PENYUSUNAN PETA JABATAN DAN ANALISIS BEBAN KERJA

Presentasi berjudul: "PENYUSUNAN PETA JABATAN DAN ANALISIS BEBAN KERJA"— Transcript presentasi:

1 PENYUSUNAN PETA JABATAN DAN ANALISIS BEBAN KERJA
Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi 2011

2 LANDASAN HUKUM UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok
Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan UU No.43 Tahun 1999. Keputusan Kepala BKN Nomor 26 Tahun 2004 tentang Ketentuan Pelaksanaan PP Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi PNS sebagaimana telah diubah dengan PP No.54 Tahun 2003. KEP MENPAN NO : KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam rangka Penyusunan Formasi.

3 PETA JABATAN Sebelum dilakukan penghitungan formasi pegawai
terlebih dulu harus tersedia peta jabatan dan uraian jabatan hasil dari analisis jabatan dan analisis beban kerja. Peta jabatan adalah susunan nama dan tingkat Jabatan Struktural dan Fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi.

4 MekaNISME PENYUSUNAN KEBUTUHAN PEGAWAI
TUGAS POKOK DAN FUNGSI NAMA JABATAN IKHTISAR JABATAN URAIAN TUGAS ANALISIS JABATAN INFORMASI JABATAN ANALISIS BEBAN KERJA PETA JABATAN KEBUTUHAN KEBUTUHAN PEGAWAI

5 CONTOH PETA JABATAN Rekapitulasi Kekuatan Pegawai Struktur Organisasi
Lengkap dengan Golru & Pendidikan Beban Kerja Nomenklatur Fungsional dengan Jumlah

6 ANALISIS BEBAN KERJA Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk
menentukan jumlah dan jenis pekerjaan suatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis menggunakan teknik analisis jabatan dengan memperhatikan, atau teknik manajemen lainnya

7 LATAR BELAKANG UU NO.43 TAHUN 1999
Kelancaran tugas pemerintahan dan pembangunan nasional sangat tergantung pada kesempurnaan aparatur negara khususnya PNS. Jumlah PNS yang diperlukan ditetapkan berdasarkan beban kerja suatu orgaisasi.

8 METODE ANALISIS BEBAN KERJA
METODE DAFTAR PERTANYAAN Menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari masing-masing pegawai/pemegang jabatan sesuai hasil analisis jabatan, namun masih dimungkinkan untuk disesuaikan dengan tugas-tugas baru karena adanya perubahan peraturan perundang-undangan yang berlaku yang disampaikan kepada unit/satuan kerja yang menjadi sasaran. METODE WAWANCARA Mewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsinyang dikerjakan oleh pemegang jabatan METODE PENGAMATAN LANGSUNG Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan

9 PENGHITUNGAN BEBAN KERJA
1. Unit pelaksana mengolah data laporan beban kerja dari satuan unit/satuan organisasi dengan menghitung isi kerjanya,dengan rumus : ISI KERJA = BEBAN KERJA x NORMA WAKTU 2. Setelah seluruh jenis produk dihitung isi kerjanya, kemudian dijumlahkan untuk mencari jumlah isi kerja jabatan dan isi kerja unit dengan menggunakan satuan orang jam (OJ)

10 Jam Kerja Formal adalah jam kerja yang ditentukan oleh Pemerintah berdasarkan Kepres No.58 Tahun 1964 jo Kepres No.24 Tahun 1972 jo Kepres Nomor 68 Tahun 1995 tentang Hari Kerja di Lingkungan Lembaga Pemerintah.

11 WAKTU KERJA EFEKTIF Jumlah waktu yang wajar dan benar-benar dipergunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan oleh pemegang jabatan (waktu kerja efektif). Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender di kurangi hari libur dan cuti. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (waktu luang) Waktu luang paling banyak 30%

12 Waktu luang Waktu luang adalah waktu kerja yang diperkenankan untuk digunakan tidak produktif karena faktor kelelahan dasar, pengaruh tempat kerja, dan untuk keperluan yang sifatnya pribadi seperti beribadah.

13 WAKTU KERJA EFEKTIF WAKTU KERJA EFEKTIF per hari = 1 hari x 5 jam x 60 menit = 300 menit WAKTU KERJA EFEKTIF per minggu = 5 hari x 5 jam x 60 menit = menit WAKTU KERJA EFEKTIF per bulan = 20 hari x 5 jam x 60 menit = menit WAKTU KERJA EFEKTIF per tahun = 240 hari x 5 jam x 60 menit = menit Berdasarkan isi kerja jabatan selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai per jabatan dengan rumus : Jumlah Kebutuhan Waktu Penyelesaian x Beban Kerja Pegawai Per jabatan Waktu Kerja Efektif =

14 Standar waktu kerja KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995
Jam Kerja Formal per Minggu = 37,5 jam Jam Kerja Efektif per Minggu = 70% x 37,5 jam = 26 jam 5 hari kerja = 26 jam : 5 hr = 5,2 jam /hari 5.2 x60 menit = 312 menit ( 300 menit/hari ) 6 hari kerja = 26 jam : 6 hr = 4,3 jam/hari 4.3 x 60 menit = 258 menit (250 menit/hari)

15 PENGHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI PER JENIS JABATAN
JUMLAH KEBUTUHAN PER JABATAN NORMA WAKTU x BEBAN KERJA JAM KERJA EFEKTIF = (Pola 5 Hari Kerja) Per Hari : 1 x 300 menit = 300 menit Per Minggu : 5 x 300 menit = menit Per Bulan : 20 x 300 jam = menit Per Tahun : 240 x 300 menit = menit (Pola 6 Hari Kerja) Per Hari : 1 x 4.33 jam = 250 menit Per Minggu : 6 x 250 menit = menit Per Bulan : 24 x 250 menit = menit Per Tahun : 288 x 250 menit = menit

16 STANDAR WAKTU PENYELESAIAN
Waktu rata-rata yang di ukur dari satuan waktu yang digunakan menyelesaikan suatu tugas jabatan. SWP di pengaruhi beberapa faktor, antara lain : Perangkat kerja Kondisi lingkungan kerja Prosedur kerja Kompetensi pemegang jabatan

17 FORMULIR PENGUKURAN BEBAN KERJA PEGAWAI
Nama Jabatan : Unit Kerja : Ikhtisar Jabatan : No Uraian Tugas Satuan Hasil Waktu Penyele-saian Waktu Kerja Efektif Beban Kerja Pegawai Yg Dibu-tuhkan Ket. 1 2 3 4 5 6 7 8 Jumlah

18 PETUNJUK PENGISIAN U R A I A N KETERANGAN
Nama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama yg tersebut dalam surat keputusan Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja Ikhtisar Jabatan Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan gambaran secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas jabatan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (What), bagaimana cara mengerjakan (How), dan mengapa dikerjakan (why) Uraian Tugas Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok saudara secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan ringan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why) Satuan Hasil Tulislah satuan hasil yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas pada setiap uraian tugas, satuan hasil tersebut diisi dalam bentuk kata, yaitu rencana, kegiatan, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.

19 PETUNJUK PENGISIAN U R A I A N KETERANGAN
Waktu Penyelesaian Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam penyelesaian suatu tugas jabatan Waktu Kerja Efektif Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu efektif = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1 tahun menit Beban Kerja Beban kerja yang harus diselesaikan apakah harian, mingguan atau bulanan Pegawai Yang Dibutuhkan Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan (IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun

20 Pegawai Yg Dibutuh-kan
CONTOH (1) Nama Jabatan : Pengolah Data Formasi Unit Kerja : Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai Ikhtisar Jabatan : Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku, untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi - BKN No Uraian Tugas Satuan Hasil Waktu Penyele-saian Waktu Kerja Efektif Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuh-kan Ket 1 Memeriksa data usulan formasi yang disampaikan oleh Instansi Pusat dan Daerah sudah sesuai dengan format formulir yang ditentukan agar data akurat Kegiatan 30 menit menit 600 0,250

21 Pegawai Yg Dibutuh-kan
CONTOH (2) No Uraian Tugas Satuan Hasil Waktu Penyele-saian Waktu Kerja Efektif Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuh-kan Ket 2 Menginventarisasi data usulan formasi yang disampaikan oleh Instansi Pusat dan Daerah dengan cara mengelompokkan sesuai dengan instansi dan jabatannya agar memudahkan dalam pencarian data Data 30 menit menit 600 0,250 3 Mengolah data usulan formasi berdasarkan jenis jabatan untuk membuat bahan pertimbangan

22 Pegawai Yg Dibutuh-kan
CONTOH (3) No Uraian Tugas Satuan Hasil Waktu Penyele-saian Waktu Kerja Efektif Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuh-kan Ket 4 Memberikan informasi yang dibutuhkan Penganalisis Formasi Pegawai berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pembuatan kebijakan formasi dan pertimbangan alokasi tambahan formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah Data 30 menit menit 600 0,250 5 Membuat konsep pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pertimbangan teknis Kepala BKN Draft Pertim-bangan 3000 menit 1 0,042

23 Pegawai Yg Dibutuh-kan
CONTOH (4) No Uraian Tugas Satuan Hasil Waktu Penyele-saian Waktu Kerja Efektif Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuh-kan Ket 6 Membuat konsep laporan statistik mengenai formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi untuk diserahkan kepada atasan langsung Laporan 6000 menit menit 2 0,167 7 Memelihara database formasi pegawai dengan cara menyimpan, memperbaharui dan memproteksi data agar tetap akurat dan terjaga kerahasiaannya Kegiatan 60 menit 4 0,004 8 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan maupun tertulis untuk kelancaran pelaksanaan tugas 20 menit 300 menit 3 0,200 Jumlah 1,413

24 TINGKAT EFISIENSI JABATAN
Σ IKJ Σ PJ x WKE = Keterangan IKJ : Isi Kerja Jabatan PJ : Pemegang Jabatan WKE : Waktu Kerja Efektif Standar Tingkat Efisiensi Jabatan (TEJ) A = sangat baik apabila TEJ > 1 B = baik apabila TEJ = 0,90 – 0,99 C = cukup apabila TEJ = 0,70 – 0,89 D = sedang apabila TEJ = 0, ,69 E = kurang apabila TEJ < 0,50

25 TERIMA KASIH

26 ANALISIS BEBAN KERJA (WORK LOAD ANALYSIS)
Direktorat Standardisasi dan Kompetensi Jabatan BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

27 Form A. Pengumpulan Data Beban Kerja
Nama Jabatan : Unit Organisasi : Satuan Kerja : No Uraian Tugas Satuan Hasil Jumlah Volume Kerja Norma Waktu Peralatan Ket. 1 2 3 4 5 6 7

28 Form B. Inventarisasi Jumlah Pemangku Jabatan
Nama Jabatan : Unit Organisasi : Satuan Kerja : No. Nama Jabatan Golongan Ruang Jumlah Keterangan 1 2 3 4 5

29 Teknik Pelaksanan ABK Pengolahan Data Beban Kerja
Data yang dikumpulkan selanjutnya di olah dengan menggunakan Formulir C. Form C. Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan No. Nama Jabatan Jumlah Beban Kerja Jabatan (Volume Kerja x Norma Waktu) 1 2 3

30 Teknik Pelaksanan ABK Untuk menghitung jumlah kebutuhan pejabat/pegawai,tingkat efektivitas dan efisiensi Jabatan (EJ) dan tingkat prestasi kerja jabatan (PJ) di gunakan dengan Form D.

31 Perhitungan Jumlah kebutuhan
Form D. Perhitungan Kebutuhan Pejabat/Pegawai,Tingkat Efisiensi Jabatan (EJ) dan Prestasi Kerja Jabatan (PJ) Nama Jabatan : Unit Organisasi : Satuan Kerja : No. Nama Jabatan JML Beban Kerja Perhitungan Jumlah kebutuhan Pegawai Jumlah + / - EJ PJ Ket 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Rumus Perhitungan Kebutuhan Pegawai Jumlah Kebutuhan Pegawai = Jumlah Beban Kerja x 1 Orang Jam Kerja Efektif Pertahun

32 EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS JABATAN ( EJ )
BK Jabatan EJ = JML.Peg.jabatan x Jam Kerja Efektif EJ diatas 1,00 = A (Sangat Baik) EJ diantara 0,90 – 1,00 = B (Baik) EJ diantara 0,70 – 0,89 = C (Cukup) EJ diantara 0,50 – 0,69 = D (Sedang) EJ dibawah 0,50 = E (Kurang)

33 EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS UNIT ( EU )
BKU EU = JML.Peg.Unit x Jam Kerja Efektif EU diatas 1,00 = A (Sangat Baik) EU diantara 0,90 – 1,00 = B (Baik) EU diantara 0,70 – 0,89 = C (Cukup) EU diantara 0,50 – 0,69 = D (Sedang) EU dibawah 0,50 = E (Kurang)

34 Rekapitulasi Kebutuhan Pegawai, EU dan PU Form E.
Setelah Form D selesai, selanjutnya adalah untuk merekapitulasi Kebutuhan Pegawai melalui Form E. FORM E. Rekapitulasi Kebutuhan Pegawai, EU dan PU 1.Unit Organisasi : 2.Satuan Kerja : Form E. Rekapitulasi Kebutuhan Pegawai, Tingkat EU dan PU No. Nama Unit Organisasi JML Beban Kerja Jumlah kebutuhan Pegawai Jumlah Yang ada + / - EJ PJ Ket 1 2 3 4 5 6 7 8 9

35 PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA RincianTugas/Kegiatan
FORM A PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA 1. Nama Jabatan : Kepala Bagian Anjab 2. Unit Organisasi : Biro Organisasi 3. Satuan Kerja : Setda Propinsi No RincianTugas/Kegiatan Satuan Jumlah Volume Kerja Norma Waktu Peralatan Ket 1 2 3 4 5 6 7 a. b. c. d. Menyusun program kerja dan Kegiatan Operasional Bagian Membagi tugas kepada bawahan dan mengikuti perkembangannya sesuai tugas masing-masing Sub Bagian Memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan Mengkoordinasikan dan membimbing bawahan dalam melaksanakan tugas Program kerja Tugas Petunjuk/arahan koordinasi 150 24 10 hari 10 menit 1 jam 2 jam Manual 75 OJ 25 OJ 24 OJ 48 OJ

36 PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA RincianTugas/Kegiatan
FORM A PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA 1. Nama Jabatan : Kepala Bagian Analisa dan Formasi Jabatan 2. Unit Organisasi : Biro Organisasi 3. Satuan Kerja : Setda Propinsi No RincianTugas/Kegiatan Satuan Jml Volume Kerja Norma Waktu Peralatan Ket 1 2 3 4 5 6 7 a. b. Menyusun program kerja dan Kegiatan Operasional Bagian Membagi tugas kepada bawahan dan mengikuti perkembangannya sesuai tugas masing-masing Sub Bagian Program kerja Tugas 150 10 hari 10 menit Manual 75 OJ 25 OJ

37 Memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan
1 2 3 4 5 6 7 c. d. e. f. g. Memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahan Mengkoordinasikan dan membimbing bawahan dalam melaksanakan tugas Menyelia hasil kerja bawahan di lingkungan Bagian Anjab Memeriksa,meneliti, menge-cek dan menyempurnakan hasil kerja bawahan sesuai petunjuk dan kriteria Merumuskan tehnik penyusunan pelaksanaan analisis jabatan sebagai pedoman Petunjuk/ arahan Koordinasi Kegiatan Konsep Rumusan 24 20 1 jam 2 jam 3 jam 10 hari Manual 24 OJ 48 OJ 60 OJ 75 OJ

38 Melakukan fasilitasi Bintek Anjab dan ABK Kabupaten/Kota
1 2 3 4 5 6 7 h. i. j. k. l. Merumuskan tehnik pengisian pelaksanaan analisis beban kerja sebagai pedoman Meneliti dan merumuskan uraian jabatan, formasi jabatan, spesifikasi jabatan, standar kompetensi dan formasi pegawai sesuai hasil Anjab dan ABK Melakukan Monitoring dan Evaluasi pelaksanaan analisis jabatan perangkat daerah Propinsi Jawa Timur Melakukan fasilitasi Bintek Anjab dan ABK Kabupaten/Kota Menghadiri Rapat-rapat kedinasan pada instansi di lingkungan SKPD Propinsi dan DPRD Rumusan konsep Kab/ Kota Rapat 20 38 30 10 hari 3 hari 2 hari 5 jam Manual 75 OJ 450 OJ 570 OJ 300 OJ 150 OJ 1912 OJ

39 Rincian Tugas/Kegiatan
FORM A PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Analisa Jabatan Unit Organisasi : Bagian Anjab Satuan Kerja : Biro Organisasi No Rincian Tugas/Kegiatan Satuan Jml Volume Kerja Norma Waktu Peralatan Ket 1 2 3 4 5 6 7 a. b. Membagi tugas kepada bawahan dan mengikuti perkembangannya dengan cara memantau agar penyelesaiannya tepat waktu Mengawasi dan mengendalikan bawahan dalam pelaksanaan tugas dengan cara memberi petunjuk dan motivasi tugas petunjuk 12 30 menit Manual 6 OJ

40 1 2 3 4 5 6 7 c. d. e. f. g. Menyusun konsep instrumen pengumpulan data dan informasi jabatan Meneliti dan menyempurnakan konsep instrumen pengumpulan data dan informasi jabatan Membuat konsep surat pemberitahuan pelaksanaan Anjab pada SKPD sesuai program Melakukan pengumpulan data dan informasi jabatan pada SKPD sesuai program kerja Meneliti dan menyempurnakan konsep uraian jabatan sesuai hasil analisis konsep Konsep surat Data Konsep 12 2 hari 2 jam 15 menit 3 hari 1 hari manual Manual 15 OJ 2 OJ 0,25 OJ 270 OJ 90 OJ

41 Meneliti dan menyempurnakan konsep surat
1 2 3 4 5 6 7 h. i. j. k. l. m. n. Melakukan klarifikasi hasil rumusan uraian jabatan ke SKPD yang di analisis Melakukan perbaikan dan penyempurnaan sesuai hasil klarifikasi dari SKPD yang di analisis Membuat konsep surat Gubernur tentang penyampaian hasil Anjab kepada SKPD yang telah di analisis Meneliti dan menyempurnakan konsep surat Menyusun konsep Standar Kompetensi Jabatan Struktural PNS pada SKPD di lingkungan Pemerintah Propinsi Memperbaiki dan menyempurnakan konsep Standar Kompetensi Jabatan Struktural PNS Melakukan fasilitasi pelaksanaan Bintek Anjab dan ABK pada SKPD Propinsi dan Kab/Kota Klarifikasi perbaikan Konsep surat konsep Fasilitasi 12 2 hari 1 hari 1 jam 30 menit 20 hari 3 hari Manual manual 180 OJ 90 OJ 12 OJ 6 OJ 750 OJ 112,5 OJ 90 ------ 1629,75

42 Rincian Tugas/Kegiatan
FORM A PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA Nama Jabatan : Analis Jabatan Unit Organisasi : Sub Bagian Analisa Jabatan Satuan Kerja : Bagian Analisa dan Formasi Jabatan No Rincian Tugas/Kegiatan Satuan Jml Volume Kerja Norma Waktu Peralatan Ket 1 2 3 4 5 6 7 a. b. Melakukan pengumpulan data dan informasi jabatan melalui pendataan dan wawancara kepada SKPD responden Mentabulasi dan mengklasifikasi data dan informasi berdasar kelompok tugas guna mempermudah penyusunan data 12 3 hari 2 hari Manual 270 OJ 180 OJ

43 Melakukan analisa penyempurnaan dan perbaikan lebih lanjut
1 2 3 4 5 6 7 c. d. e. f. g. h. Mengkaji dan menyusun uraian tugas, spesifikasi jabatan sesuai dengan data dan fakta jabatan Merumuskan nama jabatan non struktural umum sesuai dengan uraian tugas, bobot tugas dan karakteristik tugas Melakukan klarifikasi dan ekspose hasil rumusan uraian jabatan kepada SKPD responden Melakukan analisa penyempurnaan dan perbaikan lebih lanjut Membantu menyusun Standar Kompetensi Jabatan Struktural PNS Membantu menyusun konsep telaahan staf di bidang analisis jabatan. konsep rumusan Klarifikasi Konsep 12 5 hari 1 hari 2 hari 3 hari 20 hari 1 jam Manual 450 OJ 90 OJ 180 OJ 270 OJ 750 OJ 12 OJ ------ 2.202

44 Nama Jabatan : Pengetik Unit Organisasi : Sub Bagian Analisa Jabatan
FORM A PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA Nama Jabatan : Pengetik Unit Organisasi : Sub Bagian Analisa Jabatan Satuan Kerja : Bagian Analisa dan Formasi Jabatan No Uraian Tugas Satuan Jml Volume Kerja Norma Waktu Peralatan Ket 1 2 3 4 5 6 7 a. b. Mengetik naskah dinas sesuai konsep dan Tata Naskah Memperbaiki kembali hasil ketikan sesuai hasil penyempurnaan Lembar 3500 900 20 menit 10 Menit PC 1.166 OJ 150 OJ ------ 1316

45 PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA Rincian Tugas/Kegiatan
FORM A PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Formasi Jabatan Unit Organisasi : Bagian Anjab Satuan Kerja : Biro Organisasi No Rincian Tugas/Kegiatan Satuan Jml Volume Kerja Norma Waktu Peralatan Ket 1 2 3 4 5 6 7 a. b. Membagi tugas kepada bawahan dan mengikuti perkembangannya dengan cara memantau agar penyelesaiannya tepat waktu Mengawasi dan mengendalikan bawahan dalam pelaksanaan tugas dengan cara memberi petunjuk dan motivasi tugas Petunjuk 12 30 menit Manual 6 OJ

46 1 2 3 4 5 6 7 c. d. e. f. g. Menyusun dan menyiapkan bahan dan desain form pengumpulan data dan informasi beban tugas Meneliti dan menyempurnakan konsep desain pengumpulan data Membuat konsep surat pemberitahuan pelaksanaan Analisa Beban Kerja pada SKPD sesuai program Melakukan pengumpulan data beban kerja melalui pendataan dan wawancara kepada SKPD responden Melakukan pengkajian dan analisa data sesuai dengan efektifitas kerja konsep Konsep surat Data Kajian 12 2 hari 2 jam 15 menit 3 hari Manual 15 OJ 2 OJ 0,25 OJ 270 OJ

47 1 2 3 4 5 6 7 h. i. j. k. l. Merumuskan kriteria dan tolok ukur beban kerja serta norma waktu Melakukan perhitungan kebutuhan pegawai dengan mengkonversikan ke dalam rumus untuk mengetahui jumlah kebutuhan pegawai non struktural setiap SKPD Melakukan klarifikasi lapangan dalam rangka melengkapi data dan penyempurnaan Memperbaiki dan menyempurnakan sesuai hasil klarifikasi perhitungan beban kerja pada SKPD Membuat konsep surat Gubernur tentang penyampaian hasil perhitungan beban kerja kepada instansi yang bersangkutan rumusan SKPD Klarifikasi Konsep 12 3 hari 5 hari 2 hari 1 hari 1 jam Manual manual 22,5 OJ 450 OJ 180 OJ 90 OJ 12 OJ

48 1 2 3 4 5 6 7 m. n. Memperbaiki dan menyempurnakan konsep surat lingkup Sub Bagian Formasi Jabatan Melakukan fasilitasi pelaksanaan Bintek Anjab dan ABK pada SKPD Propinsi dan Kab/Kota konsep fasilitasi 12 30 menit 2 hari Manual manual 6 OJ 90 1412,5 OJ

49 Nama Jabatan : Pengetik Unit Organisasi : Sub Bagian Formasi Jabatan
PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA Nama Jabatan : Pengetik Unit Organisasi : Sub Bagian Formasi Jabatan Satuan Kerja : Bagian Analisa dan Formasi Jabatan No Uraian Tugas Satuan Jml Volume Kerja Norma Waktu Peralatan Ket 1 2 3 4 5 6 7 a. b. Mengetik naskah dinas sesuai konsep dan Tata Naskah Memperbaiki kembali hasil ketikan sesuai hasil penyempurnaan Lembar 3500 900 20 menit 10 Menit PC 1.166 OJ 150 OJ ------ 1316

50 Rincian Tugas/Kegiatan
FORM A PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Monev. Anjab Unit Organisasi : Bagian Anjab Satuan Kerja : Biro Organisasi No Rincian Tugas/Kegiatan Satuan Jml Volume Kerja Norma Waktu Peralatan Ket 1 2 3 4 5 6 7 a. b. Membagi tugas kepada bawahan dan mengikuti perkembangannya dengan cara memantau agar penyelesaiannya tepat waktu Mengawasi dan mengendalikan bawahan dalam pelaksanaan tugas dengan cara memberi petunjuk dan motivasi tugas petunjuk 12 30 menit Manual 6 OJ

51 Memperbaiki dan menyempurnakan konsep pedoman
1 2 3 4 5 6 7 c. d. e. f. g. h. Membuat konsep pedoman rumusan penyusunan uraian tugas jabatan dalam upaya penyempurnaan tugas dan fungsi pegawai dlm pelaksanaan tugas Memperbaiki dan menyempurnakan konsep pedoman Menyiapkan bahan monitoring dan evaluasi pelaksanaan analisis jabatan dan analisis beban kerja Membuat konsep surat pemberitahuan kepada SKPD yang akan di evaluasi sesuai dengan program kerja Meneliti dan menyempurnakan konsep surat beserta form isian Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan Anjab dan ABK pada SKPD Propinsi dan Kabupaten/Kota Konsep konsep Konsep surat surat monev 8 hari 2 hari 10 hari 15 menit 5 menit 40 hari manual Manual 60 OJ 7,5 OJ 75 OJ 0,25 OJ 0,08 OJ 600 OJ

52 1 2 3 4 5 6 7 h. i. j. k. l. m. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan Anjab dan ABK pada SKPD Propinsi dan Kabupaten/Kota Mengkaji hasil monitoring dan evaluasi berdasarkan masukan dari masing-masing SKPD Meneliti dan menyempurnakan hasil monitoring dan evaluasi sebagai laporan Membuat laporan hasil monitoring dan evaluasi sebagai bahan pengendalian dan pengembangan Anjab dan ABK Meneliti dan menyempurnakan kembali laporan Melakukan fasilitasi pelaksanaan Bintek Anjab dan ABK pada SKPD Propinsi dan Kab/Kota monev kajian data laporan fasilitasi 12 40 hari 5 hari 1 hari 10 hari 2 hari Manual 600 OJ 450 OJ 90 OJ 75 OJ 7,5 OJ 90 1467,33 OJ

53 No Uraian Tugas Satuan Jml Volume Kerja Norma Waktu Peralatan Ket
FORM A PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA Nama Jabatan : Pengevaluasi Data Jabatan Unit Organisasi : Sub Bagian Monitoring dan Evaluasi Anjab Satuan Kerja : Bagian Analisa dan Formasi Jabatan No Uraian Tugas Satuan Jml Volume Kerja Norma Waktu Peralatan Ket 1 2 3 4 5 6 7 a. Membuat surat ke Badan, Dinas, Kantor dan Sekretariat di lingkungan Pemerintah Propinsi Jawa Timur untuk meminta informasi tentang tentang pelaksanaan Anjab untuk di evaluasi surat 12 15 menit Manual 3 OJ

54 1 2 3 4 5 6 7 b. c. d. e. Menerima dan mempelajari data hasil pelaksanaan analisis jabatan dan analisis beban kerja untuk dikaji dan dievaluasi Mengkaji hasil pelaksanaan monitoring analisa jabatan dan analisa beban kerja serta penyusunan formasi jabatan sebagai bahan pengembangan program Membantu pelaksanaan peninjauan ke instansi untuk mengadakan monev pelaksanaan Anjab dan ABK sebagai bahan penyusunan evaluasi pelaporan Membantu pelaksanaan fasilitasi penyusunan analisis jabatan Kabupaten/Kota data kajian SKPD faslitasi 12 5 hari 3 hari 2 hari Manual 450 OJ 270 OJ 90 OJ

55 1 2 3 4 5 6 7 f. Menyusun konsep laporan evaluasi hasil pelaksanaan analisis jabatan dan analisis beban kerja terhadap adanya temuan dilapangan konsep 12 1 hari Manual 90 OJ 1173 OJ

56 Rincian Tugas/Kegiatan
FORM A PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA Nama Jabatan : Pengetik Unit Organisasi : Sub Bagian Monev Analisa Jabatan Satuan Kerja : Bagian Analisa dan Formasi Jabatan No Rincian Tugas/Kegiatan Satuan Jml Volume Kerja Norma Waktu Peralatan Ket 1 2 3 4 5 6 7 a. Mengetik naskah dinas sesuai konsep dan Tata Naskah Lembar 3500 20 menit PC 1.166 OJ b. Memperbaiki kembali hasil ketikan sesuai hasil penyempurnaan 900 10 Menit 150 OJ 1316 OJ

57 INVENTARISASI JUMLAH PEMANGKU JABATAN
FORM B INVENTARISASI JUMLAH PEMANGKU JABATAN 1. Unit Organisasi : Bagian Anjab 2. Satuan Kerja : Biro Organisasi No Nama Jabatan Golongan Jumlah Ket 1. Kepala Bagian Anjab IV/b 1 2. Kepala Sub Bagian Analisis Jabatan Analis Jabatan Pengetik III/d III/a II/d 3 Kepala Sub Bagian Formasi Jabatan Penganalisa Beban Kerja IV/a 4. Kepala Sub Bagian Monev Anjab Pengevaluasi Data Jabatan III/c

58 REKAPITULASI JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN (Volume Kerja x Norma Waktu)
FORM C REKAPITULASI JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN 1. Unit Organisasi : Bagian Anjab 2. Satuan Kerja : Biro Organisasi No Nama Jabatan Jumlah Beban Kerja (Volume Kerja x Norma Waktu) 1. Kepala Bagian Anjab 1912 2. Kepala Sub Bag Analisis Jabatan Analis Jabatan Pengetik 1629,75 2202 1316 3 Kepala Sub Bag Formasi Jabatan Penganalisa Beban Kerja 1412,5 1530 4. Kepala Sub Bagian Monev Anjab Pengevaluasi Data Jabatan 1467,33 1173

59 Perhitungan kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efisiensi Jabatan (EJ)
dan Prestasi Kerja Jabatan (PJ) Unit Organisasi : Bagian Anjab Satuan Kerja : Biro Organisasi No Nama Jabatan JML Beban Kerja Jabatan (OJ) Jml Kebutuhan Pegawai Jml Pejabat/Pegawai +/_ EJ PJ Ket 1 2 3 4 5 7 8 9 1. Kepala Bagian Anjab 1912 = 1,47 1300 - ------= 1,47 A= Sangat Baik 2. Kasubag Analisa Jabatan 1629,75 = 1,26 = 1,26 300 A =Sangat baik

60 Perhitungan kebutuhan Pejabat/Pegawai, Tingkat Efisiensi Jabatan (EJ)
dan Prestasi Kerja Jabatan (PJ) Unit Organisasi : Bagian Anjab Satuan Kerja : Biro Organisasi 1 2 3 4 5 7 8 9 3. Analis Jabatan 2202 = 1,70=2 1300 -1 = 1,70 A = Sangat Baik 4. Pengetik 1316 =1,01 - = 1,01 A= Sangat Baik 5. Kasubag Formasi Jabatan 1412,5 =1,08 = 1,08 A = Sangat Baik

61 Perhitungan kebutuhan Pejabat/Pegawai, Efisiensi Jabatan (EJ)
dan Prestasi Kerja (PK) Unit Organisasi : Bagian Anjab Satuan Kerja : Biro Organisasi 1 2 3 4 5 7 8 9 6. Penganalisa Beban Kerja 1530 = 1,17 1300 - ------= 1,17 A=Sangat baik 7. Pengetik 1316 =1,01 = 1,01 A = Sangat baik 8. Kasubag Monev Anjab 1467,33 =1,12 = 1,12 A = Sangat baik 9. Pengeva luasi Data Jabatan 1173 = 0,90 B = Baik

62 Unit Organisasi : Bagian Anjab Satuan Kerja : Biro Organisasi 6.
Perhitungan kebutuhan Pejabat/Pegawai, Efisiensi Jabatan (EJ) dan Prestasi Kerja (PK) Unit Organisasi : Bagian Anjab Satuan Kerja : Biro Organisasi 1 2 3 4 5 7 8 9 6. Penganalisa Beban Kerja 1530 = 1,17 1300 - ------= 1,17 A=Sangat baik 7. Pengetik 1316 =1,01 = 1,01 A = Sangat baik 8. Kasubag Monev Anjab 1467,33 =1,12 = 1,12 A = Sangat baik 9. Pengeva luasi Data Jabatan 1173 = 0,90 B = Baik

63 Unit Organisasi : Bagian Anjab Satuan Kerja : Biro Organisasi
Perhitungan kebutuhan Pejabat/Pegawai, Efisiensi Jabatan (EJ) dan Prestasi Kerja (PK) Unit Organisasi : Bagian Anjab Satuan Kerja : Biro Organisasi 1 2 3 4 5 7 8 9 9. Pengeva luasi Data Jabatan 1173 = 0,90 1300 - B = Baik 10. Pengetik 1316 = 1,01 A = Sangat Baik

64 Kekurangan Tenaga Analis 1 orang
Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai,Tingkat Efisiensi Jabatan (EU) dan Prestasi Kerja Unit (PU) Unit Organisasi : Bagian Anjab Satuan Kerja : Biro Organisasi No Nama Unit/ Organisasi JML Beban Kerja Unit (OJ) Jml Kebutuhan Pegawai Jml Pegawai yang ada +/_ EU PU Ket 1 2 3 4 5 7 8 9 Bagian Anjab 11 10 1 15.274,58 =1,07 11 x 1300 A = Sangat Baik Kekurangan Tenaga Analis 1 orang

65 a. PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI DALAM JABATAN DENGAN STANDAR KEBUTUHAN MINIMUM YANG TELAH DITETAPKAN OLEH INSTANSI PEMBINA Standar Kebutuhan Tenaga Rumah Sakit Umum (dalam jumlah orang) Jenis Tenaga RS Kelas A RS Kelas B (P) Kelas B (NP) Kelas C Kelas D Dokter Spesialis Dokter Umum Dokter Gigi Keperawatan Kefarmasian Kes.Msyarakat Gizi Keterapian Fisik Keteknisan Medis 304 - 6 1.240 24 34 52 102 11 3 464 12 15 23 36 200 7 2 80 5 1 16 Non Tenaga Kesehatan 348 282 87 28

66 Standar Kebutuhan Tenaga Rumah Sakit Khusus (dalam jumlah orang)
Jenis Tenaga RS Kelas A RS Kelas B Kelas C Kelas D Dokter Spesialis Dokter Umum Dokter Gigi Keperawatan Kefarmasian Kesehatan Masyarakat Gizi Keterapian Fisik Keteknisan Medis 15 1 2 72 4 8 10 56 6 7 5 32 3 20 Non Tenaga Kesehatan 38 25

67 b. PENDEKATAN OBJEK KERJA
Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah ∑ Objek Kerja KP = X 1 orang Standar Kemampuan Rata-rata Contoh Jabatan : Dokter Objek Kerja : Pasien Beban Kerja : 80 pasien per hari Standar Kemampuan Pemeriksaan : 25 pasien per hari Perhitungannya adalah: 80 pasien KP = X 1 Dokter = 3,2 dibulatkan 3 orang Dokter 25 pasien