter Dirawat di RSAS / BPHI Kembali dari perawatan Sesat jalan Kehilangan barang / uang Melahirkan Pelayanan maktab Pelaksanaan dam Peribadatan / ziarah Masalah lainnya

17 DAERAH KERJA / DAKER Laporan Harian :
Pelayanan Umum dan Bimbingan Ibadah Laporan Harian : Kedatangan jamaah haji Keberangkatan jamaah haji Permasalahan / Kasus seperti : kehilangan paspor kehilangan barang / uang penempatan jamaah dipondokkan jamaah yang tidak berangkat bersama kloternya karena sakit, sesat dan lainnya

18 Laporan Pelaksanaan Tugas ( dilampiri data pendukung):
DAERAH KERJA / DAKER Pelayanan Umum dan Bimbingan Ibadah Laporan Pelaksanaan Tugas ( dilampiri data pendukung): Rekapitulasi petugas haji yang menyertai jamaah Rekapitulasi Petugas PPIH Penempatan Kloter perumahan maktab / majmuah Kasus yang dialami jamaah Hal-hal lainnya dan Laporan Khusus

19 DAERAH KERJA / DAKER Pelayanan Kesehatan Laporan Harian :
Kunjungan BPHI Rujukan ke RSAS / BPHI Kematian / kelahiran Evakuasi penderita antar daerah kerja Kejadian Luar Biasa (KLB) Kondisi Menu Katering Keadaan Cuaca Posisi Petugas TKHI Laporan lainnya Laporan Khusus dan Laporan Pelaksanaan Tugas dilampiri dengan data pendukung

20 JENIS FORMULIR DAN PELAPORAN PETUGAS YANG MENYERTAI JEMAAH HAJI

21

22

23 TERIMA KASIH