How to Do an Effective MENTORING AND COACHING in Real Practices

Presentasi berjudul: "How to Do an Effective MENTORING AND COACHING in Real Practices"— Transcript presentasi:

1 How to Do an Effective MENTORING AND COACHING in Real Practices
Knowledge Sharing, 9 Maret 2011

2 7 Karakter Pemimpin Efektif
Integritas, jujur dan dapat dipercaya Terampil dalam berkomunikasi, memimpin dan kuat dalam tim Memiliki nilai spiritual serta mampu dalam mengelola emosi Menjunjung tinggi etika performansi dan kompeten dalam bidang bisnis yang digeluti Memiliki visi dan mampu memformulasikan pada konsep strategi

3 Menjadi contoh keteladanan (role modelling)
Kreatif dan sigap dalam menghadapi perubahan

4 Mentor yang efektif People skill: Technical Skill
Memahami gaya sosial Membangun trust Memiliki empati Memiliki fleksibilitas Technical Skill Knowledge skill mengenai mentoring: Teaching Counseling Championing Role modelling Coaching

5 Memahami Trust Model Persona
10 % Action Do/Say 90 % Feel/Think Values/Priorities Needs

6 Memahami Kebutuhan Dasar dalam Interpersonal
Penghargaan/Pengakuan Diri Penerimaan oleh orang lain Kebenaran/akurasi Pencapaian hasil

7 Gaya Sosial Expansive Dominant Unassuming Contained

8 Ciri-ciri dominant dan Assuming
Membuat pernyataan Asertif Tampak yakin Banyak Bicara Memotong pembicaraan Menantang Menuntut Menyuruh Agresif Cepat memutuskan Menatap langsung Badan condong ke depan/tegak Menyesuaikan Tampak ragu Tenang/diam Pendengar yang baik Tersamar Menyarankan Meminta Lembut Lambat memutuskan Tatapan tidak langsung Badan condong menyender

9 Ciri-Ciri Expansive dan Contained
Tampak terbuka Hangat Berorientasi orang Spontan Tidak formal Menampakkan emosi Bercerita Suka guyon Banyak gerak Ekspresi muka Tampak tertutup Dingin Monoton/Datar Terkendali Orientasi tugas Formal Tidak tampak emosi Melaporkan Serius Kaku Tenang

10 Gabungan 2 Perilaku Menjadi Matrix Gaya Sosial (Felix Leiheni, 1989)
Expansive Promotor fasilitator Dominant Unassuming Kontroler Analitik Contained

11 Memahami Lawan Bicara dengan Gaya sosial Promotor
Bergairah Membesar-besarkan Bersemangat Tidak tuntas Berenergi Kurang Mendalam Kreatif Tidak Konsisten Asertif Tidak terkendali Banyak ide Verbal Sosialisasi Kebutuhan Dasar: Pengakuan diri Tata Nilai: Bagaimana Nanti Menekankan perasaan

12 Memahami Lawan Bicara dengan Gaya Sosial Fasilitator
Ramah Tidak punya tujuan yang jelas Memperhatikan Tidak Bisa menolak Menolong boros dengan waktu/efisien Kerjasama tidak terus terang Mempercayai Baik, peka Tenggang rasa Kebutuhan dasar: penerimaan oleh orang lain Tata nilai: Makan tidak makan kumpul Menekankan perasaan

13 Memahami Lawan Bicara dengan Gaya Sosial Analitik
Sabar Keras kepala Spesifik pilih-pilih Rinci membosankan Persis mencari kesalahan Tepat Kurang verbal Pemikir Kebutuhan dasar: Kebenaran/fakta Tata Nilai: Bagaimana nanti Penekanan pada pikiran

14 Memahami lawan Bicara dengan Gaya Sosial Kontroler
Penuh tekad Kritis Orientasi pada hasil Menuntut Tuntas Mendesak Orientasi pada efisiensi Tidak peka Tidak sabaran Berhati batu Ingin menguasai Terkesan otoriter Waktu adalah uang Terkesan Diktator Kebutuhan dasar: Hasil Tata Nilai: Tunjukkan kerja Penekanan pada pikiran

15 Membangun Trust 4 elemen trust Keandalan: walk the talk
Keterbukaan: memberikan umpan balik dgn apa adanya Penerimaan: tidak menilai, menjugde, tidak mengkritik Keterusterangan: Terus terang, jujur

16 Memahami plus minus trust dari tiap gaya sosial
Expansive Promotor + Keterbukaan - Keandalan Fasilitator + Penerimaan - Keterusterangan Dominant Unassuming Kontroler + Keterusterangan - Penerimaan Analitik + Keandalan - Keterbukaan Contained

17 Empati Agar orang lain merasa dihargai, dipentingkan, dimengerti dan dipahami Caranya: Menunjukkan minat Mengekspresikan wajah dan bahas tubuh Mendengarkan Menyimak Mengungkapkan pemahaman

18 Menunjukkan minat kepada orang lain sesuai dengan gaya komunikasi
Expansive Promotor Harapan masa depan Perkembangan akhir Trend Selera Tantangan Fasilitator Keadaan karyawan Suasana kantor Keadaan keluarga Kegiatan team Hobby Dominant Unassuming Analitik Praktek/kebiasaan Metode Apa yang telah berhasil Prosedur Skill Kontroler Hasil2 Produktivitas Penghematan Efisiensi Contained

19 YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM BEREMPATI
Gunakan bahasa tubuh yang pas Gunakan perasaan/thinking language tergantung gaya sosial Gunakan open ended question untuk mengeluarkan perasaan orang lain Berusaha mengerti dahulu, baru dimengerti (dengarkan, atau lidahmu akan membuatmu tuli)

20 YANG MENGGANGGU PROSES EMPATI MENTOR
Tidak memberi kesempatan bicara Memotong pembicaraan Tidak menatap orang yang sedang bicara, sibuk menyambi pekerjaan lain Memainkan ballpoint/ sms Tidak senyum. Bila orang beri saran/tanggapan, wajahnya dingin Merubah pembicaraan dengan bertanya dan komentar Suka cepat menyimpulkan sebelum orang bicara selesai Tanya sesuatu yang sudah dijelaskan Jika orang berfikir dan punya ide, dia akan jawab bahwa, ia pun punya ide yang sama Terlalu banyak anggukan kepala dan berkata “ugh, oh, oh, begitu” Serius Vs humor

21 BAGAIMANA ORANG MELIHAT ANDA?
EMPATI kemampuan manusia untuk memahami perasaan/pikiran/gagasan orang lain dan memproyeksikannya, tanpa larut dalam perasaan itu sendiri.

22 TINGKAT PROYEKSI EMPATI
LEVEL I (PROYEKSI TERBATAS) Tidak menampakkan empati LEVEL II (PROYEKSI BI BAWAH RATA-RATA) Kurang menampakkan empati LEVEL III (PROYEKSI DI ATAS RATA-RATA) Sudah menampakkan empati LEVEL IV: (PROYEKSI LUAS) Benar-benar menampakkan empati

23 FLEXIBILITY

24 KONFLIK Penyebab: Perbedaan persepsi Persepsi salah
Perbedaan nilai-nilai

25 Perilaku yang muncul saat konflik:
Banyak interupsi, membenarkan diri sendiri (defensif), kelumpuhan paradigma, tidak mendengarkan, dan mendominasi pembicaraan

26 POTENSI KONFLIK ANTAR GAYA SOSIAL
PROMOTOR DENGAN ANALITIK Promotor melihat analitik sebagai: orang yang formal, membosankan, sulit dipuaskan, cerewet, bimbang dan ragu-ragu Analitik melihat promotor sebagai: banyak tingkah (tidak karuan), tidak terorganisir, manipulatif FACILITATOR DENGAN CONTROLLER Facilitator melihat controller sebagai: orang yang dingin, kasar, tajam, tidak enak didengar, tanpa perasaan, tidak manusiawi Controller melihat Facilitator sebagai: orang yang tunduk, patuh, lemah, lentur, mudah terpengaruh, mudah menyesuaikan diri

27 KETIDAKTEPATAN GAYA KOMUNIKASI MELAHIRKAN PERILAKU DEFENSIF
PROMOTOR Menantang, debat kusir (dengan perasaan), mengalihkan fokus pembicaraan FACILITATOR Mengiyahkan tanpa benar-benar “meng-iya-kan” CONTROLLER Memaksa, debat dengan logika, dominan, otoriter ANALITIK Menghindar, diam, menghindari konflik

28 Perlu kelenturan, fleksibilitas dalam menghadapi gaya sosial yang berbeda
RUMUS FLEXIBILITAS F= A = (GO + SI) A : ACTION GO: GIVING OPPORTUNITIES SI: SHARING INTEREST

29 FLEKSIBILITAS MENGHADAPI PERILAKU DEFENSIF
PROMOTOR Biarkan melepas tekanan, ajak diskusi setelah tenang FACILITATOR Ajak bicara dengan perasaan CONTROLLER Biarkan mereka menentukan dan mengeluarkan sesuatu, lalu ajak bicara kemudian ANALITIK Galih dengan fokus pada informasi dan hal-hal logis

30 FLEXATHY KNOW YOUR SELF (PAHAMI DIRI ANDA)
KNOW THE OTHERS (PAHAMI ORANG LAIN) CONTROL YOUR SELF (KENDALIKAN DIRI ANDA) DO SOMETHING FOR THE OTHERS (LAKUKAN SESUATU UNTUK KEPENTINGAN ORANG LAIN)

31 PERFORMANCE IMPROVEMENT: COACHING AND COUNCELING
Teknik yang perlu dimiliki oleh mentor yang efektif: Coaching : memotivasi kerja Counseling : mendengarkan dan menyarankan Teaching : berbagi pengetahuan dan kemampuan Role modeling : memberi contoh Championing : membantu mengembangkan karir

32 KASUS

33 COACHING Sasaran: hasil, membuat arahan yang konsisten dengan mengkomunikasikan tujuan yang jelas, berhubungan dengan strategi organisasi

34 TIPS MENETAPKAN GOAL YANG EFEKTIF
Spesifik Ada batas waktu Menantang tetapi dapat dicapai Penetapannya melibatkan mentee Situasional Dapat dianalisa kemajuannya secara visual Mendapat dukungan mentee

35 TIPS MEMBERIKAN POTISITIVE MOTIVATION
Memuji melalui coaching Positive motivation: Spesific: detil, rinci, jelas Sincere: tulus/ ikhlas Focus: sesuai dengan tipe orangnya Regular: segera mungkin, jadi budaya

36 STRATEGI COACHING Know your self, know the others Aplikasi FLEXATHY
Menetapkan sasaran sesuai dengan gaya sosial Memotivasi sesuai dengan gaya sosial

37 KASUS

38 MUNCUL KESENJANGAN KINERJA
COUNSELING DIBUTUHKAN BILA: MUNCUL KESENJANGAN KINERJA

39 KUNCI UTAMA COUNSELING
Menetapkan sasaran Dengarkan dan berikan feedback sesuai dengan gaya kepemimpinan Memaksimalkan kekuatan dan meminimkan kelemahan dari setiap gaya kepemimpinan Pandu sesi konsultasi secara sistematis

40 MEMINIMUMKAN KELEMAHAN SETIAP GAYA SOSIAL
PROMOTOR jangan mengumbar janji, lebih disiplin untuk konsisten FACILITATOR berani berkata “tidak”, menghargai waktu, menunjukkan punya prinsip ANALITIK berani ambil keputusan, berani keluar dari zona nyaman, sesakali keluar dari kebiasaan masa lalu CONTROLLER beri kesempatan orang lain bicara, sabar, menahan diri

41 MENASEHATI YANG EFEKTIF: PROBLEM SOLVING PROCESS
SETTING INTONASI TETAPKAN PERMASALAHANNYA DISKUSIKAN ALTERNATIFNYA DAPATKAN KESEPAKATAN SIMPULKAN KEMBALI DAN DUKUNG YANG BERSANGKUTAN

42 TIPS MEMBERIKAN FEEDBACK
Jangan Mentee yang diminta introspeksi, tapi mentor yang instrospeksi Bandingkan: “ Apakah Anda tidak mendengarkan saya agar tidak melakukan hal itu?” “ Mungkin saya yang kurang jelas bahawa seharusnya hal tersebut jangan dilakukan lagi”

43 2. Minta kedua pihak introspeksi Bandingkan: “ Kanapa sih…hal ini selalu saja terjadi pada Anda” “Mungkin kita berdua kurang menyimak satu sama lain bahwa hal ini seharusnya tidak terjadi lagi”

44 3. Mentor meminta bantuan mentee bagaimana cara membantu kedua belah pihak Bandingkan: “ Upaya apa yang bisa membuat Anda mengrerti?” “Coba bantu saya bagaimana caranya saya bisa bantu Anda agar Anda bisa mengerti”

45 TEACHING ELEMEN UTAMA: 1. Berbagi pengetahuan, keterampilan dan nilai 2. Fokus pada kebutuhan dasar 3. Menyadari bagaimana tiap gaya sosial menggunakan waktunya 4. Banyak bertanya ketimbang menyampaikan 5. Memfasilitasi mentee agar mampu memecahkan masalahnya sendiri

46 MANUSIA AKAN INGAT: 10 % DIBACA 20% DIDENGAR 30% DILIHAT 50% DIDENGAR DAN DILIHAT 70% DIIDISKUSIKAN DENGAN PIHAK LAIN 80% EXPERIENMCE BY DOING 90% TEACH TO OTHERS

47 BERTANYA KUNCI SUKSES DALAM TEACHING

48 TIPS MENGAJUKAN PERTANYAAN
Buat pertanyaan yang konkrit dan spesifik Perhatikan cara Anda mengungkapkan pertanyaan Ajukan pertanyaan satu per satu Berikan waktu kepada mentee untuk mencerna pertanyaan Ajukan pertanyaan yang merangsang mentee untuk berfikir melalui respon Hindari pertanyaan yang hany butuh jawaban “ya’ atau “tidak”

49 ROLE MODELING Konsistensi antara ucapan denga perbuatan
Beri contoh melalui perbuatan Bersikap optimis dan positif Pengambil resiko pertama Bertindak beardasarkan prinsip yang tinggi Menunjukkan kepemimpinan yang efeaktif

50 CHAMPIONING Menjadi jurubicara untuk orang Anda
Memahami dan meyakinkan bahwa, sasaran mentee selaras dengan sasaran organisasi Mendukung rencana karir dan training Mencari kesem,patan berkembang untuk staff Membantu menghilangkan hambatan-hambatan Tantang para mentee untuk mencapai yang terbaik dari dirinya

51 PERUBAHAN PERAN MANAJEMEN
DARI PENGENDALIAN KE FASILITASI Pertencanaan Pengorganisasian Perintah Koordinasi Pengawasan Konsultasi Komunikasi Kolaborasi Mediasi

52 MANAJEMEN VS MENTORING
MANAJEMEN TRDISINAL MEMBERDAYAKAN KINERJA Memberikan arahan Mengembangkan konsensus Menetapkan peran Membiarkan perubahan peran Menuliskan prosedur Membiarkan perubahan prosedur Mengendalikan perilaku Menekankan kualitas Mengevaluasi kinerja Fokus pada acara proses peningkatan Mengarahkan kegiatan Kolaborasi Menyandarkan pada motivasi ekstrinsik Meningkatkan inisiatif dan internal motivasi

53