PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Presentasi berjudul: "PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR"— Transcript presentasi:

1 PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
DI LINGKUNGAN POLRI DISAMPAIKAN OLEH KABIDKUM POLDA SULTENG

2 DASAR PENYUSUNAN SOP 1 1 UU NO 30 TH 2014 TTG ADMINISTRASI PEMERINTAHAN PASAL 7 (2) Hrf H (2) PEJABAT PEMERINTAHAN MEMILIKI KEWAJIBAN: MENYUSUN SOP PEMBUATAN KEPUTUSAN DAN/ATAU TINDAKAN; PASAL 49 (1) PEJABAT PEMERINTAHAN SESUAI DENGAN KEWENANGANNYA WAJIB MENYUSUN DAN MELAKS PEDOMAN UMUM SOP PEMBUATAN KEPUTUSAN KEPUTUSAN ADALAH KETETAPAN TERTULIS YG DIKELUARKAN OLEH BADAN DAN/ATAU PJBT PEMERINTAHAN DLM PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN TINDAKAN ADALAH PERBUATAN PJBT PEMERINTAHAN UNTUK MELAKUKAN/TDK MELAKUKAN PERBUATAN KONKRET DLM RANGKA PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN 2 PERMENPAN RB NO 35 TH 2012 TTG PEDOMAN PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN 2

3 KEDUDUKAN SOP 3 JENIS NASKAH DINAS PENGATURAN NASKAH DINAS ARAHAN
NAS DIN ELEKTRONIK FORMULIR NAS DIN KORESPONDENSI NASKAH DINAS KHUSUS LAPORAN TELAHAAN STAF NASKAH DINAS ARAHAN PENGATURAN PERATURAN PEDOMAN JUKLAK S.O.P SURAT EDARAN PENETAPAN PENUGASAN PERMENPAN NO. 80 TH 2012 TTG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH SBGMN DIMAKSUD DLM PASAL 1 MRPKN ACUAN BAGI SELURUH INST PEMERINTAH DLM MENYELENGGARAKAN TATA NASKAH DINAS PSL 2 TATA NASKAH DINAS YG TELAH ADA DI INST PEMERINTAH SCR BERTAHAP AGAR DISESUAIKAN DGN PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INST PEM INI PLG LAMBAT 2 TAHUN SEJAK PERMEN INI DITETAPKAN. PSL 3 3

4 DEFINISI DAN TUJUAN SOP
SERANGKAIAN INSTRUKSI TERTULIS YANG DIBAKUKAN MENGENAI BERBAGAI PROSES PENYELENGGARAAN AKTIVITAS ORGANISASI, BAGAIMANA DAN KAPAN HARUS DILAKUKAN, DIMANA DAN OLEH SIAPA DILAKUKAN. DEFINISI SOP SEBAGAI SALAH SATU UPAYA PENATAAN TATA LAKSANA INSTANSI PEMERINTAH YG EFEKTIF DAN EFISIEN. TUJUAN SOP MEMBERIKAN PANDUAN BAGI SATKER MABES POLRI/POLDA DLM MENGIDENTIFIKASI, MENYUSUN, MENDOKUMENTASIKAN, MENGEMBANGKAN, MEMONITOR SERTA MENGEVALUASI SOP. 4

5 MANFAAT SOP 5 MANFAAT SOP MENINGKATKAN AKUNTABILITAS PELAKS TUGAS
SBG STANDARDISASI CARA YG DILAKUKAN PERS POLRI DLM MENYELESAIKAN PEKERJAAN YG MENJADI TUGASNYA. MENGURANGI TINGKAT KESALAHAN & KELALAIAN YG MUNGKIN DILAKUKAN PERS POLRI DLM LAKS TUGAS. MENCIPTAKAN UKURAN STANDAR KINERJA YG AKAN MEMBERIKAN PERS POLRI CARA KONKRIT UNTUK MEMPERBAIKI KINERJA SERTA MEMBANTU MENGEVALUASI USAHA YG TELAH DILAKUKAN MENINGKATKAN AKUNTABILITAS PELAKS TUGAS MENJAMIN KONSISTENSI PELAYANAN, BAIK DARI SISI MUTU, WAKTU, DAN PROSEDUR SBG INSTRUMEN YG DPT MELINDUNGI PERS POLRI DARI KEMUNGKINAN TUNTUTAN HUKUM KRN TUDUHAN MELAKUKAN PENYIMPANGAN MENGHINDARI TUMPANG TINDIH PELAKS TUGAS MEMBANTU PENELUSURAN TERHADAP KESALAHAN PROSEDURAL DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN MANFAAT SOP 5

6 PRINSIP PENYUSUNAN SOP
PELAKSANAAN KEMUDAHAN & KEJELASAN EFISIENSI & EFEKTIVITAS KESELARASAN KETERUKURAN DINAMIS ORIENTASI PD PENGGUNA ATAU PIHAK YG DILAYANI KEPATUHAN HUKUM KEPASTIAN HUKUM KONSISTEN KOMITMEN PERBAIKAN BERKELANJUTAN MENGIKAT SELURUH UNSUR MEMILIKI PERAN PENTING TERDOKUMENTASI DGN BAIK 6

7 JENIS SOP JENIS SOP 7 CAKUPAN & LENGKAP GIAT SIFAT KEGIATAN SOP FINAL
SOP PARSIAL CAKUPAN & LENGKAP GIAT SOP TEKNIS SOP ADM SIFAT KEGIATAN JENIS SOP SOP GENERIK SOP SPESIFIK CAKUPAN & JENIS GIAT SOP MAKRO SOP MIKRO CAKUPAN & BESARAN GIAT 7

8 SOP TEKNIS PENYUSUNAN SOP 8
DIDASARKAN PD GIAT YG LANGSUNG MENDUKUNG TUPOKSI/ TIDAK LANGSUNG NAMUN BERLANGSUNG SCR PERIODIK SOP GIAT DIBATASI CAKUPANNYA DAN HARUS MENCERMINKAN HASIL AKHIR APAKAH BERUPA PRODUK (DOK, SURAT, LAP) ATAU BERUPA NILAI TAMBAH (LEGALISASI, PERIZINAN, DLL) AKTIVITAS DIPECAH SCR CERMAT DLM SATUAN GIAT YG TERKECIL DAN MANDIRI MENGGUNAKAN 5 (LIMA) SIMBOL FLOWCHART YAITU MULAI/ SELESAI, PROSES, KEPUTUSAN, ARAH GIAT, PINDAH HALAMAN JUDUL SESUAI DGN ISI KEGIATAN DAN PRODUK AKHIR, CONTOH: JUDUL “PENYUSUNAN RENSTRA” = PRODUK AKHIR “RENSTRA” JUDUL “PEMBERIAN IZIN” = ISI GIAT DIMULAI DARI PERMOHONAN DIAJUKAN S.D. DITERIMANYA IZIN OLEH PEMOHON SBG PEDOMAN DLM PELAKS TUGAS/TNGG JWB, DOK SOP HARUS MEMILIKI KEKUATAN HUKUM YG DITETAPKAN DGN PERATURAN/KEPUTUSAN PIMPINAN 8

9 1 1 2 3 2 4 9 ISI DOKUMEN SOP DOKUMEN SOP HALAMAN JUDUL
UNSUR DOKUMENTASI UNSUR PROSEDUR 1 HALAMAN JUDUL Berisi Judul SOP, Satker, tahun pembuatan, informasi lain yg diperlukan 1 BAGIAN IDENTITAS logo & nama Satker dasar hukum keterkaitan Nomor SOP, Peringatan tgl pembuatan Kualifikasi pelaksana tgl revisi tgl efektif peralatan/ pengesahan pejabat Satker perlengkapan Pencatatan & pendataan. judul SOP 2 PER/KEP PIMPINAN Dokumen SOP sbg suatu pedoman harus memiliki kekuatan hukum 3 DAFTAR ISI Membantu mempercepat pencarian & perubahan pd bagian tertentu. 2 BAGIAN FLOWCHART No. Urut Mutu Baku (kelengkapan, waktu, output) Uraian Kegiatan Pelaksana Simbol Flowchart Keterangan 4 PENJELASAN SINGKAT Membantu mempercepat pencarian & perubahan pd bagian tertentu. 9

10 LANGKAH PENYUSUNAN SOP
IDENT PENANGGUNG JWB GIAT IDENT LANGKAH AWAL GIAT IDENT LANGKAH UTAMA GIAT IDENT LANGKAH AKHIR GIAT HALAMAN JUDUL/COVER PER/KEP PIMP/LMBR PENGESAHAN DAFTAR ISI PENJELASAN SINGKAT PENGGUNAAN 4 2 IDENT JUDUL SOP SESUAI TUSI IDENT PROSEDUR SESUAI JUDUL RUMUSKAN FORMAT SOP MENYUSUN KELENGKAPAN DOKUMEN 3 1 IDENT TUGAS DAN FUNGSI IDENT GIAT IDENT OUTPUT MERUMUSKAN JUDUL IDENT PELAKSANA BUAT FLOWCHART MENGISI MUTU BAKU & KET MENGISI IDENTITAS SOP (NOMOR, TGL, PEJABAT YG MENSAHKAN, JUDUL SOP) 10

11 BAGIAN IDENTITAS SOP 11 Logo instansi Satuan kerja Unit kerja
Diisi nomor prosedur yg di-SOP kan sesuai Naskah Dinas tanggal SOP selesai dibuat tanggal SOP direvisi atau ditinjau ulang Logo instansi Nama instansi Nomor SOP Tgl Pembuatan Tgl Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh NAMA PANGKAT Judul SOP tanggal berlakunya atau di ttd-nya SOP Satuan kerja Nomenklatur Jab, Ttd, Cap/stempel Unit kerja Judul SOP yg mencerminkan isi Giat/Prosedur Kualifikasi pelaks dlm jalankan giat /prosedur SOP PUU yg mendasari prosedur SOP DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN Keterkaitan giat dgn SOP lain Instrumen yg diperlukan dlm menjalankan giat Menjelaskan kemungkinan yg terjadi apabila prosedur dilak/ tidak dilaks Memuat hal yg perlu didata/dicatat pjbt tertentu dlm giat 11

12 Diisi dengan simbol Flowchart
BAGIAN FLOWCHART Penulisan Giat menggunakan kata kerja aktif, diikuti dgn objek dan ket Giat dimulai dr sisi kiri, tdk ada yg dimulai dr tengah/kanan matrik pelaksana dipisahkan dr kegiatan Penulisan pelaksana tdk diurut scr hierarki, tetapi berdasarkan sekuen/ alur kegiatan No KEGIATAN PELAKSANA MUTU BAKU Ket Keleng kapan Waktu Out put 1 2 Diisi dengan simbol Flowchart Kolom kelengkapan diisi dgn bahan yg diperlukan dlm melaks giat, a.l. Formulir, Lembar Disposisi, Data, Laporan, dll. Kolom waktu diisi dgn lama waktu yg diperlukan untuk melaks giat, a.l. Menit, jam, hari, minggu, bulan. Kolom output diisi dgn hasil langsung giat a.l. Surat, laporan, kumpulan data, draft laporan, konsep pedoman, dll. 12

13 SIMBOL FLOWCHART DALAM SOP
NO SIMBOL ARTI KETERANGAN 1 TERMINATOR MENDESKRIPSIKAN DIMULAI/BERAKHIRNYA KEGIATAN 2 PROCESS MENDESKRIPSIKAN PROSES/KEGIATAN EKSESKUSI 3 DECISION MENDESKRIPSIKAN KEGIATAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN 4 ARROW MENDESKRIPSIKAN ARAH DARI PROSES KEGIATAN 5 OFF-PAGE CONNECTOR MENDESKRIPSIKAN HUBUNGAN ANTAR SIMBOL YG BERBEDA HALAMAN 13

14 CONTOH SOP PENANGANAN SURAT KELUAR
MARKAS BESAR KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA Nomor SOP 001/SOP/II/2016/DIVKUM Tgl Pembuatan 23 FEBRUARI 2016 Tgl Revisi 26 FEBRUARI 2016 Tanggal Efektif 01 MARET 2016 DIVISI HUKUM Disahkan Oleh KEPALA DIVISI HUKUM Drs. M. IRIAWAN, S.H., M.M., M.H. INSPEKTUR JENDERAL POLISI BIRO PENYUSUNAN DAN PENYULUHAN HUKUM Judul SOP PENANGANAN SURAT KELUAR DI LINGKUNGAN BIRO SUNLUHKUM DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA PERKAP NOMOR 21 TAHUN 2010 TTG SOTK SATUAN ORGANISASI PADA TINGKAT MABES POLRI PERKAP NOMOR 15 TAHUN 2007 TTG NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN POLRI MEMAHAMI TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN POLRI MEMAHAMI TATA ADMINISTRASI DAN PERSURATAN KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN SOP PENOMORAN SURAT KELUAR DI LINGKUNGAN DIVKUM SOP PENGARSIPAN DAN PENDOKUMENTASIAN BUKU AGENDA DAN KOMPUTER ATK PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN SURAT PERIHAL UNDANGAN RAPAT KEDINASAN DIAJUKAN PALING LAMBAT 2 HARI SEBELUM HARI PELAKSANAAN KONSEP SURAT YG DIAJUKAN DICATAT SCR ELEKTRONIK DAN MANUAL 14

15 CONTOH SOP PENANGANAN SURAT KELUAR
No Kegiatan PELAKSANA MUTU BAKU Ket Kabag Staf Urtu Kaur tu Karo Sunluh kum Keleng kapan Waktu Out put 1 2 3 4 5 6 Mengirimkan konsep surat keluar yg akan diparaf/dittd Karosunluhkum kpd Urtu. konsep surat keluar - konsep surat keluar Mulai Ya Menerima dan meregister konsep surat keluar dan diserahkan kpd Kaurtu. Komputer/ Buku Register 5 Mnt konsep surat yg sdh diregister Menerima dan mempelajari konsep surat, jika ada koreksi dikembalikan kpd Kabag, jika setuju memparaf konsep surat dan diserahkan kpd Karo. konsep surat yg sdh diregister 10 Mnt konsep surat yg sdh dikoreksi Kabag / paraf Kaurtu Koreksi Tidak Ya Menerima dan mempelajari konsep surat yg sudah diparaf Kaurtu, jika ada koreksi dikembalikan kpd Kabag, jika setuju memberikan paraf/ttd terhadap konsep surat. konsep surat yg sdh diparaf Kaurtu 15 Mnt konsep surat yg sdh dikoreksi Kabag Koreksi Tidak konsep surat yg sdh dikoreksi Kabag Memberikan paraf/tandatangan atas konsep surat yang sudah dikoreksi/tidak ada koreksi dan menyerahkan kepada Staf Urtu. 5 Mnt Surat keluar yg sdh diparaf/ttd Karo Menerima berkas surat yg sdh diparaf/ dittd Karosunluhkum dan ditindaklanjuti proses penomoran. Surat keluar yg sdh diregister 5 Mnt Komputer/ Buku Register Selesai 15

16 TERIMA KASIH