Erni Zuhriyati, SS, SIP, MA Jurusan Ilmu Pemerintahan UMY

Presentasi berjudul: "Erni Zuhriyati, SS, SIP, MA Jurusan Ilmu Pemerintahan UMY"— Transcript presentasi:

1 Erni Zuhriyati, SS, SIP, MA Jurusan Ilmu Pemerintahan UMY
Assalamu'alaikum Wr. Wb. MANAJEMEN KEARSIPAN Erni Zuhriyati, SS, SIP, MA Jurusan Ilmu Pemerintahan UMY

2 DEFINISI ARSIP Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

3 Arsip dinamis yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

4 Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi negara dan ini merupakan pertanggung jawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang

5 MANAJEMEN ARSIP Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Jadi manajemen (pengelolaan) kearsipan merupakan salah satu kegiatan penyelenggaraan kearsipan, di samping kebijakan dan pembinaan kearsipan.

6

7 Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian, pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien

8 Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.

9 Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive).

10 PENYIMPANAN PEMELIHARAAN
PENCATATAN PENGENDALIAN PENDISTRIBUSIAN PENYIMPANAN PEMELIHARAAN PENGAWASAN PEMINDAHAN PEMUSNAHAN

11 Pencatatan Memproduksi surat keluar /masuk dengan tepat (format surat dinas) Kop Nomor Isi Tandatangan Cap/stempel Mencatat surat keluar / masuk Memberi penomoran surat Mencatat inventaris organisasi Memberi penomoran inventaris organisasi

12 Pengendalian Membuat kartu kendali
Mencatat surat keluar/masuk dalam kartu kendali

13 Pendistribusian Distribusi kepada pihak berwenang tepat sasaran dan tepat waktu Penjagaan / pengamanan

14 Penyimpanan /pemeliharaan
Disimpan di tempat khusus Katalogisasi/ folder

15 memisah-misahkan (segregating),
meneliti (examining), memadukan (assembling), mengklasifikasi (classification), mengindeks (indexing), mempersiapkan tunjuk silang (cross reference), menyusun dan memfile.

16 Pengawasan/pemindahan
Memantau surat keluar masuk Memantau penerima surat Memantau waktu peneriimaan surat Pengamanan pemindahan surat

17 Pemusnahan Penyusutan /pemusnahan surat/inventaris yang sudah dianggap tidak berhubungan langsung dengan kegiatan organisasi Efisiensi pengamanan dan pemeliharaan

18 Organisasi arsip Struktur organisasi pengelola Menyiapkan SDM
Menyiapkan Jobdisk Menyiapkan Sumber Dana Menyiapkan infrastruktur

19 Contoh surat dinas

20 Contoh kartu kendali

21 Contoh kartu kendali

22 Contoh folder

23

24 Contoh indeks

25 Contoh ruang penyimpanan arsip

26 Contoh Organisasi arsip