Reformasi Pengelolaan Mutasi Dosen

Presentasi berjudul: "Reformasi Pengelolaan Mutasi Dosen"— Transcript presentasi:

1 Reformasi Pengelolaan Mutasi Dosen
Kementerian Pendidikan Nasional Biro Kepegawaian Reformasi Pengelolaan Mutasi Dosen Suhadi Lili Sosialisasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Batam, 3-5 Nov 2010

2 Penguatan Kelembagaan Pembenahan Ketatalaksanaan
Reformasi Birokrasi Penguatan Kelembagaan Pembenahan Ketatalaksanaan Penguatan SDM Teknologi Informasi dan Komunikasi Perbaikan-perbaikan mendasar dan komperehensif terhadap sistem penyelenggaraan layanan pendidikan nasional melalui penguatan kelembagaan, pembenahan ketatalaksanaan dan penguatan SDM. Memanfaatkan sebesar-besarnya Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) sebagai pemungkin (enabler) untuk melakukan business process reengineering

3 Pendekatan Reformasi Birokrasi
Fokus Birokrasi Orientasi Institusi Basis Dokumen Sifat Ekslusif Layanan Konvensional Layanan Prima Publik Fungsi Informasi Flow & Share TIK SDM

4 PENDEKATAN REFORMASI BIROKRASI
Proses 1 Setiap proses dirancang untuk memudahkan penerima layanan bukan yang memberikan layanan (public centric) 2 Setiap proses mengacu pada informasi yang dibutuhkan bukan pada dokumen fisik (information based) 3 Setiap proses dimungkinkan untuk dipantau oleh pemangku kepentingan (transparency) 4 Setiap layanan didukung oleh pemanfaatan teknologi informasi untuk merekayasa ulang proses (Process Reenginering) 5 Setiap layanan memiliki standar yang terukur (standardized process ) Data/Infomasi 6 Setiap informasi yang dihasilkan dari suatu proses harus dapat dipakai bersama oleh semua pemangku kepentingan terkait (non-exclusivity) Birokrasi dan organisasi 7 Setiap sistem dirancang mengacu pada fungsi organisasi bukan pada struktur organisasi (functional based) 8 Setiap unit organisasi mempunyai kinerja terukur (organization performance) SDM 9 Dalam rangka efisiensi setiap layanan dirancang untuk mewajibkan partisipasi aktif semua pihak terkait (participative) 10 Setiap pegawai mempunyai kinerja terukur (employee performance)

5 Kode Program Reformasi Nama Program Reformasi
Nama Rencana Aksi R1 Reformasi Proses Layanan Perizinan, Pengakreditasian, dan Pemberian Hibah R Reformasi Proses Layanan Perizinan / BHP Sekolah R Reformasi proses layanan perizinan program studi R Reformasi proses layanan perizinan BHP PT R1.1.4.Reformasi sistem pengakreditasian sekolah R Reformasi sistem pengakreditasian program studi R Reformasi sistem pengakreditasian kursus R Reformasi proses layanan penyetaraan ijazah luar negeri R Reformasi proses layanan penyaluran Hibah s.d R2 Reformasi Sistem Pengelolaan Kepegawaian dan Pensertifikasian Pendidik R Reformasi sistem pengelolaan mutasi dosen R Reformasi sistem pengelolaan mutasi guru R Reformasi sistem pengelolaan mutasi tenaga kependidikan R Reformasi sistem pengelolaan mutasi tenaga administrasi R Reformasi sistem peningkatan kualifikasi dan pensertifikasian guru R Reformasi sistem peningkatan kualifikasi dan pensertifikasian dosen R3 Reformasi Sistem Perencanaan Pembangunan Pendidikan Untuk Meningkatkan Efisiensi Pembangunan Sarana dan Prasarana Pendidikan dan Mendukung Keselarasan Pendidikan dan Dunia Kerja R Pengembangan standar pelayanan minimum pendidikan, standar nasional, maupun internasional R Pengembangan sistem pemetaan daya tampung R Pengembangan sistem pemetaan kondisi sekolah R Perencanaan pembukaan program studi atau sekolah berdasarkan kebutuhan tenaga kerja. s.d s.d s.d R4 Reformasi Mekanisme Penjaminan Kepastian Memperoleh Layanan Pendidikan R Pengembangan sistem pendataan peserta didik dan penduduk usia sekolah R Pengembangan mekanisme untuk meningkatkan kepastian memperoleh layanan pendidikan R Pengembangan mekanisme untuk menjamin ketepatan penyaluran beasiswa s.d R5 Pengembangan Sistem Berbasis TIK Untuk Berbagi Materi, Metode, dan Manajemen Lembaga Persekolahan dan PT R Pengembangan Sistem Pengelolaan Materi, Metode, dan Manajemen Lembaga Persekolahan dan PT R Pengembangan Modul Materi Pembelajaran berbasis TIK R6 Penataan Struktur, Prosedur, dan Sumber Daya Manusia yang Dapat Melaksanakan Misi dan Mencapai Tujuan Organisasi secara Efektif dan Efisien R Penataan Tugas dan Fungsi Unit Kerja Sesuai dengan Misi dan Tujuan Organisasi R Penataan Keterpaduan Sistem dan Tatakerja antar unit organisasi R Penerapan Budaya Kerja sesuai dengan Tata Nilai Kemendiknas R Analisis dan Evaluasi Jabatan R Penataan SDM aparatur sesuai dengan Kualifikasi Jabatan s.d R7 Pengembangan Sistem yang mengacu pada Beban Kerja dan Kinerja R Penguatan Sistem Pengukuran Kinerja Organisasi dan Individual yang selaras dengan misi dan tujuan organisasi R Pengembangan Sistem Perencanaan dan Penganggaran berbasis kinerja. R Pengembangan Sistem Pengendalian Manajemen R Pengembangan Sistem Remunerasi berbasis beban kerja dan kinerja R Pengembangan Sistem Pengelolaan Kepegawaian berbasis Kinerja R Pengembangan sistem pengelolaan barang milik negara Sistem Informasi Kepegawaian

6 Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG)
Sistem Informasi yang mewadahi proses-proses kepegawaian secara elektronis Pusat informasi pegawai Bertujuan untuk: Kemudahan layanan kepegawaian Memberikan dukungan informasi untuk manajemen

7 Pengelolaan Mutasi Dosen melalui Simpeg
Eksternal Entititas (di dalam dan luar Kemdiknas) Permintaan Persetujuan Pegawai / Unit Kerja Self-manage data & Documents Angka Kredit Persetujuan SIMPEG Berkas Ditjen Dikti Informasi, saran & reminder PAK Delegasi, to-do list & informasi Informasi, kinerja sistem Biro Kepegawaian Administrasi, verifikasi Manajemen Keputusan, pengendalian sistem

8 Identifikasi sistem pengelolaan mutasi dosen saat ini

9 Beban Kerja dan Alokasi
Berkas usul masuk rata-rata 850 berkas/bulan Pemroses di Bagian Mutasi Dosen terdiri dari : Kepala bagian 3 kepala subbagian 36 orang pemroses 2 orang pengagenda. Setiap pemroses mendapat 2-3 unit kerja. Pembagian unit kerja berdasarkan kemampuan, kecepatan dan kerajinan pemroses. Waktu Penyelesaian rata-rata 4 bulan (termasuk proses di DIKTI)

10 Permasalahan Mutasi Dosen
Volume pekerjaan yang tinggi Banyak proses / kelengkapan dokumen yang berulang Rework karena kesalahan ketik / rekap Kesulitan dalam pemantauan kemajuan proses dan melakukan penelusuran Integrasi antar unit terkait : Ropeg dan Dikti  Perpindahan dokumen fisik antar unit Ketidakseimbangan Beban : Jumlah usul setiap unit kerja tidak sama tergantung banyaknya jumlah dosen yang dimiliki unit kerja. Masih lamanya proses pada Tim Penilai karena adanya berkas yang belum lengkap dan harus menunggu kelengkapan dari unit kerja. Berkas yang datang terlambat sampai batas akhir penerimaan (3 bulan menjelang bulan periode kenaikan pangkat April/Oktober) sehingga menyebabkan penundaan sampai periode kenaikan pangkat berikutnya.

11 Rekayasa Ulang Proses Identifikasi Proses Eksisting dan Data
Pengelompokkan Proses Simpilifikasi Proses Penentuan Proses Manual - Komputerisasi Proses Baru

12 Evaluasi dan Rekayasa Ulang Proses

13 Hasil Evaluasi

14 Simplifikasi Proses

15 Rekapitulasi Hasil BPR
Sebelum Setelah Jumlah Aktivitas 52 40 Jumlah Aktivitas Hilang 12 - Aktivitas Terkomputerisasi - (0%) 26 (60%) Jumlah Integrasi antar Unit 1 Unit Kerja Ropeg Dikti Ropeg SIMPEG Unit Kerja Ropeg Dikti Ropeg

16 Pembangunan SIMPEG : Mutasi Dosen

17 1. Public Centric Setiap proses dirancang untuk memudahkan penerima layanan bukan yang memberikan layanan Pengguna sistem layanan dapat dengan mudah dan cepat mencari pegawai/personil serta mendapatkan status aktual dokumen yang diajukan

18 2. Information Based Setiap proses mengacu pada informasi yang dibutuhkan bukan pada dokumen fisik

19 3. Transparency Setiap proses dimungkinkan untuk dipantau oleh pemangku kepentingan (transparency) Pegawai dapat memantau status berkas usulan yang diajukan

20 4. Process Reengineering
Setiap layanan didukung oleh pemanfaatan teknologi informasi untuk merekayasa ulang proses

21 Proses Persetujuan SK (internal)
Bagian DRH Template Draft SK Dengan barcode V Dr. Pandu Wibowo Ir. Soebandi Wiryo Drg. Andi Budiman Kasubbag & Kabag V Dr. Pandu Wibowo Ir. Soebandi Wiryo Drg. Andi Budiman Karopeg Dr. Pandu Wibowo Ir. Soebandi Wiryo Sesjen Bagian Dr. Pandu Wibowo Ir. Soebandi Wiryo Unit Kerja

22 Agenda Kerja Terpadu Bisa diurutkan berdasarkan
Klik untuk melakukan pekerjaan Menampilkan daftar seluruh agenda pekerjaan yang harus dikerjakan Kemampuan Workflow

23

24 Agenda Kerja Kasubbag

25 Disposisi ke Staf Mutasi

26 Agenda Kerja Staf Mutasi

27 Process Reengineering
Pencetakan Produk langsung Dilengkapi dengan Watermark sesuai dengan nomor produk untuk tujuan pengamanan

28 Target Waktu Proses (4 hari) Target Waktu Proses (5 hari)
5. Standardized Process Setiap layanan memiliki standar yang terukur Kepala bagian Disposisi SubBag I v SubBag II SubBag III Beban Kerja Workload status Manajemen dapat melakukan monitoring tentang workload status dari jajaran dibawahnya serta memantau terjadinya bottleneck dalam proses kepegawaian Workflow Management System Target Waktu Proses ( 4 hari) Aktual Proses ( 4,8 hari) Target Waktu Proses (4 hari) Aktual Proses (3,8 hari) Target Waktu Proses (5 hari) Aktual Proses (5 hari) V X Proses #1 Proses #2 Proses #3

29 Disposisi ke Kasubbag Status Workload

30 Pemantauan Statistik Kinerja Per Proses
Sistem dapat digunakan untuk memantau kinerja per proses/workflow Kemampuan Workflow

31 Agenda Standar Surat Keluar

32 6. Non-Exclusivity Setiap informasi yang dihasilkan dari suatu proses harus dapat dipakai bersama oleh semua pemangku kepentingan terkait

33 7. Functional Based Setiap sistem dirancang mengacu pada fungsi organisasi bukan pada struktur organisasi

34 7. Functional Based: Menggunakan Workflow Management System (WMS)
Otomasi prosedur dimana dokumen, informasi atau pekerjaan dilewatkan melalui sejumlah orang menurut aturan tertentu untuk mencapai suatu tujuan. Unit Kerja Ropeg Dikti Ropeg Unit Kerja Ropeg Dikti Ropeg SIMPEG Tidak Terpengaruh dengan perubahan Organisasi Memudahkan pengubahan Proses

35 Persetujuan Tim PAK : Integrasi dengan DIKTI

36 8. Organization Performance
Setiap unit organisasi mempunyai kinerja terukur Sistem dapat digunakan untuk memantau waktu respon minimum (WRM) WR = WT + WRM

37 9. Participative SIMPEG Reminder Email Lapor Kewajiban dan Prestasi
Bukti Dokumen internet SIMPEG Pendidikan & Pengajaran Penelitian Pengabdian Masyarakat Daftar Riwayat Hidup Pegawai Biro Peg

38 9. Participative Dalam rangka efisiensi setiap layanan dirancang untuk mewajibkan partsipasi aktif semua pihak terkait Unit terkait memiliki kewajiban untuk mengisi data/informasi yang diperlukan dalam proses dosen secara aktif.

39 10. Employee Performance Setiap pegawai mempunyai kinerja terukur
Memantau Rekapitulasi Pekerjaan per Bagian / pegawai

40 Implementasi Pengelolaan Mutasi Dosen
Pembangunan Aplikasi Penyiapan Data Awal Uji Coba di Pilot Project: Unesa & UGM Roll out ke semua Unit Kerja

41 Faktor Kesuksesan Implementasi
Manfaat sesuai Kebutuhan Infrastruktur Aplikasi Data SDM / Brainware Prosedur Arsitektur & Teknologi Komitmen dan Kebijakan ITS, 2006

42 Target Sosialisasi dan Training
Mengenal SIMPEG Mampu mengoperasikan Mendelegasikan administrasi sistem untuk lingkup unit kerja.

43 Terima Kasih