Satuan Pengawasan Intern

Presentasi berjudul: "Satuan Pengawasan Intern"— Transcript presentasi:

1 Satuan Pengawasan Intern
KATALISATOR “Menurunkan Waktu Penerbitan LHA”

2 GUGUS KENDALI MUTU KATALISATOR
PT./DIVISI : SATUAN PENGAWAN INTERN BAGIAN : PEMERIKSA NAMA KELOMPOK : KATALISATOR TEMA : MENURUNKAN WAKTU PENERBITAN LHA DIBENTUK : 4 APRIL 2011 FASILITATOR (NIK) : SUPARNO (00036) KETUA KELOMPOK (NIK) : ANISAH ANDRIANI (00040) SEKRETARIS (NIK) : VALDI ROESMAHYONO (00106) ANGGOTA (NIK) : 1. HENDI RUSTADI (00107) : 2. HENI MULYANI ( ) : 3. RENAN LINTANG P ( ) JUMLAH PERTEMUAN : 26 KALI LAMA PERTEMUAN : 1-2 JAM PROSENTASE KEHADIRAN : 95% PERTEMUAN SETIAP : HARI SENIN VISI Pemain Properti Nasional yang Terkemuka Keberadaan PKM dalam Struktur Organisasi (Divisi Satuan Pengawasan Intern). VISI Pemain Properti Nasional yang Terkemuka MISI Menyediakan properti Industri, Komersial, Hunian dan Infrastruktur Terkait yang Memberikan Solusi bagi Investor, Pelanggan dan Pihak-Pihak Terkait Lainnya.

3 Data Historis (rata-rata) Penilaian Bobot Kepentingan (%)
LANGKAH I : IDENTIFIKASI MASALAH 1.1 Brainstorming permasalahan Untuk mencari permasalahan yang ada dilingkup Satuan Pengawasan Intern digunakan metode Brainstorming, sebagai berikut : NO NAMA USULAN TEMA MASALAH 1 Anisah Adriani % pencapaian closing tindak lanjut rekomendasi LHA tidak sesuai target 2 Hendi Rustadi Waktu Terbit LHA tidak sesuai target 3 Valdy Roesmahyono Laporan evaluasi Quality Objective (QO) tidak tepat waktu 4 Heni Mulyani ATK boros 1.2 Pengumpulan data Dari hasil brainstrorming dilakukan pengumpulan data permasalahan untuk periode Ags 2010 s.d Mei 2011, sbb : NO Usulan Tema Masalah Target QO Data Historis (rata-rata) Pencapaian 1 % pencapaian closing tindak lanjut rekomendasi LHA target tidak sesuai Min. 90% 86% 95% 2 Waktu Terbit LHP tidak sesuai target Max. 30 HK 39,4 HK 68,7% 3 Laporan evaluasi Quality Objective (QO) tidak tepat waktu Max. 30 Hari 36,7 Hari 77,5% 4 ATK boros (s.d Juni 2010) Rp Rp 99,3% 1.3 Prioritas masalah/ pareto NO Tema Masalah Penilaian Bobot Kepentingan (%) Anisah Hendi Valdy Henni Rata2 1 Waktu Terbit LHP tidak sesuai target 35 20 40 33,75 2 % pencapaian closing tindak lanjut rekomendasi LHA tidak sesuai target 30 3 Laporan evaluasi Quality Objective (QO) tidak tepat waktu 22,5 4 ATK boros 15 10 13,75

4 Disetujui oleh Fasilitator,
Berdasarkan diagram pareto yang ada maka yang dijadikan tema dalam GKM ini adalah Waktu Terbit LHA Tidak Sesuai Target, sehingga tema yang diambil adalah “MENURUNKAN WAKTU TERBIT LHA” 1.4 Monitoring Data (Agustus 2010 s.d Mei 2011) NO Judul LHA Dinas Waktu Standar Relisasi Keterlambatan 1 Kegiatan Pemasaran Sport Centre Opr 30 Hari 162 Hari 72 Hari 2 Kegiatan Pengelolaan Pergudangan 3 Pengawasan Perawatan Non Rutin / Perbaikan 4 Kegiatan Pemasaran PT. LMJ Keu 184 Hari 64 5 Kegiatan Piutang Hotel Permata Krakatau 6 Pengendalian Lahan (Asset & Inventory)/ Administrasi Pertanahan 7 Pemeriksaan Khusus Terhadap Kegiatan Piutang PT. LMJ Rata-rata Durasi 50 Hari 19,43 Hari 1.5 Penetapan Target Dibuat oleh, ANISAH ANDRIANI Ketua GKM Cilegon, 21 April 2011 Disetujui oleh Fasilitator, SUPARNO Kepala SPI

5 3.3 Pareto Frekuensi permasalahan Waktu Terbit LHA tidak sesuai target
LANGKAH II : ANALISA SEBAB AKIBAT Waktu Terbit LHA tidak sesuai target Manusia Bahan Baku Alat Metode Tidak disiplin Data audit tidak lengkap Tidak ada kamera Atasan kurang perhatian Kendaraan lapangan sering tidak ada SDM terbatas Program kerja kurang detail Kurang supervisi Rapat koordinasi tdk rutin 3. Rapat intern Divisi SPI tidak konsisten Kompetensi auditor belum sesuai standar Pelaksanaan pelatihan kurang konsisten 5. Kesadaran mengikuti pelatihan kurang Blm terpenuhinya mining table sesuai standar 2. Recruitment sudah dilakukan tetapi blm ada penempatan 1. Tidak dibuat schedule kerja yang rinci 4. Tidak ada pembahasan khusus Tidak kebagian kendaraan 4. Program kerja kurang detail 6. Belum dijadwalkan sebelumnya 7. Dalam proses pengadaan LANGKAH III : MENCARI PENYEBAB MASALAH YANG DOMINA (ANALISA & HIPOTESA) 3.2 Rekap data Waktu Terbit LHA tidak sesuai target yang dominan 3.1 Rekap data Waktu Terbit LHA tidak sesuai target FAKTOR PENYEBAB Penyebab Frekuensi (LHA yang dimonitor) Jml % Komulative 1 2 3 4 5 6 7 METODE Tidak ada pembahasan khusus 7,5% MANUSIA Tidak dibuat schedule kerja yang rinci 10 21 32% 39,5% Rekruitment karyawan sudah dilakukan tetapi belum ada penempatan 15% 54,5% Rapat intern Divisi SPI tidak konsisten 69,5% Kesadaran mengikuti pelatihan kurang 13 20% 89,5% ALAT Kendaraan Tidak dijadwalkan sebelumnya 3% 92,5% Kamera Dalam proses pengadaan 0,5 1,5% 94% BAHAN BAKU Program kerja kurang detail 6% 100% Jumlah 18 29 66 Penyebab Frekuensi (LHA yang dimonitor) Jml % Komulative 1 2 3 4 5 6 7 Tidak dibuat schedule kerja yang rinci 10 21 32% Rekruitment karyawan sudah dilakukan tetapi belum ada penempatan 15 23% 55% Rapat intern Divisi SPI tidak konsisten 15% 70% Tidak ada pembahasan khusus 0,5 9 13,5% 83,5% Kesadaran mengikuti pelatihan kurang 8 12% 95,5% Kendaraan tidak dijadwalkan sebelumnya 3% 98,5% Kamera dalam proses pengadaan 1,5% 100% Jumlah 18 29 66 3.3 Pareto Frekuensi permasalahan Waktu Terbit LHA tidak sesuai target

6 LANGKAH IV : RENCANA PERBAIKAN
No Akar Penyebab Dominan What Why How When Who Where How Much Pokok Bahasan Ide Solusi Ukuran Keberhasilan Bagaimana penerapan yang dilakukan Waktu Pencapaian PIC Lokasi Biaya 1 Tidak dibuat schedule kerja yang rinci Membuat schedule terperinci dengan mencantumkan rencana dan realisasi kegiatan audit Agar dapat mengukur dan monitoring keefktifan waktu pelaksanaan audit Membuat form jadual audit vs realisasi kegiatan audit. Monitoring pelaksanaan waktu audit dengan konsisiten mengisi form tsb. Membuat form jadual audit setelah program kerja dibuat Konsistensi monitoring setiap hari kerja pemeriksaan Hendi, Anisah, Valdy, Renan Ruang kerja Rp. 0,- 2 Rekruitment sudah dilakukan tetapi belum ada penempatan Penempatan Ahli Pertama Pemeriksaan yang sekarang dipinjam Divisi PSAP diposisi yang sudah ditetapkan di Divisi SPI Agar alokasi sumber daya manusia yang sudah dianggarakan dapat direalisasikan Membuat surat permintaan kembali untuk penempatan tenaga kerja yang sudah ada kepada Divisi SDM Akhir Juni Suparno, Hendi Kantor Rp. 0’- 3 Rapat intern Divisi SPI tidak konsisten Rapat intern dilakukan konsisten Agar kegiatan audit berjalan efektif Melakukan rapat rutin intren Senin sesuai budaya rapat kiec Suparno, Hendi, Anisah, Valdy, Renan, Heni Ruang rapat 4 Tidak ada pembahasan khusus untuk pembuatan program kerja Dijadualkan setiap hari senin pada saat rapat intern rutin dilakukan pembahasan program kerja sebelum audit dilakukan Agar program kerja audit dapat dibuat lebih detil dan jelas sehingga dapat dijadikan guidence saat audit dilakukan Konsistensi melaksanakan rapat rutin intern SPI Program kerja dibahas lebih dalam pada rapat tersebut Setiap rapat intern hari senin sebelum audit dilaksanakan 5 Kesadaran mengikuti pelatihan kurang Mengikuti pelatihan Agar kompetensi Auditor sesuai standar dan wawasan bertambah Mengikuti pelatihan sesuai jadual PKPT Sesuai jadual yang sudah ditetapkan pada PKPT Badan pelatihan Rp. 15 juta 6 Tidak dijadwalkan sebelumnya Jadual peminjaman mobil ditetapkan Agar kegiatan audit di lapangan dapat berjalan lancar sesuai jadual Mengisi form peminjaman mobil satu hari sebelum penggunaan 1 hari sebelum menggunakan mobil Heni 7 Kamera dalam proses pengadaan Pengadaan kamera terealisasikan Agar dapat menujang proses audit sebagai bukti audit Mendorong Kasubdit Keuangan untuk menyetujui MPAT kamera 6 Juni 2011 Suparno Rp. 5 juta Dibuat oleh, ANISAH ANDRIANI Ketua GKM Cilegon, 06 September 2011 Disetujui oleh Fasilitator, SUPARNO Kepala SPI LANGKAH V : MELAKSANAKAN PERBAIKAN No Akar Penyebab Tindakan Perbaikan 1 Tidak dibuat schedule kerja yang rinci Pada saat persetujuan program kerja audit dilampirkan jadwal secara rinci. 2 Rekruitment sudah dilakukan tetapi belum ada penempatan Sudah dilakukan penempatan karyawan baru. 3 Rapat intern Divisi SPI tidak konsisten Sudah dilaksanakan Rapat SPI secara rutin, rapat dilaksankan rata-rata 3 kali dalam satu bulan. 4 Tidak ada pembahasan khusus untuk pembuatan program kerja Telah dilakukan pembahasan khusus pada saat pembuatan program kerja audit. Pembahasan dilakukan dengan tujuan untuk membuat program kerja yang sedetail mungkin, hal ini ternyata sangat menunjang pembuatan schedule kerja yang juga lebih rinci. 5 Kesadaran mengikuti pelatihan kurang Sudah dilakukan training sesuai dengan anggaran yang telah tersedia. 6 Peminjaman Mobil Operasional tidak dijadwalkan sebelumnya Setiap terdapat kegiatan yang membutuhkan peminjaman mobil, maka dituliskan pada schedule, sehingga fungsi reminder dapat berjalan, ditambahkan bahwa peminjaman mobil dilaksanakan minimal sehari sebelum hari H. 7 Kamera dalam proses pengadaan Sudah dilaksanakan pengadaan kamera.

7 LANGKAH VI : MENELITI HASIL PERBAIKAN
6.1 Perbandingan Sebelum dan Sesudah Perbaikan No Akar Penyebab Sebelum Perbaikan Sesudah Perbaikan 1 Tidak dibuat schedule kerja yang rinci Tidak terdapat panduan dan target waktu yang jelas saat pelaksanaan Audit. Mempunyai panduan dan target waktu yang jelas dan terukur pada saat audit. 2 Rekruitment sudah dilakukan tetapi belum ada penempatan Proses audit berjalan dengan baik tetapi waktu yang sedikit lebih lambat dan dari segi kualitas perlu ditingkatkan. Proses Pelaksanaan Audit berjalan lebih cepat dan kualitas hasil audit lebih baik. 3 Rapat intern Divisi SPI tidak konsisten Tidak ada fungsi koordinasi, sharing dan reminder. Dilaksanakan koordinasi, sharing dan reminder sehingga meningkatkan cara auditor dalam melaksanakan proses audit. 4 Tidak ada pembahasan khusus untuk pembuatan program kerja Seringkali proses audit berjalan tidak sesuai dengan program kerja karena program kerja dibuat kurang matang. Setelah dilakukan pembahasan khusus pada saat program kerja, ternyata kualitas hasil audit semakin baik dan terlihat lebih detail. Hal ini juga sangat berguna sebagai panduan auditor dalam melaksanakan proses audit, sehingga sasaran audit dapat tercapai. 5 Kesadaran mengikuti pelatihan kurang Sudah dilaksanakan bahwa semua karyawan harus melaksanakan pelatihan sesuai dengan jadwal yang ada di dalam PKPT. Setelah dilaksanakan pelatihan maka secara otomatis dapat meningkatkan kompetensi karyawan yang berujung pada peningkatan kualitas hasil kerja karyawan. 6 Peminjaman Mobil Operasional tidak dijadwalkan sebelumnya Seringkali peminjaman mobil dilaksanakan secara mendadak sehingga seringkali tidak ada mobil yang dapat digunakan untuk pelaksanaan audit. Peminjaman mobil dengan cara menuliskan pada schedule yang ada sangat efektif, sehingga kita dapat merencanakan proses peminjaman mobil. 7 Kamera dalam proses pengadaan Dalam melakukan Audit dan Tindak Lanjut kesulitan untuk mengambil gambar sebagai bukti Ternyata kamera sangat membantu dalam proses audit dan tindak lanjut, tidak hanya untuk mengambil foto objek, tetapi juga untuk mengambil foto dokumen, sehingga dapat menghemat waktu audit 6.2 Perhitungan Waktu Pelaksanaan Audit Sebelum dan Sesudah Perbaikan Perhitungan Waktu Pelaksanaan Audit Sebelum Perbaikan No Audit Dinas Mulai Selesai Durasi 1 Kegiatan Pemasaran Sport Center Opr 28 Feb 2011 13 Mei 2011 162 2 Kegiatan Pengelolaan Pergudangan 19 April 2011 08 Juni 2011 3 Pengawasan Perawatan Non Rutin / Perbaikan 13 Juli 2011 28 Oktober 2011 4 Kegiatan Pemasaran PT. LMJ Keu 28 Februari 31 Mei 2011 184 5 Kegiatan Piutang Hotel Permata Krakatau 10 Mei 28 Juni 2011 6 Pengendalian Lahan (Aset & Inventory) / Administrasi Pertanahan 01 Agustus 2011 30 November 2011 7 Pemeriksaan Khusus Terhadap Keg. Piutang PT. LMJ 26 September 2011 Rata-rata Durasi 50

8 Perhitungan Waktu Pelaksanaan Audit Sesudah Perbaikan
No Audit Dinas Mulai Selesai Durasi 1 Pembangunan Hotel Tower Opr 17 Oktober 2011 23 November 2011 39 hari 2 Pengadaan Barang dan Jasa KSBM 07 Desember 2011 Rata-rata Durasi 19,5 Hari HASIL : Sebelum Perbaikan : Dinas Operasional = 162 hari / 3 Audit = 54 Hari / Audit Dinas Keuangan = 184 hari/ 4 Audit = 46 Hari / Audit Rata –rata waktu = (54+46) / 2 = 50 Hari / Audit Setelah Perbaikan : Dinas Operasional = 39 hari / 2 Audit = 19, 5 Hari Kerja Meningkatkan Efektifitas Proses Kerja Audit Efektifitas = (( 50 – 19,5) / 50 ) x 100% = 62 % Berdasarkan perhitungan diatas diperoleh peningkatan efektitas proses kerja audit sebesar 62 %. Peningkatan efektifitas proses kerja sudit tersebut juga memiliki dampak : Meningkatkan produktivitas tenaga kerja unit SPI sebesar 62% yang berarti juga menghemat pengeluaran perusahaan untuk biaya proses pengendalian internal. Meningkatkan proses Continuous Improvement perusahaan karena hasil proses audit adalah identifikasi perbaikan baik sistem, kinerja perusahaan dan compliance terhadap peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. ANALISA QCDSME No Hal Sebelum Sesudah 1 Quality Data dan Informasi kurang komperhensif. Data dan Informasi lebih komperhensif. 2 Cost Biaya Audit per LHA lebih besar sebagai konsekuensi waktu audit yang lama. Biaya Audit per LHA lebih kecil sebagai konsekuensi waktu audit yang cepat. 3 Delivery LHA diterbitkan terlambat dari target yang ditetapkan. LHA diterbitkan lebih cepat, yaitu sebesar 62%. 4 Safety - 5 Morale Konsistensi Auditor dalam pelaksanaan waktu audit sesuai jadwal yang ditetapkan rendah. Auditor lebih konsisten dalam menggunakan waktu audit sudah terjadwal. 6 Environment

9 + + + + Sebelum GKM Waktu Audit Lama Kualitas Audit Baik
6.3 Visualiasi Sebelum dan Setelah GKM Sebelum GKM + Waktu Audit Lama + Kualitas Audit Baik Audit Tidak Terjadwal dengan Baik Setelah GKM + Waktu Audit Cepat + Kualitas Audit Jauh Lebih Baik Audit Terjadwal dengan Baik

10 LANGKAH VII : STANDARISASI
7.1 Sistem dan Prosedur Pelaksanaan Audit No Prosedur PIC Waktu (Hari) Formulir 1 Membuat Surat Tugas Audit Tata Usaha 0,5 Form Surat Tugas 2 Melakukan Persetujuan Surat Tugas Audit Direktur Utama 3 Membuat Draft Program Kerja secara detail dengan mempertimbangkan prioritas objek audit Ahli Madya dan Ahli Pertama Pemeriksa Form Program Kerja 4 Melakukan pembahasan Draft Program Kerja dengan cara sharing. SPI Form Notulen Rapat 5 Memberikan persetujuan pada Program Kerja. Kepala SPI 6 Berdasakan Program Kerja yang telah ada, selanjutnya membuat Jadwal Kerja Audit dengan mempertimbangkan prinsip efisien dan efektivitas. 0,9 Form Schedule Kerja 7 Mencantumkan catatan peminjaman mobil apabila diperlukan. 0,1 8 Memberikan persetujuan Jadwal Kerja Audit. 9 Melaksanakan audit sesuai dengan Jadwal Kerja Audit yang telah dibuat. 11 10 Setiap hari memberikan progress kerja pada Jadwal Kerja Audit yang telah dibuat dengan cara mengisi plan vs realisasi. Melakukan pengawasan pada Jadwal Kerja Audit mengenai apa saja yang harus disiapkan dalam proses Audit esok hari, misalkan peminjaman mobil atau pemakaian kamera dll. 12 Membuat Draft LHA sesuai dengan proses audit yang telah dilaksanakan. Form LHP 13 Membuat undangan dan menyiapkan ruangan untuk pembahasan Draft LHA dengan pihak terkait. Form Undangan 14 Melakukan pembahsan Draft LHA SPI dan Unit Kerja Terkait Form LHP, Notulen Rapat, Daftar Hadir 15 Melakukan revisi pada draft LHA. 16 Persetujuan LHA Dibuat oleh, ANISAH ANDRIANI Ketua GKM Cilegon, 09 Desember 2011 Disetujui oleh Fasilitator, SUPARNO Kepala SPI

11 Maka Tema yang akan kita gunakan selanjutnya adalah : “MONITORING LHA”
7.2 Standar Hasil 16 Langkah dalam Melaksanakan Audit yang Efektif dan Efisien dengan Estimasi Waktu 19,5 Hari Kerja LANGKAH VIII : PENETAPAN PERBAIKAN BERIKUTNYA Berdasarkan Pareto yang telah dibuat diatas, permasalahan prioritas yang dihadapi adalah “Prosentase Pencapaian Closing Tindak Lanjut Rekomendasi LHA Tidak Sesuai Target” Maka Tema yang akan kita gunakan selanjutnya adalah : “MONITORING LHA”