Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan

Presentasi berjudul: "Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan"— Transcript presentasi:

1 Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
Praktek Penyusunan Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan Tim Fasilitator PKP2A 1 LAN untuk Penyusunan SOP dan SP Lokakarya Peningkatan Kapasitas Pemerintahan di Daerah 6-7 Mei 2014 Tim Advokasi PKP2A I Lembaga Administrasi Negara

2 Jenis SOP AP Pelayanan Rutin Penugasan Tim Advokasi PKP2A I LAN

3 Ciri SOP Pelayanan Kegiatan Awal adalah Permintaan dari Pemohon
Pada dasarnya kegiatan pelayanan diawali dengan adanya permohonan dari pengguna jasa. Kegiatan Utama adalah Pemberian Pelayanan Kegiatan utamanya adalah kegiatan pelayanan oleh pelaksana yang berhubungan dengan pengguna jasa. Kegiatan Akhir adalah Penerimaan Bukti/Hasil Pelayanan kepada Pemohon. Umumnya kegiatan pelayanan berakhir pada diterimanya bukti/hasil pelayanan kepada pemohon. Jika tidak, maka pelayanan dinyatakan belum selesai. Tim Advokasi PKP2A I LAN

4 Ciri SOP Rutin Kegiatan Awal adalah Kegiatan yang dilakukan oleh Penanggung jawab Pelaksanaan Kegiatan Pada umumnya kegiatan rutin diawali dengan kegiatan dari penanggung jawab pelaksanaan kegiatan. Kegiatan Utama adalah Pelaksanaan Kegiatan Rutin tersebut Kegiatan utamanya adalah kegiatan rutin yang dilakukan oleh pelaksana yang terkait dengan kegiatan utama (aktor sentral kegiatan). Kegiatan Akhir adalah Pendokumentasian oleh Pelaksana Administratif. Umumnya kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh petugas administratif tertentu yang ditunjuk. Tim Advokasi PKP2A I LAN

5 Ciri SOP Penugasan Kegiatan Awal adalah Kegiatan yang dilakukan dari Atasan yang berwenang memberi perintah. Pada umumnya kegiatan penugasan diawali dengan perintah dari Atasan yang berwenang dan dilaksanakan petugas administrasi yang ditunjuk. Kegiatan Utama adalah Pelaksanaan Penugasan oleh yang ditugaskan Kegiatan utamanya adalah pelaksanaan kegiatan penugasan yang diberikan oleh yang ditugaskan. Kegiatan Akhir adalah Pendokumentasian oleh Pelaksana Administratif. Umumnya kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh petugas administratif tertentu yang ditunjuk. Tim Advokasi PKP2A I LAN

6 Kuis Tergolong jenis apakah SOP dibawah ini Nama SOP Jenis Pelayanan
Rutin Penugasan SOP Penerbitan Dokumen SIUP √ SOP Pelaksanaan Survei Pendahuluan IMB SOP Kenaikan Pangkat SOP Keikutsertaan Bimbingan Teknis SOP Pembuatan KTP SOP Pembagian Gaji Tim Advokasi PKP2A I LAN

7 Penyusunan SOP Pemda Step 1: Identifikasi Judul SOP dari tugas pokok & fungsi “Berdasarkan dokumen tupoksi atau urtug, identifikasi jumlah dan judul SOP AP yg dilaksanakan oleh tiap jabatan di SKPD” Step 2: Identifikasi Kegiatan “Lakukan identifikasi mulai dari jenis kegiatan, penanggungjawab, scope, 3 kegiatan kunci (utama, awal, & akhir). Kemudian breakdown menjadi tahapan kegiatan yang harus dilalui.” Step 3: Penulisan SOP “Tuliskan ke dalam format SOP yang telah dibakukan. Termasuk di dalamnya adalah identitas SOP, flowchart, & mutu baku.” Tim Advokasi PKP2A I LAN

8 Step 1: Identifikasi Judul SOP dari tugas pokok & fungsi
Diisi dengan Aspek yang terkait dengan Output yang bersangkutan. Biasanya berupa fungsi manajemen, misal: penyusunan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan, publikasi, distribusi Diisi dengan Output yang dihasilkan dari Fungsi/Sub-Fungsi yang ada. Dapat lebih dari satu. Nama SKPD: Nama Jabatan: Diisi dgn fungsi berdasarkan peraturan yg ada Tugas Fungsi Sub-Fungsi (Kegiatan) Output Aspek Judul SOP 1 2 3 4 5 6 Diisi dgn tugas berdasarkan peraturan yg ada Diisi judul SOP yang terdiri dari unsur Output dan Aspek serta keterangan bila diperlukan , Misalnya: SOP Penyusunan Laporan Konsinyering di Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan Diisi dengan Sub-Fungsi (Kegiatan) yang merupakan bagian dari Fungsi yang ada. Nantinya output bisa diidentifikasi dari adanya kegiatan Contoh Pengisian Tim Advokasi PKP2A I LAN

9 Step 2: Identifikasi Kegiatan
A. Data Kegiatan 1 Judul SOP :  Isikan dg judul SOP 2 Jenis Kegiatan  Pilih di antara kegiatan RUTIN, PELAYANAN, atau PENUGASAN 3 Penanggung Jawab a. Produk  Merupakan pemimpin utk tingkat scope SOP b. Kegiatan  Merupakan penanggung jawab substantif kegiatan 4 Scope (Ruang Lingkup)  Pada tingkat apa SOP ini dijalankan B. Identifikasi Kegiatan 1 Judul Kegiatan : Isikan dg judul SOP 2 Langkah Awal  Apa langkah pertama yg harus dilakukan, dg mengacu pd Jenis Kegiatan 3 Langkah Utama  Merupakan inti dari kegiatan SOP ini 4 Langkah Akhir  Apa langkah penutup SOP ini, dg mengacu pada Jenis Kegiatan C. Identifikasi Langkah Langkah Awal 1  Isikan sama dg Bagian B; Nomor 2. Bisa di-breakdown lagi, bila perlu Langkah Utama 2  Merupakan breakdown dari inti kegiatan shg menjadi ‘cerita’ utuh 3  idem 4 Langkah Akhir 5   Isikan sama dg Bagian B; Nomor 4. Tidak bisa di-breakdown lagi Tim Advokasi PKP2A I LAN

10 PENGISIAN LEMBAR KERJA 1 & 2
PRAKTEK PENYUSUNAN SOP AP PENGISIAN LEMBAR KERJA 1 & 2 Tim Advokasi PKP2A I LAN

11 Jam Kerja Efektif (5 hari kerja) Jam Kerja Efektif (6 hari kerja)
Dalam Keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 telah ditentukan jam kerja instansi pemerintah adalah 37 jam 30 menit per minggu Jam Kerja Efektif (5 hari kerja) Per Hari 330 Menit Per Minggu 1650 Menit Per Bulan 6600 Menit Per Tahun Menit = Jam Jam Kerja Efektif (6 hari kerja) Per Hari 275 Menit Per Minggu 1650 Menit Per Bulan 6600 Menit Per Tahun Menit = Jam Catatan: jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat makan, dll. Allowance rata-rata sekitar 25% dari jumlah jam kerja normal

12 Step 3. Penulisan SOP A. Identitas SOP
Nama SKPD tempat aktivitas tsb diselenggarakan Nomor prosedur sesuai TND Logo K/L/ Pemda Tanggal pertama kali SOP ini dibuat A. Identitas SOP Tanggal (rencana) SOP direvisi Tanggal mulai diberlakukan Nama Unit Kerja tempat aktivitas tsb diselenggarakan Pengesahan oleh penanggungjawb produk: Nama, NIP, Ttd, Stempel Peraturan yg mdasari prosedur Penjelasan ttg kualifikasi umum yang dibutuhkan Nama prosedur yang di-SOP-kan SOP Makro, Mikro, Parsial yg terkait Penjelasan mengenai daftar peralatan & perlengkapan yg dibutuhkan Penjelasan mengenai kemungkinan yg tjd bila prosedur dilaksanakan (atau tidak dilaksanakan) Memuat evaluasi pelaksanaan SOP Tim Advokasi PKP2A I LAN

13 Step 3. Penulisan SOP (cont)
Isi dg SOP Makro/Mikro yg terkait, Persyaratan (misal pada pelayanan), dll. Langkah-langkah kegiatan secara terinci dan sistematis sehingga membentuk ‘cerita’ dari prosedur yg distandarkan format kalimat aktif, SPOK Merupakan alat kendali mutu sehingga produk akhirnya benar-benar memenuhi kualitas yg diharapkan Pihak-pihak yg terlibat dalam tiap Kegiatan. Tidak diurutkan berdasar eselon. B. Flowchart & Mutu Baku Contoh Pengisian Kelengkapan yg mjd input dari masing- masing Kegiatan . Bisa juga diisi persyaratan Waktu yg diperlukan untuk menyelesaikan tiap aktivitas. Bisa dlm satuan tahun, bulan, hari, jam. Tapi tambahkan konversinya dlm menit Output dari tiap-tiap aktivitas (bila ada) Tim Advokasi PKP2A I LAN

14 Simbol Flowchart TERMINATOR atau KAPSUL
Digunakan untuk simbol “mulai” dan “selesai” dalam SOP. Pemakaiannya langsung pada Kegiatan pertama atau Langkah Awal dan pada Kegiatan terakhir atau Langkah Akhir Mulai Selesai Tim Advokasi PKP2A I LAN

15 Simbol Flowchart (cont)
KOTAK atau PROCESS Digunakan jika kegiatan pada SOP merupakan suatu proses atau eksekusi. Menggantikan kegiatan pengarsipan, penggandaan, arsip manual, file, dll. Digunakan jika kegiatan pada SOP merupakan suatu proses yang serentak dilakukan oleh beberapa pelaksana Tim Advokasi PKP2A I LAN

16 Simbol Flowchart (cont)
DECISION atau BELAH KETUPAT Digunakan jika kegiatan pada SOP merupakan pengambilan keputusan Ya Tidak Tidak Ya Tim Advokasi PKP2A I LAN

17 Simbol Flowchart (cont)
OFF-PAGE CONNECTOR atau SEGILIMA Digunakan untuk menandakan perpindahan kegiatan ke halaman berikutnya Penyambung di akhir halaman Penyambung di awal halaman Tim Advokasi PKP2A I LAN

18 Simbol Flowchart (cont)
ANAK PANAH atau ARROW Digunakan untuk mendeskripsikan arah kegiatan Tim Advokasi PKP2A I LAN

19 Tips dan Trik Gunakan kalimat berpola S-P-O-(K) dalam menuliskan aktivitas; Jangan terpaku dalam 1 bentuk SOP. Ingat SOP bisa direvisi kembali; Anda bisa memasukkan catatan tentang efisiensi proses dalam kolom “Pencatatan & Pendataan” (dalam rangka revisi); Mintakan pendapat dari penyedia & pengguna layanan dlm SOP; Praktek terus-menerus. Satu baris  Satu kegiatan  Satu simbol Umumnya output suatu kegiatan akan mjd kelengkapan (input) kegiatan berikutnya Tim Advokasi PKP2A I LAN

20 Prinsip Penerapan SOP Konsisten Komitmen. Perbaikan berkelanjutan.
Mengikat. Seluruh unsur memiliki peran penting. Terdokumentasi dengan baik. Tim Advokasi PKP2A I LAN

21 Terima Kasih dan Selamat Berlatih!

22 Poin Presentasi Alasan pengambilan SOP yang dipresentasikan.
Identitas dan Alur SOP Kendala dan kesulitan dalam penyusunan SOP Tim Advokasi PKP2A I LAN