PERENCANAAN PROYEK SISTEM INFORMASI.

Presentasi berjudul: "PERENCANAAN PROYEK SISTEM INFORMASI."— Transcript presentasi:

1 PERENCANAAN PROYEK SISTEM INFORMASI

2 Tipe Proyek 1.Proyek yang berasal dari klien yang ditawarkan kesuatu konsultan atau kontraktor. Karakteristik pekerjaan sudah jelas. Tidak melalui proses tender Biasanya proyek kecil.

3 2.Ide proyek muncul karena ada tawaran dana dari instansi atau lembaga tertentu.
Dari tawaran ke proposal proyek Biasanya pada instansi pemerintah atau lembaga pendidikan

4 3.Proyek muncul karena adanya tawaran lelang.
Melalui proses tender. Biasanya proyek berukuran besar dan kompleks

5 4. Proyek berasal dari dalam perusahaan sendiri.
Bersumber dari bottom-up, atau Top - bottom

6 KEBIJAKAN PENGEMBANGAN PROYEK SISTEM INFORMASI
ALASAN PENGEMBANGAN PROYEK S.I Banyak timbul permasalahan. a. Sistem lama tidak sesuai lagi dengan kebutuhan : ~ Tidak efisien dalam operasinya. ~ Kesalahan proses/hasil. ~ Manfaat yang diperoleh berkurang. b. Perkembangan organisasi. Berhubungan dengan kebutuhan informasi yang lebih baik dan luas, jumlah data yang dioleh meningkat, dan perubahan prosedur.

7 2. Untuk meningkatkan kesempatan usaha.
Kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana dalam meningkatkan peluang pasar, pelayanan, keuntungan dan proses pengambilan keputusan. 3. Adanya instruksi perubahan. Berasal dari dalam (pimpinan) atau luar organisasi (peraturan pemerintah)

8 4. Adanya Perkembangan Teknologi
Perkembangan software dan hardware

9 KEBIJAKAN SISTEM Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah)

10 PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI
80 – 90 % software dan30 –45 % proyek sistem mengalami kegagalan Lebih dari 50 % proyek sistem (IT) mengalami over budget dan over time sampai dengan 200 % Sukses jika proyek tersebut dapat dikerjakan tepat waktu, on budget, sesuai dengan kebutuhan user, positive financial return. Kesuksesan manajemen proyek sangat ditentukan oleh kehandalan dan ketepatan organisasi proyek pelaksananya. IT diasosiasikan dengan aktifitas proyek yang berhubungan software, hardware, komunikasi, pelatihan, migrasi dan implementasi sistem.

11 BEBERAPA FAKTOR PENYEBAB :
Organisasi proyek yang dibentuk (42%) Metode yang digunakan (41%) Training dan pengawasan (38%) Prosedure dan aturan (35%) Perencanaan dan Implementasi (23%) Dukungan eksekutif (22%) Sumber:survei majalah computer world

12 SASARAN DAN KENDALA PROYEK
Anggaran Jadwal Mutu

13 KONSEP MANAJEMEN PROYEK
PENEKANAN PADA TIGA FAKTOR: MANUSIA MASALAH PROSES

14 FAKTOR MANUSIA Faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek Berhubungan dengan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim

15 The Capability Maturity Model (CMM)
framework untuk mengukur tingkat “kematangan” pengembangan system informasi dan manajemen proses dan produk suatu organisasi CMM dibagi menjadi lima (5) tingkatan ”kematangan”

16 Level 1 - Initial Identifikasi faktor-faktor yang menjadi penyebab permasalahan Pada tahap ini umumnya proses tidak dapat diprediksi, tidak berulang, sering mengalami krisis, over-budget, dan gagal mencapai target waktu

17 Level 2 - Repeatable Dirancang untuk melacak biaya proyek, jadwal, dan kegunaan dari sistem Kesuksesan dan kegagalan masih bergantung pada kemampuan dan pengalaman dari tim yang mengerjakan proyek

18 Level 3 - Defined Penentuan metodologi yang akan digunakan dalam pengembangan proyek setiap proyek menjadi lebih konsisten, dokumentasi serta penyampaian yang berkualitas tinggi, dan proses menjadi lebih stabil, mampu diprediksi (predictable), dan berulang (repeatable)

19 Level 4 - Managed Penentuan dan pengelolaan kualitas dan produktivitas yang akan dicapai secara jelas dan terukur. Jadi walaupun proyek menemui masalah atau isu yang tidak diperkirakan, proses masih akan dapat disesuaikan berdasarkan efek dari kondisi yang mampu diprediksi dan terukur

20 Level 5 - Optimized Proses pengembangan sistem terstandarisasi secara kontinu dimonitor dan ditingkatkan berdasarkan ukuran dan analisa data di level 4 Sebagai kesimpulan, organisasi telah menjadikan peningkatan proses pengembangan sistem yang kontinu bagian dari dirinya

21 DASAR-DASAR ORGANISASI
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan saling bekerja sama antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama

22 ELEMEN-ELEMEN ORGANISASI
1. Orang sekelompok orang yang bekerja dan salah satunya ada yang memimpin organisasi tersebut. 2. Tujuan Tujuan organisasi yang harus dicapai, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. 3. Posisi setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau kedudukannya masing-masing. 4. Pekerjaan setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan (job) masing-masing sesuai dengan posisinya.

23 5. Teknologi 6. Struktur 7. Lingkungan luar
untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi. 6. Struktur Struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut. 7. Lingkungan luar Merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang organisasi.

24 Struktur Dasar Organisasi

25 Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi
Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak

26 Perencanaan Sistem Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) Jangka panjang (periode sampai 5 tahun)

27 Proses Perencanaan Sistem
Merencanakan proyek-proyek sistem, meliputi: Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan Mengidentifikasi proyek-proyek sistem Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis, peraturan yang berlaku) Menentukan prioritas proyek-proyek sistem Membuat laporan perencanaan sistem Meminta persetujuan manajemen

28 2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan, meliputi :
Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan) Mengumumkan proyek pengembangan sistem

29 3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan
Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem Melakukan studi kelayakan Menilai kelayakan proyek sistem Membuat usulan proyek sistem Meminta persetujuan manajemen