ANALISA SISTEM INFORMASI PEMBELIAN MATERIAL PADA PT

Presentasi berjudul: "ANALISA SISTEM INFORMASI PEMBELIAN MATERIAL PADA PT"— Transcript presentasi:

1 ANALISA SISTEM INFORMASI PEMBELIAN MATERIAL PADA PT
ANALISA SISTEM INFORMASI PEMBELIAN MATERIAL PADA PT. PRIMA PERKASA MANDIRI LAPORAN RISET Diajukan untuk memenuhi mata kuliah APSI pada Program Diploma Tiga (D.III)

2 Nama NIM Fitriah Qurrota A’yun Baiatun Nisa Nurhasanah M. Lubis Faizah Nurhidayati Jurusan Komputerisasi Akuntansi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika 2013

3 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Umum PT. Prima Perkasa Mandiri adalah perusahaan yang bergerak dibidang industri jasa konstruksi. Sesuai dengan perkembangan zaman yang semakin cepat, saat ini banyak perusahaan baik pemerintah maupun swasta telah menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam menyelesaikan pekerjaan.

4 Kehadiran komputer tentu sangat menguntungkan bagi semua pihak, karena komputer lebih cepat menerima dan mengakses data dan informasi, serta kemampuannya dalam mengolah data dan informasi menjadikan suatu pekerjaan lebih efektif dan efisien.

5 1.2 Maksud dan Tujuan Maksud dari penulisan laporan ini adalah :
Untuk mengetahui sistem pembelian material yang sedang berjalan di PT. Prima Perkasa Mandiri. Menambah pengetahuan dan pengalaman penulis baik itu dari segi teori maupun praktek secara langsung sehingga mampu menyesuaikan diri apabila ditempatkan di dunia kerja. Tujuan dari penulisan Laporan Riset ini adalah untuk memenuhi nilai UAS mata kuliah Analisa & Perancangan Sistem Informasi, jurusan Komputerisasi Akuntansi semester III (AMIK BSI).

6 1.4 Ruang Lingkup Agar tidak menyimpang dari pokok permasalahan, kami membuat batasan permasalahan yaitu mengenai analisa sistem informasi pembelian meterial yang meliputi prosedur pemesanan material, pengambilan material, pembuatan Account Payabe Payment, serta pembukaan dan penyerahan giro.

7 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem
Menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo: Mengemukakan bahwa sistem adalah terdiri atas objek-objek atau unsur-unsur atau komponen-komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu. 2.1.1 Karakteristik Sistem 1. Komponen Sistem (Components) 2. Batas Sistem (Boundry) 3. Lingkungan Luar Sistem (Environmen) 4. Penghubung (Interface) 5. Masukan Sistem (Input) 6. Keluaran (Output) 7. Pengolah Sistem (Process) 8. Sasaran Sistem (Objective)

8 2. 1. 2 Klasifikasi Sistem. 1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik. 2
2.1.2 Klasifikasi Sistem 1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik 2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia 3. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu 4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka Pengendalian Sistem 1. Feed Back Control Sistem 2. Feed Forward Control Sistem 3. Preventive Control Sistem

9 2. 1. 4 Daur Hidup Sistem. 1. Mengenali adanya kebutuhan. 2
2.1.4 Daur Hidup Sistem 1. Mengenali adanya kebutuhan 2. Pembangunan Sistem 3. Pemasangan Sistem 4. Pengoperasian Sistem 5. Sistem menjadi usang 2.2 Peralatan Pendukung (Tools System) Diagram Alir Data (DAD) 1. Simbol DAD : a. External Entity b. Proses c. Data Store d. Data Flow

10 2. Aturan Main Pembuatan DAD. 1
2. Aturan Main Pembuatan DAD 1. Dalam DAD tidak boleh menghubungkan External Entity dengan External Entity secara langsung. 2. Dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan Data Store secara langsung. 3. Dalam DAD tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan External Entity secara langsung. 4. Setiap Proses harus ada Data Flow yang masuk dan ada Data Flow yang keluar. 5. Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebih aliran data yang berbeda.

11 3. Tahapan Proses Pembuatan DAD. a. Diagram Konteks. b. Diagram Nol. c
3. Tahapan Proses Pembuatan DAD a. Diagram Konteks b. Diagram Nol c. Diagram Detail Normalisasi 1. Key Field / Atribut Kunci a. Super Key b. Kunci Utama (Primary Key) c. Kunci Calon (Candidate Key) d. Kunci Alternatif (Alternative Key) e. Kunci Tamu (Foreign Key)

12 2. Ketergantungan Fungsi. a
2. Ketergantungan Fungsi a. Ketergantungan Fungsional (Fungsional Dependent) b. Fully Functionaly Dependent (FFD) c. Ketergantungan Partial d. Ketergantungan Transitif e. Determinan 3. Tahapan Dalam Normalisasi a. Bantuk Tidak Normal (Unnormalized Form) b. Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form) c. Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form) d. Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form) e. Boyce – Codd Normal Form (BCNF) f. Bentuk Normal Keempat (4 NF) g. Bentuk Normal Kelima (5NF)

13 2. 2. 3 Kamus Data Hal yang harus dimuat dalam kamus data : 1
2.2.3 Kamus Data Hal yang harus dimuat dalam kamus data : 1. Nama Arus Data 2. Alias Bentuk Data 4. Arus Data Penjelasan 6. Periode 7. Volume 8. Struktur Data

14 1. Notasi Tipe Data Notasi Keterangan X 9 A Z . , - /
Untuk setiap karakter Angka numerik Karakter alphabet Angka nol yg ditampilkan dalam spasi kosong Pemisah ribuan Pemisah pecahan Tanda penghubung pembagi

15 2. Notasi Struktur Data Notasi Keterangan = + ( ) { } [ ] |
* * @ Terdiri dari Dan atau and Pilihan optional Iterasi (perulangan proses) Pilih salah satu pilihan yang ada Pemisah pilihan didalam tanda [ ] Keterangan atau catatan Field kunci/primary key

16 2. 2. 4 Pengkodean 1. Petunjuk pembuatan kode. a. Mudah diingat. b
2.2.4 Pengkodean 1. Petunjuk pembuatan kode a. Mudah diingat b. Unik c. Fleksibel d. Efisien e. Konsisten f. Distandarisasi g. Spasi dihindari h. Hindari karakter yang mirip i. Panjang kode sama

17 2. Tipe Kode. a. Kode Mnemonik. b. Kode Urut (Sequential Code). c
2. Tipe Kode a. Kode Mnemonik b. Kode Urut (Sequential Code) c. Kode Blok (Block Code) d. Kode Grup e. Kode Desimal

18 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum Data umum perusahaan : Nama Perusahaan : PT. Prima Perkasa Mandiri Alamat Perusahaan: Kompleks Sentra Industri, PIK (Pergudangan Elang Laut) Blok 11 No. 2, Kamal Muara, Penjarignan, Jakarta Utara Telepon : Fax : Akte pendirian : 31 Agustus 2004 No. 83 Notaris : DR. Teddy Anwar, SH NPWP :

19 3.2 Tinjauan Perusahaan 3.2.1Sejarah Perusahaan
PT. Prima Perkasa Mandiri berdiri sejak tahun 2004, dibentuk oleh orang-orang yang telah berpengalaman menangani proyek baik kecil maupun yang berskala nasional. Pengalaman yang cukup dijadikan dasar untuk mengembangkan perusahaan jasa konstruksi agar dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan sejenis.

20 3.2.2 Struktur Organisasi Perusahaan

21 3.3 Prosedur Sistem Berjalan Prosedur pembelian material yang selama ini terjadi pada PT. Prima Perkas Mandiri yaitu : 1. Prosedur pemesanan material Bagian proyek mengajukan FPM (Form Pembelian Material) ke bagian PO, setelah menyetujui FPM (Form Pembelian Material) yang diterima, bagian PO membuat PO (Purchase Order) diserahkan kepada supplier via fax dan kemudian mendapat konfirmasi via telepon, setelah itu PO (Purchase Order) dicopy. PO asli diserahkan ke bagian Tanda Terima, copy PO diarsipkan. FPM yang yang telah disetujui diarsipkan oleh bagian PO.

22 2. Prosedur pengambilan material
2. Prosedur pengambilan material Berdasarkan PO (Purchase order) yang diterima, bagian Tanda Terima membuat tanda terima (rangkap 3). Lembar 1,2 Tanda Terima dan PO diserahkan ke bagian Surat Jalan dan Penerimaan Barang, lembar 3 diarsipkan. Setelah itu bagian Surat Jalan dan Penerimaan Barang membuat Surat jalan dan Bukti Penerimaan Barang (rangkap 3) dan didistribusikan ke : Lembar 1 dilampirkan pada dokumen PO dan Tanda Terima, diserahkan ke bagian Account Payable. Lembar 2 dan 3 diarsipkan. Untuk proses pengambilan material, bagian PO membuat Memo pengambilan material (berdasarkan arsip copy PO) kemudian diserahkan ke supir. Pada saat pengambilan barang, barang dicek berdasarkan Memo pengambilan material. Memo diserahkan kepada supplier sebagai bukti barang sudah diambil, dan supir mendapat copy surat jalan supplier diserahkan ke bagian Surat Jalan dan Penerimaan Barang dan diarsipkan.

23 3. Prosedur pembuatan Account Payable Payment Berdasarkan dokumen yang diterima dari bagian Surat Jalan dan Penerimaan Barang, bagian Account Payable membuat Account Payable kemudian diserahkan ke bagian Finance (dokumen yang diterima diarsipkan). Jika bagian Finance memberitahukan akan ada pembayaran maka bagian Account Payable membuat Account Payable Payment dan diserahkan ke bagian Finance untuk membukakan Giro.

24 4. Prosedur pembukaan dan penyerahan giro
Setelah menerima Account payable payment, bagian finance membuka giro. Sebelum giro disetorkan, bagian Finance mengcopy Giro tersebut (sebagai arsip). Kemudian meng-fax dan mengkonfirmasikan kepada Supplier apakah giro sudah diterima. Untuk Supplier yang mengambil giro harus disertakan Faktur Pajak, Nota Faktur, dan Surat Jalan Supplier, kemudian Account Payable Payment ditanda tangani oleh Supplier.

25 3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan Analisa Terlebih dahulu kebutuhan sistemnya
Prosedur pemesanan material Pelaku / Actor Dokumen Masukan Dokumen Keluaran Proses Internal External Bagian Pembelian (bag. PO, bag. Tanda Terima) Bagian proyek, Supplier FPM, acc PO PO, acc FPM, copy acc PO Pembuatan PO Prosedur pengambilan material Bagian Pembelian (Bag. Tanda terima, bag. SJ & Penerimaan brg, bag. PO, bag. AP, supir) Supplier PO, Tanda Terima, copy SJS, copy acc PO TT (rangkap 3), SJ, BPB (rangkap 3), memo - Pembuatan tanda terima - Pembuatan SJ, dan BPB - Pemeriksaan barang Prosedur pembuatan account payable payment Bagian Pembelian (Bag. AP) Bagian finance SJ, BPB, Tanda Terima, AP, AP Payment, Giro - Pembuatan AP - Pembuatan AP Payment Prosedur penyetoran giro Bagian Finance Supplier, NF, FP, SJS, Acc AP Payment Giro, AP Payment - Pembukaan Giro - Penyerahan Giro

26 1. Diagram Konteks

27 2. Diagram Nol

28 3. Diagram Detail 1. Diagram Detail Prosedur pengambilan barang

29 2. Diagram Detail Prosedur Pembuatan Account Payable Payment
AP 4.0 prosedur pembukaan dan penyerahan giro

30 4. Prosedur pembukaan dan penyerahan giro

31 Kamus Data 1. Nama Arus Data. : Form Pembelian Material Alias
Kamus Data 1. Nama Arus Data : Form Pembelian Material Alias : FPM Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Bagian Proyek – Proses Proses 1.0 – arsip FPM Penjelasan : Untuk permintaan pembelian material Periode : Setiap terjadi permintaan pembelian material Volume : Diterima 10 FPM per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = NO_FPM TGL + NO_SO + NO_PPB Pek + Lokasi + Order_by TGL = Tgl + Bulan + Tahun NO_FPM *Terdiri dari 9 digit* NO_SO *Terdiri dari 7 digit* NO_PPB *No Permintaan Pengadaan Barang Terdiri dari digit* Isi = 1{No_Tgl + Material + Spesifikasi + QTY Unit + Total_Weight + Keterangan + NO_PO} Footer = Penerima_Order + Admin_Teknik + Mengetahui Purchasing

32 2. Nama Arus Data. : Purcase Order Alias. : PO Bentuk Data
2. Nama Arus Data : Purcase Order Alias : PO Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Bag. Pembelian (bagian PO – proses 1.0) Proses 1.0 – supplier Proses 1.0 – arsip Copy Acc PO Penjelasan : Untuk pemesanan pembelian material Periode : Setiap terjadi pemesanan pembelian material Volume : Dibuat 10 PO per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = NO_PO + Date + TOP + Currency + Valid_Until Deliver_To + Project_List + Attn + ETD + To Order_No *Terdiri dari 10 digit* Date = Tgl + Bulan + Tahun ETD = Tgl + Bulan + Tahun Currency *Dipilih IDR* Valid_Until = Tgl + Bulan + Tahun Isi = 1{No + Part_No + Product_Name + Remarks + Quantity Unit_Price + Ammount }14 + Catatan + Total Disc + Netto + Tax + Grand_Total Remarks *Satuan* Footer = Menyetujui + Mengetahui + Hormat_Kami

33 3. Nama Arus Data : Tanda Terima
Alias : TT Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Bagian Pembelian (bagian tanda terima – proses 2.0) Proses 2.0 – arsip TT Penjelasan : Untuk membuat Surat Jalan dan Bukti Penerimaan Barang Periode : Setiap ada penerimaan PO dari bagian PO Volume : Dibuat 10 tanda terima per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = No + Nama_Supplier + Berupa No *Terdiri dari 10 digit* Berupa *Diisi PO* Isi = 1{No + Keterangan + Invoice + Tgl_Inv + NO_PO Jumlah_RP}10 + Total Tgl_Inv = Tanggal + Bulan + Tahun Footer = Yang_Menerima + Tanggal + Yang_Menyerahkan Kembali_Tanggal + Penyerahan_Faktur + Pembayaran Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun Penyerahan_Faktur= Hari + Jam Pembayaran = Hari + Jam

34 4. Nama Arus Data : Bukti Penerimaan Barang (Material Receive)
Alias : BPB Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Bagian Pembelian (bag. Surat Jalan & Penerimaan Barang) – proses 1.2 Proses 1.2 – bagian pembelian (bag. Account Payable) Penjelasan : Untuk membuat Account Payable Periode : Setiap akan membuat Account Payable Volume : Dibuat 10 buah per hari Strukture Data : Header + Isi + Footer Header = GR_No + Date + Ref + Ref_Date + Project_List + Lokasi From GR_No *Terdiri dari 10 digit* Date = Tgl + Bulan + Tahun Ref *Diisi PO* Ref_Date *Diisi tanggal PO* Isi = 1{No + Description + CUR + Part_No + Quantity + S_N Order_No}10 CUR *Diisi IDR* Part_No *Kode barang* S_N *No RV 2 angka proyek 5 angka kode barang* Order_No *Diisi No_PO* Footer = Dibuat_Oleh + Diterima_Oleh + Kepala_Gudang + Mengetahui Notes

35 5. Nama Arus Data : Surat Jalan
Alias : SJ Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Bagian Pembelian (bagian surat jalan dan penerimaan barang) – proses 2.0 Proses 2.0 – bagian pembelian (bag. Account Payable) Penjelasan : Untuk membuat Account Payable Periode : Setiap akan membuat Account Payable Volume : Dibuat 10 buah per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Nomor + Tanggal + No_BPB + Proyek + No_Proyek Alamat_Kirim + Penerima Nomor *Terdiri dari 10 digit* Tanggal = Tgl + Bulan + Tahun Isi = 1{No + Kode + Nama_Barang + GRA + Jumlah Keterangan}10 GRA *No RV 2 anggka proyek 5angka kode barang* Footer = Keterangan + Tanggal_Terima + Tanda_Terima Menyetujui + Ekspedisi + Kep_Gudang + Hormat_Kami Keterangan *Diisi Nomor Material Receive* Tanggal_Terima = Tgl + Bulan + Tahun

36 6. Nama Arus Data : Memo Alias : - Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Bagian pembelian (bagian PO) – proses 2.0 Proses 2.0 – supplier Penjelasan : sebagai bukti pengambilan barang kepada supplier Periode : setiap pengambilan barang ke supplier Volume : Dibuat 10 buah per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Tanggal + Kepada Isi = No_PO + Keterangan_Barang + Jumlah Footer = Nama_Supir + No_Mobil + Dari

37 7. Nama Arus Data : Copy Surat Jalan Supplier
Alias : Copy SJS Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Supplier – proses 2.0 Proses 2.0 – arsip Copy SJS Penjelasan : Sebagai bukti telah melakukan pengambilan material Periode : Setiap pengambilan barang Volume : Diterima 10 buah per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = No_SJ + Tanggal + Penerima + No_Kendaraan Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun Isi = Banyaknya + Nama_Barang Footer = Tanda_Terima + Bagian_Gudang + Hormat_Kami Bagian_Gudang = Pemeriksa + Kep_Gudang

38 8. Nama Arus Data : Accounts Payable
Alias : AP Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Bagian Pembelian (bag. Account payable) – proses 3.0 Proses 3.0 – bagian pembelian (bagian finance) Penjelasan : Dibuat untuk mengetahui jumlah hutang kepada supplier Periode : Dibuat setiap ada penerimaan dokumen (Surat Jalan, Bukti penerimaan barang, Tanda terima, dan purchase order) Volume : Dibuat 10 account payable per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = No_AP + Date + CUR + Payment_Term + Ref + Ref_Date Due_Date + To No_AP *Terdiri dari 10 digit* Date = Tgl + Bulan + Tahun CUR *Diisi IDR* Ref *Diisi No_PO* Ref_Date *Diisi tanggal PO* Due_Date = Tanggal + Bulan + Tahun Isi = 1{NO + Part_No + Nama_Barang + RAPP + GR_No + Quantity Unit_Price + Amount}10 Part_No *Diisi Kode Barang* RAPP *Diisi Nomor Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek* GR_No *Diisi Nomor Material Receive* Footer = Notes + Dibuat_Oleh + Mengetahui + Menyetujui + Total + Disc Netto + Tax + Grand_Total Notes *Diisi Nomor Tanda Teriama*

39 9. Nama Arus Data : Account Payable Payment
Alias : AP Payment Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Bagian Pembelian (bag. Account Payable) – Proses 2 Proses 2 – Bagian finance Penjelasan : Dibuat setelah mendapat pemberitahuan akan ada pembayaran, untuk membuka giro Periode : Setiap akan ada pembayaran Volume : Dibuat 5 account payable payment per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Nomor + Tanggal + Jenis + Kas_Bank + Referensi + Due_Date Rek_Tjn + Jumlah + Supplier Nomor *Terdiri dari 10 digit* Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun Due_Date = Tgl + Bulan + Tahun Jenis = [Giro | Cek | Transfer ] Isi = Referensi_Pembelian + Pembayaran Referensi_Pembelian = 1{No_AP + SPL_INV + Kat + DUE + KURS + Nilai_AP Rincian_Tambahan + JRN + Proyek + Jumlah}10 No_AP *Diisi Nomor AP* SPL_INV *Diisi Nomor PO* KURS *Diisi IDR* Pembayaran = 1{Jenis + Remarks + Pembayaran + Pembayaran_AP + Pembayaran_Via Biaya_Tambahan + Jumlah_Pembayaran}10 Remarks *Diisi Nama Barang* Footer = Keterangan + Prepared_by + Checked_By + Approved_By + Paid_By Received_By Keterangan *Diisi Nomor Tanda Terima*

40 10. Nama Arus Data : Nota Faktur
Alias : NF Bentuk data : Cetak Manual Arus Data : Supplier – proses 4.0 Proses 4.0 – arsip NF Penjelasan : Sebagai bukti pengambilan Giro Periode : Setiap Pengambilan Giro Volume : Diterima 5 nota faktur per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Nomor_Nota + Tanggal + Penerima Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun Isi = 1{Banyaknya + Nama_Barang + Harga_Satuan Jumlah}10 Footer = Tanda_Terima + Hormat_Kami + Total Tanda_Terima *Diisi Nomor Faktur*

41 11. Nama Arus Data : Faktur Pajak
Alias : FP Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Supplier – proses 4.0 Proses 4.0 – arsip FP Penjelasan : Sebagai bukti pengambilan Giro Periode : Setiap terjadi pengambilan Giro Volume : Diterima 5 faktur pajak per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Kode_Faktur + PKP + Pembeli_BKP PKP = Nama + Alamat + NPWP Pembeli_BKP = Nama + Alamat + NPWP Isi = 1{No_Urut + Nama_BKP + Harga_Jual}10 + Total_Harga Pot_Harga + Uang_Muka + DPP + PPN Footer = PPn_BM + Tanggal + Supplier

42 12. Nama Arus Data : Surat Jalan Supplier
Alias : SJ Supplier Bentuk Data : Cetak Manual Arus Data : Supplier – proses 4.0 Proses 4.0 – arsip SJS Penjelasan : Sebagai bukti pengambilan Giro Periode : setiap terjadi pengambilan Giro Volume : Diterima 5 surat jalan supplier per hari Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = No_SJ + Penerima + No_Kendaraan Isi = 1{Banyaknya + Nama_Barang}10 Footer = Tanda_Terima + Hormat_Kami

43 Spesifikasi Sistem Berjalan 1. Nama Dokumen
Spesifikasi Sistem Berjalan 1. Nama Dokumen : Form Pembelian Material Fungsi : Untuk permintaan pembelian material dari bagian proyek Sumber : Bagian proyek Tujuan : Bagian PO Media : Kertas Cetakan Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap terjadi permintaan pembelian material Bentuk : Lihat lampiran Nama Dokumen : Purchase Order Fungsi : Untuk melakukan pemesanan pembelian material Sumber : Bagian PO Tujuan : Supplier, Bagian Tanda Terima Media : Kertas Cetakan Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan pembelian material Bentuk : Lihat lampiran 2

44 3. Nama Dokumen : Tanda Terima
Fungsi : Untuk membuat Surat Jalan dan Bukti Penerimaan Barang Sumber : Bagian Tanda Terima Tujuan : Bagian Surat Jalan dan Penerimaan Barang Media : Kertas Cetakan Jumlah : Tiga lembar Frekuensi : Setiap terjadi transaksi pemesanan barang pada Supplier Bentuk : Lihat lampiran 3 4. Nama Dokumen : Bukti Penerimaan Barang (Material Receive) Fungsi : Untuk membuat Account Payable Sumber : Bagian Surat Jalan dan Penerimaan Barang Tujuan : Bagian Account Payable Media : Kertas Cetakan Frekuensi : Setiap menerima tanda terima dari bagian tanda terima Bentuk : Lihat lampiran 4

45 5. Nama Dokumen : Surat Jalan
Fungsi : Untuk membuat Account Payable Sumber : Bagian Surat Jalan dan Penerimaan Barang Tujuan : Bagian Account Payable Media : Kertas Cetakan Jumlah : Tiga lembar Frekuensi : Setiap menerima tanda terima dari bagian tanda terima Bentuk : Lihat lampiran 5 6. Nama Dokumen : Memo Fungsi : Untuk bukti pengambilan barang kepada supplier Sumber : Bagian PO Tujuan : Supplier Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap mengambil barang kepada supplier Bentuk : Lihat lampiran 6

46 7. Nama Dokumen : Copy Surat Jalan
Fungsi : Untuk bukti telah melakukan pengambilan material Sumber : Supplier Tujuan : Bagian Finance Media : Kertas Cetakan Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap pengambilan material Bentuk : Lihat lampiran 7 8. Nama Dokumen : Account Payable Fungsi : Untuk mengetahui jumlah hutang kepada supplier Sumber : Bagian Account Payable Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap terjadi transaksi pembelian material kepada supplier Bentuk : Lihat lampiran 8

47 9. Nama Dokumen : Account Payable payment
Fungsi : Untuk membayar hutang Sumber : Bagian Account Payable Tujuan : Bagian Finance Media : Kertas Cetakan Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap terjadi transaksi pembayaran hutang Bentuk : Lihat lampiran 9 10. Nama Dokumen : Nota Faktur Fungsi : Untuk bukti telah melakukan pengambilan Giro oleh Supplier Sumber : Supplier Frekuensi : Setiap pengambilan Giro oleh Supplier Bentuk : Lihat lampiran 10

48 11. Nama Dokumen : Faktur Pajak
Fungsi : Untuk bukti pengambilan Giro oleh Supplier Sumber : Supplier Tujuan : Bagian Finance Media : Kertas Cetakan Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap pengambilan Giro oleh Supplier Bentuk : Lihat lampiran 11 12. Nama Dokumen : Surat Jalan Supplier Frekuensi : Setiap pengambilan Giro oleh Supplier Bentuk : Lihat lampiran 12

49 3.6.2 Normalisasi 1. Bentuk Tidak Normal

50 2. Bentuk Normal Kesatu

51 3. Bentuk Normal Kedua Tabel FPM Tabel BPB Tabel PO Tabel TT
Tabel copy SJS AP Payment Tabel SJ Tabel NF Tabel AP Tabel NF Tabel SJS Memo

52 3.7 Spesifikasi Sistem Komputer
1. Perangkat lunak Sistem Operasi : Microsoft Windows 7 Paket Program : X – Trade Interactive Sistem 2. Perangkat keras Processor : Core 2 duo RAM : 2 GB Hardisk : 500 GB Mouse : Standard Mouse Keyboard : 101/102 Monitor : Super VGA 14“ Printer : Dot Matrik

53 Konfigurasi Sistem Komputer

54 Permasalahan Selama melakukan riset, penulis menemui kendala sebagai berikut : 1. Tidak ada pemisahan antara bagian yang membuat account payable dan account payable payment. 2. Terlalu banyaknya dokumen yang dikeluarkan untuk proses pengambilan material. 3. Adanya keluar masuk arus dokumen yang berulang.

55 Alternatif Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah yang diusulkan penulis dalam memecahkan masalah yang ada pada sistem pembelian material pada PT. Prima Perkasa Mandiri adalah : Sebaiknya dilakukan pemisahan antara bagian yang membuat account payable dan accunt payable payment. Sebaiknya tidak perlu ada pencetakan tanda terima pada saat proses pengambilan material. Sebaiknya untuk melanjutkan setiap proses data yang dicetak tidak perlu terus berjalan tapi setiap bagian hanya perlu memeriksa data yang sudah diarsipkan.